Тема 8. Систематизация и хранение документов кадровой службы
Особенности хранения документации кадровой службы
Любые дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые документы, учетные журналы и книги учета хранятся в кадровой службе в рабочее и нерабочее время в металлических постоянно запертых шкафах. У каждого работника должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним массивов документов. Трудовые книжки хранятся в сейфе руководителя кадровой службы, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников.
Работникам не разрешается при любом по продолжительности выходе из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, работающий компьютер. В конце рабочего дня сотрудник службы помещает все рабочие массивы документов в металлический шкаф, запирает его и опечатывает личной печатью. Ключи от шкафов сдаются работниками руководителю кадровой службы под роспись в соответствующем журнале.
Категорически запрещается оставлять на рабочем столе в нерабочее время картотеки и другие материалы. Следует также проверить урну для бумаг и убедиться в отсутствии там листов бумаги, которые могут представлять интерес для постороннего лица. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются в специальной бумагорезальной машине. Уничтожение производится двумя работниками службы. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.
Размещение и организация работы кадровой службы
Кадровая служба организации должна иметь минимально три смежных помещения: комнату для работников службы, кабинет руководителя службы и помещение, в котором размещаются шкафы и сейфы для документов, дел и картотек. Вход в кадровую службу может быть только один.
Для ожидающих приема посетителей целесообразно выделить дополнительное помещение за пределами основных помещений службы. Помещение для размещения шкафов может не иметь окон и оборудуется эффективными техническими средствами пожаротушения. Помещения, шкафы с документацией кадровой службы и компьютеры обеспечиваются охранной сигнализацией. Входная дверь кадровой службы должна быть двойной металлической, окна защищаются решетками. Если кадровая служба использует в работе компьютеры, то помещения службы должны быть оборудованы средствами защиты от технической разведки.
По окончании рабочего дня все двери (в том числе внутренние) запираются на надежные замки и опечатываются личной печатью руководителя кадровой службы. Электропитание помещений кадровой службы отключается на центральном щите в помещении охраны организации. Ключи от дверей в опечатанном руководителем службы пенале сдаются работнику охраны под роспись в специальном журнале. Оттиск печати обычно делается на пластилине, в специальной выемке, чтобы печать невозможно было снять и восстановить.
Одновременно включается и проверяется надежность средств охранной сигнализации. Сдача под охрану и вскрытие помещений кадровой службы разрешаются только ее руководителю, а в исключительных случаях - заместителю первого руководителя, отвечающему за работу с персоналом. Перед вскрытием проверяются сохранность и номера печатей, целостность замков и контрольного шнурка (нити). При обнаружении каких-либо попыток проникновения в помещение оно не вскрывается. Составляется акт о выявленной попытке, одновременно об этом факте докладывается лично первому руководителю фирмы и руководителю службы охраны. Дальнейшие действия санкционируются первым руководителем.
Вскрытие рабочих шкафов в отсутствие работника, отвечающего за хранящуюся там документацию, допускается руководителем кадровой службы в присутствии двух работников этой службы. О вскрытии составляется акт с обоснованием причины вскрытия. Акт подписывается указанными лицами. После выполнения необходимых действий шкаф запирается и опечатывается печатью руководителя кадровой службы. При явке на рабочее место сотрудника, отвечающего за хранящуюся в шкафу документацию, им производится проверка наличия документов, дел и других материалов. Уборка помещения службы осуществляется под наблюдением руководителя кадровой службы.
При пожарах, авариях водопроводной и тепловой сети документация кадровой службы должна быть эвакуирована в безопасное место и обеспечена ее охрана. В условиях возникновения сложных экстремальных ситуаций (стихийных бедствий, военных действий, террористических актов и других подобных событий) и отсутствия возможности эвакуировать чистые бланки трудовых книжек и вкладышей они уничтожаются по акту путем сожжения.
В этих ye условиях трудовые книжки работников могут быть выданы им под роспись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Вся остальная кадровая документация должна быть эвакуирована в первую очередь или уничтожена (кроме дел с подлинниками приказов по личному составу и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним). Для эвакуации документов в кадровой службе постоянно должна находиться необходимая надежная тара (непромокаемые мешки, контейнеры, чемоданы). За кадровой службой заранее должна быть закреплена грузовая автомашина.
Регламентирующие документы кадровой службы
Организационные и технологические аспекты защиты персональных данных в кадровой службе могут найти отражение в двух регламентирующих документах организации.
Во-первых, должно быть разработано положение о персональных данных работников организации, в котором целесообразно четко определить конкретные обязанности руководителей и сотрудников в части использования этих данных в служебных целях. Функциональные обязанности этих лиц следует связать с составом передаваемых им персональных данных. Пользование другими данными им не разрешается. Положение должно содержать схему распределения доступа к персональным данным, состав должностных лиц, дающих разрешение на ознакомление с ними и несущих за это ответственность.
Положением должна быть определена форма обязательства указанных лиц за сохранность персональных данных и их конфиденциальность. Одновременно регламентируете» порядок ознакомления работников организации со своими персональными данными, документами и учетными формами, в которых эти данные фиксируются, порядок взаимоотношений кадровой службы и работника по поводу сбора, документирования, использования, актуализации, уничтожения и хранения его персональных данных.
Во-вторых, должна быть составлена инструкция, отражающая этапы, процедуры и методы применяемой традиционной или автоматизированной технологии обработки и хранения персональных данных, методы и средства документирования этих данных и формирования баз данных, содержащих эти сведения.
В частности, в инструкции следует закрепить технологическую цепочку составления и, оформления приказов и иных кадровых документов, технологические процедуры и операции их хранения, регламентировать порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников, ведения и хранения трудовых книжек работников. Следует тщательно определить условия включения документов в личные дела, правила ведения описи документов личного дела, изъятия документов из личного дела, выдачи документов на рабочие места руководителей, проверки сохранности личных дел и документов личного дела.
Особое внимание в инструкции следует обратить на организацию и документирование процедур тестирования и анкетирования кандидатов на должность и работников, проведения собеседований и аттестации, порядка ознакомления этих лиц с материалами психологического отбора.
В инструкции должна быть определена технология формирования и ведения традиционных или автоматизированных справочно-информационных систем (картотек, журналов, баз данных), обеспечивающих поисковые, учетные и отчетные функции при работе сотрудников кадровой службы с персональными данными работников. Установлено, в какие документы и учетные формы следует ввести необходимые зоны и графы для отражения факта ознакомления работников со своими персональными данными..
В соответствии с разработанным положением и инструкцией должна быть построена практическая работа руководителей организации, сотрудников кадровой и иных служб, использующих в работе персональные данные работников.
Работа с посетителями в кадровой службе
Говоря о технологии защиты информации в кадровой службе, необходимо учитывать, что помимо операций с документами работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетителей. Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, так как посетители могут представлять определенную угрозу информационной безопасности кадровой службы и физической безопасности ее работников. Важно, чтобы прием посетителей осуществлялся только в те часы, которые ежедневно выделяются для этой цели. В другое время в помещении кадровой службы не могут находиться посторонние лица, в том числе работники организации.
Целесообразно, чтобы приемные часы были разными для работников организации и лиц, не входящих в эту категорию. Подобное разграничение необходимо ввиду того, что в числе последней группы лиц может быть злоумышленник, который будет слышать переговоры работников организации, сможет познакомиться с работниками, получить информацию о их привычках, чертах характера, что в последующем может стать основой для формирования канала несанкционированного доступа к ценной информации.
Прием посетителей должен быть организован таким образом, чтобы в помещении службы не было лиц, ожидающих приема. Не должны возникать так называемые «живые очереди». Лица, ожидающие приема, всегда подсознательно или умышленно прослушивают переговоры работника кадровой службы и посетителя. Злоумышленник может эти переговоры записывать с помощью диктофона или миниатюрной видеокамеры.
В часы приема посетителей работники службы не должны выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону. На столе работника, ведущего прием, не должно быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данного посетителя.
Ответы на вопросы даются только лично тому лицу, которого они касаются. При выдаче справки с места работы необходимо удостовериться в личности работника, которому эта справка выдается. Не разрешается выдавать ее родственникам или сослуживцам лица, которому требуется справка. Справка выдается на основании учетной карточки № Т-2, а не пропуска, так как работник при увольнении мог не сдать пропуск или удостоверение. Заполненный бланк справки подписывается руководителем кадровой службы. Передает справку на подпись работник службы, а не посетитель. Одновременно руководитель службы ставит на справке печать. За получение справки работник организации расписывается в журнале учета выдачи справок.
Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации, по телефону или факсу. Ответы на правомерные письменные запросы других учреждений и организаций даются с разрешения первого руководителя организации и только в письменной форме и том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений. По возможности персональные данные обезличиваются.
В помещении кадровой службы в часы приема посторонних лиц может находиться работник службы безопасности организации. Целесообразно также наличие сигнализации, оповещающей работников этой службы о необходимости немедленно вмешаться в сложившуюся ситуацию. На столе работника кадровой службы не должно быть тяжелых предметов: подставок под календарь, пепельниц и т.п.
В целях удобного доступа посетителей в кадровую службу помещения службы должны располагаться на первом этаже, поблизости от входа в здание. В часы приема лиц, не являющихся работниками организации, вход в отдел должен быть свободным для всех желающих. Проход посторонних лиц в помещение отдела контролируется сотрудником службы безопасности: посетитель идентифицируется по паспорту или служебному удостоверению, при необходимости посетителя провожают. Бесконтрольное нахождение посторонних лиц в здании организации не допускается. Проход посторонних лиц на другие этажи здания и помещения может быть блокирован охраной организации.