Московская финансово-промышленная академия

Успешный человек – это человек умеющий распоряжаться временем. Успешен тот, кто успевает. Успевать – значит делать вовремя, а то, «что сделано несвоевременно, сделано понапрасну» (Ф.Бэкон).

Время – ресурс невосполнимый. Украденный час никто не вернет.

Время невозможно положить под проценты в банк, его нельзя взять взаймы.

Поэтому основная задача тайм-менеджмента - так планировать и организовывать свои дела, чтобы не терять драгоценный и невосполнимый ресурс времени.

Запомните определение:

Тайм менеджмент – технология, позволяющая невосполнимое время жизни использовать в соответствии со своими личными и бизнес

целями и ценностями.

История становления тайм-менеджмента в России.

Часто тайм-менеджмент воспринимается как чисто западная технология. Однако Отечественная школа научной организации труда и организации личного времени имеет ряд собственных достижений, не имеющих аналогов в западной науке. Более того, многие из разработок отечественных исследователей организации времени были позаимствованы западными специалистами. В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить три основных этапа.

Первый этап: 20-е годы ХХ века – период бурного развития экономики и научной организации труда (НОТ). Это период очень грамотного и эффективного хозяйствования, управления экономикой страны. Зарождение и развитие тайм-менеджмента на этом этапе было связано с именами А.К.Гастева (Центральный Институт Труда) и П.М.Керженцева (Лига «Время»), чьи идеи и опыт были особенно важны для дальнейшего изучения и развития организации времени.

!	Более подробно об организации тайм менеджмента в России на этом этапе см. Учебное пособие по тайм менеджменту под ред.Архангельского, стр.9-10

«Вторая волна» отечественного тайм-менеджмента началась с выходом в начале 70-х годов книги Даниила Гранина «Эта странная жизнь». В ней повествуется о биологе А.А.Любищеве, в молодости поставившем себе глобальную цель: разработать периодическую систему биологических объектов, подобную периодической системе Менделеева. Подсчитанное им количество времени, необходимое для достижения этой цели, оказалось гораздо больше средней продолжительность жизни человека. Он решил изыскивать резервы времени, для чего стал вести хронометраж своей деятельности, анализировать результаты хронометража, планировать свою работу.

!	Обратите внимание, что на этом этапе впервые появились следующие идеи:

· хронометраж как основа управления своим временем;

· бюджетирование расходов времени;

Основная идея «любищевского» подхода:

эффективное мышление - основа личной эффективности;

хронометраж – инструмент выработки этого мышления.

Личная эффективность - не просто набор разрозненных техник и приемов; Осознанное управление временем как метод мышления позволяет достичь лучших результатов.

Третий этап. В январе 2001 года, на сайте «Организация времени» www.improvement.ru зародилось первое он-лайновое тайм-менеджерское сообщество. Так начался третий этап в истории развития отечественного тайм-менеджмента. Это уникальное явление в России и в мире в целом. На сегодняшний день оно объединяет:

· последователей любищевских традиций;

· IT-консультантов, благодаря которым стало возможным объединить классические подходы к личной эффективности и современные технологии анализа и моделирования бизнес-систем;

· Предпринимателей, менеджеров, управленческих консультантов.

На сегодняшний день тайм-менеджерское сообщество – основной генератор современных идей и технологий повышения личной эффективности.

Система тайм-менеджмента.

Термин «управление временем» достаточно условен.

Под управлением временем понимается управление человеком собственной деятельностью, организацией выполнения задач и распределения всех ресурсов.

Современный тайм-менеджмент – это не просто набор приемов из области «как успевать укладываться в сроки». Это – комплексная система управления собой и своей деятельностью. Ее можно представить в виде лестницы:

Основные элементы этой системы:

· Эффективность (сюда же можно добавить тему успеха). Например, как хорошо подготовиться к контрольной работе в минимальное время.

· Технологии, позволяющие принимать более сильные решения. Технологии повышения личной эффективности.

· Стратегия - ответ на вопрос «Куда ехать?». Определение направления развития.

· Философия. В контексте тайм-менеджмента – это ответ на вопрос: «Зачем?». Зачем ставить именно такие цели, а не другие? Как осознать свои жизненные ценности?

!	Более подробно о каждом элементе системы тайм менеджмента читайте учебное пособие по тайм менеджменту, глава 1. (стр.13-16)

Основные выводы:

1. Основная задача тайм-менеджмента – помочь нам управлять своими планами, задачами, делами, а в целом всей своей жизнью, выработать чувство времени и эффективности.

2. История отечественного тайм-менеджмента состоит из трех основных этапов, каждый из которых имеет свои особенности.

3. Система тайм-менеджмента состоит из четырех основных элементов: эффективность, технология, стратегия, философия.

Контрольные вопросы:

1. Какими основными характеристиками обладает время как ресурс?

2. Дайте определение тайм-менеджмента.

3. Охарактеризуйте три этапа становления и развития тайм-менеджмента в России.

4. Почему мы можем говорить о тайм-менеджменте как о системе?

5. В чем состоит основная задача тайм-менеджмента?

Выполните практические задания. (Практикум, тест к теме «Понятие и сущность тайм-менеджмента»)

Тема 1. Целеполагание (к оглавлению)

Успешно изучив занятие, вы будете:

знать:

· Важность целеполагания для реализации своих желаний и стремлений.

· Подходы к определению своих целей

· Способы определения ценностей

· Важность SMART-критериев для формулирования и достижения своих целей

уметь:

· Четко формулировать свои цели

· Планировать свои действия по достижению своих поставленных целей

· Использовать на практике различные подходы к достижению целей

· Успешно решать задачные и проблемные ситуации

Изучая занятие, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

· Целеполагание

· «Родные» и «навязанные» цели

· Цели и ценности

· SMART-критерии

· Цели и надцели

· Задачи и проблемы

· Ключевые области жизни

· Реактивность и проактивность

Полученные сегодня знания вам будут полезны:

· Для определения и формулирования своих целей

· Для достижения поставленных целей

· При принятии решений в условиях постоянных изменений ситуации

Понятие и определение целеполагания.

Управлять временем мы можем только через управление своими задачами, планами, сроками, делами, целями. Цели и ценности являются основой современного тайм-менеджмента, что нашло свое отражение в определении понятия «тайм-менеджмент» (см. учебное пособие по тайм-менеджменту, стр.13). Для того чтобы добиться успеха в жизни, нужно уметь ставить и достигать цели.

Запомните определение:

Целеполагание - это определение, конструирование цели, формирование образа желаемого будущего.

Мы все умеем мечтать, но немногие люди умеют реализовывать свои мечты, делать их реальностью. Чаще люди не управляют своей жизнью, а «плывут по течению».

Проактивный и реактивный подходы к жизни.

Стивен Кови, известный американский специалист по управлению временем, различает два подхода к жизни: «проактивный» и «реактивный».

Реактивный подход к жизни – реагирование только на внешние обстоятельства, жизнь «как сложилось» и «как получилось», полная зависимость от внешних обстоятельств и других людей. Стратегия пассивного человека

Проактивный подход к жизни – активное влияние на события и обстоятельства, жизнь «вопреки» и «несмотря на обстоятельства». Стратегия активного, успешного человека, автора своей собственной жизни и судьбы.

Степень проактивности можно определить, используя понятия: «круг влияния» и «круг забот».

«Круг забот» - факты, явления, вопросы, которые волнуют, заботят, оказывают на человека эмоциональное и интеллектуальное влияние.

«Круг влияния» - те явления из «круга забот», которые возможно контролировать, на которые можно влиять непосредственно.

!	Прочитайте учебное пособие, стр. 16 – 20. Обратите внимание на различия в реактивном и проактивном подходах к жизни. Внимательно изучите способ определения проактивности с помощью «круга забот» и «круга влияния».

!	Прочитайте статью «Технология ОТПАД» на стр.20 – 21. В чем суть данной технологии?

Ценности как основа целеполагания.

Цели, и особенно долгосрочные, формулируются на основе базовых ценностей.

Основные способы определения ценностей:

· «мемуарник» (от слова «мемуары») – простой технологичный инструмент, дает возможность быстро сформировать список ключевых ценностей.

· техника перехода к ценностям от повседневных задач

· «декларация о личной миссии»,

· анализ потребностей.

Внимательно изучите описание каждого из этих способов, приведенных в учебном пособии на стр. 22 – 28.

Цели и ключевые области жизни

Ставить цели необходимо во всех значимых областях жизни. Это позволяет сделать жизнь более гармоничной и сбалансированной, достигать успеха в различных сферах своей жизни, не ущемляя при этом остальные.

Запомните определение:

Ключевые области – это от 5 до 9 основных направлений вашей деятельности. Это главные «русла», в которых развивается ваша жизнь.

Ключевые области помогают более точно поставить жизненные цели, ничего не забыть и не упустить.

С понятием ключевых областей тесно связаны такие понятия, как «центр жизненных интересов» и «ролевая функция».

Центр жизненных интересов – это область восприятия жизни, в которой человек ощущает себя наиболее комфортно, к которой он постоянно стремиться и с позиции которой может наиболее эффективно решать собственные проблемы.

Ролевая функция – это совокупность определенных действий и отношений в рамках определенного круга людей.

Каждая из ролей требует установления и поддержания определенных взаимоотношений с другими людьми. При этом требуется уделять значительное внимание балансу ролей.

!	Прочитайте в учебнике о способах определения своих ключевых областей и влиянии жизненных ролей на определение целей на стр. 28 – 32.

Подходы к определению целей

Среди основных подходов к определению целей можно выделить следующие:

Управление собой как компанией. Стратегия успешного человека – это бизнес автономной корпорации, которая сама строит свою стратегию. Суть подхода: посмотреть на себя как на автономную корпорацию, а не пассивный винтик механизма.

«Родные» цели и видение будущего. Умение выразить свои мечты в виде долгосрочных целей. Обратите внимание, что при этом подходе важно различать свои «родные» цели и «навязанные», уметь расчистить штампы и избавиться от стереотипов.

!	Прочитайте характеристики каждого подхода в учебном пособии на стр. 32 – 36.

«Life management» и жизненные цели

Тайм-менеджмент предполагает управление целями, задачами, сроками, планами… В конечном итоге – управление всей жизнью. Идея планирования жизни актуальна для каждого человека, независимо от специфики его деятельности, рода занятий, возраста и т.д.

Использование инструментов и технологий, рассмотренных выше, помогает сформировать фундамент целеполагания. Следующий шаг - сформулировать собственно цели. Для этого лучше всего подходит такой инструмент, как карта долгосрочных целей.

Она состоит из двух горизонтальных осей: годы, начиная с текущего, и возраст.

По вертикали – ключевые области. На пересечении лет и ключевых областей – примерные целевые ориентиры.

В одних ключевых областях перспектива может просматриваться на более долгий срок; в других – только на ближайшие несколько лет. Какие-то цели могут быть четкими, иные – неопределенными и размытыми.

Карта позволяет видеть ориентиры, дает возможность что-то менять по ходу движения, вносить коррективы, дополнения. Важная идея данного инструмента – позволяет видеть свои цели, не терять их из виду.

Еще один инструмент тайм-менеджмента, который дает возможность не потерять цели в суете буден - Стратегическая картонка. Она делается в виде закладки, на которую выписываются свои основные стратегические цели.

Преимущество «Стратегической картонки»: всегда напоминает о тех целях, которые себе поставили, помогает видеть желаемый результат и делать шаги к его достижению.

SMART-цели и надцели

В классическом менеджменте и тайм-менеджменте при постановке цели применяется техника «SMART».

Критерии «SMART»:

· specific – конкретная

· measurable – измеримая

· achievable – достижимая

· realistic – реалистичная

· time-bound – привязанная ко времени (есть определенный срок).

Техника «SMART» отлично подходит для работы с краткосрочными и среднесрочными целями, рассчитанными на 1 – 1,5 года. Четко и детально вообразив результат, вы настраиваете свои сознание и подсознание на стремление к нему.

Альтернативный подход – использование двух типов исходной ситуации: задачная ситуация и проблемная.

Задачная – ситуация, когда ясно, ЧТО нужно сделать, и ясно, как это нужно делать. Остается взять и сделать.

SMART-подход идеально приспособлен для задачных ситуаций. Преимущество: возможность программировать свое сознание на их достижение.

Проблемная – ситуация, в которой не вполне ясно, ЧТО нужно сделать, и тем более совершенно неясно, КАК это нужно делать.

Главное отличие задачи от проблемы: задача может быть решена наполовину, а проблема – нет. Для решения проблемной ситуации необходимо задать направление движения, ориентирами могут служить ключевые области жизни или ценности. С понятием проблемной стуации связано понятие «надцели».

!	Подробнее о работе с целями и надцелями прочитайте в учебном пособии на стр. 40 – 43.

Основные выводы.

1. Цели и ценности – основа тайм-менеджмента, важное условие достижения успеха.

2. Лишь четкая цель позволяет нам добиваться значительных результатов. Если у нас нет цели, мы не можем составить план наших действий, поскольку сами не знаем, чего хотим достигнуть.

3. Четкое понимание своих целей – основа достижения успеха в жизни.

4. Проактивность – способность влиять на обстоятельства жизни и достигать поставленные цели.

5. Выстраивание системы персональных стратегических целей позволяет избавиться от бессмысленных действий и достичь успеха.

6. Подход к организации и управлению собственной жизнью с точки зрения автономной Персональной Корпорации «Я» позволяет действовать эффективно и достигать намеченные цели, воплощать свои желания и мечты в жизнь.

Контрольные вопросы.

1. Что такое целеполагание, и для чего оно нужно? Приведите конкретный пример.

2. В чем суть проактивного и реактивного подхода к жизни? Как выявить, какой подход отличает конкретного человека?

3. В чем суть подхода к определению целей «Управление собой как компанией»?

4. Как, на ваш взгляд, можно отличить «родные» цели от «навязанных»?

5. Каковы основные способы определения наших ценностей? В чем суть каждого способа?

6. Что такое SMART-цели и «надцели»? В чем отличие задачных ситуаций от проблемы?

7. Что такое ключевые области жизни и какова их роль в целеполагании?

Выполните практические задания: Практикум (учебник, стр.76-78)

Тема 2. Хронометраж как персональная система учета времени (к оглавлению)

Успешно изучив тему, вы будете

знать:

· Особенности учета расхода собственного времени;

· Что такое «поглотители» времени;

· Технику ведения хронометража;

· Важность техники хронометража для выявления «поглотителей» и резервов времени.

уметь:

· Вести полный и сокращенный хронометраж;

· Выделять свои индивидуальные поглотители времени;

· Определять показатели хронометража;

· Использовать хронометраж для сокращения потерь времени и борьбы с «поглотителями» времени.

Изучая занятие, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

· Хронометраж

· «Поглотители» времени

· Техника ведения полного хронометража

· Сокращенный хронометраж

· Цели и показатели хронометража

Полученные сегодня знания вам будут полезны:

· Для более эффективного использования своего время.

· При борьбе со своими поглотителями времени.

Время как невосполнимый ресурс.

Вспомните, в предыдущей теме говорилось о невосполнимости времени как ресурса. Поэтому так важно создание системы управления временем, чтобы не терять драгоценные минуты и годы жизни. Среди множества различных систем управления временем выделим систему Бенджамина Франклина, которую называют «Пирамида Франклина»:

Пирамида состоит из шести этажей, и фундаментом для нее служат наши ценности.

!	(вспомните из материалов предыдущей темы, что такое наши ценности и какова их роль в нашей жизни?). Более подробно о ценностях см. учебное пособие по тайм менеджменту, стр.22 – 28. А вершина – наши повседневные задачи и дела.

Обратите внимание, что Пирамидой Франклина, как и любой системой нужно управлять. В процессе любой деятельности часть времени пропадает безвозвратно, и бывает трудно определить, на что были потрачены драгоценные минуты и часы. Была ли это продуктивная деятельность или время пропало зря? Для того чтобы иметь возможность подсчитать свои убытки и контролировать расходы времени, необходимо создать персональную систему учета времени. Такая система позволяет оптимизировать непродуктивные расходы времени на различные процессы деятельности.

Поглотители времени. Способы минимизации неэффективных расходов времени.

Поглощение времени происходит вследствие отвлечения человека от основного занятия на другие дела. Например, менеджера, работающего в офисе, отрывают от дела в среднем один раз в 8 минут. Это становится причиной потерь времени только на мелкие отвлечения до двух часов в день. Очереди, дорожные пробки, ненужные разговоры по телефону, бесконечные обсуждения и многое другое - Все это факторы, поглощающие наше время.

Поглотители времени – процессы неэффективного использования времени, в которых человек принимает активное или пассивное участие.

Примерный список основных «поглотителей» времени помогает определить свой набор причин, по которым могут происходить потери времени:

Поглотители времени.

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытки слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие представления о предстоящих задачах.

5. Плохое планирование дня.

6. Заваленный письменный стол.

7. Интернет, компьютерные игры, чаты, форумы.

8. Дорога.

9. Недостаток мотивации.

10. Телефонные звонки, отрывающие от дела.

11. Поиски записей, адресов, телефонов.

12. Недостаток кооперации.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать «нет».

15. Неполная или запоздалая информация.

16. Отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на чай, кофе).

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечение на внешние факторы.

19. Затяжные совещания, собрания.

20. Недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам.

21. Телевизор, просмотр видео-, DVD-фильмов.

22. Болтовня на частные темы.

23. Излишняя коммуникабельность.

24. Чрезмерность деловых записей.

25. Синдром откладывания.

26. Желание знать все факты.

27. Длительное ожидание (очереди).

28. Спешка, нетерпение.

29. Слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделать другие).

30. Недостаточный контроль за делегированием.

31. Нечеткая обратная связь или ее отсутствие.

Обратите внимание, что нет единого верного списка поглотителей времени. У каждого человека – свой набор. Важно помнить, что одно и то же действие или процесс может быть в одних случаях эффективно выстроено, и являться поглотителем времени при неэффективном расходовании времени на его выполнение. Например: электронная почта. Сам по себе процесс нейтральный, только от человека зависит, будет ли этот процесс эффективно организован (введение определенных часов для просмотра почты, выделение работы с электронной почтой в отдельные блоки и включение их в план дня и т.д.). В этом случае, электронная почта не будет поглотителем времени. Если просмотр почты не организован, то она часто превращается в поглотителя времени.

Обратите внимание на способы борьбы с различными видами поглотителей времени (дорога, время в ожиданиях), которые подробно рассматриваются в учебном пособии по тайм-менеджменту, глава 2, стр.55-59 (Оптимизация расходов времени. Борьба с «поглотителями»).

Хронометраж как система учета и контроля расходов времени. Определение понятия, суть, задачи.

Создание персональной системы учета и контроля за расходами времени в тайм-менеджменте начинается с хронометража.

Хронометраж – учет расходов личного времени путем простой письменной фиксации, дающий материал для анализа и принятия решений и являющийся инструментом повышения эффективности мышления.

Хронометраж – это «фотография» рабочего дня, полностью отражающая все расходы времени на различные виды деятельности. Основные задачи:

· определить, на что тратится ваше время

· изыскать первые резервы времени

· выработать «чувство эффективности», «чувство времени».

Техника полного хронометража (шаги):

1. В течение нескольких дней фиксируйте все выполняемые работы длительностью от 10-15 минут.

2. Выберите 1-3 ключевых показателя.

3. Отследите показатели в динамике.

Более подробное описание шагов хронометража см. учебное пособие по тайм-менеджменту, стр.61-68(Техника полного хронометража).

Краткое описание выполнение шагов хронометража:

ШАГ 1.

Записывайте все дела длительностью 5-10 минут. Каждые 1 – 2 часа останавливайтесь на 2-3 минуты и записывайте все, что было сделано за этот период. Самый простой способ - фиксация начала и окончания любого дела. Например:

начало дела	окончание работы	вид деятельности
13:00	13:20	совещание у начальника отдела
13:20	14:00	внесение информации в базу данных
14:00	14:35	дорога до института
14:35	15:00	консультация с преподавателем в институте

Это только один из способов ведения учета расходов времени. Другие способы даны в учебном пособии по тайм-менеджменту, на стр.63-64.

ШАГ 2.

Выберите показатели для следующего шага техники хронометража. Такими показателями могут являться:

· Любой поглотитель времени, который удалось выявить в процессе ведения учета затрат времени.

· Любое важное, полезное дело, на которое не хватает времени.

· Любое желаемое действие, ресурсное занятие, до которого «руки не доходят».

Таким образом, любая цель может быть переформулирована, и являться показателем для хронометража.

Примеры переформулирования цели в показатель хронометража смотрите в учебном пособии по тайм-менеджменту на стр.65. Уделите особое внимание этому вопросу, так как от того, насколько корректно сформулирован показатель, зависит, насколько полно и точно возможно будет провести анализ расходов времени на него.

ШАГ 3.

На основании данных, полученных в ходе выполнения предыдущих шагов хронометража, строим график динамики показателей. График дает возможность наглядно увидеть динамику происходящих изменений.

Для большей наглядности можно совместить на одном графике два показателя, например поглотитель времени, на который хотелось бы сократить расходы времени (синяя линия), и одно важное дело, на которое постоянно не хватает времени (красная линия). График будет выглядеть следующим образом:

Существует также техника сокращенного хронометража. Переходить к ее использованию имеет смысл, только если выработалась устойчивая привычка проводить полный хронометраж, выработалось внутреннее «чувсь\тво времени».

Подробно техника сокращенного хронометража приведена в учебном пособии по тайм-менеджменту, стр.67-68 (Техника сокращенного хронометража).

Преимущества хронометража, как основы управления личным временем:

· Позволяет повысить личную эффективность практически без затрат усилий;

· Вырабатывает привычку внимательного, осознанного отношения к своим повседневным задачам и делам, а в целом – к собственной жизни;

· Не требует жесткого структурирования, планирования, «раскладывания по полочкам».

· Вырабатывает «эффективность мышления», что позволяет продуктивно действовать в непредсказуемой обстановке, быстро принимать решения и гибко реагировать на непредвиденные изменения ситуации и внешних обстоятельств.

· Позволяет выработать умение оценивать результаты чужой работы, видеть истинный труд, заложенный в них.

Важно запомнить: основная идея хронометража может быть кратко сформулирована в одной фразе: «Хочешь управлять – измерь».

С целью более эффективного использования техники хронометража и созданию оптимальной системы мер по минимизации потерь времени, изучите более подробно параграф «Анализ личной эффективности. Классификация расходов времени» (учебное пособие по тайм-менеджменту, стр.68-72).

Основные выводы.

1. Учёт времени позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же работы и ориентироваться в дальнейшем на более эффективные способы. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становиться точнее, работа – продуктивнее.

2. С поглотителями времени мы можем справиться с помощью хронометража. Дополнительные способы борьбы с поглотителями:

· Эффективное время в пути. Можно прослушивать любимую музыку, аудиокниги, повторять иностранный язык, слушая записанные на кассетах или дисках уроки. Делать исходящие звонки по мобильному телефону, читать книгу.

· Укрупнять в блоки мелкие задачи. Например, проверку электронной почты лучше всего делать не более 3-х раз в день: один раз утром, днем и вечером.

· Оптимизировать свои перемещения, выбрать наиболее оптимальный маршрут движения, чтобы избежать дорожных пробок и сэкономить время.

· Сокращение времени на телефонные разговоры. Ввести правило: все важное и срочное – по телефону, остальное – по электронной почте. Такое правило существует во многих компаниях, что позволяет избавиться от ненужных отвлечений на телефонные звонки.

· Компьютер, Интернет. Побороть искушение «побродить по сети» можно. Четко определив себе цель поиска в Интернете и не отвлекаться от нее во время работы.

Контрольные вопросы.

1. Что такое хронометраж? Дайте определение и объясните, в чем суть хронометража.

2. Из каких шагов состоит техника хронометража?

3. Что такое поглотители времени, и какие способы борьбы с ними вы знаете?

4. Что может быть выбрано в качестве показателя хронометража?

5. В чем преимущества техники хронометража?

6. Какие основные задачи помогает решить анализ данных проведенного хронометража?

7. Прочитайте самостоятельно учебник, параграф 2.5 «Типичные затруднения ведения хронометража и способы их преодоления» (учебное пособие по тайм-менеджменту, стр.72-74). Какие еще способы преодоления трудностей ведения хронометража вы знаете? Опишите их.

Выполните практические задания: Практикум (учебник, стр.76-78)

Тема 3. Планирование (к оглавлению)

Успешно изучив занятие, вы будете:

знать:

· инструменты планирования и особенности их применения.

· особенности контекстного планирования.

· различные подходы к планированию времени и их особенности

· особенности структуры внимания человека.

уметь:

· уметь составлять план на день.

· уметь определять различные типы контекстов.

· отработать навык применения алгоритма планирования дня.

· Планировать свои дела и задачи на основе метода структурированного внимания

Изучая занятие, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

· Хронос и кайрос

· «Жесткие» задачи

· «Гибкие» задачи

· Контекст

· Контекстное планирование

· Результато - ориентированная постановка задач

· Алгоритм планирования

· Правило бюджетирования времени

· Структура внимания

· Структура рабочего пространства

· Правила перемещения задач

Полученные сегодня знания вам будут полезны:

· при планировании дел и задач различного типа.

· при планировании своего дня и анализе ситуаций

· при управлении своими задачами и делами для повышении быстроты реагирования на изменения ситуаций.

Планирование. Определение понятия. Задачи.

Даже имея цель порой трудно составить хороший план. Причина этого в том, что неосознанно планирование связывается в нашем представлении с «расписанием», «графиком», «распорядком». Под влиянием этих стереотипов под планированием обычно понимается жесткая постановка задач с четкой привязкой к определенному времени. Такой план часто не соответствует хаотично меняющейся обстановке. Нечто незапланированное и неожиданное врывается и ломает самый точный и детальный план.

Запомните определение:

Планирование в тайм-менеджменте – способность решить задачу без затрат лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда заранее заданное.

Основная задача плана – помощь в принятии решений. Планирование не должно превращаться в самоцель, главным остается ориентир на результат.

Контекстное планирование.

Большинство задач при планировании очень трудно привязать к какому-то конкретному времени. Например:

- Если буду в магазине, не забыть оплатить мобильный.

- Когда встречу преподавателя, узнать о времени консультации по диплому.

Под каким часом записать эти задачи в ежедневник, на какое время установить напоминалку в мобильном телефоне или Outlook? Как вспомнить о нужных делах в нужное время и определить наиболее благоприятное время для решения задачи, к определенному дню и часу не привязанной?

Существует два совершенно разных понятия для обозначения времени:

1. «Хронос»: привычное нам линейное, измеримое, механическое время. Именно для упорядочения этого времени приспособлены обычные ежедневники и органайзеры. И все дела и задачи, привязанные к конкретному времени, называются жесткими.

Запомните определение:

Жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени.

2. «Кайрос»: удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла. Именно с понятием «кайрос» связано большинство не привязанных жестко к определенному времени дел. Такие дела и задачи называются гибкими.

Запомните определение:

Гибкие задачи – привязаны к контекстам (условиям, обстоятельствам).

«Кайросы», удобные моменты, определенные обстоятельства, благоприятные для совершения того или иного дела. Эти обстоятельства называются контекстами.

Запомните определение:

Контекст – это совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определенного дела, решения конкретной задачи.

Каждому контексту соответствуют дела, которые наиболее уместно совершать именно в этот момент, в этих обстоятельствах. Все контексты условно можно разделить на четыре типа.

Типы контекстов:

1. Место. Решение задачи связано с определенным местом.

2. Человек, группа людей. Решение задачи связано с человеком, группой людей.

3. Внешние обстоятельства. Принять решение возможно, учитывая не зависящие от меня обстоятельства.

4. Внутренние обстоятельства. Решение задачи, проблемы зависит от моего состояния.

Прочитайте примеры на каждый тип контекста в учебном пособии по тайм-менеджменту, стр.82-83. Подумайте, какие свои примеры на каждый тип контекста вы можете привести?

Важно: работая над планом, выделить наиболее актуальные именно для вас контексты, и научиться эффективно использовать возможности, которые они открывают.

Применение контекста и создание более гибкой системы планирования, позволяет реагировать на любые изменения ситуации, использовать их для решения задач.

Система контекстного планирования.

Строится на основе техники контекстного планирования.

Техника контекстного планирования:

1. Выделить типовые личные контексты, наиболее актуальные для вашей повседневной жизни или рабочей деятельности (как правило, достаточно 5 - 9).

2. Составить список задач под каждый контекст.

3. При приближении контекста – просмотреть список соответствующих этому контексту задач.

Запомните определение:

Такое планирование, учитывающее не только временные рамки, но и определенные условия и обстоятельства, благоприятные для решения конкретной задачи, называется контекстным планированием.

Инструменты контекстного планирования.

К основным инструментам, с помощью которых мы можем создать свою систему контекстного планирования, относятся:

· ежедневник,

· стикеры, закладки для гибких задач,

· доски контекстного планирования.

Обратите внимание, что ежедневник, стикеры, закладки – это инструменты индивидуальной системы планирования. Доски контекстного планирования – инструмент командной работы и командного планирования.

Прочитайте подробно о каждом из инструментов контекстного планирования в учебном пособии по тайм-менеджменту, стр.86-92.

Долгосрочное планирование.

Для планирования достижения цели, используйте приведенную ниже таблицу.

Изучите параграф учебника 3.3 «Долгосрочное планирование» (стр.92-93), повторите материал главы 1. «Целеполагание» (стр.36-37).

Планирование дня. Результато-ориентированное планирование.

Систематическое составление плана на день помогает структурировать все свои задачи, дела, и свою жизнь в целом. Поэтому план должен быть правильно составлен.

Пять правил эффективного планирования:

· Письменный вид. Первое и главное условие успешного планирования – план должен быть материализован.

· Регулярность. Регулярное составление плана на день помогает разгрузить память, освободить голову для творческих мыслей и идей.

· Приоритетность. Составляя план, выделяйте приоритетные, ключевые задачи, что создает более четкую структуру задач.

· Реалистичность. Планирование помогает оставаться в рамках реальности, мотивирует на выполнение задач, занесенных в план.

· Гибкость планирования. План должен быть составлен таким образом, что при появлении любых неожиданных ситуаций, было бы легко его пересмотреть, внести изменения и дополнения.

План на следующий день составляется вечером, просматривается и корректируется утром и в течение дня в него вносятся необходимые изменения.

Список задач в плане на день должен быть грамотно составлен, ориентирован на достижение результата.

Формулировки задач в плане должны давать ответ на вопрос: «Что сделать?» и отражать результат, который хотим получить.

Более подробно технология создания результато-ориентированных формулировок задач приведена на стр.96-100 учебного пособия по тайм-менеджменту.

Сделайте задания Практикума (учебник: стр.112-114)

Алгоритм жестко-гибкого планирования дня.

Состоит из пяти шагов:

1. На сетке времени в ежедневнике (или в календаре в Outlook) отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время.

2. Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для записи гибких задач можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами.

3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые, работающие на ключевые стратегические цели задачи. Не более 2 – 3 задач.

4. «Бюджетируем» время на крупные приоритетные гибкие задачи. Рядом с задачей указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения.

5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем.

Обратитесь к стр.101-104 учебного пособия по тайм-менеджменту для более детального изучения использования алгоритма планирования дня.

Планируя свой день, мы учитываем три типа задач:

Жесткие – привязанные к определенному времени.

Гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств).

Бюджетируемые – приоритетные, важные задачи, не привязанные жестко ко времени, для которых определяем количество времени, необходимое для их выполнения.

Метод структурированного внимания и горизонты планирования.

Любой план - гибкая система, позволяющая оперативно вносить изменения, перемещать задачи, переносить их на более дальние или ближние сроки.

Оптимальным способом упорядочить огромное количество напоминаний о задачах и их перемещение является метод структурирования внимания (МСВ), разработанный и предложенный Г.А.Архангельским как основа эффективной системы планирования, учитывающая свойства внимания человека.

Структура внимания:

· Сознание. Может успешно работать только с одним объектом.

· Предсознание может контролировать 7+-2 объекта.

· Подсознание может работать с бесконечным количеством объектов.

В соответствии со структурой внимания выделяют:

· Фокус внимания – область, соответствующая сознанию. В ней в один момент времени должен находиться только один объект. Область ближайшего внимания соответствует предсознанию. В ней должно быть 7+-2 объекта, необходимых вам для работы или для напоминания о какой-то задаче.

· Область далекого внимания соответствует подсознанию. В ней хранится вся остальная информация.

Если вы предвидите в ближайшем будущем появление удобного момента для совершения какого-либо дела, нужно переложить «напоминатель» об этом деле из области дальнего внимания в область ближайшего внимания. При этом, естественно, наименее необходимый объект из области ближайшего внимания нужно убрать, чтобы сохранить оптимальное число объектов 7+-2. Это жесткое правило «перемещения через границы», которому стоит неукоснительно следовать для обеспечения эффективности системы.

Система планирования на основе метода структурированного внимания.

Наличие различных задач с разными сроками исполнения ставит перед нами проблему - как удержать все эти задачи под контролем. Для этого необходимо ввести три основных раздела в системе планирования:

· ДЕНЬ - задачи на сегодня. План дня в ежедневнике.

· НЕДЕЛЯ - среднесрочные задачи, выполнение которых предполагается в ближайшие неделю – месяц.

· ГОД - долгосрочные проекты и задачи.

Временные рамки здесь определены не жестко, задачи могут выходить за границы определенного периода. Так, задачи горизонта планирования «День» могут быть решены в ближайшие 2 – 3 дня; Дела в разделе «Неделя» - требуют выполнения в течение 2 – 3 недель, а годового раздела – могут выйти за рамки периода. Важен не жесткий план на период, а строгое следование правилам перемещения задач между разделами.

Правила техники планирования «День – Неделя» в ежедневнике.

1. Вечером, планируя следующий день, просматривается раздел «Неделя». Все задачи, ставшие актуальными, более важными, переносятся в раздел «День».

2. Один раз в неделю, составляя план на следующую неделю, просматривается раздел «Год» и все ставшее актуальным, переносится в раздел «Неделя».

3. Задачи, дела, невыполненные, но потерявшие свою актуальность на данный период, могут быть перенесены в разделы более отдаленного временного периода (из раздела «Неделя» - в раздел «Год».)

Преимущества применения горизонтов планирования:

· Позволяет не загонять себя в рамки жесткого планирования, прописывая детально свое будущее на неделю, месяц, оставлять поле для маневров.

· Не терять из вида важные дела, гарантировать себе с помощью регулярного просмотра разделов, что нужные задачи будут решены в подходящее для этого время.

Основные выводы.

Настройка личной системы планирования позволяет внимательнее относиться к времени собственной жизни, всегда успевать сделать главное, укладываться в сроки, выполнять обязательства. Никакая деятельность не будет успешной, если мы не имеем точного плана реализации как наших долгосрочных дел и задач, так и повседневных обязанностей. Уверенное владение навыком контекстного планирования позволяет не потеряться в море информации и быть всегда готовыми к любым поворотам и изменениям обстоятельств и уметь использовать их с пользой для себя. Применение на практике метода структурированного внимания дает возможность скоординировать свои действия по решению как долгосрочных, так и краткосрочных и оперативных задач, а также обеспечивает надежный контроль за их реализацией.

Контрольные вопросы.

1. Что такое контекстное планирование? Дайте определение.

2. Что составляет основу гибкого планирования?

3. Что такое контекст? Какие типы контекстов вы знаете?

4. Перечислите шаги алгоритма планирования дня.

5. Какие правила планирования дня вы знаете?

6. В чем отличие жесткого планирования от гибкого?

7. назовите формулу результато-оринтированного планирования. В чем суть метода?

8. Что называется жесткими задачами?

9. Что называется гибкими задачами?

10. Какие инструменты гибкого планирования вы знаете?

11. Перечислите шаги техники контекстного планирования.

12. Из каких частей состоит структура внимания человека?

13. В чем суть метода структурированного внимания?

14. Назовите правило перемещения через границы областей.

Выполните практические задания: Практикум (учебник, стр.111 - 115)

Тема 4. Обзор задач, его роль в принятии решений (к оглавлению)

Успешно изучив тему, вы будете:

знать:

· особенности инструментов обзора и области их применения.

· Суть и значение обзора в организации собственного времени.

· Правила создания различных инструментов обзора

уметь:

· применять на практике инструменты обзора (контрольные списки, двухмерные графики, древовидные карты) для решения типовых и нестандартных ситуаций.

· Создавать разные инструменты обзора для решения разных задач и ситуаций.

Изучая занятие, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

· Обзор задач

· Контрольные списки

· Двухмерные графики

· График регулярных дел

· Древовидная карта

Полученные сегодня знания вам будут полезны:

· Для планирования и выполнения задач различного уровня сложности

· При работе со сложными задачами, требующими соблюдения сроков

· Для развития собственного творческого подхода к решению нестандартных задач и проблем.

Суть обзора задач в тайм-менеджменте. Основные понятия и определения.

Любая ситуация выбора и принятия решения связана с неопределенностью. Для того чтобы действовать эффективно в ситуациях постоянных изменений, необходимо иметь представление о ситуации, в которой предстоит принимать решения и действовать. Это позволяет снизить неопределенность будущего, наметить некие ориентиры и направления движения. Только тогда появляется вероятность принятия того или иного решения, становиться возможным сделать выбор и начать предпринимать действия. Снизить неопределенность и определить верные ориентиры мы можем с помощью обзора – важной составляющей тайм-менеджмента.

Обзор – представление информации (задач, сроков, справочных данных и др.), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязи элементов и дающее возможность эффективно принимать решения.

Суть обзора состоит в создании своеобразной карты, на которой отражены основные ориентиры, направления движения, учтены все мелкие детали.

Инструменты создания обзора.

Для создания хорошего обзора можно использовать различные инструменты, но какой бы способ не применялся, есть одно главное условие, делающее обзор эффективным средством принятия решений и достижения результата: вся информация обязательно должна быть материализована. ! Внимание человека ограничено (вспомните структуру внимания человека, см. Учебное пособие, стр.104 - 105) , и часть информации может быть потеряна, если стараться все удержать только в памяти. Забытые мелкие детали, факты, явления, кажущиеся не важными сегодня, завтра могут оказаться решающим и непосредственным образом повлиять на результат. Поэтому крайне важно организовать систему обзора таким образом, чтобы весь объем внимания использовался для решения задачи.

Инструменты, с помощью которых можно материализовать имеющуюся информацию можно разделить на 3 группы:

1. Контрольные списки;

2. Двухмерные графики;

3. Древовидные карты (Mind Maps).

Контрольные списки.

Один из самых простых инструментов обзора. Позволяет быстро собрать необходимую информацию, является прекрасным инструментом самоконтроля.

Примеры контрольных списков:

· Список вопросов к телефонному разговору;

· Список тем и вопросов к совещанию;

· Список задач.

· список задач на день – один из самых важных контрольных списков

Важно запомнить, что контрольный список – не жесткий план или алгоритм, он позволяет действовать более гибко.

Двумерные графики как инструмент планирования и контроля.

Этот инструмент обзора представляет собой упрощенный вариант графика Гантта.

Прочитайте об истории создания метода диаграммирования Генри Ганттом в учебном пособии по тайм-менеджменту, стр. 120.

Основные функции:

· контроль за исполнением задач;

· гибкое планирование задач со сложной структурой, имеющих сроки исполнения.

Виды двумерных графиков:

· для планирования долгосрочных задач, целей, проектов;

· для планирования среднесрочных и краткосрочных задач;

· для планирования и контроля исполнения делегированных задач;

· график контроля регулярных задач.

Преимущества двухмерного графика как инструмента обзора:

· Дает наглядное представление о структуре сложной задачи;

· Обеспечивает четкий обзор всех подзадач;

· Дает четкий обзор привязки подзадач к срокам исполнения

· Отражает взаимосвязи задач между собой, что немаловажно при работе над крупными проектами, так как нарушение этих взаимосвязей чаще всего и приводит к срыву сроков;

· Позволяет осуществлять контроль делегированных задач, отслеживать работу исполнителей;

· Гарантирует управляемость работы над сложной задачей;

· Дает возможность укладываться в сроки.

Правила создания двухмерного обзорного графика:

· В колонки слева в произвольном порядке записываются задачи, которые необходимо решать.

· Отмечаем время - календарные даты, дни, недели. Для долгосрочных проектов это будут месяцы, годы; для краткосрочных – дни, недели и т.д.

· С помощью горизонтальных полосок или штриховки ячеек вдоль оси времени осуществляем привязку задач к срокам исполнения. Наибольшей наглядности можно достичь, используя различные цвета для разных задач.

Пример обзорного двумерного графика для долгосрочных задач:

Кроме долгосрочных и краткосрочных проектов существуют рутинные, повседневные дела (уборка в комнате, расчистка завалов на письменном столе и т.д.). Для осуществления контроля за их выполнением применяется «график регулярных задач»:

Выполнение задачи отмечается галочкой в соответствующей ячейке; неисполнение – прочерком. Если количество прочерков начинает увеличиваться, это - сигнал: регулярная задача не выполняется достаточно долго, пора заняться ее решением.

Обратите внимание, что данный график – не жесткий план. Задача должна быть выполнена в один из дней недели (сетка времени), но не принципиально, какой именно.

Важно помнить, что график регулярных задач отличается от остальных двумерных графиков тем, что не является инструментом планирования, а только контроля исполнения задач. Прочерки или галочки ставятся по факту исполнения (не исполнения) задачи.

О создании двумерного обзора с помощью Outlook и Excel прочитайте в учебном пособии, стр. 126 – 128.

Древовидные карты:

Древовидные карты или карты ума представляют собой своеобразную систему планирования и ведения записей, позволяющую не только экономить время, но и использовать возможности мозга более эффективно, способствуют развитию творчества, памяти и интеллекта.

Автором этой техники принято считать Тони Бьюзена – английского психолога, всемирно известного писателя, консультанта многих компаний и правительственных учреждений по вопросам интеллекта. Бьюзен установил, что записи, память, творчество, связаны между собой, поэтому комбинированные записи, состоящие из рисунков, надписей и соединенные между собой линиями помогают максимально использовать возможности нашего мозга и делать процесс работы над проблемой наиболее эффективным и рациональным.

Пример древовидной карты:

Древовидные карты могут быть нескольких видов, по количеству основных лучей, исходящих из центра. Ознакомьтесь с примерной типологией древовидных карт, приведенной на стр. 131 – 132 учебного пособия по тайм-менеджменту.

Определите, к какому типу можно отнести приведенный выше пример древовидной карты?

Основная идея древовидных карт – максимально использовать возможности мозга при организации работы с информацией.

Запомните определение:

Древовидная карта или карта ума – это наиболее эффективный и простой способ организации мыслительной деятельности, основанный на использовании комбинированных записей (рисунок, слово, символ, линия).

В тайм-менеджменте работа с древовидными картами оказывается высоко эффективной при работе с проблемными ситуациями.

Различия проблемных и задачных ситуаций приведены в учебном пособии на стр. 130. Ознакомьтесь с характеристиками задач и проблем, приведенными в табл.4.5.

Создание карты состоит из серии шагов:

1. В центре листа с помощью рисунка, символа изображается проблема.

2. От этого изображения рисуются главные ответвления (лучи), каждое из которых обозначает какую-то тему, ассоциацию, идею, вариант решения, направление и т.д. Каждый луч сопровождается одним-двумя ключевыми словами.

3. Каждый из лучей рассматривается отдельно и все темы, идеи, ассоциации, касающиеся этого луча, изображаются с помощью более мелких ответвлений, к каждому из которых также подписываются 1 – 2 ключевых слова.

Обратите внимание, что при создании карты используются различные цвета, лучи сопровождаются рисунками, символами. Более подробно о правилах создания древовидных карт прочитайте в учебном пособии по тайм-менеджменту, стр. 132 – 133.

Преимущества использования древовидных карт:

· Позволяют увидеть большой проект или проблему целиком, со всеми мелкими деталями, фактами и направлениями;

· Помогают сделать правильный выбор, выбрать наиболее оптимальное направление дальнейшего движения;

· Обеспечивают сбор больших объемов информации;

· Дают возможность увидеть новые пути решения проблемы;

· Облегчают запоминание и воспроизведение нужной информаций.

Древовидные карты можно создавать и с помощью компьютерных программ. Пример создания такой карты прочитайте в учебном пособии на стр. 134 – 140.

Ответьте на вопрос: В чем преимущество создания древовидной карты с помощью компьютерной программы? Какой способ создания древовидной карты – вручную или с помощью компьютерной программы,- вам ближе? Почему?

Основные выводы.

1. Обзор – своеобразная карта, дающая возможность увидеть все направления движения и все детали.

2. Существует три основные группы инструментов обзора: контрольные списки, двухмерные графики и древовидные карты.

3. Контрольные списки – самый простой и известный каждому инструмент обзора, которым мы пользуемся в своей повседневной жизни.

4. Двумерные графики позволяют контролировать выполнение сложноструктурированных задач.

5. Древовидные карты способствуют принятию нестандартных решений, развивают неординарность мышления и творчество. Эффективный инструмент для работы с проблемными ситуациями.

Контрольные вопросы.

1. Что такое обзор? В чем суть обзора задач?

2. В чем преимущества двухмерного графика как инструмента обзора?

3. Что дает использование древовидных карт в тайм-менеджменте?

4. Что такое Mind maps (древовидные карты)?

5. Что представляют собой контрольные списки как инструмент обзора?

6. В чем разница между задачными и проблемными ситуациями?

7. Каковы преимущества использования древовидных карт в проблемных ситуациях?

8. В чем принципиальное отличие графика регулярных задач от графика долгосрочного планирования?

9. Каково главное условие для создания эффективно работающего обзора задач?

10. В чем, по-вашему мнению, отличие обзора от плана?

Выполните практические задания: Практикум (учебник, стр.141 - 142)

Тема 5. Приоритеты. Оптимизация расходов времени (к оглавлению)

Успешно изучив тему, вы будете:

знать:

· Что такое приоритеты и почему так важно уметь выделять наиболее главные дела

· Классификацию дел по важности и срочности

· Как выбрать из множества вариантов самый оптимальный

· Как выбирать из множества дел самые важные

уметь:

· Использовать метод многокритериальной оценки для расстановки приоритетов в делах.

· уметь расставлять приоритеты для ежедневных задач.

· Определять срочность и важность дел с помощью матрицы Эйзенхауэра

· Выделять главные цели в соответствии со своими ценностями

Изучая занятие, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

· Приоритет

· Матрица Эйзенхауэра

· Метод многокритериальной оценки

· Веса критериев

Полученные сегодня знания вам будут полезны:

· При планировании своих ежедневных дел

· Когда вам нужно выбрать из множества вариантов один

· В ситуациях определения своей главной цели

· При расстановке приоритетов в своих целях, определении наиболее актуальной цели на данный момент времени.

Определение, суть расстановки приоритетов в тайм-менеджменте.

«Как потратить свое невосполнимое время на Главное» - эта фраза передает суть тайм-менеджмента. Поэтому важной задачей, которую необходимо решить, является определение первостепенных задач и дел, выделение того «главного», на что и будет расходоваться время. В жизни всегда хочется сделать очень многое и сразу, но так не получается, приходится выбирать из «всего-всего» - «самое-самое». Вся жизнь – это непрерывный ежедневный выбор. И поэтому так важно уметь расставлять приоритеты.

Запомните определение:

Расставить приоритеты – значит принять решение, оценив по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное значение, какие – второстепенное.

Основные способы и методы расстановки приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра - самый простой способ расставить приоритеты в делах по критериям «важность» и «срочность».

Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории:

· А – важные и срочные («горящий» проект, экзамен завтра, критические ситуации);

· В – важные и не срочные (написание реферата, диплома, которые сдавать еще не скоро, планирование долгосрочных целей и др.);

· С – не важные, но срочные (телефонные звонки, внезапные посетители, мелкие дела, рутина, «навязанные» проблемы и т.д.);

· D – не важные и не срочные (поглотители времени; мелочи, отнимающие время и др.).

Более подробно характеристику каждого из типов дел прочитайте в учебном пособии на стр. 144 – 145.

Преимущества «матрицы Эйзенхауэра»:

· Простота использования;

· Позволяет уменьшить число не важных дел;

· Помогает быстро определить приоритетные задачи и дела.

Метод многокритериальной оценки.

Применяется для принятия решения в ситуациях, когда:

· есть несколько вариантов решения, но трудно сказать, какой из них будет самым оптимальным

· двух критериев оказывается недостаточно.

Разные задачи и дела могут быть значимы с точки зрения различных критериев. Например, одна задача значима для родителей, другая – для друзей, третья – для повышения собственного образовательного уровня, четвертая – значима для работодателя.

Важно понять, что приоритетность не существует сама по себе. Понятия «лучше», «хуже», «нравится больше» не существуют отдельно от нас, они – отражение нашей определенной системы критериев.

Метод многокритериальной оценки позволяет лучше использовать нашу систему критериев для принятия решения в ситуации выбора.

Метод состоит из пяти шагов:

1. Определить критерии, по которым мы оцениваем варианты (желательно не больше 5 – 7 критериев).

2. Взвесить критерии, определить их сравнительную важность (веса распределяем так, чтобы их сумма была равна единице).

3. Оценить варианты по каждому критерию (для оценки используется трехбалльная шкала: 1– плохо, 2 – хорошо, 3 – очень хорошо).

4. Подсчитать взвешенные оценки вариантов.

5. Выбрать самый оптимальный вариант.

Данные оформляются в виде таблицы (на примере выбора курсов иностранного языка):

Важно помнить, что единственно верной матрицы критериев НЕТ. У каждого человека она своя, и он делает выбор, основываясь на ней.

Более подробно техника использования матрицы многокритериальной оценки изложена в учебном пособии на стр. 146 – 148.

Определение приоритетности долгосрочных целей.

Тратить время на главное – значит расставлять приоритеты в списке своих долгосрочных целей. Каждый раз, выбирая ту или иную цель, важно определить, какие цели являются первоочередными на данный момент.

Для расстановки приоритетов в своих долгосрочных целях применяется те шаги техники многокритериальной оценки, что и при выборе вариантов решения. Составляя таблицу, в левую колонку записываются ключевые цели (Стратегическая картонка или Карта долгосрочных целей (см. учебное пособие, стр.37)), а в качестве критериев - ценности (Мемуарник (учебное пособие, стр.22):

Использование техники многокритериальной оценки позволяет сделать правильный выбор, действуя осознанно и уверенно, исходя из своей системы ценностей и целей.

Определение приоритетности текущих задач.

Кроме долгосрочной перспективы, приоритеты приходится расставлять в ежедневных задачах и делах, постоянно решая, что делать в первую очередь, а что можно отложить. Часто решение принимается интуитивно или под влиянием эмоций. Результат – упущенные возможности, нерешенные важные задачи, потерянное время.

Упрощенный метод многокритериальной оценки позволяет справиться с этой проблемой, делая процесс выбора простым и эффективным. Для этого применяется метод трех вопросов. Суть метода: составляется система из трех вопросов (выбираются три самых значимых критерия), по которым будет оцениваться значимость внезапно возникшей в течение дня задачи.

Прочитайте учебное пособие, стр. 150 – 152. Обратите внимание на приведенную примерную систему критериев для определения приоритетности ежедневных задач, а также внимательно изучите преимущества, которые дает формализация критериев.

Закон Парето. Использование принципа 80/20 при организации планирования времени.

Суть принципа: небольшая доля причин, вкладываемых средств или прилагаемых усилий (20%), отвечает за большую долю результатов, получаемой продукции или заработанного вознаграждения (80 %).

Использование этого принципа позволяет разделить все дела и задачи на две категории и в первую очередь заняться теми, которые обеспечивают наибольший результат.

Вспомните алгоритм жестко-гибкого планирования (см. учебное пособие, стр. 100 – 104) и правило бюджетирования времени.

Прочитайте в учебном пособии этапы использования принципа Парето для организации планирования времени на стр. 153 учебного пособия.

Любой выбор связан с необходимостью каким-то делам сказать «да», а каким-то – «нет». И этот шаг часто становится самым трудным. Как действовать в ситуациях отказа, как использовать различные стратегии отказа для отсева навязанных дел – прочитайте в учебном пособии параграф Избавление от навязанной срочности и важности. Стратегии отказа. Стр. 154 – 158.

Изучите самостоятельно параграф АВС хронометраж. Приоритезация задач на этапе учета расходов времени учебного пособия, стр. 158 – 168.

Основные выводы.

1. Использовать время своей жизни на главное, не растратить его по мелочам поможет правильная расстановка приоритетов.

2. С помощью матрицы Эйзенхауэра мы можем быстро классифицировать все свои дела и задачи по степени их важности и срочности.

3. Определение приоритетов с помощью многокритериальной оценки позволяет выбирать самый подходящий вариант, более осознанно подходить к принятию решения и осуществлению выбора.

4. Расстановка приоритетов помогает делать выбор уверенно, не полагаясь на случай

Контрольные вопросы.

1. В чем заключается расстановка приоритетов?

2. Что такое приоритет?

3. Почему важно уметь расставить приоритеты?

4. Какие методы расстановки приоритетов вы знаете?

5. На какие типы делятся задачи в соответствии с матрицей Эйзенхауэра?

6. Когда целесообразно использовать метод многокритериальной оценки?

7. В чем заключается суть метода многокритериальной оценки?

8. Как можно выделить наиболее приоритетные цели? Какой способ подходит для этого более всего? Почему вы так считаете?

Выполните практические задания: Практикум (учебник, стр.169 - 172)

Тема 6. Технологии достижения результатов: распределение рабочей нагрузки и эффективная самомотиация

(к оглавлению)

Успешно изучив тему, вы будете:

знать:

· Как правильно распределять рабочую нагрузку

· Основные правила эффективного отдыха

· основные методы самомотивации для решения различных типов задач.

· Методы самонастройки на работу

уметь:

· Решать крупные неприятные задачи

· Решать мелкими неприятные задачи

· уметь применять различные способы самонастройки на работу.

· Эффективно отдыхать и восстанавливать свои силы

Изучая занятие, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

· Биологические ритмы

· Правила эффективного отдыха

· Переключение

· Смена контекста

· «якорение»

· «заточка карандашей»

· «Швейцарскоий сыр»

· Промежуточная радость

· «слоны»

· «Реальные бифштексы» и «иллюзорные бифштексы»

· «лягушки»

· «зона смерти»

· Метод кнута и пряника

Полученные сегодня знания вам будут полезны:

· Для правильного распределения своей рабочей нагрузки

· В ситуациях, когда необходимо приступить к выполнению какого-то важного дела, которым не хочется заниматься.

· При работе с крупными и трудоемкими задачами.

Грамотное распределение рабочей нагрузки как основа успеха и эффективной работы.

Постоянно ускоряющийся темп современной жизни ставит человека в условия, когда рабочие нагрузки растут, количество задач увеличивается с каждым днем, частые переработки и ненормированный рабочий график становятся привычным делом. Это всеобщая проблема, от которой в первую очередь страдают самые передовые, технологически развитые страны. Например, в японском языке даже появился термин «кароши» - смерть от переутомления на рабочем месте.

Поэтому одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку: в нашей жизни должно быть место и для работы и для отдыха. В грамотно выстроенной системе личного тайм-менеджмента важную роль играет не только количество времени, но и его качество. Для того чтобы отдых стал по настоящему эффективным, приносящим пользу и уберегающим нас от чрезмерных перегрузок, он должен быть правильно организован.

Работоспособность человека и биоритмы. Влияние суточных ритмов на распределение рабочей нагрузки.

Человек – сложная биологическая система, на которую влияет большое количество различных ритмов, как естественных, так и искусственно созданных самим человеком. Наиболее важные для человека естественные биологические ритмы:

· Дневной,

· Недельный,

· Годовой.

Внутри этих основных биологических ритмов работоспособность человека изменяется и изменяется тоже ритмично: есть свои периоды спада и подъема активности. Это важно учитывать при организации своей деятельности.

Рассмотрим, как изменяется работоспособность человека в течение дня. Если посмотреть на среднестатистический график суточных биоритмов человека, то становится очевидным, что в течение дня наша активность имеет два спада (примерно с 13 до 15 часов и после 21) и два подъема (примерно с 4-5 часов утра до 11 и с 16 до 18 часов).

У людей, привыкших рано вставать и рано ложиться спать – «жаворонков» - первый подъем будет выше, они более продуктивно работают в первой половине дня. У «сов» - тех людей, кто привык поздно вставать и поздно ложиться спать, второй, вечерний, подъем активности будет выше. Эти особенности важно учитывать при планировании своей деятельности в течение дня: наиболее важные, приоритетные дела лучше запланировать на время подъема активности, а мелкие, рутинные дела и вопросы оставить на период спада, когда работа творческая, требующая большого напряжения сил будет неэффективна. Это самый удобный момент разобраться на рабочем столе, убраться в комнате.

Прочитайте в учебном пособии примеры использования знания о своих биоритмах (естественных и искусственных) стр. 178 – 180. Как можно использовать знание своих биоритмов в практических рабочих ситуациях?

Правила организации эффективного отдыха.

1. РИТМИЧНОСТЬ. Первое условие эффективного отдыха. Планируйте небольшие перерывы для отдыха через определенные промежутки времени. Самый оптимальный режим – 5 минут отдыха через каждый час. Можно устраивать себе перерывы длительностью 10 – 15 минут через каждые 1,5 часа. Непрерывная работа в интервале длительностью 1 – 1,5 часа – наиболее комфортна для человека.

2. МАКСИМАЛЬНОЕ ПЕРЕКЛЮЧЕНИЕ. Постарайтесь на пять минут свободного времени переключить свое внимание с того дела, которым занимаетесь или задачи, которую решаете на что-то другое. Чем сильнее будет переключение, тем лучше вы отдохнете и восстановите свои силы.

3. СМЕНА КОНТЕКСТА. Изменение условий. Так, если вы целый день сидите перед монитором компьютера или за рабочим столом – встаньте, походите, сделайте несколько физических упражнений. Если весь день проводите на ногах, были в разъездах – отдыхать лучше сидя.

Прочитайте учебное пособие, стр. 180 – 183. Какие сценарии короткого отдыха вы используете? Оцените их с помощью приведенной шкалы.

Обратите внимание на определение «переживание момента» как на один из важных аспектов «качества» времени (учебное пособие, стр.183 - 184)

Эффективный сон

Одним из важнейших способов восстановления сил и отдыха является сон. Эффективность сна можно повысить с помощью простых правил:

· Ложиться спать и просыпаться в определенные для этого часы. Организм привыкает к такому ритму, заснуть и проснуться становится легче.

· Определите оптимальную для себя продолжительность сна.

· Найдите и применяйте свой индивидуальный способ переключения в режим сна (спокойное чтение на ночь, прогулка и т.д.).

· Организуйте процесс пробуждения: установите в будильнике или мобильном телефоне несколько различных мелодий и с их помощью сделайте процесс пробуждения постепенным.

· Используйте короткий сон в течение рабочего дня. Во время спадов активности позвольте себе 10 – 15 минут подремать. Поверхностный «микросон» не дает заснуть слишком сильно и при этом хорошо освежает мозг.

Следуя правилам эффективного отдыха, вы всегда сможете правильно распределить свою рабочую нагрузку так чтобы, не нанося ущерба собственному здоровью, всегда укладываться в сроки и действовать максимально продуктивно.

Прочитайте примеры, приведенные в параграфе учебного пособия на стр. 184 – 188. Подумайте, является ли ваш сон эффективным? Какие способы повышения эффективности сна вы еще знаете? Какими пользуетесь?

Как настроить себя на решение задач: методы, способы самонастройки.

Один из самых трудных шагов - включение в работу. Для того, чтобы включиться в выполнение самых разнообразных задач, существует много разных способов самонастройки. Рассмотрим некоторые из них.

Техника «якорения». Любой материальный объект («якорь») связан с определенным эмоциональным состоянием. У каждого человека – свои «якоря» (музыка, цвет, слово, движение, жест и т.д.). Когда нам нужно настроиться на работу, мы «включаем» нужный материальный «якорь», вызывая необходимое для работы эмоциональное состояние. Самый часто используемый якорь – музыка. Например, под ритмичную музыку хорошо настраиваться на переговоры, а спокойная музыка без слов хорошо помогает при настройке на интеллектуальную работу. На отдых можно настроиться с помощью самой любимого и приятного музыкального произведения. Хорошим «якорем» для включения в работу может быть любая черновая, техническая работа.

Подробнее о технике постановки якоря прочитайте учебное пособие, стр. 189 – 193.

«Заточка карандашей». Суть метода: «Прежде чем приступить к работе над картиной – сделай эскиз, а прежде чем делать эскиз – наточи карандаши». Простое техническое дело помогает настроиться на сложную работу. Пока точим карандаши, оформляем титульный лист реферата, подбираем иллюстрации к докладу – обдумываем план дальнейшей работы и постепенно втягиваемся в решение задачи.

Метод «Швейцарского сыра». Помогает сократить время на раскачку и без лишних затрат времени и усилий включиться в решение сложных, энергоемких (требуется много сил и энергии для ее решения) задач. Суть метода: задача выполняется не в логическом порядке, а в произвольном. Попробуйте «выгрызать» маленькие кусочки из большого дела. Например, при подготовке диплома или реферата, - оформить титульный лист, написать несколько понятных и простых абзацев, подобрать иллюстрации, составить графики или таблицы и т.д.

Промежуточная радость. Разбейте всю работу на несколько этапов, и за прохождение каждого назначьте себе небольшую награду. Например, «за каждые написанные 3 страницы реферата 20 минут общения в чате» и т.д. Немедленная награда за каждый сделанный шаг мотивирует на дальнейшее движение.

! О других способах самонастройки прочитайте на стр. 194 – 196. Ответьте на вопрос: Какие из перечисленных методов и способов самонастройки вы применяете в жизни? Выберите способ или способы, которые будете использовать в дальнейшем.

Творческая лень.

О причинах возникновения лени прочитайте на стр. 197 учебного пособия.

Обратите внимание на определение:

Творческая лень – защитная реакция организма, с помощью которой он пытается выкроить время для творчества.

Правила творческой лени:

· Соблюдение принципа чистоты. Полностью переключиться на отвлеченные темы, не пытаясь в это время продолжать решать задачи, думать о проблемах, обсуждать варианты решения.

· Решение полениться принимается сознательно.

· Полностью загрузить свой мозг информацией по творческой, неординарной проблеме, требующей решения, перед самой творческой ленью. Наполненность информацией – необходимое условие превращения лени из порочного состояния в потенциально творческое. Полная информационная загрузка - ключевое условие, при котором творческая лень становится максимально эффективна.

Рационально используйте принцип творческой лени, не путая ее с обычной ленью, позволяйте себе лениться целенаправленно, осознанно и с удовольствием и тогда результатом станут красивые, абсолютно новые идеи и решения.

Самомотивация как эффективное решение больших трудоемких задач.

Чем задача крупнее, сложнее и если у нее нет жесткого срока исполнения, тем сложнее заставить себя ее сделать. Такие крупные, энергоемкие задачи, не имеющие жесткого срока исполнения в терминологии ТМ называются слонами.

Запомните определение:

Слоны – крупные, сложные, требующие больших усилий задачи, часто неприятные и не имеющие жесткого срока исполнения.

Самый верный способ «съесть» слона – разрезать его на маленькие кусочки – «бифштексы» - и каждый день «съедать» один такой «бифштекс». Каждый «бифштекс» должен быть реальным, то есть соответствовать SMART-критериям (подробнее о SMART-критериях прочитайте учебное пособие, глава «Целеполагание», стр. 39).

Примеры «иллюзорного» и «реального» «бифштексов»:

Иллюзорный: учить английский язык.

Реальный: каждый день выучивать по одному грамматическому правилу и делать три упражнения на грамматику.

Большую крупную задачу можно решить и с помощью метода «Швейцарского сыра» (см. параграф «Методы и способы самонастройки», а также стр. 194 учебного пособия).

Прочитайте учебное пособие стр. 199 – 203. Обратите внимание на примеры различных задач – «слонов», отличие «реальных бифштексов» от «иллюзорных». Изучите способ отслеживания результативности работы с крупными задачами на стр. 202 – 203.

Решение мелких неприятных задач

Запомните определение:

«Лягушки» - мелкие, неприятные задачи, не требующие много времени и сил для их решения.

Главные признаки дела-лягушки:

· Объективно задача не сложная;

· Выполнение задачи вызывает неприятные эмоции;

· Трудно найти причину, мотивирующую на выполнение задачи;

Что происходит с такими делами-«лягушками», если их постоянно откладывать? Часто они превращаются в задачи-«слоны», решать их становиться еще труднее.

Пример такого превращения вы можете прочитать в учебном пособии по тайм-менеджменту на стр. 204-205.

Решать мелкие неприятные задачи можно несколькими способами:

Одна лягушка в день. У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай по одной лягушке». Лучший способ справиться с такими делами – каждый день с утра сделать одно маленькое неприятное дело. Преимущества такого подхода:

· Дает возможность чувствовать себя победителем весь день;

· Избавляет от чувства тревоги: съеденная лягушка не маячит весь день на горизонте;

· Снижает уровень тревоги и страха: я не неприятное дело решаю, а всего лишь избавляюсь от лягушки.

«Ограничение беспокойства». Суть метода: запланировать время (заложить бюджет времени) на принятие решения. Например: если в течение десяти минут не приму решения, идти ли в бассейн или совершить пробежку по парку, то пойду в бассейн.

Преимущество: дисциплинирует, вырабатывает привычку определяться с выбором. Эффективен для решения мелких, простых задач.

Не применяется метод для решения жизненно важных задач.

Описание использования этого приема прочитайте на стр. 206 учебного пособия по тайм-менеджменту.

Контроль исполнения мелких задач осуществляется с помощью таблицы ежедневных дел (или график регулярных задач, о котором подробно рассказывалось в главе «Обзор задач»).

Основные выводы.

1. При распределении нагрузки важно учитывать влияние биоритмов на человека и выстраивать свой рабочий день в соответствии с ними.

2. Эффективный отдых – залог продуктивной работы. Он должен быть спланирован, ритмичен, с максимальной степенью переключения и сменой контекста.

3. Замотивировать себя на работу можно с помощью различных приемов: «якорения», выполнения несложной, технической работы, награды за выполение определенного объема работы, метода «швейцарского сыра».

4. Крупные трудные задачи-слоны можно решать с помощью разделения их на «бифштексы» и с помощью метода «Швейцарского сыра». С мелкими задачами-лягушками можно справиться, делая их по одной каждый день с утра.

Контрольные вопросы.

1. Почему одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку?

2. Как называются крупные неприятные задачи в тайм-менеджменте? Приведите пример.

3. Как называются мелкие неприятные задачи в тайм-менеджменте? Приведите пример.

4. Какие способы самонастройки на выполнение работы вы знаете?

5. Каким правилам отвечает эффективный отдых в течение рабочего дня? Назовите их.

6. Что называется «бифштексом»? Приведите пример.

7. Какую роль играют суточные биоритмы в распределении рабочей нагрузки?

8. В чем отличие «реального бифштекса» от «иллюзорного»?

9. В чем заключается суть метода «Швейцарского сыра»?

Выполните практические задания: Практикум (учебник, стр.209 - 212)

Тема 7. Корпоративный тайм-менеджмент (к оглавлению)

Успешно изучив тему, вы будете:

знать:

· Что такое корпоративный тайм-менеджмент.

· Факторы, определяющие необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента.

· Отличия и сходства корпоративного и личного тайм-менеджмента

· Шаги корпоративного внедрения тайм-менеджмента в практику организаций

· Критерии тайм-менеджмента, используемые для оценки навыков в области управления временем.

· Различные уровни корпоративных стандартов в области организации времени сотрудников компании

· Направления исследований в области тайм-менеджмента

уметь:

· Применять знания в области тайм-менеджмента как в области повышения личной эффективности, так и внедрять их в практику рабочих ситуаций.

· Разрабатывать корпоративные стандарты тайм-менеджмента различных уровней.

· Использовать полученные знания по тайм-менеджменту для организации командной работы.

Изучая занятие, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

· Корпоративный тайм-менеджмент

· Факторы необходимости корпоративного внедрения тайм-менеджмента

· Критерии тайм-менеджмента

· Корпоративные стандарты

· Язык тайм-менеджмента

· Регламенты и договоренности в области тайм-менеджмента

· «вещи», инструменты воплощения корпоративных стандартов

Полученные сегодня знания вам будут полезны:

· При организации командной работы и внедрении техник тайм-менеджмента в условиях организации

Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента.

Основные факторы, влияющие на необходимость корпоративного внедрения техник и технологий тайм-менеджмента:

1. Растущие темпы изменений экономической среды;

2. Возрастает удельный вес нематериальных активов в стоимости организации; эффективность работы ключевых топ-менеджеров и специалистов становятся основным фактором успешности все большего числа компаний.

3. Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности – разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления.

Более подробно эти факторы раскрыты в учебном пособии по тайм-менеджменту на стр. 213 – 214. Прочитайте их внимательно.

Предпосылки и определение корпоративного тайм-менеджмента.

Впервые вопрос о централизованном внедрении технологий персональной эффективности и организации труда были поставлены классиками научного менеджмента (Ф.У.Тейлор). Как правило, рассматривался в основном физический труд.

А.К.Гастев в 20-е г.г.ХХвека механистическому подходу в вопросах внедрения сверху» противопоставил идею «организационно-трудовой бациллы» - самостоятельное совершенствование рабочих процессов.

П.М.Керженцев перенес акцент с общей организации труда на фактор времени, рассматривая его как один из важных ресурсов и сотрудника и организации.

Классик западной теории менеджмента П.Друкер определил ключевую задачу менеджмента ХХIвека: повышение эффективности творческого и управленческого труда. Решение этой задачи невозможно без сочетания самостоятельной инициативы сотрудника и организации управления творческим и управленческим трудом «сверху».

Таким образом, можно выделить два основных направления в области организации времени сотрудника:

· Классический тайм-менеджмент;

· Направления общего менеджмента, касающиеся вопросов личной организации труда

Сближение этих направлений обусловливает необходимость встраивания тайм-менеджмента в корпоративный менеджмент.

Запомните определение:

Корпоративный тайм-менеджмент - совокупность технологий «встраивания» методов тайм-менеджмента в систему управления организацией.

· Корпоративный менеджмент – путь «сверху вниз». От создания системы эффективной системы управления к отдельным элементам, в том числе и тайм-менеджменту;

· Личный тайм-менеджмент – путь «снизу вверх». От личной эффективности - к эффективности компании.

Тайм-менеджмент в программе корпоративного университета.

Первый шаг корпоративного внедрения тайм-менеджмента - обучение. Максимальный результат дает встраивание тайм-менеджмента в систему корпоративного обучения.

Обратите внимание на реальный пример подобной организации обучения тайм-менеджменту в рамках корпоративного университета, приведенный в учебном пособии по тайм-менеджменту на стр. 215 -216.

Схема обучения тайм-менеджменту в рамках корпоративного университета:

1. Оценка уровня ТМ-компетенций участников с помощью метода анкетирования;

2. Проведение двухдневного тренинга по программе «Тайм-менеджмент: гибкие методы», адаптированной к специфике деятельности компании.

3. Использование на тренинге авторского пособия «Учебный органайзер», являющимся своеобразным «самоучителем по тайм-менеджменту».

4. Проведение 4-часового посттренинга через месяц после тренинга.

5. Через несколько месяцев после курса участники пишут эссе, отражающие изменения в организации их работы.

Использование данной схемы существенно повышает результативность обучения тайм-менеджменту.

Ознакомьтесь с детальным описанием всех этапов организации обучения на стр. 216 учебного пособия.

Диагностика и аттестация ТМ-навыков.

Диагностика тайм-менеджмента в подразделениях и аттестация ТМ-навыков сотрудников – второй шаг после организации системы обучения тайм-менеджменту.

Форма проведения диагностики – анкетирование команды менеджеров компании по ключевым критериям ТМ.

Оценка проводится по 10 основным критериям ТМ:

1. Материализованность и обозримость задач и информации

2. Измеримость результатов, времени и эффективности.

3. Системность, согласованность, скоординированность работы

4. Гибкость деятельности, простота планирования, оперативность реагирования

5. Целеориентированность, определенность направления

6. Приоритизированность, сфокусированность на главном

7. Инвестиционность, ориентация на развитие

8. Своевременность исполнения

9. Контролируемость исполнения

10. Легкость работы

Обратите внимание на описание каждого из приведенных выше критериев, приведенное в учебном пособии на стр. 219 – 222. Внимательно изучите основные характеристики каждого критерия.

На основании данных проведенного анкетирования выстраивается ТМ-профиль, являющийся результатом диагностики. При этом учитываются три основных направления внедрения тайм-менеджмента в компании:

· Личный тайм-менеджмент;

· Командный тайм-менеджмент;

· Корпоративный тайм-менеджмент.

Внимательно ознакомьтесь с подробной характеристикой каждого из этих направлений, приведенной в учебном пособии на стр. 217.

Преимущества ТМ-Профиля: анализ построенной диаграммы позволяет выявить проблемные зоны в области организации времени по каждому из трех направлений внедрения.

Ознакомьтесь с подробным описанием технологии анкетирования и оценки достоверности данных, приведенным в главе «Корпоративный тайм-менеджмент» учебного пособия на стр. 223 – 228.

Методика ТМ-аттестации.

Служит для оценки личных ТМ-навыков каждого специалиста, руководителя, сотрудника. Поводится одновременно с Тм-диагностикой или отдельно от нее.

Прочитайте описание методики проведения ТМ-аттестации в учебном пособии на стр. 228 – 229. Чем отличается ТМ-диагностика от ТМ-аттестации? Обратите внимание на описание основных идей методики оценки менеджеров, приведенные в описании.

Корпоративные ТМ-стандарты.

Шаг, закрепляющий применение инструментов и техник тайм-менеджмента в компании, - разработка корпоративных ТМ-стандартов.

Они могут быть разделены на несколько логических уровней:

1. Язык, глоссарий тайм-менеджмента - формирование единого языка в области управления временем в компании.

2. Договоренности – общие «правила хорошего тона» в отношении времени.

3. Регламенты – договоренности, исполнение которых подкреплено санкциями

4. Вещи, инструменты – доски планирования, готовые пустографки, бланки, и т.п., «воплощающие» в себе грамотные техники работы.

Прочитайте подробное описание каждого из уровней. Обратите внимание на приведенные примеры реального использования ТМ-стандартов разных уровней, приведенные в учебном пособии. См. стр. 229 – 234.

Направления дальнейших исследований.

Одно из приоритетных направлений развития науной школы тайм-менеджмента – решение задачи оценки экономической эффективности внедрения корпоративного тайм-менеджмента.

Более подробно читайте параграф в учебном пособии на стр. 235 – 236.

Основные выводы.

Корпоративный тайм-менеджмент объединяет два подхода – личный тайм-менеджмент и корпоративную организацию труда. Задачей внедрения тайм-менеджмента в этом случае становится ответ на вопрос: «Как повысить управляемость фирмы и сотрудников, не потеряв при этом преимуществ, которые дают свобода и инициатива людей?». Решение достигается за счет использования всей совокупности технологий и методов, начиная от обучения сотрудников, ТМ-диагностики и аттестации, до внедрения корпоративных стандартов и разработки действенных инструментов их эффективного использования.

Контрольные вопросы.

1. Перечислите факторы, определяющие необходимость внедрения корпоративного Тайм-менеджмента.

2. Назовите ключевое отличие менеджмента от тайм-менеджмента. Как вы считает, что первично в организации: менеджмент или тайм-менеджмент?

3. Раскройте содержание этапов внедрения корпоративного тайм-менеджмента.

4. В чем заключается разница между ТМ-диагностикой и ТМ-аттестацией?

5. Каковы «Десять заповедей тайм-менеджмента»?

6. Из каких типов вопросов состоит анкета ТМ-диагностики? Для чего введены различные типы вопросов?

7. Какие меры закрепления техник планирования времени могут разрабатываться в компании? В чем их суть? Приведите примеры.

8. Каковы основные направления исследований в области корпоративного тайм-менеджмента?

9. Чем регламенты отличаются от договоренностей?

10. Что такое «вещи», инструменты в системе ТМ-стандартов?

Выполните практические задания: Практикум (учебник, стр.237 - 241)

Тема 8. Компьютеризация тайм-менеджмента (к оглавлению)

Успешно изучив тему, вы будете:

знать:

· Что такое корпоративный тайм-менеджмент.

· Факторы, определяющие необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента.

· Отличия и сходства корпоративного и личного тайм-менеджмента

· Шаги корпоративного внедрения тайм-менеджмента в практику организаций

· Критерии тайм-менеджмента, используемые для оценки навыков в области управления временем.

· Различные уровни корпоративных стандартов в области организации времени сотрудников компании

· Направления исследований в области тайм-менеджмента

уметь:

· Разрабатывать корпоративные стандарты тайм-менеджмента различных уровней.

· Использовать полученные знания по тайм-менеджменту для организации командной работы.

Изучая занятие, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

· Корпоративный тайм-менеджмент

· Факторы необходимости корпоративного внедрения тайм-менеджмента

· Критерии тайм-менеджмента

· Корпоративные стандарты

· Язык тайм-менеджмента

· Регламенты и договоренности в области тайм-менеджмента

· «вещи», инструменты воплощения корпоративных стандартов

Полученные сегодня знания вам будут полезны:

· При организации командной работы и внедрении техник тайм-менеджмента в условиях организации

Гибкое и жесткое планирование на OUTLOOK.

В современном мире Тайм-менеджмент невозможен без «компьютеризации». Наиболее распространенной программой, позволяющей эффективно управлять временем и задачами, является Outlook, позволяющий создать обзор всех элементов нашей работы и жизни. С его помощью, например, мы можем планировать свой день, с учетом и «жестких» и «гибких» задач.

Для этого в Outlook предусмотрены две разных сущности:

· Встреча, создаваемая в разделе «Календарь» – дает удобный обзор «жесткой» части плана дня или недели. Имеет привязку к конкретному жесткому времени исполнения.

· Задача, создаваемая в разделе «Задачи» - дает обзор всех «гибких» дел. Имеет только «Срок исполнения», т.е. дату, до которой необходимо выполнить задачу.

Прочитайте учебное пособие стр. 242 – 247. Обратите внимание на способы установки напоминаний и настройку отображения календаря с панелью задач.

Расстановка приоритетов.

Outlook позволяет автоматизировать процесс расстановки приоритетов и сделать его более удобным. Outlook позволяет автоматически раскрашивать приоритетные задачи. Для этого задаче присваивается «Важность - высокая». Если задача потеряла актуальность, с нее просто снимается значение «Высокой» важности и она возвращается к обычному шрифту и цвету.

Настройка пользовательского представления. Правила автоформатирования.

Запомните определение:

Пользовательское представление – это некий взгляд на ваш список задач, возможность представить ваши задачи именно так, как хотите вы, т.е. сгруппированными по смыслу, раскрашенными в разные цвета, упорядоченными по алфавиту или дате, и т.д.

«Настроить пользовательское представление» – побудить Outlook показывать задачи сгруппированными, отсортированными и раскрашенными именно так, как вам хочется.

Прочитайте правила настройки пользовательского представления в учебном пособии на стр.249 – 255.

Удобная группировка задач.

Группировка – это возможность видеть задачи разбитыми на некоторые смысловые группы, чаще всего на категории.

Реализуя принцип материализации, в Панели задач создается отдельная задача на каждое дело или поручение, и список задач просматривается минимум раз в день. Когда количество задач становится большим, возникает необходимость группировать их по смыслу. В Outlook для этого предусмотрено специальное понятие – категория. При создании задачи, ей присваивается некоторая категория, т.е. задача относится к определенной смысловой группе. Важное преимущество использования категорий в Outlook - одна задача может быть «видна» из разных категорий.

Категории – одна из самых больших полезностей Outlook. В бумажном ежедневнике нет возможности видеть задачи не только привязанными к определенному сроку, но еще и сгруппированными по смыслу, причем по разным признакам – по проекту, по исполнителю, по месту, и т.д. При этом создавать категории вы можете сами, что дает колоссальные возможности для гибкого планирования, адаптированного под специфику именно вашей деятельности.

Изучите внимательно технику создания и присвоения категорий задачам и настройки группировки пользовательского представления. Прочитайте стр.257 – 264.

Планирование по методу «День - Неделя»

Техника планирования «День - Неделя» применяется при наличие задач с нежестко заданным сроком исполнения. Осуществляется через создание категорий «День» и «Неделя».

Подробнее прочитайте учебное пособие, стр. 264 – 266.

Обзор сроков исполнения задач.

Для задач, имеющих точные сроки исполнения, необходимо обеспечить контроль за их реализацией. Особенно, если таких задач много. Поэтому планирования «День – Неделя» в этом случае будет недостаточно.

Первый шаг к тому, чтобы задачи исполнялись в срок – грамотное выставление напоминаний.

Следующий шаг – создание удобного обзора сроков исполнения задач. Самый простой для этого инструмент – вывести поле «Срок» на панель задач, чтобы видеть не только названия задач, но и сроки их исполнения.

Подробнее о том, как решается эта задача прочитайте в учебном пособии на стр. 266 – 269.

Контроль назначенных задач.

Для осуществления эффективного контроля делегированных задач применяется рассмотренная выше идеология планирования «День - Неделя». Она позволяет не только управлять личными задачами, но и контролировать делегированные поручения или задачи.

Для этого создаются категории «0_Контроль близкий» и «0_Контроль дальний». В них помещаются задачи, по которым уже не нужно предпринимать самостоятельных активных действий, но про которые хотелось бы помнить. Категория «Контроль близкий» просматривается раз в день, категория «Контроль дальний» - раз в неделю. Можно также назвать их «Контроль ежедневный» и «Контроль еженедельный».

Правила настройки контроля назначенных задач изучите, прочитав стр. 269 – 273 учебного пособия.

Корпоративный тайм-менеджмент на OUTLOOK.

С помощью Outlook можно эффективно организовать командную работу – назначить задачу подчиненному, увидеть на одном экране несколько календарей подчиненных или коллег, и т.п. Работа становится более прозрачной и эффективной.

С помощью механизма пользовательских полей в Outlook можно структурировать практически любые бизнес-процессы на уровне личной эффективности менеджера и команды, в которой он работает.

Более подробно познакомьтесь с примерами организации корпоративного ТМ на Outlook на, прочитав стр. 273 – 276 учебного пособия.

Основные выводы:

1. Использование возможностей программы Microsoft Outlook позволяет нам автоматизировать систему тайм-менеджмента, сделать ее более удобной для использования, проработать все дела и задачи более тщательно, сделать их красивыми. Outlook помогает создать полную картину, являясь идеальным техническим воплощением для обзора всех элементов нашей жизни. Ведь Outlook и означает «обзор».

2. Использование Microsoft Outlook в качестве корпоративного стандарта организации времени существенно повышает эффективность деятельности, снижает потери времени, и в конечном итоге становится одним из элементов, позволяющих упрочить положение компании.

Контрольные вопросы.

1. Почему программа Microsoft Outlook является наиболее распространенной для организации управления временем?

2. Какие две разные сущности в Outlook помогают осуществить жестко-гибкое планирование?

3. В каком разделе Outlook создаются жесткие встречи?

4. В каком разделе Outlook создаются гибкие задачи?

5. Как используется Outlook для расстановки приоритетов в задачах?

6. Что такое пользовательские представления?

7. Что такое категории в Outlook?

8. В чем преимущество планирования гибких задач в Outlook в отличие от бумажных носителей?

9. Перечислите 5 основных пунктов (кнопок), которые нужно знать для эффективного управления Outlook.

10. Как с помощью Outlook можно организовать командную работу? Приведите пример.

Москва 2008 Содержание

Введение (к оглавлению)

Понятие и сущность тайм-менеджмента

Тема 1. Целеполагание (к оглавлению)

Тема 2. Хронометраж как персональная система учета времени (к оглавлению)

Тема 3. Планирование (к оглавлению)

Тема 4. Обзор задач, его роль в принятии решений (к оглавлению)

Тема 5. Приоритеты. Оптимизация расходов времени (к оглавлению)

Тема 6. Технологии достижения результатов: распределение рабочей нагрузки и эффективная самомотиация

(к оглавлению)

Тема 7. Корпоративный тайм-менеджмент (к оглавлению)

Контрольные вопросы.

Тема 8. Компьютеризация тайм-менеджмента (к оглавлению)

Москва 2008

Содержание