Глава 1. Основные
принципы построения архитектуры экономических
информационных систем
Экономическая информационная система представляет
собой среду, основными компонентами которой являются компьютеры и компьютерные
сети, программные продукты и базы данных, персонал, технические и программные
средства связи. Это система, направленная на достижение множества целей, одной
из которых является производство экономической информации (ЭИ), необходимой для
поддержки принятия управленческих решений.
В свою очередь экономическая информация представляет
собой совокупность сведений, отражающих результаты
производственно-хозяйственной деятельности предприятия (фирмы), используемых
для управления этой деятельностью. При этом информация не только отражает, но и
обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления. С одной
стороны, она является предметом труда (исходная информация – это информация,
подлежащая дальнейшему преобразованию), а с другой стороны – продуктом труда
(результатная информация – это информация, прошедшая все стадии обработки).
Действительно, на протяжении всей истории человечества
люди в процессе преобразования окружающего мира преобразуют и овеществленную в
нем информацию. Изменяя русла рек, человек преобразует их физико-географические
параметры. Возводя дома, он видоизменяет информацию, содержащуюся в рельефе
земной поверхности. Выводя новые сорта растений и породы животных, человек
преобразует содержащуюся в их генотипе информацию. Работа с информацией как с
предметом труда ведется человеком в каждом процессе труда, направленном на
преобразование природного материала, как естественно сложившегося, так и исторически
созданного самим человеком.
С другой стороны, человек в процессе познания
окружающего мира выделяет из него информацию и фиксирует ее, представляя в
удобном для себя виде. Поэтому процесс познавательной деятельности также
направлен на информацию как на предмет труда, и результатом этого процесса
выступает новое представление информации, уже имевшейся в природе.
Следовательно, всякий совершаемый человеком процесс
труда направлен либо на преобразование информации, либо на изменение формы ее
представления, т.е. предполагает информацию в качестве предмета труда. Тем
самым информация выступает всеобщим предметом труда – как потенциально,
так и действительно – в каждом процессе человеческого труда [33].
В последние десятилетия в мировом хозяйстве стремительно
растет доля трудовых процессов, в которых предметом труда выступает информация,
ранее уже выделенная из окружающего мира и зафиксированная человеком. На
сегодняшний день сложилась целая группа отраслей хозяйства, которые занимаются
преобразованием, анализом, поиском, хранением и контролем информации, прежде
уже выступавшей предметом труда. Эта группа отраслей хозяйства коротко
называется информатикой и представляет собой важную часть сферы
информационного производства в целом. При этом информатика и телекоммуникации
позволяют не только кардинально преобразовывать экономику, но и, по мнению
специалистов США, обеспечить экономико-финансовое и даже военно-стратегическое
превосходство.
Информация может выступать как предмет труда
постольку, поскольку ее материальный носитель выступает предметом труда. Будучи
овеществленной в различных материальных носителях (книги и другие печатные
материалы, чертежи, слайды, кино- и фотопленки, магнитные ленты, дискеты и
другие носители ЭВМ, пластинки, видео- и аудиокассеты, голограммы, макеты,
действующие модели и т.д.), информация может выступать предметом труда,
подлежащим дальнейшему преобразованию, хранению, передаче, а может выступать и
средством труда, в частности, в процессе обучения или в процессе научного труда.
Овеществление информации в материальных носителях,
целенаправленно предпринимаемое человеком, является целью и результатом
соответствующих процессов труда и требует дополнительных затрат труда на
производство вещественных носителей этой информации. При этом информация,
которая по своей природе не может существовать вне какого бы то ни было
материального носителя, не может быть ни преобразована, ни сохранена, ни
передана в отрыве от него. Иначе говоря, вступление информации в процесс труда
в качестве предмета труда предполагает участие в этом процессе также и ее
материального носителя.
Поэтому следует отличать труд по производству этого
материального носителя (например, тиражирование книги) от труда по производству
информации или извлечению ее из окружающего мира. Аналогичным образом
физический износ вещественного носителя информации, приводящий к утрате или
искажению некоторой части информации на данном носителе (например, зачитанная
до дыр книга, разорванная кинопленка и т.п.), не следует воспринимать как
физический износ самой информации: ведь информация не может быть подвержена
физическому износу.
Это, в частности, означает, что информация как предмет
труда ни в количественном, ни в качественном смысле не уменьшается в процессе
ее потребления, в отличие от других предметов труда, которые, будучи
потребленными, прекращают свое существование и полностью переносят свою
стоимость на создаваемый продукт.
При этом возможности копирования научной информации
ограничиваются возможностями производства ее материального носителя,
выступающего необходимым условием осуществления каждого акта копирования, а
также издержками на осуществление самого этого акта, которые, впрочем, как
правило, очень невелики по сравнению с совокупными издержками общества на
выделение данной информации из окружающего мира и ее знаковую фиксацию.
Аналогичными свойствами обладает информация и как
средство труда: она практически бесконечно воспроизводима, не подвержена
физическому износу и не уменьшается в процессе ее потребления.
Отметим отличительные особенности экономической
информации, которые сводятся к следующим [35]:
· она
представляется преимущественно в цифровой форме;
· имеет
строго определенные временные сроки своего представления;
· отличается
большим объемом и простыми алгоритмами обработки;
· логические
операции обработки преобладают над арифметическими;
· исходные и
результатные данные представляются в основном в табличной форме.
Одной из разновидностей ЭИ является учетная
информация.
Следует отметить особенности
учетной информации, которая:
· отражает
информационные процессы, свойственные сложному объекту регулирования, где имеет
место большое число взаимосвязей внутреннего и внешнего характера;
· отличается
массовостью выполняемых однородных арифметических операций, производимых над
группами данных, и сложностью выполняемых расчетов, что является предпосылками
для использования вычислительной техники;
· отличается
цикличностью обработки, связанной с особенностями ведения учета (учетная
информация подвергается одинаковой обработке за одни и те же временные периоды
при изменении содержания и числового наполнения);
· отличается
сложностью расчетов (средним количеством арифметических, логических и прочих
действий, приходящихся на одну форму показателя).
Важнейшими показателями качества ЭИ являются:
·
объективность – связана с правильностью ее отбора и формирования для
адекватного отражения заданных свойств объекта;
·
полнота – означает, что информация содержит минимальный, но достаточный для
принятия правильного управленческого решения набор экономических показателей;
·
доступность – обеспечивается возможностью выполнения соответствующих процедур
ее получения и преобразования;
·
актуальность – определяется степенью сохранности информации для обеспечения
управления в момент ее использования;
·
современность и своевременность – означают, что информация может быть
использована при выработке управляющего решения без нарушения установленной
процедуры (несвоевременная информация приводит к потерям и в сфере
производства, и в сфере управления);
·
устойчивость – это свойство результатной информации реагировать на изменения
исходных данных, сохраняя необходимую точность расчетов;
·
достоверность – это свойство информации отражать реально существующие объекты с
необходимой точностью;
·
ценность – определяется эффективностью осуществляемого на основе информации
экономического управления.
Основные требования к учетной информации определяют,
что она должна:
·
способствовать повышению вероятности осуществления прогнозов в соответствующих
моделях управленческих решений, что определяет требование предсказуемости
информации;
·
быть пригодной для принятия решения, что определяет требование ее
своевременности;
·
быть готовой к использованию для принятия другого или для корректировки
прежнего решения, что определяет требование обратной связи;
·
быть свободной от ошибок и точно характеризовать объект, что определяет
требование ее надежности;
·
обеспечивать возможность установления сходства и различий между двумя рядами
экономических явлений, что определяет требование ее сравнимости;
·
обеспечивать возможность изменения суждения, основанную на использовании данных
финансового анализа.
Кроме того, затраты на получение
информации должны быть экономически или иным способом оправданы, что определяет
требование затратно-прибыльности информации.
При этом сами экономические
информационные системы обладают следующими свойствами:
·
при их проектировании используется принцип системного подхода, обеспечивающий
наличие и учет большого числа связанных между собой системных элементов;
·
они динамичны, постоянно развиваются, могут быть подвергнуты многоаспектному
анализу;
·
функционирование систем всех уровней осуществляется в условиях их
взаимодействия с внешней средой, при наличии общей для них цели управления;
·
в процессе реализации функций управления имеет место постоянное взаимодействие
пользователей и технических средств;
·
необходимые для управления решения принимаются на основе получаемой в процессе
функционирования системы выходной информации.
ЭИС характеризуются различной сложностью создания,
сопровождения и интеграции с другими системами. Их функционирование обычно
направлено на реализацию нескольких целей, поэтому качество ЭИС определяется
рядом показателей – совокупностью свойств, характеризующих способность системы
удовлетворять потребности пользователя.
К функциональным относятся показатели,
характеризующие функциональную полноту и адаптивность системы.
Экономические показатели учитывают стоимость создания или приобретения
системы, затраты на ее внедрение и эксплуатацию, а также определяют эффект,
получаемый от функционирования системы.
К эксплуатационным показателям качества
относятся показатели, определяющие набор требований к аппаратуре,
характеризующие возможность работы в сети, легкость и простоту установки,
надежность программного обеспечения, удобство освоения и пользовательского
интерфейса, степень автоматизации функций, возможность защиты данных и самой
системы и другие.
Методологическую основу создания ЭИС составляет
системный подход, в соответствии с которым любая система представляет собой
совокупность взаимосвязанных объектов (элементов), функционирующих совместно
для достижения общей цели.
Для системы характерно изменение состояний объектов,
которое с течением времени происходит в результате взаимодействия объектов в
различных процессах и с внешней средой. Поэтому для обеспечения эффективного
построения и функционирования системы важно соблюдение следующих основных
принципов:
·
целостности системы на основе общей структуры, когда поведение отдельных
объектов рассматривается с позиции функционирования всей системы;
·
обеспечения устойчивого функционирования системы и достижения общей
цели;
·
адаптивности к изменениям внешней среды и управляемости ЭИС посредством
воздействия на элементы системы;
·
обучаемости – путем изменения структуры системы в соответствии с
изменением целей системы;
·
интегрируемости, обеспечивающей взаимодействие системы с вновь
подключаемыми компонентами или подсистемами;
·
управляемости, обеспечивающей возможность гибкого управления системой;
·
реактивности, характеризующей способность системы оперативно реагировать
на внутренние и внешние воздействия;
·
безопасности, свидетельствующей о возможности предотвращения разрушения
системы в результате несанкционированного доступа.
Существуют различные классификации экономических
информационных систем. Важными классификационными признаками являются: масштаб
системы и интеграция ее компонентов, степень структурированности решаемых
задач, сложность алгоритмов обработки и другие.
По сфере применения различают информационные
системы бухгалтерские, банковские, страховые, налоговые и другие.
По степени автоматизации информационных
процессов различают информационные системы ручные, автоматизированные и
автоматические.
По характеру решаемых задач выделяют системы,
разрабатываемые для решения структурированных (формализуемых),
неструктурированных (неформализуемых) и частично структурированных задач (у
большинства решаемых задач известны не все элементы и взаимосвязи между ними).
По режиму обработки различают информационные
системы, работающие в пакетном и в интерактивном режимах.
С позиций кибернетики процесс управления системой как
направленное воздействие на элементы системы для достижения цели можно
представить в виде информационного процесса, связывающего внешнюю среду, объект
и систему управления. При этом внешняя среда и объект управления информируют
систему управления о своем состоянии, система управления анализирует эту
информацию, вырабатывает управляющее воздействие на объект управления, отвечает
на возмущения внешней среды и при необходимости модифицирует цель и структуру
всей системы.
В экономической системе объект управления
представляет собой подсистему материальных элементов экономической деятельности
(на промышленном предприятии: сырье и материалы, оборудование, готовая
продукция, работники и др.) и хозяйственных процессов (на промышленном
предприятии: основное и вспомогательное производство, снабжение, сбыт и др.).
Система управления представляет собой совокупность взаимодействующих структурных
подразделений экономической системы (например, на промышленном предприятии:
дирекция, финансовый, производственный, снабженческий, сбытовой и другие
отделы), осуществляющих следующие функции управления:
• планирование – функция,
определяющая цель функционирования экономической системы на различные периоды
времени (стратегическое, тактическое, оперативное планирование);
• учет – функция, отображающая
состояние объекта управления в результате выполнения хозяйственных процессов;
• контроль – функция,
с помощью которой определяется отклонение учетных данных от плановых целей и
нормативов;
• оперативное управление – функция,
осуществляющая регулирование всех хозяйственных процессов с целью исключения
возникающих отклонений в плановых и учетных данных;
• анализ – функция, определяющая тенденции в работе экономической системы и
резервы, которые учитываются при планировании на следующий временной период.
Системы управления называются
стандартными, если они сертифицированы по
международным стандартам.
К таким системам
относятся:
· MRP-системы (Manufaktoring Resource Planning);
·
ERP-системы (Enterprise Resource
Planning);
·
CRM-системы (Customer Relationship
Management).
Внедрение и
функционирование названных систем обеспечивает руководство предприятием средствами управления,
отвечающими современным управленческим
принципам.
MRP-системы
Это системы
планирования производства и закупок материалов и деталей, необходимых для
выпуска готовой продукция. Данные такого
плана используются на стадии оперативного
управления закупками и производством для принятия решений о приобретении или изготовлении тех или
иных видов материалов и сырья.
Исходными данными для составления
такого плана являются:
*
показатели основного производственного
плана. Функции расчета материальных
потребностей должны быть интегрированы с функциями расчета основного производственного
плана;
*
сведения об объектах планирования (сырье,
материалы и др.). Эта информация
отличается динамичностью и изменяется
после каждого действия с соответствующими
объектами планирования;
*
спецификации изделия. Один из наиболее
важных объектов управления для любого
промышленного предприятия. Назначение спецификаций – определение составляющих для производства изделия.
Система позволяет в
процессе планирования потребности в необходимых материалах определять их количество и наличие
на складах предприятия по датам в соответствии с потребностями, заложенными в основном
производственном плане.
ERP-системы
Это системы
(использующие компьютерные программы) планирования и манипулирования ресурсами
предприятия, обеспечивающие функциональную интеграцию внутренних процессов предприятия, затрагивающие все ключевые
аспекты производственной и коммерческой деятельности.
Бухгалтерские и
финансовые службы предприятия решают большое число задач по разработке и утверждению учетной
политики, планированию и учету ежедневных операций, созданию отчетности (налоговой,
корпоративной, управленческой). Эти обязанности распределены между
бухгалтерами, финансистами, рядовыми исполнителями, и зачастую их функции плохо увязаны между собой.
ERP-система способна взять на себя большую часть рутинных операций, сформировать и
использовать такую информацию о предприятии, которую в иных условиях получить просто невозможно, когда существующие
бухгалтерские программы,
несмотря на их развитие, не в состоянии справиться с поставленными задачами.
Развитые ERP-системы имеют устоявшуюся
структуру базовых
компонентов системы управления, включающую:
*
бухгалтерский учет и финансы;
*
управление материалами;
*
производственный менеджмент;
*
обеспечение производства;
*
управление перевозками;
*
управление удаленными складами;
*
управление персоналом;
*
зарплату.
Компонента
«Бухгалтерский учет и финансы», к примеру, включает разделы:
o главная книга, финансовый анализ, контроль исполнения бюджета;
o
кредиторы, поставщики и счета к оплате;
o
дебиторы, потребители и счета к получению;
o активы.
Преимущества ERP-систем
ERP-система обеспечивает
тесную связь между работниками бухгалтерии и других управленческих служб
предприятия, в
результате чего:
*
работа всех подразделений предприятия
осуществляется в рамках одной
системы;
*
отпадает необходимость ведения учета разным
отделам в разных программах с
последующим сведением показателей воедино;
*
обеспечивается оперативное получение сведений
с любой степенью детализации
независимо от готовности бухгалтерских
данных;
*
устраняется необходимость повторного ввода
информации, а следовательно, и
дополнительной выверки данных;
*
появляется возможность сосредоточиться на
вопросах управления предприятием,
анализе и принятии решений и уйти от замкнутости на ежедневных текущих операциях.
Предприятия,
деятельность которых организована на базе ERP-системы, автоматически
осуществляют: стратегическое планирование, управление финансами, бухгалтерский
учет и финансовый
анализ, управление структурой изделий, планирование производственных мощностей, планирование и управление производством,
планирование потребности в материальных ресурсах, управление запасами, управление закупками и продажами.
CRM-системы
Это системы
управления взаимоотношениями с клиентами
во всех организационных аспектах – в области рекламы, продаж, доставки и обслуживания, дизайна и т.д. Затраты на привлечение нового клиента многократно больше,
чем на удержание существующего, и окупаются не сразу. Поэтому важно автоматизировать процессы привлечения и удержания
клиентов. В таких системах готовые
решения отсутствуют, а только предлагается набор инструментов, которые
можно использовать для реализации указанной
стратегии. В этом состоит принципиальное
отличие CRM-систем от ERP-систем. Системы CRM обеспечивают
интеграцию внешних контрагентов и контактов.
CRM-решения помимо функций, непосредственно относящихся к взаимоотношениям с клиентами,
предоставляют
инструменты для мониторинга процессов продаж, позволяют составлять планы продаж на год и квартал, отслеживать статистику продаж, оценивать эффективность
работы продавцов и прогнозировать
возможные продажи. Однако все это возможно только после принятия СRM-стратегии как основы ведения бизнеса.
Структура экономической системы (промышленного
предприятия, торговой организации, коммерческого банка, государственного
учреждения и т.д.) с позиций кибернетики представлена на рис. 1.1, где основные
информационные потоки между внешней средой, объектом и системой управления
помечены метками ИП1, ИП2, ИПЗ, ИП4 над стрелками и связаны с поддерживающей их
экономической информационной системой (ЭИС) [39].
Рис. 1.1. Структура экономической системы
Таким образом, можно дать следующее определение ЭИС.
Экономическая информационная система (ЭИС) – это совокупность организационных, технических,
программных и информационных средств, объединенных в единую систему с целью
сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначенной для
выполнения функций управления. ЭИС связывает экономический объект и систему
управления между собой, а также с внешней средой через информационные потоки:
ИП1 – информационный поток из внешней среды в систему
управления, который, с одной стороны, представляет поток нормативной
информации, создаваемый государственными учреждениями в части законодательства,
а с другой стороны, – поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемый
конкурентами, потребителями, поставщиками;
ИП2 – информационный поток из системы управления во
внешнюю среду, а именно: отчетная информация, прежде всего, финансовая
информация в государственные органы, инвесторам, кредиторам, потребителям;
маркетинговая информация потенциальным потребителям;
ИП3 – информационный поток из системы управления на
объект управления (прямая кибернетическая связь), представляющий совокупность
плановой, нормативной и распорядительной информации для осуществления
хозяйственных процессов;
ИП4 – информационный поток от объекта управления в
систему управления (обратная кибернетическая связь), который отражает учетную
информацию о состоянии объекта управления экономической системой (сырья,
материалов, денежных, энергетических, трудовых ресурсов, готовой продукции и
выполненных услугах) в результате выполнения хозяйственных процессов.
ЭИС накапливает и перерабатывает поступающую учетную
информацию, а также имеющиеся нормативы и планы в аналитическую информацию,
которая служит основой для прогнозирования развития экономической системы,
корректировки ее целей и создания планов для нового цикла воспроизводства.
К обработке информации в ЭИС предъявляются следующие
требования:
• полнота и достаточность информации для реализации
функций управления;
• своевременность предоставления информации;
• обеспечение необходимой степени достоверности
информации в зависимости от уровня управления;
• экономичность обработки информации: затраты на
обработку данных не должны превышать получаемый эффект;
• адаптивность к изменяющимся
информационным потребностям пользователей.
В соответствии с характером обработки информации в ЭИС
на различных уровнях управления экономической системой (оперативном,
тактическом и стратегическом) выделяются следующие типы информационных систем
(рис. 1.2):
• системы обработки данных (EDP – electronic data processing);
• информационная
система управления (MIS – management information system);
• система поддержки принятия решений (DSS – decision
support system).
Системы обработки данных (СОД) предназначены для учета и оперативного регулирования
хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды
(счетов, накладных, платежных поручений). Горизонт оперативного управления
хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует
регистрацию и обработку событий, например оформление и мониторинг выполнения
заказов, приход и расход материальных ценностей на складе, ведение табеля учета
рабочего времени и т.д.
Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер,
выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов (рабочими,
кладовщиками, администраторами и т.д.) и связаны с оформлением и пересылкой
документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты
выполнения хозяйственных операций через экранные формы вводятся в базу данных.
Информационные системы управления (ИСУ) ориентированы на тактический уровень управления:
среднесрочное планирование, анализ и организацию работ в течение нескольких
недель (месяцев), например анализ и планирование поставок, сбыта, составление
производственных программ. Для данного класса задач характерны
регламентированность (периодическая повторяемость) формирования результатных
документов и четко определенный алгоритм решения задач, например, свод заказов
для формирования производственной программы и определение потребности в
комплектующих деталях и материалах на основе спецификации изделий. Решение
подобных задач предназначено для руководителей различных служб предприятий
(отделов материально-технического снабжения и сбыта, цехов и т.д.). Задачи
решаются на основе накопленной базы оперативных данных.
Системы поддержки принятия решений (СППР) используются в основном на верхнем уровне управления
(руководства фирм, предприятий, организаций), имеющего стратегическое
долгосрочное значение в течение года или нескольких лет. К таким задачам
относятся формирование стратегических целей, планирование привлечения ресурсов,
источников финансирования, выбор места размещения предприятий и т.д. Реже
задачи класса СППР решаются на тактическом уровне, например, при выборе
поставщиков или заключении контрактов с клиентами. Задачи СППР имеют, как
правило, нерегулярный характер.
Рис. 1.2. Типы информационных систем
Для задач СППР свойственны
недостаточность имеющейся информации, ее противоречивость и нечеткость,
преобладание качественных оценок целей и ограничений, слабая формализованность
алгоритмов решения. В качестве инструментов обобщения чаще всего используются
средства составления аналитических отчетов произвольной формы, методы
статистического анализа, экспертных оценок и систем, математического и
имитационного моделирования. При этом используются базы обобщенной информации,
информационные хранилища, базы знаний о правилах и моделях принятия решений.
Близкой к идеальной считается ЭИС, которая включает
все три типа перечисленных информационных систем.
В зависимости от охвата функций и уровней управления
различают корпоративные (интегрированные) и локальные ЭИС.
Корпоративная (интегрированная) ЭИС обеспечивает автоматизацию всех функций
управления на всех уровнях управления. Такая ЭИС является многопользовательской
и функционирует в распределенной вычислительной сети.
Локальная ЭИС
автоматизирует отдельные функции управления на различных уровнях управления.
Такая ЭИС может быть однопользовательской, функционирующей в отдельных
подразделениях системы управления.
Следует отметить, что при развитии
системы завершающие этапы проектирования влияют на общий финансовый результат
гораздо сильнее, чем шаги начальные [38]. Как следствие, организация проекта
должна обеспечивать тем большую надежность, чем ближе к завершению находится
проект.
Итак, от чего зависит вероятность
отказа от проекта или его полной остановки? Ответ интуитивно очевиден.
Руководство предприятия может распорядиться закрыть или заморозить проект, если
возникают сомнения в его успешном завершении в оговоренные сроки. Основанием
для этого могут стать невыполнение установленных сроков и бюджета, сомнения в
качестве проведенных работ либо непредвиденные изменения объема проекта.
Рассмотрим каждый из перечисленных факторов подробнее.
Невыполнение сроков и бюджета проекта означает фактически наличие объема работ,
не учтенного на этапе планирования (включая работы как совершенно неучтенные,
так и недооцененные по объему или срокам). Причинами этого могут быть:
· низкий уровень планирования
и организации проекта. В этом случае состав работ на этапе оценки фактически
неизвестен, то есть сроки и бюджет не соответствуют реальному объему работ;
· слабое организационное
обеспечение работ со стороны руководства предприятия. Внедрение крупной
финансово-экономической системы практически неизбежно связано с изменением
организационной структуры и регламентов бизнес-процессов предприятия. По этой
причине лидером проекта должен быть один из топ-менеджеров предприятия,
обеспечивающий, в частности, безоговорочное подчинение руководителей среднего
звена требованиям проекта и быстрое принятие необходимых нормативных
документов. Отсутствие такой поддержки приводит к недостатку человеческих
ресурсов в проекте, медленному принятию нормативных документов и тем самым к
срывам сроков проекта;
· слабое ресурсное обеспечение
работ со стороны как предприятия, так и внешнего консультанта. Речь может идти
о низкой квалификации сотрудников, привлеченных к проекту, недостаточном их
количестве, нехватке иных ресурсов (помещений и т.д.). Эти проблемы могут быть
связаны как со слабым организационным обеспечением, так и с неудачным выбором
консультанта;
· отсутствие регламента
контроля качества работ и внесения изменений в объем проекта. Экономическое
обоснование проекта, его план и бюджет строятся исходя из предположений об
объеме проекта. Поэтому любое существенное его изменение влечет за собой
пересмотр всех документов, что означает не только ощутимые расходы на проект и
управление им, но и аннулирование ранее сделанных расходов. В свою очередь,
зафиксированный объем работ должен быть подкреплен процедурами контроля
качества, обеспечивающими соответствие объема и качества фактически выполненных
работ требованиям заказчиков проекта.
Таким образом, при должном уровне
организационного обеспечения проекта, правильном выборе консультанта и создании
компетентной проектной команды важнейшим фактором обеспечения выполнения
проекта является успешное управление изменениями. С одной стороны, изменения в
проекте представляют одну из важнейших причин незапланированных трудозатрат. С
другой стороны, если масштаб проекта достаточно велик, то подготовка
исчерпывающего плана работ на ранних стадиях проекта маловероятна даже при
наличии самой компетентной проектной команды. Итак, необходим компромисс между
неизбежным внесением изменений в проект и ограничением незапланированных
трудозатрат, связанных с этими изменениями.
Подобным компромиссом представляется допущение
изменений в проект лишь при выполнении одного из трех условий:
· Изменение обусловлено
уточнением границ бизнес-процессов.
Поэтому в ходе выполнения проекта, например на стадии
концептуального проектирования, могут быть уточнены организационные и
функциональные границы бизнес-процессов, подлежащих автоматизации. Приведем
пример такого изменения в проекте оптимизации управления запасами. Объем
проекта был определен исходя из обеспечения сырьем и комплектующими основного
производства. При выполнении работ были обнаружены вспомогательные
производства, снабжаемые в рамках единого процесса закупок и имеющие общие
склады с основным производством. Это может сделать целесообразным расширение
объема проекта за счет вспомогательных производств.
· Изменение обусловлено
невозможностью эффективного решения той или иной проблемы в установленные
планом проекта сроки. Продолжим рассмотрение предыдущего примера. Допустим,
было принято решение расширить объем проекта. Однако при выполнении работ было
обнаружено, что потребности вспомогательного производства не могут быть
определены в сроки, требуемые внедряемой системой (например, возможны крупные
объемы закупок, не включенные в ежедневный график заранее). Тогда следует
отложить автоматизацию закупок вспомогательного производства вплоть до того
момента, когда планирование закупок последнего будет синхронизировано с
планированием основного производства. Если такая синхронизация невозможна в
сроки, предусмотренные планом проекта, автоматизацию закупок вспомогательного
производства следует отложить и предусмотреть в общем плане закупок резервы под
закупки вспомогательного производства.
· Изменение направлено на
повышение объема финансовой отдачи и носит приростный характер. Такого рода
изменения обычно связаны с тиражированием однотипного решения на несколько
подразделений или филиалов. В этом случае изменения денежных потоков в
результате проекта, а также план и бюджет работ могут быть оценены на основании
уже сделанных ранее моделей и расчетов. Примером может быть тиражирование
результатов проекта управления запасами на несколько однотипных заводов одного
и того же предприятия.
Изменение, не соответствующее вышеперечисленным
условиям, означает пересмотр модели расчета денежных потоков, а также плана и
бюджета проекта. Крупномасштабное изменение такого рода фактически означает
закрытие проекта и открытие нового, возможно, с той же самой проектной
командой.
Важный механизм, ограничивающий
внесение в проект нежелательных изменений, – управление ожиданиями. Оно
направлено на создание благоприятного отношения к проекту при сведении к
минимуму несбывшихся ожиданий пользователей. К основным принципам управления
ожиданиями относятся:
· приоритезация требований пользователей
– проектная команда совместно с бизнес-пользователями присваивает требованиям
приоритеты;
· сосредоточение внимания на
приоритетных требованиях при сокращении или полном отказе от остальных – менее
приоритетные требования выполняются посредством доработок после сдачи сервисов
в эксплуатацию;
· сбалансирование требований и
ресурсов – проектная команда дает ресурсную оценку требований пользователей,
отсутствие ресурсов упрощает отклонение требований;
· явное формулирование рисков,
вытекающих из превышения ресурсных возможностей.
Оценка изменений проекта, их технических и финансовых
последствий, а также блокирование нежелательных изменений требуют
соответствующего организационного обеспечения: специальной организационной
структуры и определенных стандартов проектной документации. Это позволяет
отслеживать сами изменения и историю проектных решений, фиксирующую материалы,
технические и финансовые модели и оценки, связанные с отдельно взятым
изменением.
Таким образом, проект развития информационной системы
должен планироваться исходя не только из минимизации затрат, но и из
минимизации рисков остановки (замораживания) проекта. В общем потоке затрат,
связанных с проектом, особенно велик удельный вес вероятностей отмены проекта
на поздних стадиях, когда значительная часть затрат уже произведена.
Контрольные вопросы
1. Основные
этапы развития ЭИС.
2. Особенности
современных ЭИС.
3. Понятие
бизнес-процесса.
4. Определение
экономической информации.
5. Отличительные
особенности ЭИ.
6. Показатели
качества ЭИ.
7. Принципы
системного подхода к созданию ЭИС.
8.
Что такое экономическая информационная система?
9. Основные
свойства ЭИС.
10. Структура
экономической системы.
11. Базовые
показатели качества ЭИС.
12. Принципы
построения и функционирования ЭИС.
13. Классификация
ЭИС.
14. Основные
требования, предъявляемые к обработке информации в ЭИС.
15. Описание
MRP-системы.
16. Описание
ERP-системы
17. Описание
CRM-системы
18. Понятия
СОД, ИСУ, СППР.
19. Понятие
«локальной» и «корпоративной» ЭИС.
20. Основные
условия внесения возможных изменений в проект развития ЭИС.
Вперед к разделу "Глава 2. Функциональные и обеспечивающие подсистемы ЭИС"