Успешно изучив материал, Вы будете знать:

• существующие технологии обработки текстовой информации;

• понятие, назначение и типы текстовых редакторов;

• существующие технологии обработки табличных данных;

• понятие, назначение и типы табличных процессоров;

• основные этапы создания презентационных слайдов в MS PowerPoint 2007.

После изучения данной темы Вы будете уметь:

• анализировать существующие технологии обработки текстовой информации и выбирать соответствующую технологию для решения практических задач;

• анализировать существующие технологии обработки табличных данных и выбирать соответствующую технологию для решения практических задач;

• определять этапы обработки информации и следовать им при создании презентационных слайдов.

После изучения материала Вы будете обладать навыками:

• классификации средств, предназначенных для работы с текстовой информацией;

• классификации средств, предназначенных для работы с табличными данными;

• определения правильной последовательности обработки презентационных материалов.

Издательские системы, редакторы научных текстов

Презентационные процессоры

Распознаватели текстов

Способы редактирования текстовой информации

Табличные процессоры

Текстовые, интегрированные и гипертекстовые редакторы

Этапы обработки текстовой информации

С текстовой информацией в повседневной жизни нам приходится сталкиваться часто. В виде текста может быть представлена самая разнообразная информация, например это все то, что напечатано на бумаге: книги, журналы, газеты, личные и официальные письма и записки, пригласительные билеты, программы занятий, прайс-листы, визитные карточки, инструкции к бытовым приборам, каталоги библиотек, видеотек и фонотек, отчеты и многое другое (рис. 1.1).

Текстовая информация может возникать из самых различных источников и иметь самую различную степень сложности по форме представления.

В зависимости от сложности формы представления текстовых сообщений для их обработки могут использоваться самые разнообразные информационные технологии, т.е. специальные инструментальные средства, помогающие обрабатывать информацию. Чаще всего на практике в качестве инструментального средства, предназначенного для автоматизированной обработки текстовой информации, используются текстовые редакторы (процессоры).

Текстовый редактор (процессор) представляет собой программный продукт, обеспечивающий пользователя специальными средствами, предназначенными для создания, обработки и хранения текстовой информации.

В настоящее время наиболее распространенные редакторы, используемые для автоматизированной работы с текстом, можно разделить на несколько типов.

1. Простейшие редакторы текстов. Их основное предназначение — это создание и редактирование текстов. Этот тип текстовых редакторов, как правило, используется для работы с текстами компьютерных программ. Примерами данного типа текстовых редакторов могут служить vi, Norton Editor, Quick и т.д.

2. Интегрированные редакторы текстов. Эти редакторы предназначены для работы с текстами сложной структуры. Такие тексты могут состоять из страниц различного формата, таблиц, абзацев различной структуры, графических изображений, иллюстраций и прочих элементов оформления текста, которые могут создаваться в других приложениях (программах) и переноситься в интегрированные редакторы текстов. Примерами интегрированных редакторов текстов могут служить Microsoft Word, Лексикон, AmiPro и т.д.

3. Гипертекстовые редакторы. Основное предназначение этих редакторов — работа с текстами, представленными в виде иерархии текстовых фрагментов. Переход между текстовыми фрагментами осуществляется по специально установленным ссылкам, которые принято называть гиперссылками. Примерами данного типа редакторов могут служить FrontPage , Homesite, HotDog и т.д.

4. Распознаватели текстов. Эти редакторы предназначены для распознавания и редактирования текстовой информации, прочитанной с бумажного носителя сканером. Наиболее широко используемым редактором такого типа является FineReader.

5. Настольные издательские системы. Используются для подготовки книг, альбомов, журналов, газет. Издательские системы предназначены для верстки текста при размещении текста на страницах создаваемого документа, вставке рисунков, использовании различных оформительских шрифтов и т.п. В целом же сегодня различия между мощными редакторами документов и издательскими системами не являются принципиальными. В качестве примеров таких издательских систем можно назвать Adobe InDisign, Adobe PageMaker, QuarkXPress, Corel Ventura Publisher.

6. Редакторы научных текстов. Особенность этого класса редакторов в том, что они обеспечивают подготовку и редактирование научных текстов, содержащих большое количество математических формул, графиков, специальных символов и т.п. Современные текстовые редакторы включают в себя средства подготовки документов с формулами. Выбор того или иного средства определяется соотношением обычного текста и формул. Использование редакторов научных текстов оправдано тогда, когда подготавливаемый документ содержит много формул. Примером такого типа редактора является MathCAD.

В целом можно отметить, что возможные различия между текстовыми редакторами в настоящее время перестали быть принципиальными. Тенденция в развитии текстовых редакторов заключается в создании средств, позволяющих пользователю одновременно работать с текстами и фрагментами документа, содержащими объекты различной природы — таблицы, формулы, рисунки, графики и т.п. Особенно четко эта тенденция прослеживается в развитии редакторов документов.

Технология обработки текстовой информации с помощью современных текстовых редакторов может быть рассмотрена как ряд следующих этапов.

1. Создание файла для хранения текстовой информации.

2. Занесение текстовой информации в компьютер.

   Известно несколько способов занесения текстовой информации в компьютер:

   • набор текста на клавиатуре;

   • сканирование текста с его источника (документа, книги, журнала и т.д.);

   • «надиктовывание» нужного текста компьютеру и последующее распознавание речи специальными мультимедийными программными средствами.

   Выбор того или иного способа зависит от вида и формы представления информации, а также от технических и программных возможностей, имеющихся в распоряжении пользователя.

3. Редактирование текстовой информации, представленной в электронной форме. Необходимость этого этапа обусловлена тем, что при сканировании текста из печатных источников или распознавании речевого ввода, как и при вводе текста с клавиатуры, возможны различного вида ошибки. Кроме того, может возникнуть необходимость изменить хранящийся текст в результате произошедших со временем различных изменений, касающихся содержательной стороны хранящегося текста. Существует несколько способов редактирования текстовой информации:

   • удаление (или замена) неверно набранных символов;

   • вставка правильного (или пропущенного) символа;

   • перестановка фрагмента текста;

   • поиск и замена фрагментов текста;

   • соединение в одном документе фрагментов текста из разных источников.

4. Форматирование текста, хранящегося в электронной форме. Этот этап обеспечивает пользователю возможность «приукрашивать» хранящийся в электронной форме текст, т.е. текст может быть оформлен по специальным, устанавливаемым пользователем, правилам. Можно разделить методы форматирования на две группы:

   1) форматирование символов (изменение внешнего вида или расстояния до соседних символов);

   2) форматирование абзаца (изменение расположения текста на странице).

   Форматирование абзаца может включать:

   • выравнивание строк текста — по правой, левой границам текста, по обеим границам или по центру;

   • изменение границ абзацев (величины отступа);

   • размещение текста на странице в несколько столбцов;

   • изменение шрифтового оформления (начертание шрифта, величина символа, выделение жирным шрифтом или курсивом и т.п.);

   • автоматическое создание маркированных и нумерованных списков;

   • изменение межстрочных расстояний в абзацах текста;

   • обрамление и заливка цветовым фоном фрагмента текста;

   • установка размеров полей страницы (правого, левого, верхнего и нижнего);

   • вставка номеров в выбранном месте страницы (вверху, внизу, у края или по центру листа);

   • оформление при необходимости верхнего и нижнего колонтитулов страницы;

   • вставка сносок;

   • введение при необходимости разрывов страницы.

5. Автоматическое формирование оглавления к тексту.

6. Создание текстовых файлов на основе встроенных в текстовый редактор стилей оформления.

7. Автоматическая проверка орфографии и грамматики. На этом этапе работы пользователя с текстом возможна проверка правописания отдельных слов, проверка соответствия построения текста правилам синтаксиса, а также внесение стилистических уточнений.

8. Встраивание в текст различных элементов (таблиц, графиков, диаграмм, иллюстраций и т.д.).

9. Печать текста.

Перечисленные этапы представлены на схеме ниже (рис. 1.2).

Пользователям в процессе работы с информацией очень часто приходится представлять обрабатываемую информацию в виде таблиц. Такие таблицы применяются при создании и ведении бухгалтерских книг, банковских счетов, смет, ведомостей, при составлении планов и распределении ресурсов предприятий, при выполнении научных исследований.

Табличные процессоры позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Созданные вначале для выполнения только расчетных операций, электронные таблицы по мере их совершенствования оказались эффективными и при решении более сложных задач, например, таких, как:

• сортировка данных;

• обработка статистических данных;

• оптимизация работы с данными;

• прогнозирование (например, изменения температуры) и т.д.

Электронные таблицы (или табличные процессоры) — это прикладные программы, предназначенные для проведения табличных расчетов.

Отличие электронной таблицы от простой заключается в том, что в ней есть ячейки, значения которых вычисляются через значения других ячеек, в которых располагаются исходные данные

Самый популярный на сегодняшний день табличный процессор — MS Excel.

При работе с табличными данными пользователь обычно проходит ряд типичных этапов.

1. Создание и редактирование таблиц. Сущность данного этапа заключается в разработке структуры табличной информации, установлении формы размещения данных в элементах таблицы, вводе исходных данных, расчетных формул, функций и необходимой текстовой информации. После выполнения пробных расчетов может возникнуть необходимость редактирования как исходных числовых данных, так и всех других компонентов информации, содержащейся в таблице.

2. Форматирование таблиц. Этот этап обеспечивает представление табличной информации в наиболее приемлемой для пользователя форме.

3. Вращение текста и границ. Добавление границ, цветов, узоров (рис. 1.3).

4. Обработка табличных данных с использованием формул и специальных функций. На этом этапе у пользователя появляется возможность получить необходимые итоговые данные (например, в сметах и ведомостях), установить численные значения данных, представленных в ячейках таблицы в виде формул.

5. Построение диаграмм и графиков. Этот этап предназначен для обеспечения наглядного представления о числовой информации, содержащейся в различных фрагментах таблицы.

6. Аналитическая обработка данных. Необходимость в этом этапе возникает в том случае, когда требуется более сложная обработка информации, чем простая сортировка данных. Например, при решении задач по подбору параметра, обеспечивающего выполнение определенных условий, а также проведении оптимизационных исследований. Решение таких задач в среде обработки табличных данных нередко оказывается более наглядным, чем представление данных в виде абстрактных математических формул.

Перечисленные этапы представлены на схеме ниже (рис. 1.4).

Для работы с информацией может использоваться также такое средство, как презентационный процессор.

Основное предназначение презентационного процессора — представить данные в наглядной, красочной форме. Благодаря презентационному процессору введенные текстовые и числовые данные превращаются в профессионально выполненные слайды, наполненные диаграммами, таблицами, графическими иллюстрациями и пригодные для плодотворной работы с аудиторией слушателей.

Применение современной техники для презентаций стало обычным при проведении семинаров, конференций и в ходе учебного процесса. Способы представления презентаций указаны в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Формы показа презентаций

Форма показа презентаций	Пример
1. Обычно для демонстрации в конференц-залах и аудиториях используются мультимедийные проекторы, проецирующие изображение с компьютера на экран
2. В учебных целях применяются интерактивные доски, которые присоединяются к компьютеру. Сенсорный экран позволяет не только показывать изображения и   видео с компьютера, но и делать записи прямо поверх изображения
3. Плазменные панели для показа презентаций в публичных местах: выставках, музеях, торговых помещениях
4. Программный продукт Power Point фирмы Microsoft