Тема 8. Подготовка композиционных документов (текст – база данных) в среде MSOffice (MSWord  -  MSAccess)

 

Цель работы: изучение технологии и основных этапов подготовки композиционных документов на примере серийных документов.

 

Порядок выполнения

 

1.    Подготовить серию писем-уведомлений о приеме на работу на базе шаблона MS Word и таблиц БД «Документы», используя процедуру динамического слияния данных (меню Сервис->Слияние):

-        Первый шаг процедуры слияния – создание основного документа (Создать->Документы на бланке). В среде MS Word подготовить шаблон основного документа (см. Рис.8);

Дата

Фамилия Имя Отчество

 

Уважаемый Имя Отчество !

 

Сообщаем Вам, что Вы приняты на работу в «Наименование организации» на должность должность-родит.падеж с окладом оклад в месяц.

Администрация

Рис. 8. Шаблон основного документа

 

-        Второй шаг – формирования источника данных для процедуры динамического слияния. Для формирования источника данных в среде MS Access внести следующие изменения в таблицы «Должности» и «Сотрудники»:

·       в режиме Конструктора к структуре таблицы «Должности» добавить еще одно поле «Должность-родительный падеж» (тип – текстовый, обязательное поле, указать длину) и заполнить его (например, для должности «инженер» внести в поле значение «инженера», для должности «менеджер» – значение «менеджера» и т.п.);

·       к структуре таблицы «Сотрудники» добавить поле «Пол» (задать с помощью Мастера подстановок выбор из фиксированного набора значений: «м», «ж»; обязательное поле) и заполнить его;

·       на базе таблиц «Сотрудники» и «Должности» в режиме Конструктора Запроса построить таблицу-Запрос «Сотрудники-уведомления» со следующими колонками: Фамилия, Имя, Отчество, Пол из таблицы «Сотрудники» и Должность-родит.падеж, Оклад из таблицы  «Должности».

 

На втором шаге процедуры слияния в качестве источника данных выбрать таблицу-запрос «Сотрудники-уведомления» из файла БД (Получить данные->Открыть источник данных, в диалоговом окне открытия файла установить Тип файлов: Базы данных MS Access, выбрать файл Вашей БД, далее выбрать запрос).

 

-        Провести правку основного документа : в текст основного документа вместо подчеркнутых слов включить соответствующие поля слияния (с помощью раскрывающегося списка «Добавить поле слияния» панели инструментов MS Word), которые будут в дальнейшем (при запуске процедуры слияния) заполняться значениями из источника данных.

 

-        Вместо текста Дата вставить динамическое поле Дата и время.. (пункт основного меню Вставка->Дата и время..)

 

-        Сделать обращение Уважаемый корректным - зависящим от пола, для этого вместо текста Уважаемый разместить поле If...Then...Else, выбрав его из раскрывающегося списка «Добавить поле Word» панели инструментов MS Word. Заполнить диалоговое окно «Вставка поля If» следующим образом:

если поле «Пол» равно «м»

Вставить следующий текст:

Уважаемый

В противном случае вставить следующий текст:

Уважаемая

 

-        Третий этап процедуры слияния – объединение текста основного документа с источником данных. В результате должно получиться столько уведомлений, сколько записей в таблице-запросе «Сотрудники-уведомления».

 

2.    Самостоятельно разработать и осуществить процедуру подготовки серии регистрационных штампов для документов из таблицы «Регистрационные карты» (см. Рис. 9)

 

Рис. 9. Регистрационный штамп документа

 

Контрольные вопросы:

1.    Назначение и использование полей слияния.

2.    Назначение и использование полей Word.

3.    Возможности использования процедуры слияния при решении офисных задач.

 

К оглавлению

Назад к разделу "Тема 7. Разработка форм с использованием элементов графического интерфейса"

Вперед к разделу "Литература"