Телегина Т.В.
Практикум
по курсу
«Тайм-менеджмент»
Москва,
2008
Содержание
Тема 7. Корпоративный тайм-менеджмент
Тема 8. Компьютеризация тайм-менеджмента.
Понятие и
сущность тайм-менеджмента
Ответьте на вопросы теста:
1. Историю отечественного тайм-менеджмента можно разделить на:
1. Четыре этапа
2. Три этапа
3. Пять этапов
4. Два этапа
5. Шесть этапов
2. Система Любищева основана:
1. На выделении важных и срочных дел
2. На совершенствовании техники производства
3. На постоянном учете и контроле своего времени
3. Лестница тайм-менеджмента состоит из ….элементов.
1. пяти
2. десяти
3. двенадцати
4. трех
5. четырех
6. шести
4. Большую роль в развитии отечественного тайм-менеджмента на первом этапе сыграли:
1. Фредерик Тейлор
2. Алексей Гастев
3. Алексей Пешков
4. Генри Форд
5. Даниил Гранин
6. Платон Керженцев
7. Александр Любищев
5. На третьей ступени лестницы тайм-менеджмента (стратегия) рассматриваются вопросы:
1. Формообразования;
2. Хронометража;
3. Самообразования;
4. Автоматизации и конвейеризации производства;
5. Целеполагания;
6. Технологизации процессов
Тема 1. Целеполагание (к оглавлению)
Задание №1.
Ознакомьтесь с конкретной ситуацией, описанной в статье Андрея Томилина «О пользе безумной мечты». Обсудите в студенческой группе статью. Каково ваше отношение к подходу человека к определению жизненных целей, изложенному автором в статье? С чем вы согласны в статье? Что, на ваш взгляд, полезно было бы перенять у автора статьи? С чем вы не согласны? Каковы ваши выводы из этого материала?
Андрей Томилин «О пользе безумной мечты».
Большинство людей не имеют долгосрочных и определенных жизненных целей.
Наблюдая за собой и другими людьми, я заметил одну интересную вещь. На самом деле людей, которые точно знают, чего они хотят добиться в своей жизни, очень немного. Себя я тоже не отношу к их числу. Еще я заметил, что тех, у кого нет твердой уверенности в своих жизненных целях, сама эта неуверенность очень беспокоит. Постоянно где-то в глубине сидит такой противный червячок, который грызет тебя и заставляет думать: «тем ли делом я сейчас занимаюсь? Я ведь не уверен в том, что должен делать именно это ».
Итак, по моим наблюдениям, людей, которые не имеют долгосрочных и определенных жизненных целей – большинство. Подозреваю даже, что подавляющее большинство.
Далее. Многих людей такое состояние отсутствия целей сильно волнует. Я бы даже сказал, парализует активность, лишает мотивации и вкуса к жизни. И в самом деле: если я не знаю, куда я иду, то идти я буду очень медленно, неуверенной походкой и в подавленном настроении. Кроме того, никто и ничто в жизни не будет мне помогать. По этому поводу какой-то умный китаец сказал: «Для корабля, который не знает, куда плывет, ни один ветер не будет попутным ».
«Бесцельный» период жизни – серьезная проблема для человека. С этой проблемой помогает справиться «безумная» мечта.
Итак, человеку, который не имеет долгосрочной цели и все время безуспешно пытается ее отыскать, не позавидуешь. Отсутствие смысла собственной деятельности – это малоприятная вещь. Как скоро эта цель будет найдена – неизвестно. Такой «бесцельный» период жизни превращается для человека в серьезную проблему и источник сильного стресса. Что самое неприятное – неизвестно, сколько этот период продлится.
Я предлагаю в подобной ситуации «не ждать милостей от природы», не дожидаться, когда же она придет эта настоящая, своя собственная, долгосрочная и достойная цель.
Нужно придумать какую-нибудь безумную, нелогичную, лишенную видимой пользы мечту-идею. Она должна быть такой, чтобы можно было осуществить за год, не больше. Например, прыгнуть с парашютом, посмотреть на случку голубых китов у берегов Новой Зеландии и т.п. Эта цель-мечта-идея должна, кроме, того, иметь безумный характер. Я бы такую цель назвал «протестной»: Все кругом хотят купить квартиру, построить дом, заработать побольше денег, а мне просто стало скучно, мне все равно, что вы об этом думаете, я хочу не позднее, чем через три месяца плюнуть с Эйфелевой башни.
Кое-что из собственного опыта.
Я не стал бы об этом писать и советовать, не будь у меня собственного опыта. В заключение кратко его опишу.
Итак. У меня в 2000 году был сложный период в жизни. Отсутствие долгосрочных целей усугублялось отсутствием работы и подруги. И как-то раз в одной из книг, мне попалась мысль о безумной идее, которую надо найти, поставить срок осуществления и претворить в жизнь, несмотря ни на что. Я подумал: в этом что-то есть. Потом подумал, а что бы это могла быть за мечта? Стал придумывать. И придумал, что хорошо было бы съездить на мотоцикле из Санкт-Петербурга в Берлин и обратно. Поставил срок – в конце июня я должен быть в Берлине. Дело было в конце февраля. Прошу учесть, что в конце февраля у меня не было ни мотоцикла, ни работы, ни денег. К тому же в водительских правах не было категории «А» для вождения мотоциклов. На все про все у меня было 4 месяца. Первым делом я купил карту Европы и флажками отметил маршрут путешествия. Флажки соединил красной ниткой. Карту с флажками повесил на стену. Потом написал план действий. Поделился своей мечтой с друзьями. Реакция была в основном такой: Тебе, что, делать нечего? На мотоцикле замучаешься. Ты что, на автобусе не можешь съездить? И т.п. Но каждый разумный довод о том, почему моя мечта плохая, меня только раззадоривал.
Вдруг я заметил, что жизнь начала мне помогать. Когда я ходил на собеседования, я видел в работе не источник средств к существованию, а возможность осуществить мечту. Зарплата, которую я просил, тоже складывалась главным образом из стоимости мотоцикла, бензина, визы в Германию и т.п. Работа очень быстро нашлась. Причем в хорошей компании. Видимо работу я получил из-за блеска в глазах. Правда, на втором месяце испытательного срока пришлось пойти на довольно жесткий разговор о значительном повышении зарплаты. Дело в том, что я немного ошибся в расчетах и денег на достижение цели к намеченному сроку стало не хватать. Просьбу удовлетворили.
Короче говоря, поехать мне удалось только в конце сентября. Незабываемые ощущения. Пересек Белоруссию и Польшу. Назад приехал в октябре, тоже на мотоцикле. Было уже довольно прохладно и дожди.
Итак, спрашиваю себя, какую пользу я получил, причем только благодаря той самой безумной мечте? В сухом остатке – приятные воспоминания, есть чем похвастаться, новые знакомые, резко возросшее самоуважение, и высокая зарплата.
Да, и еще по пути в Берлин сделал предложение своей будущей жене, которая тогда жила в Минске, а сейчас со мной в Петербурге.
Задание №2. Цели и ценности.
Сядьте и положите перед собой лист бумаги и ручку. У вас есть ровно две минуты. Запишите все, чего вы хотели бы добиться в жизни. Посмотрите на получившийся список. Запишите рядом с каждой целью, чем это важно и ценно для вас.
|
Цели, стремления |
Ответ на вопрос: "Зачем?", "Для чего?", "Что мне это даст?". Ценность |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Определите ваши ключевые области и оформите их в таблицу аналогично табл. 1.3 (учебник). Заполните таблицу таким образом, чтобы в ней присутствовали и SMART-цели и «надцели».
Задание №4. «Круг влияния».[1]
Выполните следующие действия:
1. Возьмите лист бумаги и запишите на нем те области жизни, состояние которых вас интересует или даже заботит. Это может быть все, что угодно: от состояния здоровья вашей собаки до освоения космоса.
Отметьте красным маркером те элементы списка, которые вам почти полностью подвластны, например, отношения с приятелем, ваша собственная успеваемость.
Отметьте зеленым маркером те элементы списка, на которые вы влияете в той или иной степени, в зависимости от конкретных обстоятельств, например, настроение родителей, ваши спортивные достижения.
Отметьте желтым маркером те элементы списка, которые не поддаются вашему влиянию, но на которые вы хотели бы влиять, например, отношение к вам любимого человека, ситуация в институте.
Отметьте синим маркером те элементы списка, на которые вы, на ваш взгляд, категорически не можете влиять.
2. Возьмите другой лист бумаги.
Ответьте на вопрос: «Что я могу сделать для того, чтобы «желтая область» хотя бы частично подпала под мое влияние?». Запишите все ответы, какими бы абсурдными они вам не показались.
3. Возьмите третий лист бумаги.
Ответьте:
· Действительно ли меня волнуют вопросы из «синей области»?
· Если да, то какие именно и насколько?
· Могу ли я теоретически хоть как-то на них повлиять?
· Если да, то как?
· Если нет, то кто может?
· Как я могу приобрести те качества и характеристики, которыми обладает тот, кто может влиять на перечень чрезвычайно важных для меня вопросов?
· Считаю ли я, что все люди наделены практически равными ресурсами для достижения своих целей?
· Если нет, каким образом это возможно компенсировать?
· Сознаю ли я, что могу сам выбирать те области жизни, на которые буду оказывать влияние, будь-то здоровье моей собаки или освоение космоса?
Задание №5. «Мемуарник» студенческой группы.
Каждый студент в конце учебного дня определяет для себя и записывает на листе «главное событие дня», а затем группа голосованием принимает решение, какое событие дня стало главным для всей студенческой группы. «Мемуарник» ведется в течение недели, по истечении которой определяется «главное событие недели».
Задание № 6. Личный мемуарник.
Заполните страничку мемуарника. Определите свои ценности. Запишите главное событие недели и ценность, которой оно соответствует.
|
Мой «мемуарник» за прошедшую неделю |
|
|
Главные события дней: |
Ценность: |
|
ГСД-1 |
|
|
ГСД-2 |
|
|
ГСД-3 |
|
|
ГСД-4 |
|
|
ГСД-5 |
|
|
ГСД-6 |
|
|
ГСД-7 |
|
|
ГСН |
|
Задание №7. «Ролевые функции»[2].
· Определите как можно точнее перечень своих ролевых функций.
· Запишите их на листе бумаги. Проранжируйте по убыванию важности элементы списка.
· Дайте количественную оценку каждой роли по комплексному показателю: формально уделяемое время +/- уделяемое внимание = фактически уделяемое время.
Пример: Фонд активного времени в сутках = 24 – 8 = 16 час.
Время в институте = 6 час.
Время на работе = 5 час.
Время на спорт = 2 час.
Время, уделяемое родителям = 0,5 час.
Время, уделяемое любимой девушке = 2,5 час.
(Это формальный средне-недельный суточный показатель).
При этом характерны такие особенности поведения:
Во время пребывания в институте 2 часа вы активно общаетесь с друзьями, обсуждая последний футбольный матч, а в течение следующего часа обсуждаете с вашей девушкой планы на вечер и решаете пойти в кино.
На работе вы 2 часа шлете SMS-сообщения вашей любимой девушке.
С тренировки вы отпросились на 1 час раньше, чтобы купить билеты на новый фильм.
В результате вы:
Студент = 6 – 2 - 1 = 3 час.
Менеджер = 5 – 2 = 3 час.
Друг = 2 час.
Бойфренд = 2,5 + 2 + 1 + 1 = 6,5 час.
Спортсмен = 2 – 1 = 1 час.
Сын = 0,5 час.
И ваше распределение ролей выглядит так:
Задание №8. «Список достижений».
Вспомните и запишите те дела из своего прошлого, которыми вы гордитесь, которые принесли вам много радости и которые заряжают вас энергией даже сейчас, когда вы вспоминаете их. Можете включать любые, даже самые ранние воспоминания из детства. Единственный критерий для выбора – степень вашей внутренней гордости «Я тот человек, который сделал ЭТО!». Важно, чтобы в список могли попасть дела, относящиеся к вашим различным жизненным ролям (родитель, студент, друг, и т.п.). Выберите из вашего списка достижений только 7 самых-самых – тех, которыми вы наиболее гордитесь.
Письменно опишите каждое из этих семи дел. Отбросьте лишнюю скромность и опишите очень точно, что вы сделали тогда, чего добились и что доставило вам такую радость. Опишите также, что вы чувствуете сейчас, когда вспоминаете это.
Проанализируйте: о чем вам говорят эти истории? Следуя вашим историям, что на самом деле важно для вас, что приносит вам ощущение счастья?
Задание №9. Формулирование цели. SMART-критерии.
Выберете одну из своих краткосрочных или среднесрочных целей. Запишите ее:
________________________
Приведите ее в соответствие с критериями правильно сформулированной цели:
S ________________________
M ________________________
A ________________________
R ________________________
T ________________________
Задание №10. Стратегическая картонка.
Выпишите на стратегическую картонку в левую колонку свои цели.
Определите, какие из записанных целей являются долгосрочными.
В колонке слева запишите формулировки целей, рассчитанных на 1 – 1,5 года в соответствии со SMART-критериями.
|
МОИ ЦЕЛИ |
SMART-формулировка |
|
1 |
|
|
2 |
|
|
3 |
|
|
4 |
|
|
5 |
|
|
6 |
|
Тема 2. Хронометраж (к оглавлению)
Задание № 1.
Прочитайте внимательно список основных «поглотителей» времени, приведенный в начале главы учебника. Выполните задания:
1. Выпишите в таблицу свои основные «поглотители» времени.
2. Запишите во вторую колонку причины, которые способствуют потере времени.
3. Продумайте шаги по рационализации своих расходов времени: что вы реально можете сделать в каждом конкретном случае.
4. Запишите все шаги в третью колонку.
5. Проанализируйте полученные данные по всем поглотителям: есть ли общее, что их объединяет? Есть ли одинаковые способы и меры устранения лишних затрат времени?
|
«Поглотитель» времени |
Возможные причины потерь времени
|
Меры по устранению
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Задание №2. В течение четырех дней проведите полный хронометраж своего времени. Данные записывайте, используя любой из способов фиксации расходов времени техники полного хронометража. Проанализируйте полученные данные:
1. выявите свои поглотители,
2. используя формулу подсчета непродуктивных расходов времени, подсчитайте, сколько времени в день ушло на поглотители.
3. подсчитайте, сколько времени вы использовали с пользой, эффективно.
Запишите полученные результаты. Подумайте, как вы можете оптимизировать свои расходы времени. Запишите.
Задание №3.
Выделите два основных ключевых показателя из списка дел, который вы составили в ходе выполнения предыдущего упражнения. Используя технику сокращенного хронометража, проследите за динамикой изменений этих показателей в течение недели. Для этого постройте совмещенный график динамики показателей. Запишите результаты своих наблюдений.
Задание №4. Анализ поглотителей времени студента.
Прочитайте приведенные ниже данные полного хронометража студента. Выполните задания:
1. Проанализируйте «фотографию дня» студента.
2. Подсчитайте количество времени, использованного эффективно. Используйте формулу расчета «коэффициента полезного действия».
3. Выявите основные поглотители времени. Подсчитайте общее количество времени, «съеденного» поглотителями. Используйте формулу подсчета непродуктивных расходов времени
4. Предложите свои улучшения по организации деятельности студента.
5. Подсчитайте выигрыш времени от этих улучшений.
Анализ поглотителей времени студента
|
Время начала |
Время окончания |
время (мин.) |
Что делал |
|
6:00 |
6:15 |
0:15 |
Насильственное пробуждение меня |
|
6:15 |
6:25 |
0:10 |
умывался, одевался |
|
6:25 |
6:39 |
0:14 |
Завтрак. «Схватил бутерброд на бегу» |
|
6:39 |
7:05 |
0:26 |
проверил e-mail, «вылетая из дома» |
|
7:05 |
8:45 |
1:40 |
Очень быстро побежал в академию |
|
8:45 |
10:00 |
1:15 |
Осознание того, что можно было и не бежать – забыл, что первой пары сегодня нет. Бестолковое толкание перед дверью. Курил. |
|
10:00 |
11:20 |
1:20 |
Крайне интересная лекция о необходимости сдать курсовик в этом десятилетии. Практикум. Доказал, кто лучше всех решает задачки по экономике! |
|
11:20 |
11:30 |
0:10 |
Пил кофе, покурил. Поболтал с ребятами, узнал про курсовик. |
|
11:30 |
12: 50 |
1:20 |
Третья пара. Слушал лекцию, конспектировал. |
|
12: 50 |
13:00 |
0:10 |
Пошел в кафе перекусить. |
|
13:00 |
13: 25 |
0:25 |
Поел где-то как-то так |
|
13: 25 |
13: 46 |
0:21 |
Просто сидел в кафе |
|
13: 46 |
13:49 |
0:03 |
Пытался дозвониться до начальства, узнать, надо ехать на работу или нет. Не дозвонился. |
|
13:49 |
15:04 |
1:15 |
Все-таки решил поехать. Дорога до работы. |
|
15:04 |
15:33 |
0:29 |
Пришел, переоделся, спустился на инструктаж. |
|
15:33 |
15:58 |
0:25 |
Ждали инструктаж, курили. Не дождались. Пошли в столовую пить чай. |
|
15:58 |
16:24 |
0:26 |
Пили чай, болтали. |
|
16:24 |
16:47 |
0:23 |
Сидел на лавочке во дворе (страдал фигней) |
|
16:47 |
18:00 |
1:13 |
Ура! Работа! Пришла фура, менеджер отдела снабжения попросил разгрузить. Грузили. Уронили пару коробок, было весело. |
|
18:00 |
19:30 |
1:30 |
Пришел начальник, дал ценные указания. Работал с БД в ACCESS. |
|
19:30 |
19:42 |
0:12 |
электронная почта |
|
19:42 |
19:56 |
0:14 |
Чатился на форуме. Пришел начальник. |
|
19:56 |
20:17 |
0:21 |
ICQ (можно не писать с кем?) |
|
20:17 |
20:28 |
0:11 |
Быстро собирался домой |
|
20:28 |
21:55 |
1:27 |
Дорога домой. |
|
21:55 |
22:30 |
0:35 |
Ужинал |
|
22:30 |
23:57 |
1:27 |
Call of Duty |
|
23:57 |
00:42 |
0:45 |
Вспомнил про курсовик. Попытка работы над курсовиком + чтение новостей в Интернете. |
|
00:42 |
00:53 |
0:11 |
Проверил почту |
|
00:53 |
01:15 |
0:22 |
Пил чай, курил. |
|
01:15 |
01:36 |
0:16 |
Смотрел на монитор, понял, что хочу спать. Выключил комп. Пошел в душ |
|
01:36 |
|
|
Лег спать |
Задание №5.
Переформулируйте цели, записанные в левой колонке таблицы в ключевые показатели хронометража. Запишите получившиеся варианты в правую колонку.
|
Цель |
Показатель |
|
Хочу меньше смотреть телевизор |
|
|
Давно хочу прочитать книгу Ильфа и Петрова «12 стульев», но руки не доходят |
|
|
Хочу меньше задерживаться после работы |
|
|
Хотелось бы меньше времени тратить на дорогу |
|
|
Найти бы время освоить Power Point |
|
|
Хорошо бы еще написать курсовик |
|
|
Давно мечтаю заняться восточными единоборствами |
|
Тема 3. Планирование (к оглавлению)
Задание №1. Контексты в текстах.
Прочитайте приведенные ниже ситуации. Ответьте письменно на вопросы в конце каждого текста.
Однажды, Дэвид Ф.Кертин, сидя в номере гостиницы, держал в руках стакан с водой. Настроение у него было ужасное, и вдобавок, очень хотелось пить. Он уже поднес стакан к губам, но тут вспомнил, из-за скольких плохо вымытых стаканов люди заболевают…А почему нет одноразовых стаканов? Наверное, потому, что нет ничего дешевле стекла. И вдруг его осенило – бумага! Одноразовые бумажные стаканчики! Весь день он потратил, пытаясь сделать стаканчик, который был бы прост и держал воду. Наконец, ему это удалось. Так, в 1910г. Дэвид Ф.Кертин изобрел бумажный одноразовый стаканчик и заработал на этом более 1 000 000 $.
Что помогло Дэвиду Кертину сделать свое открытие?________________
К какому типу контекстов можно отнести это обстоятельство? ________________
Обоснуйте свой ответ: ________________
Волли Амос, предприниматель, «король шоколадных бисквитов», долго не мог начать свое дело. Но однажды, на вечеринке, его знакомая сказала, что знает людей, готовых инвестировать средства в производство сладостей. На эти деньги Амос начал производство бисквитов и открыл первый магазин. Его друг и сосед, художник Тони Кристиан, помог Амосу оформить новый магазин, разработав уникальный дизайн интерьера, что придало магазину характерный и запоминающийся облик. Чтобы привлечь покупателей, Амос нанял девушек, которые бесплатно раздавали бисквиты прохожим в Беверли Хиллз и в Голливуде и принимали заказы на их изготовление.
Воли Амос и его бисквиты быстро стали знаменитыми. За 5 лет Амос открыл сеть своих магазинов в Лос-Анжелесе, Санта-Монике и на Гавайях.
Что помогло Амосу начать и развить свое дело? ________________
К какому типу контекстов можно отнести эти обстоятельства? ________________
Обоснуйте свой ответ. ________________
В конце 80-хгг. для некоторых авиакомпаний США наступило время значительных потрясений. В этот период произошли изменения в политике государственного регулирования аваперевозок. Государство сократило свое вмешательство в деятельность авиакомпаний. Многие компании, утратив ценные права и льготы, лишившись значительной доли государственного финансирования и поддержки, пострадали в значительной степени. Но были и такие, кто сумел не только сохранить прежние объемы авиаперевозок, но и увеличить их, добившись преуспевания.
Что повлияло на крах одних компаний и успех других? ________________
К какому типу контекстов можно отнести эти факторы? ________________
Обоснуйте свой ответ. ________________
Генри Форд был авторитарный предприниматель, склонный к одиночеству, своевольный, презирающий теории и «бессмысленное чтение книг». Он считал своих служащих «помощниками». Если «помощник» осмеливался спорить с Фордом или самостоятельно принимать решение, он тут же лишался работы. За 12 лет Форд превратил крошечную компанию в гигантскую отрасль. Однако верность традиции корпорации Форда, согласно которой командовать и принимать решения может только один человек – сам глава компании, в конце концов, подвела. Потребности американцев изменились, и империя Форда просто не успевала за ситуацией, не могла гибко реагировать на происходящие перемены, воплощать в жизнь новые концепции, реализовывать новые идеи. Доля «Форд Моторс» на рынке резко сократилась, и к концу 20-х годов она стала занимать только 10% автомобильного рынка.
Что повлияло на изменение положения компании Форда? ________________
К какому типу контекстов можно отнести эти факторы? ________________
Обоснуйте свой ответ. ________________
Задание №2. Выделите свои типовые личные контексты (5 - 7). Запишите их. Составьте список задач под каждый контекст. Запишите их.
Задание № 3. «День студента»
Прочитайте «мысли вслух» простого московского студента. Выполните задания, приведенные после текста.
День студента
Доброе утро, последний геройJ Времени еще – девяти нет, здорово, весь день впереди! И как же мне нравится просыпаться в своей отдельной квартире, пусть она и съемная пока, да и находится пока не в центре, а в Медведково. Зато я сам себе хозяин, сам за все плачу, сам за себя отвечаю, никто надо мной не стоит. Правда, работать приходится много. Зато получаю столько, сколько сам заработаю.
Сегодня классный день: ко мне придет любимая девушка на типа романтический ужинJ. Надо бы дома прибраться, только ведь целый час уйдет на разбор этого бардака, никак не меньше.
Я планировал в Академию еще сегодня сьездить, очень надо к преподу на консультацию по курсовой попасть, а то в срок точно не сдам тогда. Он, правда, принимает с 14-00 до 16-00 на Мещанке. А я на это время как раз договорился с хозяйкой квартиры встретиться на Теплом Стане в 15-00, деньги ей за 2 месяца отдать надо. Можно, конечно, ей позвонить, перенести встречу на другое время, но сегодня последний срок, да и звонить ей, если честно, ну совсем не хочется. Хотя можно к преподу на консультацию на полчаса раньше придти, очередь первым занять, а заодно и составить список вопросов по курсовой, которые надо с ним обсудить. Тогда и к хозяйке есть шанс на встречу успеть.
А вообще, надо любимой девушке позвонить и точное время встречи назначить, чтобы не заставлять ее вечером ждать. Да и в спортзал перед романтическим ужином желательно сходить – здоровье превыше всего! Только надо сначала все важные дела сделать.
Черт! Начальник только что позвонил. Не успевает на важную встречу с клиентом, придется за него ехать…L. А встреча в 12-00 недалеко от м. Битцевский Парк. А сколько времени-то эта встреча продлится? Чего мне нужно добиться на этой встрече? Начальник обещал после совещания у генерального позвонить и все более подробно рассказать. Наверно уже перед самой встречей в 11-30 и позвонит. Уже больше месяца хочу поменять эту работу – моего опыта с лихвой хватит на должность с гораздо лучшими условиями. Только времени на составление резюме и помещение его в интернете никак не могу найти. Решено! Обязательно созвонюсь и встречусь сегодня с Витьком, он в рекрутинге шарит, поможет мне и грамотное резюме составить, и сопроводительное письмо написать.
Ладно. Надо решать, как ехать. В метро ехать не хочется, а на улице первый снег выпал, а у меня резина на машине стоит летняя. Заехать, что ли, в автосервис, резину зимнюю поставить, а заодно и тормозные колодки сменить? Правда, до Битцевского Парка ехать далеко… Надо срочно что-то решить.
А еще в супермаркет надо как-то попасть, для романтического ужина все купить. И заодно мобильный оплатить. И из химчистки темные костюмы забрать, а то в летнем костюме в ноябре уже как-то не удобно на бизнес встречи приходить. И за интернет заплатить надо заехать! А заодно и кредит за стиральную машину оплатить.
Кстати, ко мне младший брат должен в 9-30 придти, мы с ним договорились, что он сегодня придет ко мне домой в counter-strike поиграть. Надо ему позвонить, скоро он?
Родителям еще хочу позвонить – давно что-то с ними не общался, узнать, как дела.
И цветы на романтический ужин надо купить обязательно, а то в прошлый раз забыл, так неудобно перед любимой девушкой былоL.
Столько дел, столько дел! Как же все успеть?
1. Помогите студенту составить план дня, используя алгоритм гибко-жесткого планирования.
2. Запишите план на страницу ежедневника в конце задания.
Страница ежедневника:
|
9 |
9 |
|
|
|
|
10 |
10 |
|
|
|
|
11 |
11 |
|
|
|
|
12 |
12 |
|
|
|
|
13 |
13 |
|
|
|
|
14 |
14 |
|
|
|
|
15 |
15 |
|
|
|
|
16 |
16 |
|
|
|
|
17 |
17 |
|
|
|
|
18 |
18 |
|
|
|
|
19 |
19 |
|
|
|
|
20 |
20 |
|
|
|
|
21 |
21 |
|
|
|
|
22 |
22 |
|
|
|
|
23 |
23 |
|
|
|
|
24 |
24 |
|
|
|
Задание №4. «День менеджера». Прочитайте приведенные ниже размышления менеджера о предстоящем дне и план дня, который он составил.
День менеджера
Ну и день сегодня предстоит! Сейчас только девять часов утра, а дел навалилось столько, что, кажется, времени катастрофически не хватит.
Звонил рассерженный клиент – не получил заказ в срок. Надо бы ему перезвонить, выяснить все вопросы, успокоить. Материалы надо к выставке готовить: открытие через две недели, а ни слайдов, ни текста для рекламных буклетов еще нет. Да и насчет полиграфии пора бы озадачиться, позвонить и заказать изготовление материалов – календарики всякие, листовки, буклеты, сувениры, плакаты, а то, как всегда, в последний момент спохватимся и опять - голый стенд и две жалкие листовки. Позор!
В 13.00 назначены переговоры с поставщиком – это дело святое, надо ехать самому. Интересно только, на чем? Машину из сервиса так и не нашел времени забрать, а надо бы. На метро? Или такси заказать? Ничего себе – так у нас же еще презентация сегодня! Ну конечно, начало в 18.00, а команда ни сном, ни духом. Срочно надо всех собирать на инструктаж. Хорошо бы еще текст статьи в «Экономический вестник» отредактировать, а то уже месяц валяется где-то в столе. Кстати о столе – не мешало бы разобраться в этом хаосе, а то вечно полчаса копаешься, пока нужный документ найдешь. А так хотелось сегодня в спортзал сходить, размяться! Ну, это вряд ли. Если еще учесть накопившийся объем невнесенной в базу данных информации по клиентам… А ведь это потенциальная прибыль фирмы.
Ну вот, позвонила секретарь – через полчаса совещание у шефа, присутствие обязательно. Надо успеть хоть план дня накидать, а то опять половина задач из головы вылетит. Итак, что там у нас самое главное на сегодня?
1. Проанализируйте размышления и составленный план. Проанализируйте, насколько точно был выполнен алгоритм планирования дня.
2. Составьте свой план дня для этого менеджера. Объясните, почему вы именно так распланировали дела и задачи? Ответы подкрепляйте ссылками на материал главы.
Страница ежедневника:
|
9 |
9 |
|
|
|
|
10 |
10 |
|
|
|
|
11 |
11 |
|
|
|
|
12 |
12 |
|
|
|
|
13 |
13 |
|
|
|
|
14 |
14 |
|
|
|
|
15 |
15 |
|
|
|
|
16 |
16 |
|
|
|
|
17 |
17 |
|
|
|
|
18 |
18 |
|
|
|
|
19 |
19 |
|
|
|
|
20 |
20 |
|
|
|
|
21 |
21 |
|
|
|
|
22 |
22 |
|
|
|
|
23 |
23 |
|
|
|
|
24 |
24 |
|
|
|
Задание № 5. Результато-ориентированное планирование.
· Найдите формулировки, которые не являются результато-ориентированными.
· Переформулируйте их в результато-ориентированный вид.
|
Сдать пальто в химчистку |
|
|
Позвонить Петрову |
|
|
Добиться подписания договора с поставщиками |
|
|
Перевести 15000 на счет поставщика А. |
|
|
Встретиться с Константином |
|
|
Совещание: 15.00, сотрудники |
|
|
13.00 – пообедать |
|
|
Составить план действий на завтра |
|
|
Сходить в кино вечером |
|
|
Оформить титульный лист для реферата. |
|
|
Задание. Тайм-Менеджмент. |
|
|
Выспаться!!! |
|
|
Завтра. МФПА. |
|
|
Встреча: Иванов, договор |
|
|
16.00 – сосед. Спортзал |
|
|
собеседование 14.00. |
|
|
Звонки: Летаев, Пронина |
|
|
Напомнить о себе Р.К. |
|
|
Предоставить в деканат список группы. |
|
|
Выставка: проект В и проект С. |
|
Задание №6. Прочитайте приведенные ниже формулировки задач:
· зайти в спортзал.
· институт, зачет.
· найти ключи от квартиры.
· позвонить клиенту.
· поговорить с Ивановым.
· Лекция.
· Оформить титульный лист для реферата.
· Обсудить проект с командой.
· Составить план действий на завтра.
· Задание по тайм – менеджменту.
· собеседование 14.00.
· Отдать CD-диск соседу.
· Пообедать.
· Почта. Папка «Входящие».
· Проектная работа.
· Вопросы по диплому
· Договориться о времени консультации с преподавателем
· Решить 5 трудных задачек по математике
· Мобильный. Деньги.
· Работа, резюме, агенство.
Выполните следующие задания:
Разделите лист на две части.
1. В левую колонку выпишите те задачи, которые составлены в результато-ориентированном виде.
2. Переформулируйте задачи, являющиеся, по вашему мнению, не результато-ориентированными, так, чтобы они соответствовали формуле результато-ориентированного планирования. Запишите их в правую колонку.
3. Объясните, какие задачи и почему вы посчитали соответствующими результато-ориентированной форме. Подкрепите свой ответ ссылками на текст раздела главы.
4. Объясните, какие задачи вы переформулировали. Почему? Подкрепите свой ответ ссылками на текст раздела главы.
Задание №7. Исключите из приведенного алгоритма жестко-гибкого планирования лишние шаги и запишите алгоритм правильно:
· Выделить ключевые показатели и отследить их в динамике
· составить список жестких задач
· отметить свои личные контексты
· составить список гибких задач
· перенести в список жестких задач как можно больше задач из гибкого списка
· заполнить пустое пространство между жесткими задачами
· определить время исполнения для всех задач на день
· построить двухмерный график для определения взаимосвязей между задачами
· выделить из списка приоритетные задачи
· разбить приоритетные задачи на подзадачи
· забюджетировать время для приоритетных задач.
· Определить время на выполнение жестких задач в размере 80% от рабочего дня
Задание №8. Выберите одну значимую для вас долгосрочную цель в какой-либо ключевой области жизни. Используя приведенную ниже таблицу, составьте долгосрочный план достижения этой цели, записав все формулировки в результато-ориентированном виде.
Тема 4. Обзор задач (к оглавлению)
Задание № 1. Контрольные списки.
1. Вы - менеджер по работе с поставщиками фирмы, занимающейся изготовлением металлических скрепок. На складе заканчиваются запасы проволоки, а процесс изготовления прерывать нельзя. Ваш начальник поручил Вам прозвонить поставщиков и выбрать тех, кто может поставить материал по самой минимальной цене, в сжатые сроки. Составьте список контрольных вопросов к телефонному разговору с поставщиками.
________________________________________
2. Вы устроились на работу в компанию, хорошо себя зарекомендовали, но для дальнейшего карьерного роста требуется отличное знание португальского языка. Ваш начальник согласен оплатить курсы иностранных языков, если вы сами прозвоните учебные заведения, подберете наилучший вариант и предоставите ему информацию. Подготовьте список вопросов, который поможет вам выбрать наиболее оптимальный вариант.
________________________________________
3. Вы - сотрудник социологической службы, проводящей опросы населения. Вам поручено провести телефонный опрос на тему "Мой Мобильный телефон". Опрос заказала фирма, занимающаяся продажей мобильных телефонов и собирающаяся выйти на рынок с новой моделью. Составьте контрольный список вопросов, который поможет выяснить, что людям больше всего нравится в мобильных телефонах.
________________________________________
4. Анализ рынка показал, что в будущем сезоне будут популярны настенные часы со сменными цветными корпусами. Ваша компания собирается наладить выпуск таких моделей и вам необходимо подготовить заявку на завод, производящий часы. Вы должны составить список основных отличительных особенностей, перечислить характеристики этой модели часов: как они будут выглядеть, какими качествами обладать, какой дизайн, оформление и т.д.
________________________________________
5. Вы - сотрудник социологической службы, проводящей опросы населения. Вам поручено провести телефонный опрос на тему "Идеальная настольная лампа". Опрос заказала фирма, занимающаяся продажей настольных светильников и собирающаяся выйти на рынок с новой моделью. Составьте контрольный список вопросов, который поможет выяснить, что людей больше всего не устраивает в настольных лампах.
________________________________________
Задание№2. Двумерные графики для долгосрочных задач.
Запланируйте с помощью двухмерного графика долгосрочный проект (ремонт квартиры, строительство дачи, изучение иностранного языка), рассчитанный на год. Заполните соответствующую пустографку:
|
Подзадачи |
ян |
фв |
мр |
ап |
мй |
ин |
ил |
ав |
сн |
ок |
нб |
дк |
ян |
фв |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Задание№3. Двумерные графики контроля краткосрочных и делегированных задач.
Запланируйте с помощью двухмерного графика небольшое мероприятие сроком на 1-2 недели (подготовка презентации новой продукции у клиента, подготовка к выставке, разработка нового рекламного буклета). Назначьте исполнителей для каждой задачи.
Заполните соответствующую пустографку:
|
Задача |
Исполнитель |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Задание№3.
Используя правила создания Mind maps (древовидные карты) нарисуйте древовидную карту для решения проблемы (повысить свой образовательный уровень, открыть свое дело, моя цель, подготовка презентации) или любой другой по вашему выбору.
Тема 5. Приоритеты (к оглавлению)
Задание№1.Матрица Эйзенхауэра.
Распределите дела из приведенного ниже списка с помощью матрицы Эйзенхауэра по типам задач в зависимости от важности и срочности:
1. Разобраться на рабочем столе
2. Подготовиться к завтрашнему зачету по тайм-менеджменту
3. Поиграть с другом в Call of Duty2
4. Написать реферат по экономике, который нужно сдать до конца следующего месяца
5. Встретиться с друзьями, сходить в Интернет – кафе
6. Позаниматься с репетитором по математике, надо готовиться к вступительным экзаменам через 4 месяца.
7. Навести порядок в комнате
8. Позвонить сегодня ключевому клиенту
9. Закончить работу над квартальным отчетом (сдавать через четыре дня)
10. Завтра поздравить маму с днем рождения
11. начать заниматься на курсах иностранного языка, для подготовки к поступлению в ВУЗ в следующем году
Запишите дела в соответствующие графы:
А________________________________________
В________________________________________
С________________________________________
D________________________________________
Задание№2. Многокритериальная оценка.
Вы – менеджер по рекламе компании по продаже строительных материалов. Вам поручили срочно подготовить рекламные материалы к выставке, которая откроется через три недели. Вам нужно выбрать полиграфическую фирму, которая быстро, качественно сможет изготовить рекламный буклет компании (нужно около 300 - 500 штук). Вы обзвонили три фирмы и собрали следующую информацию:
Фирма А: могут изготовить буклет за 2 недели, если вы предоставите весь материал: текст, фотографии, рисунки. Макет буклета разрабатывает художник фирмы А, обязательно согласование макета с заказчиком. Минимальный тираж заказа – от 100 экземпляров. Фирма находится на другом конце города, добираться до нее около 1,5 часов, своих курьеров у них нет. Цена средняя, приемлемая для вашей компании. Качество полиграфии хорошее.
Фирма В: могут изготовить буклет в сжатые сроки – 4 дня. Макет они не разрабатывают, вы должны предоставить свой готовый макет. Этапа согласования макета с заказчиком нет. Фирма находится недалеко от вашего офиса, в 20 минутах ходьбы. Своих курьеров у них нет, нужно ехать самому. Минимальный тираж, который можно заказать – от 300 экземпляров. Цена изготовления очень низкая. Качество полиграфии среднее.
Фирма С: Стоимость изготовления очень высокая. Высокое качество полиграфии, срок изготовления – 2,5 недели (очень много заказов). Минимальный тираж, который можно заказать – от 500 штук. Есть свой художник, который может помочь разработать макет, подскажет, какие фотографии, рисунки подойдут, согласовывает макет с заказчиком. Если есть необходимость, фотограф компании выезжает к клиенту и делает необходимые фотографии нужного качества. Фирма находится далеко, в 1,5 часах езды, но есть своя курьерская служба, готовые буклеты готовы доставить по любому адресу. Цена очень высокая.
Запишите в таблицу критерии, по которым вы будете выбирать фирму, в которой разместите свой заказ. Расставьте веса критериев. Оцените по каждому критерию каждый из вариантов. Выберите наиболее оптимальный вариант.
|
|
|
|
|
|
ИТОГ |
|
Фирма А |
|
|
|
|
|
|
Фирма В |
|
|
|
|
|
|
Фирма С |
|
|
|
|
|
Задание№3. Используя многокритериальную оценку, расставьте приоритеты для своих долгосрочных целей. Для выбора целей и ценностей можете воспользоваться «Стратегической картонкой» и «Мемуарником».
Задание№4. Проведите полный хронометраж своих 4-х дней (можете использовать данные задания № 2 к теме «Хронометраж»). Используя данные своего четырехдневного хронометража, расставьте приоритеты в своих делах с помощью матрицы Эйзенхауэра: какие из дел к какому типу задач вы можете отнести. Запишите, какие шаги вы можете сделать, чтобы уменьшить количество дел категории С и своих поглотителей времени.
А) _________________________________________
В) _________________________________________
С) _________________________________________
D) _________________________________________
Шаги, которые сделаю для сокращения потерь времени:
_________________________________________
Тема 6. Самомотивация (к оглавлению)
Задание№ 1. Вспомните и запишите несколько (3 – 5) своих типовых сценария короткого (5 – 10 минутного) отдыха в течение рабочего дня. Обсудите в группе все получившиеся варианты. Оцените каждый из сценариев по 5-ти балльной шкале. Выберите наиболее оптимальные сценарии короткого отдыха.
Задание№ 2. При работе над своим делом-«слоном» - изучением английского языка – студент МФПА разделил его на следующие «бифштексы»:
1. Читать книги на английском языке
2. изучать грамматику
3. Курсы
4. Ежедневно 30 минут смотреть фильмы на английском языке
5. Учить слова
6. Ежедневно смотреть упражнения по грамматике
Определите, какие из этих «бифштексов» «реальные», какие – «иллюзорные». Переформулируйте «иллюзорные бифштексы», сделав их «реальными» и запишите формулировки.
_________________________________________
Задание№3. Выпишите в таблицу свои «лягушки» и «бифштексы». В течение двух недель отслеживайте выполнение решения мелких задач. Результаты отмечайте в графике.
|
«Лягушки» и «бифштексы» |
пн |
вт |
ср |
чт |
пт |
сб |
вс |
пн |
вт |
ср |
чт |
пт |
сб |
вс |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Задание№4. Приведите примеры своих дел – «лягушек». Съедайте по одной в день. Запишите, сколько времени у вас заняло выполнение этой задачи.
Дело - «лягушка» 1: _________________________________________
Решение задачи заняло: _________________________________________
Дело - «лягушка» 2: _________________________________________
Решение задачи заняло: _________________________________________
Дело - «лягушка» 3: _________________________________________
Решение задачи заняло: _________________________________________
Задание№5. Определите, какие из перечисленных дел являются «слонами», какие – «лягушками».
Пример:
Подготовить материал к научной конференции (Слон)
Написать поздравительную открытку (Лягушка)
Список дел:
· Позвонить другу, поздравить с днем рождения (___________)
· Написать диплом (___________)
· Сделать ремонт в квартире (___________)
· Сообщить клиенту о срыве сроков поставки (___________)
· Положить деньги на мобильный телефон (___________)
· Отправить счет клиенту по факсу (___________)
· Навести порядок в шкафах в своей комнате (___________)
· сделать резервную копию рабочих файлов (___________)
· разработать проект создания антивирусной программы (___________)
Задание № 1. Приведите пример любого своего дела – «слона». Используя правила работы с такими задачами, запишите все этапы «разделки слона». Запишите, с помощью каких инструментов (график, таблица) будете осуществлять контроль за решением задачи. Приведите пример использования различных инструментов для осуществления регулярного контроля за решением дела – «слона».
_________________________________________
Тема 7. Корпоративный тайм-менеджмент (к оглавлению)
Задание № 1.
Прочитайте Правила уважения ко времени. Являются ли приведенные правила договоренностями или регламентом? Ответ обоснуйте.
Мы договорились ценить время друг друга – наш невосполнимый капитал, из которого «сделана наша жизнь». Мы придерживаемся простых правил:
1. Считай время, как деньги. Будь готов к тому, что за ошибку во времени лишишься денег.
2. Телефоном – срочное, остальное – почтой.
3. Все, что можешь – делай сам. Приходи не с вопросом, а с вариантами решения.
4. Не пытайся переложить свою проблему на другого. Будь готов услышать твердое «нет».
5. Отправляя e-mail, обязательно укажи актуальную тему письма и важность.
6. Перед тем, как дернуть коллегу – подумай. Запиши вопрос, и задай несколько вопросов разом.
7. Опоздание – зло. Но если уж опоздываешь – предупреди.
8. Готовься к планерке заранее. Приноси мысли на бумаге.
9. Получив от коллеги информацию (регламент, презентацию) – прочитай и храни. Второго раза не будет.
10. Активное внимание твоего слушателя длится 1.5 минуты. Практикуй краткость, сестру таланта.
11. В любом запросе указывай реальные сроки исполнения. Не «завышай» их, как цену на базаре.
12. Критикуешь – предлагай свое решение. Критика без варианта решения – не принимается.
13. Приходи редко. Проси мало. Уходи быстро.
Выберите три любых правила из списка. Запишите их. Приведите для каждого из них по одному примеру, как можно превратить эти правила в «вещи», реально работающие инструменты ТМ.
Задание № 2.
Представьте, что вам поручено рассказать о преимуществах внедрения технологий тайм-менеджмента в корпоративную культуру сотрудникам некой организации. Ваша задача – заинтересовать людей использовать в своей работе инструменты и техники тайм-менеджмента. Составьте и запишите небольшое (5 минут) выступление (от первого лица) о достоинствах и преимуществах применения технологий тайм-менеджмента в условиях организации. Опишите те выгоды, которые могут получить люди от внедрения основ тайм-менеджмента в свою практическую деятельность.
Задание №3.
Ознакомьтесь с конкретной ситуацией, описанной в статье Сергея Медведева «Как я мотивирую подчиненных при внедрении ТМ». Обсудите в студенческой группе статью. Какие приемы использовал автор, чтобы увлечь подчиненных идеей ТМ? Как бы Вы построили свое выступление в аналогичной ситуации? Подготовьте небольшое (5-10 минут) устное выступление для своих сокурсников.
Исходя из термина «бацилла» (эдакая заразительная штуковина, которая распространяется с ужасной быстротой), требовалось аналогичное внедрение системы тайм-менеджмента (или рационального управления временем) для подчинённых. После посещения. открытого семинара «Тайм-менеджмент: гибкие методы» в компании Организация Времени в Москве, я задумался: «А почему бы, собственно, и нет?» Да-да, речь идёт о мотивации подчинённых, ибо без их вникания в суть вопроса невозможен и качественный тайм-менеджмент руководителя.
Итак, утренняя планёрка ровно в 9-00.
– Уважаемые, список приоритетных задач на сегодня следующий: как всегда, очередная закупка материалов, также примите к сведению приказ о полной инвентаризации производственного объекта, и…кстати, а как у Вас со временем?
Никто не обронил ни слова.
– Со временем, говорю, как?
– Вечером, что ли? – хмуро произнёс менеджер.
– Вечером, в том числе.
– Ну, как всегда, доползти домой, похавать чего-нибудь и телик посмотреть, ну, фильм там, пивка попить с друзьями.
– А есть ли у вас мечта? – продолжил я.
– Причём тут мечта? – удивилась секретарь. – Я, может, на Сейшелы хочу слетать, но на это ни времени, ни денег нет, и не предвидится.
– Это осуществимо, – невозмутимо продолжил я.- Как я понял, у Вас есть время (на телик и пиво) и мечта. Надо стыковать. Я уделю вам немного времени, как бы инвестирую его в Вас, чтобы вы не только более эффективно работали каждый на своей должности, но и нашли свободный временной ресурс у себя в течение дня. Ничего не спрашивайте, пока не поймёте сути.
С этими словами я нарисовал маркером на настенной магнитно-маркерной доске большой круг, разделяя его на 4 части.
– Вот Вам Ваш жизненный «блин» (рисунок 1).
– Объясняю: средняя жизнь россиянина – 60 лет. Вот на круге (он для удобства поделён на 4 сегмента по 15 лет) два сегмента закрашено. Что это значит? Это значит, что каждый из присутствующих в среднем «тридцатник» уже прошел.- Я посмотрел на людей – настороженная заинтересованность.
– Ещё 8 часов (треть дня или треть оставшегося времени), т.е. 10 лет уйдёт на здоровый сон, причём, чем старше мы будем, тем больше времени нужно будет тратить на восстановление сил, не говоря уж о болезнях из-за нашего неправильного образа жизни. Что имеем в остатке? 20 лет? Или 8760 дней или 175200 часов.
– И всё? – спросила секретарь.
– Ну, быть может, я утрирую, кто-то больше, кто-то меньше, но уж точно не миллион часов. Время нельзя вернуть!!! Вот в чём фишка!
– Это клетка, нам из неё не вырваться, – с горечью в голосе сказала секретарша и на глаза её навернулись чуть ли не слёзы (может, показалось).
– Всё просто, уважаемые. Что нужно для вашей мечты? Сейшелы – 4 тыс. долларов, перелёт и прочие расходы. Допустим, шесть… Запомните, что САМОЕ главное – чёткая постановка жизненных целей. Есть у меня такое жизненное кредо…: «ЕСЛИ ЧЕЛОВЕК ЧЕГО-ТО ОЧЕНЬ ХОЧЕТ – ОБЯЗАТЕЛЬНО ДОБЬЁТСЯ, А НЕ ДОБЬЁТСЯ – ЗНАТЬ, ПЛОХО ХОТЕЛ!»
Ставьте реальные, но чуть большие цели для осуществления своей мечты, тогда к маленьким целям всегда придёте. Чем лучше Вы себя узнаете, тем лучше будет результат, так как точка отсчёта находится внутри нас.
В первую очередь надо измениться самому. И не нужно со всех ног ломиться к своей цели, идти по головам. Мечта не сбудется завтра. Помните, что,…посеяв весной семена, мы не получим урожай завтра, надо ухаживать за посевами, удобрять и поливать растения, тогда осенью мы получим богатый урожай. В тайм-менеджменте – тоже! Готовьтесь МЕНЯТЬСЯ!
Вот и разберём сейчас пример с Сейшелами, ведь, чтобы рационально распределить своё время, надо использовать категории и законы тайм-менеджмента.
– Да слышали, тайм-менеджмент, инвойсинг, прочая лабуда.
– Не путайте, расскажу. Только самому внедрить систему тайм-менеджмента не по силам. Я же завязан на Вас, а Вы – на мне.
– Что нам с этого, повышение зарплаты? – спросил вечно недовольный инженер (дайте денег, а я всё сделаю, организую и куплю – старый, «совковый» ещё подход).
– Уважаемые, методика, которую я освоил, позволит работать без авралов, то есть беречь свои нервные клетки, и раньше, наконец, сдать объект. Кроме того, всё в этом мире не вечно, объём знаний удваивается каждые четыре года, специальности перестают котироваться, предприятия открываются и закрываются, а вы все нормальные работники. Сейчас любая уважающая себя контора берёт на работу специалистов со знанием планирования и тайм – менеджмента, и будь Вы хоть трижды ас, предпочтение отдадут кандидату с более развитыми вышеперечисленными навыками.
– А научиться этому сложно?
– Не сложней, чем ручкой писать на бумаге. К примеру, мы все ведём органайзеры, в календарях перекидных планы записываем какие-то, но каждый у себя! А откуда мы узнаем, что за планы у другого, а знать надо бы. Вот – доска, смотрите, вот – должности, вот – время – пока хотя бы так. Синий маркер – мероприятие, которое никак нельзя пропустить (встать – шеф идёт), зелёный цвет – мероприятия, которые можно и чуть подвинуть во времени, «бюджетируемые». Так что теперь на память и на бумажки надеяться не стоит. Вечером планёрка – записываем перечень задач на ближайшую перспективу, а утром уже знаем, что, где и когда. Обязательно время оставлять после каждого мероприятия, хотя бы по 30-40 минут, мало ли, вдруг аврал какой, или шеф, но не после работы. А вообще, процентов сорок рабочего дня должно быть выделено под резерв.
– Интересно.
– Если это получится, на следующей неделе ещё примочки тайм-менеджерские покажу.
– А как же Сейшелы? – спросила с надеждой в голосе секретарь.
–Очень просто. Сейчас Вы сколько получаете? 500 долларов? Распишем Вашу мечту точно по SMART (конкретно, измеримо, достижимо, реалистично и в «привязке» ко времени). На жизнь в месяц вам нужно баксов триста? Если да, то двести долларов надо откладывать 30 месяцев, а доллар очень неустойчив. Решения: в свободное время наметить программу личного развития – получение сертификатов, прохождение тренингов. Глядишь – шеф повысит зарплату. Можно и подрабатывать, хотя бы банальным набором текста. Пути нахождения свободного времени я покажу. Ещё можно складывать эквивалент ваших отложенных денег в рублях в ПИФы. За год процентов 60 прибыли набегает в среднем. Поэтому реально и за полтора года себе на нормальный отдых заработать. Когда человек знает, чего стоит вещь в денежном эквиваленте, и во временном, то он чётко видит свою цель (необходимо учиться измерять и просчитывать). Теперь дело за вами! Итак, коллеги, завтра начинаем жить по-новому (хотя бы попытаемся жить по-новому)?
– Ну да, конечно, – пробурчал инженер, улыбаясь сквозь усы.
На этой оптимистичной ноте я и закончил своё выступление по мотивации сотрудников при внедрении тайм-менеджмента, и надеюсь, что мне удалось заронить семена в их сознание (хоть бы проросли, поливать будем). Всё выступление заняло 40 минут, но пользы оно принесёт неизмеримо больше.
Тема 8. Компьютеризация тайм-менеджмента. (к оглавлению)
Практические задания (задания к этой главе выполняются на компьютере)
Задание №1:
Настройте отображение панели календаря в удобном формате («рабочая неделя»). Настройте панель задач в календаре.
Задание №2:
Создайте список гибких задач. Настройте правило автоформатирования, заставляющее Outlook раскрашивать приоритетные задачи с высокой степенью важности в красный цвет.
Задание №3:
Настройте правило автоформатирования, заставляющее Outlook раскрашивать неприоритетные задачи в серый цвет.
Задание №4:
Настройте правило автоформатирования: «Задачи, до срока исполнения которых осталось меньше недели – выделять синим цветом».