Тема 4. Ведение и оформление кадровой документации
Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнерства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и трудовом договоре. При невозможности прийти к согласию по каким-либо пунктам в ходе переговоров составляется протокол разногласий.
Соглашение — правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.
Коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Содержание и структура, порядок разработки и заключения коллективного договора определяется сторонами. В договоре, например, закрепляются обязанности работодателя по поводу обеспечения необходимых условий и оплаты труда, техники безопасности, гарантий соблюдения трудового законодательства, защиты конфиденциальной информации и т.п. Коллективный договор и соглашение направляются на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду.
Трудовой договор {контракт) является соглашением между работником и работодателем, носит индивидуальный характер. В соответствии с договором работник обязуется выполнять определенную этим соглашением работу (трудовую функцию, работу по определенной должности, специальности, профессии), соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме.
Трудовой договор может иметь типовое или индивидуальное содержание и вступает в силу с момента его подписания работником и работодателем, если иное не оговорено в самом договоре. Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин в течение недели, трудовой договор аннулируется путем издания соответствующего приказа.
Трудовой договор — это один из центральных институтов трудового права, в который входят правовые нормы, регулирующие прием граждан на работу, переводы на другую работу и увольнение с работы.
Согласно ст. 56 Трудового кодекса РФ трудовой договор есть соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым:
работодатель обязуется:
предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции;
обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права;
своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату;
а работник обязуется:
лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию,
соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
Трудовой договор следует отличать от смежных гражданско-правовых договоров, связанных с применением труда (подряда, оказания услуг, поручения, авторского договора и др.). При работе по трудовому договору работник:
выполняет определенную трудовую функцию;
входит в штат (в списочный состав) организации;
подчиняется внутреннему трудовому распорядку работодателя;
лично участвует в деятельности работодателя;
получает заработную плату систематически и за сам процесс труда.
Сторонами трудового договора являются работник и работодатель.
Основные функции трудового договора в том, что он является:
основанием возникновения трудовых правоотношений и действия их во времени;
основной правовой формой реализации права на труд;
организационно-правовой формой реализации принципа свободы труда;
организационно-правовой формой привлечения, распределения, закрепления и рационального использования трудовых ресурсов, а также распределения труда внутри конкретной организации.
Кроме того, трудовой договор индивидуализирует трудовое правоотношение применительно к конкретному работнику.
Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме в двух подлинных экземплярах. Подписывается руководителем организации и работником. Роспись руководителя заверяется гербовой печатью организации. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. В зарубежной практике существуют понятия «временный контракт», «контракт на испытательный срок».
В отличие от приказа по личному составу трудовой договор детализирует все типовые и индивидуальные стороны трудового договора, а также устанавливает временные границы этого договора. Трудовой договор должен содержать следующие основные положения:
наименование работника и работодателя, место работы;
дата вступления в силу трудового договора;
наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;
права и обязанности работника и работодателя;
достоверные характеристики условий труда, компенсации и льготы работнику; режим труда и отдыха;
условия оплаты труда;
иные существенные условия.
В трудовом договоре могут предусматриваться условия об установлении испытательного срока, о неразглашении государственной, служебной, коммерческой и иной охраняемой законом тайны, об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, и другие условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законами, иными нормативными правовыми актами, соглашением и коллективным договором.
В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой. Распорядительная, как и организационно-правовая, кадровая документация входит составной частью в УСОРД. В соответствии с требованиями этой системы регламентируется состав реквизитов документов, порядок их оформления, расположения и построения формуляра каждого документа.
Издание приказов по личному составу обязательно: при назначении работников на должность (даже при наличии контракта), освобождении от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях.
Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учетные и другие документы.
Приказы составляются совместно отделом (управлением) кадров и заинтересованными структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных и функциональных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя службы персонала (начальника отдела кадров). Приказ подписывается обычно первым руководителем или в соответствии с распределением полномочий между заместителями первого руководителя - его заместителем по кадрам (персоналу).
В приказе по личному составу нет вводной части и слова «Приказываю». Распорядительное действие обозначается словами: принять, назначить, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать, премировать и т.д.
По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и сложными. Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д. Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц - сводным.
Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов,, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки кадровой информации.
Для обеспечения автоматизированных информационных Кадровых систем все более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу и, как правило, индивидуальные.
К каждому пункту раздела приказа (по каждому лицу) в приказе даются наименование и сведения о документе, послужившем основанием для включения этого пункта в приказ, например: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их организацию, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника и др. Ниже пункта пишется: «Основание:».
Пункты приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими цифрами. Ниже наименования документа, послужившего основанием для внесения данного пункта в приказ, указывается: «С приказом ознакомлен», далее роспись лица, дата.
В пункте приказа требуется четко указывать юридически ценные сведения, например, сроки найма работника, срок увольнения, виды и продолжительность отпусков, размеры должностных окладов и ставок, либо давать формулировку «с окладом согласно действующему штатному расписанию» или «...разряду ... ETC».
Схематически можно указать следующую постоянную информацию любого пункта приказа: распорядительное действие, фамилия, имя, отчество лица, должность и структурное подразделение, дата вступления в силу данного пункта приказа, обязательные условия. В тексте пункта приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях.
При составлении сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно быть информации с разными сроками хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет минус возраст).
Индивидуальный характер всегда имеют приказы о поощрениях и взысканиях. Они содержат также вводную часть.
Составление текстовых традиционных приказов по личному составу, даже простых по структуре, сопровождается значительными трудозатратами работников отдела кадров за счет необходимости обработки множества дополнительных документов (заявлений, докладных и служебных записок, листов согласования, листов медицинского осмотра и т.д.).
Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, т.е. этот документ является распорядительным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистрирует этот факт, т.е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов.
Следовательно, любой приказ по личному составу, как вид документа, может быть отнесен одновременно не только к УСОРД, но и к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (УСПУД). Двоякая системная принадлежность приказа по личному составу имеет объективный характер, подчеркивающий не только особую значимость этого вида документа для кадровой работы, но и единый комплекс требований к информационному содержанию этого документа в соответствии с назначением и сущностью указанных систем документации.
Унифицированные формы приказов по личному составу
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентировал индивидуальную и сводную структуру приказов по личному составу. Предусмотрено, что формы приказов (распоряжений) УСПУД распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - на юридические лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
6 апреля 2001 г. Госкомстат России постановлением № 26 утвердил следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров:
приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);
приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);
личная карточка работника (форма № Т-2);
личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС);
учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);
приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-б);
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а,свод-ная);
приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);
приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);
приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная);
командировочное удостоверение (форма № Т-10);
служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т-10а);
приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11 а, сводная).
Указанные формы приказов (распоряжений) могут иметь электронную форму и заполняться на экране дисплея с последующей распечаткой бумажного экземпляра подготовленного приказа, предназначенного для проставления виз согласования и росписи руководителя.
Все виды и формы приказов по личному составу регистрируются, рассылаются и хранятся службой документационного обеспечения управления в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации и отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровую службу передается один из экземпляров приказа. Однако, учитывая конфиденциальный характер приказов по личному составу, более целесообразно все указанные выше технологические процедуры осуществлять в кадровой службе.
Приказы регистрируются в традиционной или электронной карточке. Указываются: дата и номер приказа, содержание (перечень действий и фамилий) и кем подписан. Далее указываются рассылка приказа и сведения о включении подлинника приказа, всех приложений И оснований в дело. Подлинник и экземпляры приказа по личному составу всегда передаются под роспись ответственного лица.
К номеру приказа добавляется буква «К» - прием, увольнение и т.п., «КМ» — О командировках, «КО» - отпуска, «КП» - о поощрениях и т.д.
Приказы доводятся до сведения работников под роспись в экземпляре приказа, находящемся в отделе кадров. Роспись ставится в специальной зоне ниже каждого пункта приказа.
Основания к приказам в соответствии со сроками хранения этих документов или включаются в личное дело работника, или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.
Назад к разделу "Тема 3. Организация набора кадров"
Вперед к разделу "Тема 5. Документирование процессов движения кадров"