Тема 5. Документирование процессов движения кадров
С 1 января 2004 года начинает действовать новая форма трудовой книжки. Как правильно ее оформлять, сказано в недавно появившейся инструкции Минтруда. Новые бланки трудовой книжки и вкладыша в нее приведены в постановлении правительства от 16 апреля 2003 г. № 225. При их заполнении нужно руководствоваться инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – постановление № 69).
Как завести новую трудовую книжку.
Новую трудовую книжку нужно оформлять при приеме на работу граждан, у которых ее пока нет. А вот старые книжки менять на новые не нужно.
Заводить трудовые книжки работникам могут только фирмы. Предприниматели на это права не имеют.
Трудовую книжку оформляют на каждого работника, который проработал в организации больше пяти дней.
На работника, который впервые устроился на работу, трудовую книжку заводят в его присутствии. Сделать это нужно в течение недели с момента принятия его на работу. В этом случае с работника удерживается плата. Она равна стоимости приобретения бланка трудовой книжки.
Как заполнить трудовую книжку.
Трудовая книжка состоит из трех частей:
– титульный лист;
– сведения о работе;
– сведения о награждении.
Титульный лист.
На титульном листе нужно указать следующие сведения о работнике:
– фамилию, имя, отчество;
– дату рождения (число, месяц, год);
– образование, профессию, специальность.
Эти записи делаются на основании паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (например, военного билета), а также документов об образовании или бумаг, которые подтверждают наличие специальных знаний (например, аттестата).
В нижней части титульного листа ставится дата заполнения трудовой книжки. Правильность внесенных сведений заверяют своими подписями сам работник и лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После этого нужно поставить печать фирмы.
Сведения о работе.
Данный раздел состоит из нескольких граф:
– графа 1 «Номер записи»;
– графа 2 «Дата (число, месяц, год)»;
– графа 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении»;
– графа 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись».
При оформлении приема на работу в графе 3 в виде заголовка нужно написать полное наименование фирмы. Кроме того, в эту графу можно внести ее сокращенное название.
Строчкой ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи. В графе 2 указывается дата приема сотрудника на работу.
Запись о должности, специальности, профессии с указанием квалификации вносится в графу 3. В этой же графе нужно будет указывать сведения о переводе на другую постоянную работу или увольнении работника. Все эти записи вносятся в трудовую книжку на основании приказа руководителя. Дату и номер этого приказа нужно поставить в графе 4.
Все записи в трудовой книжке нужно делать без сокращений.
Если человек увольняется, то запись об этом нужно сделать непосредственно в день увольнения. В остальных случаях отразить сведения в трудовой книжке надо в течение недели с момента составления приказа.
Обратите внимание, что сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку только по желанию работника.
Запись об увольнении сопровождается ссылкой на статью и пункт Трудового кодекса, по которым увольняется работник. Она заверяется печатью организации или отдела кадров и подписью человека, который отвечает за ведение трудовых книжек. Кроме этого, должен поставить свою подпись и сам работник. Тем самым он подтверждает, что ознакомился и согласен со всеми записями, которые сделаны в его трудовой книжке за время работы на фирме.
В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку. По заявлению родственников ее можно выслать по почте.
Сведения о награждении.
В этом разделе делаются записи о вручении работнику государственных наград, почетных грамот, о присвоении званий, а также о различных поощрениях, предусмотренных коллективными договорами.
Если фирма регулярно выплачивает своим сотрудникам премии, которые предусмотрены системой оплаты труда (положением о заработной плате, трудовым договором), отражать это в трудовой книжке не надо.
Записи о взыскании не вносятся в трудовую книжку. Если, конечно, оно не является основанием для увольнения работника.
Внесение изменений и исправлений.
Сведения об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения работника вносятся в трудовую книжку на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака и т. д. В этом случае необходимо сделать ссылку на номер и дату этих документов. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой, а рядом записать новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Каждая ссылка заверяется подписью руководителя или специально уполномоченного им лица. После этого нужно поставить печать фирмы.
При обнаружении неправильной записи в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» ее нужно исправить. Зачеркивать ее нельзя. Нужно написать, что она недействительна. После этого необходимо сделать правильную запись.
Исправление вносит та фирма, которая допустила ошибку. В случае реорганизации фирмы правильную запись сделают на том предприятии, на котором сотрудник работает в настоящее время.
Когда выдается дубликат или вкладыш
Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:
– трудовая книжка потеряна;
– в ней есть запись об увольнении, которое признано незаконным;
– книжка пришла в негодность.
В случае потери трудовой книжки работник должен немедленно заявить об этом в ту фирму, которая вносила в нее последнюю запись. Эта фирма выдаст дубликат. Для этого в новую трудовую книжку вносятся только те сведения, которые можно подтвердить документально. Записи по каждому прежнему месту работы не делаются. Нужно указывать только общее число лет, месяцев и дней трудового стажа, а также сведения о последнем месте работы. Фирма обязана выдать работнику новую трудовую книжку не позднее 15 дней с момента подачи им заявления.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении, которая признана незаконной, по заявлению работника фирма выдает ему дубликат. В нем повторяются все записи, кроме той, которая признана незаконной. Также поступают и в том случае, если трудовая книжка пришла в негодность.
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то необходимо завести вкладыш. В самой трудовой книжке ставится штамп «Вкладыш выдан» и указываются его серия и номер.
Обратим внимание, что без трудовой книжки вкладыш недействителен.
Руководитель своим приказом назначает ответственного за хранение трудовых книжек. Чаще всего это работник отдела кадров или бухгалтер. В их обязанности входит ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге регистрируются все принятые от сотрудников трудовые книжки. Забирая свою трудовую книжку, работник расписывается в книге учета и личной карточке.
Бухгалтерия ведет приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Чтобы получить эти бланки, ответственный за их ведение подает в бухгалтерию заявку. В конце месяца он должен отчитаться за полученные бланки.
Форма бланка учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также форма бланка приходно-расходной книги утверждены постановлением № 69.
Процесс документирования учета и отчетности по кадрам
В процессе документирования учета и отчетности в кадровой службе решается комплекс задач по целевой обработке концентрированных массивов информации, отражающих многообразие персональных данных по всем аспектам управления трудовым коллективом. Стадии этого процесса, как правило, носят технический или формально-логический характер и выполняются с использованием трудоемкой традиционной (ручной) технологии или автоматизированными методами. При любой применяемой технологии процесс включает в себя следующие стадии:
формирование учетных массивов информации;
обновление учетных массивов, внесение изменений и дополнений в учетные персональные данные работников (ведение учетных массивов);
составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача справочной и справочно-аналитической информации по разовым запросам.
Учетные массивы информации о работниках можно условно разделить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исходные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, документах личного дела, приказах по личному составу и личной учетной карточке Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные персональные данные, систематизированные по определенным тематическим признакам.
Формирование учетных массивов информации
В основе формирования справочного картотечного учетного аппарата лежит заполнение граф и зон традиционных или электронных учетных карточек различных видов, а также внесение тех или иных показателей в соответствующие журналы регистрации, книги учета, алфавиты и т.д. Карточки заполняются на основании рассмотренных выше документов, сопровождающих оформление трудовых правоотношений граждан с учреждением, организацией или предприятием, фирмой.
Стадия обновления (ведения) учетных массивов
Обилие традиционных многоаспектных вторичных учетных документов, в свою очередь, значительно осложняет следующую стадию ведения учетной работы - стадию обновления сформированных учетных массивов, внесения изменений и дополнений в учетные персональные данные сотрудников.
Анализ учетной кадровой информации показывает, что 90-95% персональных сведений о сотрудниках изменяются в процессе их жизни и трудовой деятельности. Меняются: должность, уровень образования, разряд, оклад, сроки отпуска, домашний адрес и т.п. Из учетных показателей стабильны только пол, национальность, место и дата рождения.
Стадия обновления сведений о работниках, предназначенная для поддержания информационных массивов в постоянно достоверном состоянии, осуществляется или регулярно - по мере возникновения конкретных изменений, дополнений, или периодически - по мере накопления таких изменений за определенный промежуток времени (месяц, квартал). Текущее накопление изменяющихся сведений находит отражение в специальной учетной форме - ведомости изменений, которая ведется как для традиционной, так и автоматизированной справочно-информационной системы.
Информация о необходимых изменениях и дополнениях в учетных сведениях работников поступает, прежде всего, из договорных, персональных и организационно-распорядительных документов или от самих работников. В кадровых службах сложилась практика уточнения данных рабочих и служащих при ознакомлении их с соответствующими приказами (распоряжениями) по личному составу, с записями в трудовых книжках, при оформлении отпусков, переводов, увольнений. Изменения и дополнения часто вносятся по инициативе самих сотрудников при изменении образовательного или квалификационного уровня, семейного положения, оформлении пенсии и т.п. Все изменения и дополнения, вносимые в учетные формы, должны быть подтверждены соответствующими документами.
Новые записи в учетных документах вписываются в специальные строки (зоны) или над старой записью. Старая запись аккуратно зачеркивается одной чертой. Основание новой записи (вид, дата, серия, номер документа) может указываться на поле учетного документа. После внесения изменения или дополнения учетный документ возвращается в соответствующую картотеку.
Обязательным условием правильной организации работы по внесению изменений и дополнений в учетные документы является одновременное изменение идентичных показателей сразу во всех видах карточек, журналов и баз данных, в которых эта запись имеется. Осуществление подобных трудоемких технических операций в крупных организациях ручными методами приводит к задержкам в обновлении информационных ресурсов, старению информации и снижению достоверности справочных и отчетных документов. Наиболее рационально первоначально вносить необходимые изменения и дополнения в электронный экземпляр карточки и затем распечатывать на принтере указанные изменения и дополнения в бумажные экземпляры страховых карточек и карточки, не имеющие электронного аналога. Карточка может также перепечатываться заново, а старый экземпляр уничтожается.
Составление регламентированной отчетности и выдачи справочной и справочно-аналитической информации
Конечной целью обработки учетных массивов информации является составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача справочной и справочно-аналитической информации на разовые запросы.
Регламентированная отчетность по кадрам имеет заранее обусловленный состав информационных показателей. Справочная и справочно-отчетная (справочно-аналитическая) информация обеспечивает разовые, непериодические запросы, поступающие с различных уровней управления, характеризуется произвольным содержанием и формой документирования. Запрашиваемые справочно-аналитические сведения всегда отличаются большим разнообразием: половой, возрастной и национальный состав кадров, распределение кадров по стажу работы, образовательному уровню, категориям, должностям, наличию правительственных наград и т.д. Справочная информация в большинстве случаев индивидуальна и выдается по запросам, касающимся отдельных работников.
К справочной информации можно отнести справки, подтверждающие место работы и должность (профессию, специальность), которые выдаются кадровой службой по требованию работника, и составляемые на основе учетной карточки формы № Т-2. Справки выдаются в срок не более 3 дней. По просьбе работника ему выдается заверенная копия касающегося его приказа (распоряжения).
В последние годы ведение учетной, отчетной, справочно-аналитической и справочной работы по персоналу учреждений, организаций, предприятий и фирм в большинстве случаев основывается на автоматизированной технологии. Подобная технология резко повышает эффективность управления персоналом за счет оперативного получения полных и достоверных данных по всем функциям, включая не только статистический и персональный поиск необходимых сведений, но и логический анализ состава и движения личного состава для целей прогнозирования и планирования перспективных направлений подбора, подготовки, переподготовки, расширения или сокращения численности персонала и расстановки кадров.
Назад к разделу "Тема 4. Ведение и оформление кадровой документации"