Глава 6. Проектирование форм электронных документов и информационной базы

 

Разработка и использование унифицированных форм документов не решают всех проблем, связанных с увеличением эффективности обработки и использования данных, хранящихся в этих документах, и поддержкой принятия своевременных управленческих решений. В соответствии с данными ряда консалтинговых агентств более 80% всех деловых документов приходится на долю бумажных форм. Обработка традиционных печатных форм – достаточно дорогостоящее дело: она включает задачи проектирования форм, заполнения, хранения данных, а также рутинной обработки каждой созданной формы. Для того чтобы только напечатать все эти формы, как уверяют аналитики GartnerGroup, требуется 6 млрд. долл. Хранение, распространение и обработка обходятся еще в несколько раз дороже - стоимость этих процессов достигает в совокупности  40 млрд. долл. [39].

Борьба с возрастающим потоком бумажных форм на предприятиях и в организациях ведется в двух направлениях: переход от бумажных форм документов к электронным и применение все более эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм.

Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы; она предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой электронной копии.

Электронная форма документа (ЭД) - это подготовленный на ЭВМ шаблон страницы/страниц документа с незаполненными полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника.

Существуют несколько видов форм, обрабатываемых при использовании различных технологий:

·        формы, предназначенные для сбора данных, ввода их в базу данных и последующей их обработки (при электронной технологии заполнение и сбор осуществляется или по электронной почте, или через формы, размещенные на серверах, в том числе на Web-серверах в Internet);

·        формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне предприятия, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения (например, к таким формам можно отнести заказы на покупку, счета, отчеты о командировочных расходах).

Электронная (безбумажная) технологияподразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а непосредственную работу с электронными формами сразу с этапа заполнения ЭД до этапа извлечения данных включительно и последующего их накопления в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное приложение).

Основные достоинства электронных форм вне зависимости от области их применения приводятся ниже.

 

Преимущества электронных форм

 

 

Технология обработки электронных документов требует специализированного программного обеспечения, которое позволяет осуществлять встраивание функций доступа к базам данных, вычислений, управления заполнением, обработкой и маршрутизации  документооборота.

Программы обработки электронных документов позволяют:

·        вносить элементы настройки типа «персонифицированных» командных кнопок, но базовые формы не могут быть изменены;

·        быстро имитировать бумажные формы;

·        использовать предоставляемые ими таблицы, кнопки, просматриваемые списки, штриховые коды и другие функции автоматизации, включающие связи с различными базами данных;

·        использовать для выполнения вычислений в электронных формах как стандартные операции, так и специальные финансовые и статистические функции;

·        использовать средства для установления связи между формами;

·        включать макросы или языки высокого уровня, что позволяет разрабатывать и включать процедуры последовательной обработки электронных документов.

 

Так как экранные формы связаны с файлами данных, можно включать операции обработки данных и функции запросов. Кроме того, необходимо отметить, что почти все основные разработчики программного обеспечения обработки экранных форм электронных документов имеют возможность заполнения этих форм через Web-узлы, что повышает их доступность для многих удаленных пользователей.

Почти все программные продукты обеспечивают удобные средства установления простых связей, при этом часть из них предоставляет высокоуровневые языки или макросы. Дизайнер форм также может указать, что при заполнении поля будут выполняться определенные задачи, такие, как, например, вычисление суммы, проверка типов и т.д.

К первым средствам создания ЭД, подготавливаемым заранее, хранящимся в базах шаблонов документов и используемым затем для заполнения и последующего использования, можно отнести средства MSOffice. Компоненты этой системы (в частности, табличный процессор MicrosoftExcel) позволяют автоматизировать процессы заполнения и вычисления полей ЭД, и реализовать последующую отсылку его по электронной почте.

К таким средствам можно также отнести программные средства разработки прикладных приложений для ЭИС, позволяющих производить заполнение пустых форм ЭД и выполнять вычисления в них на основе информации, хранящейся в базах данных этих приложений.

Помимо них, в настоящее время используют специализированные программные продукты, например, "1С. Документооборот", которые позволяют встраивать ЭД в подсистему электронного документооборота, включаемую как одну из функциональных подсистем в проект ЭИС предприятия.

К наиболее мощным разработкам такого рода относится система JetForm (разработанная Компанией JetForm), которая обеспечивает хорошо структурированные средства проектирования форм ЭД, их заполнение пользователем, клиент-серверную обработку, а также предоставляет мощные возможности централизованного управления выдачей информации в готовые формы из корпоративных баз данных и прикладных приложений на печать, отправку по электронной почте и по факсу.

Проектирование форм электронных документов, т.е. создание шаблона формы с помощью программного обеспечения проектирования форм, обычно включает в себя выполнение следующих шагов:

·        первый шаг – создание структуры ЭД,которыйзаключается в оконтуривании документа, создании графических элементов (например, логотипов), т. е. подготовке внешнего вида с помощью графических средств проектирования;

·        второй шаг – определение содержания формы ЭД – т.е., создание полей формы, которые будут заполняться. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных. В последнем случае дизайнер форм должен связать форму с базой данных.

 

Схема процесса проектирования макетов экранных форм документов приведена на рис. 6.1.

 

 

Рис. 6.1. Технологическая сеть процесса проектирования макетов экранных форм документов

Д 1.1 - постановка задачи;

Д 1.2 - документы с оперативной информацией;

Д 1.3 - документы с постоянной информацией;

Д 1.4 - документы с результатной информацией;

Д 1.5 - перечень макетов с оперативной информацией;

Д 1.6 - перечень макетов с постоянной информацией;

Д 1.7 - перечень макетов с результатной информацией;

Д 2.2 - содержание макетов - перечни полей;

U 3.1 - универсум типов форм;

Д 3.2 - логические структуры макетов;

Д 4.1 - язык программирования;

Д 4.2 - программы ввода или вывода информации.

 

Для определения перечня макетов экранных форм по каждой задаче проектировщик анализирует (операция П 1) «Постановку» каждой задачи (Д1.1.), в которой приводятся перечни используемых входных документов с оперативной и постоянной информацией (Д 1.2, Д 1.3) и документов с результатной информацией (Д 1.4). В процессе анализа определяется, будут ли создаваться макеты под каждый документ или будет осуществляться интеграция полей нескольких входных документов в один макет. В результате формируется перечень  макетов экранных форм входных и результатных документов
(Д 1.5 –Д 1.7).

Содержание макетов (операция П 2) определяется на основе анализа состава реквизитов первичных документов с постоянной и оперативной информацией и результатных документов (Д 2.1). Содержание макетов (Д 2.2) – это перечни полей, значения которых должны находиться в файлах с оперативной и результатной информацией, и типы форматов этих полей.

При выполнении третьей операции П 3 осуществляется выбор типа формы для каждого макета и проектирование их логической структуры (Д 3.2). Под логическим проектированием макетов подразумевается распределение полей по зонам выбранной формы документа и определение последовательности полей в каждой зоне. На входе операции используется универсум типов форм документов
(U 3.1.).

При построении структур макетов для первичных документов с оперативной информацией используют комбинированную форму документа, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа. Расположение полей должно быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа и файлов с оперативной информацией, что сокращает трудоемкость операции загрузки информации в информационную базу.

При построении макетов для документов с постоянной информацией следует иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и актуализации записей информационной базы, поэтому для их проектирования применяют, как правило, анкетную форму расположения реквизитов, удобную для выполнения этих операций.

Макеты, предназначенные для вывода на экран результатной информации, строятся по методике проектирования результатных документов, т.е. на основе использования комбинированной формы с трехзонным расположением реквизитов и многострочной содержательной частью.

В основе выбора формы макета лежат принципы минимальной трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени читабельности результатной информации, выводимой на экран, и максимальной надежности и достоверности выполнения этих операций.

Работа заканчивается выполнением операции программирования разработанных макетов экранных форм (операция П 4) с использованием выбранного языка программирования (Д 4.1) и апробацией их работы.

В процессе проектирования и программирования макетов проектировщик должен делить экранное поле на две части: информационную, предназначенную для собственно самого макета, и служебную для дополнительной информации.

Информационная часть должна отвечать следующим требованиям:

·        иметь хороший обзор;

·        не должна быть перегружена справочными реквизитами, значения которых следует выдавать на экран в виде списков для просмотра при наборе значений группировочных признаков;

·        значения группировочных признаков также следует выдавать на экран из справочников при переходе указателя в данное поле или при наборе неправильных значений этих признаков;

·        каждое поле должно быть снабжено подсказкой, которую следует выдавать на экран при неправильных действиях пользователя;

·        должна быть обеспечена возможность исправления ошибок в наборе;

·        продвижение указателя должно быть обеспечено в прямом и обратном направлении по вертикали и по горизонтали с возможностью экранной прокрутки всего документа;

·        текущее время и дата должны проставляться автоматически;

·        общий цвет информационной части должен быть спокойных тонов, не вызывающих усталости пользователя при многочасовой работе с ним;

·        цвет полей, подлежащих вводу с клавиатуры, должен отличаться от цвета информационной части;

·        цвет активного поля должен отличаться от основного цвета информационной части и от цвета этого поля в пассивном состоянии.

 

Служебная часть макета, как правило, помещается в нижней части экрана и должна быть отделена от информационной части графически и цветом. Она предназначается для включения подсказок об использовании тех кнопок, с помощью которых пользователь может работать с этим макетом:

·        производить отход на одно поле назад,

·        отказываться от ввода,

·        производить загрузку введенной записи в базу данных,

·        выдавать на печать и т.д.

 

Кроме того, каждый макет должен иметь в этой части экрана инструкционную часть со справочной информацией для пользователя о порядке заполнения макетов и всех видах ошибок, которые могут возникнуть при работе с ними, а также способами их исправления.

Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является информационная база. Информационная база (ИБА) – это определенным способом организованная совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.

Под  файлом понимается некоторое множество записей однородной структуры, предназначенное в том числе для решения экономических задач. Запись – это набор полей определенного формата, объединенных по общему ключевому полю.

Все файлы ЭИС можно классифицировать по следующим признакам:

·        по этапам обработки (входные, базовые, результатные);

·        по типу носителя (на промежуточных носителях – магнитных лентах, гибких магнитных дисках, CD-дисках, магнитооптических дисках и др. и на основных носителях – «жестких» магнитных дисках);

·        по составу информации(файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);

·        по назначению (по типу функциональных подсистем);

·        по типу логической организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи);

·        по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).

Входные файлы создаются на основе первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов.

Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и обычно не подлежат долговременному хранению.

К числу базовых файлов, хранящиеся в информационной базе, относят основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные файлы.

Основныефайлы должны иметь однородную структуру записей и могут содержать записи с оперативной и условно-постоянной информацией. Оперативные файлы могут создаваться на базе одного или нескольких входных файлов и отражать информацию одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-постоянной информацией могут содержать справочную, расценочную, табличную и другие виды информации, изменяющейся в течение года не более чем на 40%, а, следовательно, имеющие коэффициент стабильности  К_ст  не менее 0,6.

Файлы со справочной информацией должны отражать все характеристики элементов материального производства (материалы, сырье, основные фонды, трудовые ресурсы и т.п.). Как правило, справочники содержат информацию классификаторов и дополнительные сведения об элементах материальной сферы, например о ценах. Нормативно-расценочные файлы должны содержать данные о нормах расхода и расценках на выполнение операций и услуг. Табличные файлы содержат сведения об экономических показателях, считающихся постоянными в течение длительного времени (например, процент удержаний, отчислений и пр.). Плановые файлы содержат плановые показатели, хранящиеся весь плановый период.

Рабочие файлы создаются для решения конкретных задач на базе основных файлов путем выборки части информации из нескольких основных файлов с целью сокращения времени обработки данных.

Промежуточные файлы отличаются от рабочих файлов тем, что они образуются в результате решения экономических задач, подвергаются хранению с целью дальнейшего использования для решения других задач. Эти файлы, также как и рабочие файлы, при высокой частоте обращений могут быть также переведены в категорию основных файлов.

Служебные файлы предназначаются для ускорения поиска информации в основных файлах и включают в себя справочники, индексные файлы и каталоги.

Архивные файлы содержат ретроспективные данные из основных файлов, которые используются для решения аналитических, например, прогнозных задач. Архивные данные могут также использоваться для восстановления информационной базы при разрушениях.

Организация хранения файлов в информационной базе (ИБА) должна обеспечивать:

·        полноту хранимой информации для выполнения всех функций управления и решения экономических задач;

·        целостность хранимой информации, т.е. обеспечение непротиворечивости данных при вводе информации в ИБА;

·        своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;

·        гибкость системы, т.е. адаптируемость ИБА к изменяющимся информационным потребностям;

·        реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень сложности структуры ИБА;

·        релевантность ИБА, под которой подразумевается способность системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;

·        удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро формулировать запрос к ИБА;

·        разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и видов операций над ними.

 

Существуют следующие способы организации ИБА: совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ (ППП), и интегрированная база данных, основывающейся на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, то есть системы управления базами данных (СУБД).

Локальные файлы вследствие специализации структуры данных под задачи обеспечивают, как правило, более быстрое время обработки данных. Однако недостатки организации локальных файлов, связанные с большим дублированием данных в информационной системе и, как следствие, несогласованностью данных в разных приложениях, а также негибкостью доступа к информации, перекрывают указанные преимущества. Поэтому организация локальных файлов может применяться только в специализированных приложениях, требующих очень высокую скорость реакции, например, при импорте необходимых данных из интегрированной ИБА.

Интегрированная ИБА, т.е. база данных (БД) – это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для множества приложений.

Централизация управления данными с помощью СУБД обеспечивает совместимость этих данных, уменьшение синтаксической и семантической избыточности, соответствие данных реальному состоянию объекта, разделение хранения данных между пользователями и возможность подключения новых пользователей. Но централизация управления и интеграция данных приводят к проблемам другого плана: необходимости усиления контроля вводимых данных, обеспечения соглашения между пользователями по поводу состава и структуры данных, разграничения доступа и обеспечения защиты конфиденциальной информации.

Основными способами организации БД являются создание централизованных и распределенных БД. Основным критерием выбора способа организации ИБА является достижение минимальных трудовых и стоимостных затрат на разработку структуры ИБА, программного обеспечения системы ведения файлов, а также на перепроектирование ИБА при возникновении новых задач.

К организации БД предъявляются следующие основные требования:

·        логическая и физическая независимость данных (программ от изменений структуры БД);

·        контролируемая избыточность данных;

·        стандартизация данных за счет использования классификаторов;

·        наличие словаря данных;

·        специализация интерфейса для администратора БД и пользователя системы;

·        контроль целостности данных;

·        защита данных от несанкционированного доступа;

·        наличие вспомогательных программных средств (утилит) для проектирования и эксплуатации БД.

 

Основными принципамипостроения централизованной БД являются:

·        обеспечение логической организации данных с помощью построения глобальной модели данных;

·        представление информационных потребностей для каждой задачи в виде подмоделей данных;

·        выделение специального языка описания данных для получения схем и подсхем;

·        описание процедур обработки данных с использованием языка манипулирования данными;

·        разделение доступа к полям данных;

·        защита данных с использованием системы паролей;

·        обеспечение доступности данных одновременно для нескольких  пользователей.

Для распределенных БД необходимо  выполнение следующих требований:

·        учет территориального расположения подразделений ЭИС;

·        обеспечение независимости данных от их территориального расположения;

·        оптимальное размещение БД между абонентами и серверами;

·        минимизация стоимости информационного обслуживания абонентов;

·        обеспечение решения сложных межведомственных задач;

·        надежность хранения обработки данных; использования СУБД, которые имеют язык описания данных, манипулирования данными и язык запросов, ориентированные на работу в сети;

·        возможности параллельного обращения к данным из различных узлов обработки данных.

 

Процесс создания ИБА как совокупности локальных файлов представлен на рис. 6.2.

Процесс проектирования ИБА начинается с операции "Определение информационной потребности" каждой задачи (операция П 1), которую составляют входные и результатные документы и выявляют анализируя “Постановки задач” (Д 1.1). В результате выполнения этой операции получают “Список документов” (Д 1.2).

Далее выполняется операция "Определение периодичности решения задач" (операция П 2) и формируется “Список задач и периодичности их решения” (Д 2.1).

На третьей операции П 3 "Составление списка файлов" выявляется полный состав файлов и проводится их классификация, в результате генерируется полный перечень имен файлов ИБ (Д 3.1).

На основе полученного списка файлов, а также документа Д 1.1 и универсума форм входных и результатных документов (U 4.1) выполняется операция "Определение содержания файлов" (операция П 4) по формированию состава полей записей файлов (Д 4.1). При выполнении этой операции учитывается ряд основных принципов создания файлов, входящих в состав универсума (U 4.2):

·        алгоритмическая направленность создания информационных файлов;

·        семантическая и синтаксическая однородность файлов;

·        упорядоченность хранения файлов по ключу;

·        универсализации файлов.

 

 

 

 

 

           

Рис. 6.2. Технологическая сеть процесса проектирования ИБА как совокупности локальных файлов

 

Д 1.1 - постановка задачи;

Д 1.2 - перечень документов;

Д 2.1 - список задач;

Д 3.1 - перечень имен файлов;

U 4.1 - универсум форм входных и результатных документов;

Д 4.1 - состав полей файлов;

Д 5.1 - таблица характеристик файлов;

U 6.1 - универсум способов логической организации файлов;

U 7.1 - универсум машинных носителей;

Д 7.1 - список выбранных носителей;

U 8.1 - универсум способов физической организации файлов;

Д 8.1 - таблица описания физической организации файлов ИБА.

 

После определения состава и содержания полей каждого файла производится "Определение характеристик" этих файлов (операция П 5) и получение таблицы характеристик файлов (Д 5.1), включающей следующие атрибуты: наименование файла; длину логической записи файла; количество логических записей; объем файла в байтах; частоту использования файла; порядок обработки файла (последовательный, выборочный, смешанный); периодичность обновления файла; объем обновлений файла в байтах; длительность хранения; тип носителя; объем занимаемой памяти.

Далее на операции П 6 осуществляется "Выбор логической организации файлов" на основе универсума способов логической организации (U 6.1) с получением таблицы описаний (Д 6.1). Затем при выполнении операции П 7 осуществляется "Выбор носителей" для каждого файла из универсума машинных носителей (U 7.1). Далее выполняется операция П 8 "Выбор физической организации файлов" с использованием данных документа Д 7.1 и универсума способов физической организации файлов ИБА (U 8.1), в результате чего формируется таблица описания физической организации файлов Д 8.1.

Проектирование БД имеет свои особенности на всех стадиях и этапах её создания, кратко остановимся на некоторых из них.

На предпроектной стадии выполняются следующие работы:

1.     Определение экономической целесообразности и технической возможности создания БД.

2.     Выявление состава, содержания и характеристик хранимой информации на основе результатов обследования предметной области.

3.     Определение оценок, количественных характеристик информационных объектов и структурных связей между ними на основе результатов анализа информационных потребностей приложений и “Постановок задач”.

4.     Построение инфологической модели предметной области, определяющей совокупность информационных объектов, их атрибутов и структурных связей, динамику их изменения и характеристику информационных потребностей пользователя.

5.     Предварительные оценки вариантов разработки БД.

6.     Оценка возможностей применения СУБД и выбор СУБД.

В результате выполнения этого комплекса работ формируется ТЭО и ТЗ.

 

Технико-экономическое обоснование проектирования БД имеет ряд специальных разделов, таких как:

·        описание принципов организации системы информационного обеспечения;

·        обоснование целесообразности создания БД;

·        описание инфологической модели;

·        описание информационных потребностей конкретной задачи;

·        описание схем документооборота;

·        обоснование выбора конкретной СУБД.

Техническое задание на проектирование ЭИС имеет в своем составе специальный раздел, ориентированный на проектирование БД, в котором отражаются следующие вопросы:

·        назначение БД;

·        основные требования к БД;

·        основные технические решения;

·        технико-экономические показатели эффективности использования БД;

·        состав, содержание и организация работ по созданию БД;

·        порядок приемки БД в промышленную эксплуатацию.

 

На этапе технического проектирования при разработке базы данных выполняются следующие работы.

1.     Составление уточненной инфологической модели.

2.     Логическое проектирование (составление концептуальной схемы).

3.     Физическое проектирование (распределение по уровням памяти, выбор методов доступа, определение размеров файлов и т.д.).

4.     Проектирование и представление данных для приложений.

5.     Проектирование программного обеспечения, включая определение состава функций, поддерживаемых СУБД и ППП окружения; необходимых доработок этих программ и функций, реализуемых средствами оригинального программного обеспечения (для конкретных задач).

 

На этапе рабочего проектирования выполняются следующие работы:

1.     Разработка оригинальных программных средств и сервисных программ.

2.     Настройка СУБД и ППП окружения в соответствии с выбранными параметрами.

3.     Разработка контрольного примера.

4.     Разработка должностных технологических инструкций для пользователей для  взаимодействия с БД.

 

Контрольные вопросы

 

1.     Основные направления разработки безбумажных технологий обработки информации.

2.     Состав внутримашинного информационного обеспечения.

3.     Понятия электронного документа и электронной технологии обработки данных.

4.     Преимущества ЭД по сравнению с бумажными документами.

5.     Программные средства, используемые для разработки и заполнения ЭД.

6.     Понятие макета экранной формы,  типы макетов.

7.     Базовые требования, предъявляемые к информационной части макета экранной формы.

8.     Основные этапы создания макетов экранной формы для ввода первичной информации.

9.     Особенности проектирования форм вывода результатных документов.

10.                        Понятие файла и классификация файлов в ЭИС.

11.                        Определение информационной базы и основные требования, предъявляемые к ней.

12.                        Типы базовых файлов в информационной базе ЭИС.

13.                        Принципы и способы организации ИБА как совокупности локальных файлов.

14.                        Основные принципы и способы организации интегрированной БД.

15.                        Требования, предъявляемые к построению распределенных БД.

16.                        Базовые операции по созданию ИБ как совокупности локальных файлов.

17.                        Особенности выполнения работ на различных стадиях и этапах при проектировании БД.

 

 

К оглавлению

Назад к разделу "Глава 5. Система экономической документации"

Вперед к разделу "Глава 7. Технологические процессы обработки данных в ЭИС"