Настоящий курс предназначен для студентов, обучающихся по направлениям подготовки 09.03.02 «Информационные системы и технологии» и 09.03.03 «Прикладная информатика».

Изучение дисциплины «Информационный менеджмент» ориентировано на изучение базовых понятий и представлений современной теории информационных систем и технологий. Дисциплина формирует общую систему теоретических и концептуальных представлений об информационном менеджменте, а также развивает ряд практических навыков и умений, позволяющих студентам впоследствии принимать высокоэффективные управленческие решения, возникающие в бизнес-процессах, связанных с автоматизацией различных сфер деятельности предприятия.

Для изучения дисциплины требуются знания и навыки обучающихся по дисциплинам: «Информационные системы и технологии», «Базы данных», «Моделирование систем».

Знания по дисциплине «Информационный менеджмент» могут использоваться и при подготовке выпускной квалификационной работы.

Цели изучения курса:

· дать представление об информационном менеджменте как о важнейшей составляющей системы управления компанией и мощном инструменте преобразования деятельности компании в соответствии с требованиями современного бизнеса;

· обеспечить понимание сущности процессов внедрения и сопровождения прикладного программного обеспечения как важных и неотъемлемых процессов жизненного цикла процесса автоматизации предприятия.

Задачи изучения курса:

· дать представление о процессах и этапах информационного менеджмента;

· обосновать необходимость информационного менеджмента как инструмента эффективного управления информационными системами и информационными технологиями;

· обосновать важность этапа внедрения проекта автоматизации на предприятии, уделив при этом особое внимания процессу обучения конечных пользователей.

Тема 1. Понятие информационного менеджмента

Цель и задачи: Дать определение информационного менеджмента, уяснить цели и задачи. Рассмотреть понятия информатизации и автоматизации предприятия: их различия и взаимосвязь.

Вопросы темы:

1. Определение и сущность информационного менеджмента.

2. Цели и задачи информационного менеджмента.

3. Информационное пространство.

4. Информационное общество.

5. Информационная экономика.

6. Понятия информатизации и автоматизации предприятия.

Вопрос 1. Определение и сущность информационного менеджмента.

Современный этап развития нашего общества можно охарактеризовать как постиндустриальный или информационный.

Информационное общество – общество, в котором большинство работающих занято производством, хранением, переработкой и реализацией информации, особенно высшей её формы – знаний.

Отличительные черты информационного общества:

· увеличение роли информации и знаний в жизни общества;

· возрастание доли информационных коммуникаций, продуктов и услуг в валовом внутреннем продукте;

· создание глобального (единого) информационного пространства, обеспечивающего: эффективное взаимодействие людей, их доступ к мировым информационным ресурсам, удовлетворение их потребностей в информационных продуктах и услугах.

Иными словами, если в индустриальном обществе основным ресурсом и объектом производства считался материальный продукт или услуга, то одним из ключевых понятий при информатизации общества стали информационные ресурсы.

Стремительное развитие практики менеджмента, работы по созданию общей теории менеджмента позволяют дать его устоявшееся определение.

Менеджмент – это управление в социально-экономических системах: совокупность современных принципов, методов, средств и форм управления производством с целью повышения его эффективности и увеличения прибыли. Как известно, менеджеры воздействуют прежде всего на главный элемент организации – людей, координируя их деятельность. Эффективность менеджмента определяется как соотношение результатов работы и использованных для их получения ресурсов.

Теорию (научную дисциплину) менеджмента можно охарактеризовать как аккумулированные и по определенным правилам логически упорядоченные знания, представляющие собой систему принципов, методов и технологий управления, разработанных на основе информации, полученной как эмпирическим путем, так и в результате исследований в различных областях науки.

Теория менеджмента обладает следующими особенностями:

· ориентирована на решение практических задач;

· имеет междисциплинарный характер;

· разрабатывается в международном масштабе.

Менеджмент предназначен для решения практических задач. Он нацелен на исследование и разработку правил эффективного управления с целью достижения высоких результатов, являющихся критерием его качества.

Информационный менеджмент (ИМ) – это специальная область менеджмента, выделившаяся в последние годы как самостоятельное направление и все более приобретающая специфические особенности. Определим сферу, охватываемую информационным менеджментом.

В широком смысле слова, информационный менеджмент - это развитие теоретических и практических принципов менеджмента на основе новых информационных технологий и информационных систем. Сегодня информационные технологии и информационные системы являются неотъемлемыми компонентами информационного менеджмента.

Информационный менеджмент – это технология, компонентами которой являются документная информация, персонал, технические и программные средства обеспечения информационных процессов, а также нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов. Проще говоря, информационный менеджмент – это процесс предоставления нужной информации в нужном виде и в нужное время; информации, которая выделяется из данных, генерируемых многочисленными автоматизированными системами – бухгалтерскими, учетными, складскими и др.

Таким образом, информационный менеджмент – это управление деятельностью по созданию и использованию информации в интересах организации. Другими словами, информационный менеджмент – процесс управления на базе компьютерных технологий обработки информации с применением управленческих информационных систем как базового инструмента для работы менеджеров на всех уровнях управления в различных предметных областях.

Вопрос 2. Цели и задачи информационного менеджмента.

Информационный менеджмент в организации выполняет стратегические, оперативные и административные задачи. К числу стратегических задач относятся: создание информационной инфраструктуры организации и управление информационными технологиями. Оперативные и административные задачи носят более узкий и подчиненный характер.

Цель информационного менеджмента: обеспечение эффективного развития организации посредством регулирования различных видов её информационной деятельности.

Главной задачей информационного менеджмента является информационная поддержка основной деятельности организации. Следующая задача информационного менеджмента состоит в переработке разнообразного предлагаемого на информационном рынке «массового продукта» в информацию, релевантную действиям, переход от внешнего знания к знаниям, релевантным внутренним решениям.

Задачи информационного менеджмента:

1. качественное информационное обеспечение процессов управления в организации;

2. осуществление управления информационными ресурсами;

3. обеспечение управления обработки информации на всех уровнях;

4. интерфейсная задача – обеспечение управления коммуникациями (общение – передача информации от человека к человеку).

В настоящее время за словосочетанием «информационный менеджмент» не стоит четко очерченной предметной области. Термином обозначают широкий спектр сфер деятельности: от технического обслуживания информационных систем до стратегического планирования.

В настоящем учебном курсе понимание информационного менеджмента ограничено двумя направлениями:

· управление информацией – информационными потоками и информационными ресурсами, т.е. автоматизированная технология обработки информации в определенной предметной области;

· управление с помощью информации, т.е. управленческая технология, менеджмент в собственном смысле этого слова.

Информационный менеджмент как научная дисциплина включает в себя достижения нескольких смежных научных дисциплин по отношению к управлению информацией в современных организациях, что позволяет на практике перейти к информационно-ориентированному типу организации, характерному для информационного общества. Информационный менеджмент как новая методология построения системы управления документацией имеет фундаментальное значение для организаций и обладает значительным интегрирующим потенциалом.

Место и структуру информационного менеджмента можно представить следующим образом (см. рис. 1).

Рис. 1. Место и структура информационного менеджмента

Вопрос 3. Информационное пространство.

В любом государстве принципиально важно создать условия беспрепятственного движения по всей территории не только товаров и людей, но и информации. Есть все основания утверждать, что создание информационного общества (единого информационного пространства) является таким же необходимым условием, как и сохранение ее целостности.

Информационное пространство –– совокупность информационных ресурсов, информационных систем и коммуникационной среды.

Единое информационное пространство представляет собой совокупность баз и банков данных, технологий их ведения и использования, информационно-телекоммуникационных систем и сетей, функционирующих на основе единых принципов и по общим правилам, обеспечивающие информационное взаимодействие организаций и граждан, а также удовлетворение их информационных потребностей.

Иными словами, единое информационное пространство складывается из следующих главных компонентов:

· информационных ресурсов, содержащих данные, сведения и знания, зафиксированные на соответствующих носителях информации;

· организационных структур, обеспечивающих функционирование и развитие единого информационного пространства, в частности сбор, обработку, хранение, распространение, поиск и передачу информации;

· средств информационного взаимодействия граждан и организаций, в том числе программно-технических средств и организационно-нормативных документов, обеспечивающих доступ к информационным ресурсам на основе соответствующих информационных технологий.

Информационные ресурсы – в широком смысле – это совокупность данных, организованных для эффективного получения достоверной информации. Они содержат отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах: библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем.

Информационные ресурсы можно классифицировать следующим образом:

· по отношению к предприятию: внутренние и внешние;

· по способу хранения (передачи): без документарные, документарные и электронные;

· по типу источника (пользователя): персональные и коллективные (группа, структурное подразделение и общекорпоративные);

· по доступности: общедоступные, частично закрытые (только для группы лиц) и закрытые (для нескольких лиц).

Вопрос 4. Информационное общество.

Информационное общество –– концепция постиндустриального общества; новая историческая фаза развития цивилизации, в которой главными продуктами производства являются информация и знания. Отличительные черты информационного общества:

· увеличение роли информации и знаний в жизни общества;

· возрастание доли информационных коммуникаций, продуктов и услуг в валовом внутреннем продукте;

· создание глобального информационного пространства, обеспечивающего:

o эффективное информационное взаимодействие людей;

o их доступ к мировым информационным ресурсам;

o удовлетворение их потребностей в информационных продуктах и услугах.

Целевое направление информационного менеджмента –– создание нового информационного общества.

Сегодня есть все основания рассматривать информационные технологии как неотъемлемый компонент управленческих технологий. Практически все вновь формирующиеся структуры координации человеческой деятельности, например офисные системы, строятся на основе новейших телекоммуникационных систем и оснащенных современными компьютерами ресурсных центров. Да и вполне традиционный управленец не мыслит сегодня своей работы без компьютера на столе.

Можно дать длинный перечень элементов новых управленческих технологий, проникающих и в культурную сферу благодаря сети Internet. Среди этих элементов:

· средства оперативной коммуникации (электронная почта, списки, рассылки, новостные разделы сайтов);

· распределенные ресурсы и средства доступа к ним (базы данных, порталы, терминалы компьютерных сетей);

· средства координации деятельности (электронные доски объявлений, форумы, электронные опросы);

· формы обратной связи и организации сотрудничества (гостевые книги, телеконференции);

· средства производства (инструментарий поиска ресурсов и партнеров, стандартные и специализированные программные средства).

В круг задач информационного менеджмента входят также разработка, внедрение, эксплуатация и развитие автоматизированных информационных систем и сетей, обеспечивающих деятельность предприятия (организации). В этих сетях должно быть обеспечено управление информационными ресурсами. Важное значение имеют организация и обеспечение взаимодействия с внешним информационным миром: сетями, базами данных, издательствами, типографиями и т.д.

Все возрастающая важность информационного менеджмента привела к появлению специалистов (информационных менеджеров). Они должны преобразовывать пассивную корпоративную информацию в источники достоверных сведений, определяющих результаты деятельности фирмы.

Информационный менеджмент превращается в базовую технологию организации управленческой деятельности во всех сферах информационного общества.

Создание нового информационного общества возможно сегодня только на базе технологий информационного менеджмента, включая автоматизированные информационные системы как базовый компонент информационного менеджмента и информационного общества.

Вопрос 5. Информационная экономика.

Информационная экономика –– экономика, основанная на знаниях, в которой большая часть валового внутреннего продукта обеспечивается деятельностью по производству, обработке, хранению и распространению информации и знаний, причем в этой деятельности участвуют более половины занятых.

Понятие экономики, основанной на знаниях, или интеллектуальной экономики, получившее в последние годы распространение в мировой экономической литературе, отражает признание того обстоятельства, что научные знания непосредственно определяют параметры экономического роста, создавая основу для инноваций и формирования квалифицированной рабочей силы.

На долю наукоемких отраслей обрабатывающей промышленности и сферы услуг ныне приходится в среднем более половины ВВП ведущих индустриальных стран; именно эти отрасли отличаются наиболее высокими темпами роста объемов производства, занятости, инвестиций, внешнеторгового оборота. Достижения науки и техники выступают ключевым фактором улучшения качества продукции и услуг; экономии трудовых и материальных затрат, увеличения производительности труда, совершенствования организации производства. Все это в конечном счете предопределяет конкурентоспособность предприятий и выпускаемой ими продукции на внутреннем и мировом рынках.

По своим свойствам информационная экономика носит глобальный характер и является основой формирования и развития информационного общества. В условиях информационного общества процессы кодирования и декодирования научно-экономической информации достигают такого уровня, при котором наблюдается ежегодное удвоение объема знаний. В этой связи, для того чтобы успеть усвоить нарастающий объем информации и не отстать от темпов современной научно-технологической и экономической жизни, индивиду, специалисту и персоналу, необходима возможность непрерывного обновления своих знаний. Такая возможность превращается в реальность, если проведены в жизнь основные принципы информатизации, имеется достаточно высокая информационная культура и развитый разветвленный рынок информационных услуг.

Таким образом, создание информационного общества базируется на следующих утверждениях:

1. переход к информационному обществу в рамках конкретного государства возможен при условии создания единого информационного пространства на его территории;

2. базовой составляющей единого информационного пространства являются информационные ресурсы, которые создаются в процессе функционирования автоматизированных информационных систем всех сфер жизнедеятельности государства (органов власти и управления, органов местного самоуправления, юридических и физических лиц).

Единое информационное пространство –– это:

· интеграция информационных ресурсов различных сфер жизнедеятельности общества;

· обеспечение полноты, точности, достоверности и своевременности предоставления информации органам власти и управления всех уровней, юридическим и физическим лицам;

· создание необходимых условий по информационному общению субъектов управления, хозяйствования и граждан;

· предоставление возможности взаимодействия с информационными ресурсами других государств и международных организаций.

На стыке изменений в коммуникационных технологиях, в мотивации человеческой деятельности продолжает формироваться информационное общество XXI в.

В общем случае структура информационного общества как целевое направление информационного менеджмента представлена на рис. 2.

Рис. 2. Структура информационного общества как целевое направление информационного менеджмента

Вопрос 6. Понятия информатизации и автоматизации предприятия.

Процесс перехода от индустриального общества к информационному путем насыщения политической, экономической и социальной деятельности современными информационными технологиями получил название информатизация. Информатизация в системе управления предприятием предполагает:

· создание правовых, экономических, технологических и социальных условий для того чтобы необходимая для решения управленческих проблем информация была доступна в кратчайшие сроки, в любой точке, любому потенциальному пользователю;

· создание аппаратных и программных средств, телекоммуникационных систем, обеспечивающих формирование информационных ресурсов и доступ к ним, включая хранение, переработку, преобразование и передачу информации и знаний;

· обеспечение первоочередного развития структур, обеспечивающих производство и воспроизводство информации и знаний;

· разработку и реализацию организационно-методологических основ и программ последовательного, целенаправленного и эффективного внедрения информационных технологий в систему управления организацией.

Одним из основных элементов в системе управления современного предприятия является информация, которая впервые формируется, накапливается и преобразуется с помощью разнообразных технических и программных средств. Очевидно, что с развитием научно-технического прогресса мировой рынок средств информатизации (вычислительной, периферийной, специальной и коммуникационной техники, а также программных, информационных и сервисных средств) быстро расширяется и дифференцируется, а, значит, множатся варианты возможных решений в области формирования технологической среды сферы обработки информации. При этом имеются в виду не проектные работы по созданию новых ИТ или ИС и их элементов, а те решения, которые принимает менеджер в качестве представителя заказчика, т.е. в порядке выработки технического задания на разработку и внедрение наиболее адекватного решения в сфере информатизации систем управления на данном предприятии.

Важнейшую роль в современных системах информатизации играют телекоммуникационные средства. Наряду с локальными вычислительными сетями (ЛВС) в настоящее время наибольшую популярность приобрела глобальная сеть коллективного пользования – Интернет. Ресурсы сети оказались настолько привлекательными, что стали эксплуатироваться экономической и социальной инфраструктурой общества. Бизнес постепенно становится основным пользователем услуг Интернета, начиная от размещения рекламы до создания интернет-магазинов.

Информационные технологии – базовый инструмент информационного менеджмента. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. При этом работа по разработке её проекта должна начинаться с четкого формулирования целей и задач, которые должна решить автоматизация предприятия.

Можно сформулировать следующее наиболее общее определение понятия автоматизации: это «совокупность методов и средств, предназначенная для реализации системы или систем, позволяющих осуществлять управление самим технологическим процессом без непосредственного участия человека, либо оставления за человеком права принятия наиболее ответственных решений».

Комплексная автоматизация функции управления требует создания единого информационного пространства на любом современном предприятии, в котором обычные сотрудники и руководство смогут осуществлять свою деятельность, руководствуясь едиными правилами доступа, представления и обработки информации.

Бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привели в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством. При выполнении внутрифирменных процессов функция информационной технологии (ИТ) перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную часть продукта или производственных мощностей.

Единое информационное пространство организации базируется на новых распространённых технологиях и обеспечивает масштабируемость, расширяемость и хорошие интеграционные возможности, благодаря этому существенно облегчается внедрение бизнес-приложений (электронный документооборот, системы автоматизации бизнес-процессов, корпоративные порталы и т.д.). Главной целью работ по формированию информационного пространства является обеспечение взаимодействия всех информационных потоков организации на удобной основе с учетом интересов пользователей и компании в целом.

Резюмируя, можно сказать то, что одним из важнейших факторов успешного управления является наличие достоверной оперативной информации о происходящих на предприятии процессах. При этом, задачами информационного менеджмента является обеспечение достижения целей организации за счет эффективного согласованного управления как элементами, процессами и ресурсами собственно информационной системы, так и другими элементами, процессами и ресурсами предприятия. В этих задачах управления в той или иной мере используются информационные системы и реализованные в ней информационные ресурсы и технологии.

Управление бизнес-процессами требует комплексного решения многочисленных проблем, обусловленных как внешними, так и внутренними факторами. Многообразие информации, характеризующей и описывающей деятельность предприятия или фирмы, приводит к необходимости применения новых методов и инструментальных средств ее обработки.

Вопросы для самопроверки:

1. Что такое информационное общество?

2. Сформулируйте отличительные черты информационного общества от индустриального.

3. Дайте определение понятию «менеджмент».

4. Какой вид деятельности называют информационными менеджментом?

5. Каковы цели информационного менеджмента?

6. Сформулируйте перечень задач информационного менеджмента.

7. Какие задачи у ИМ с точки зрения специалистов области ИТ?

8. Что такое информационное пространство?

9. Какие составляющие входят в информационное пространство современного предприятия?

Литература по теме:

1. Гринберг А.С., Король И.А. Информационный менеджмент: учеб. пособие для вузов. –– М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 415 с.

2. Дик В.В., Красильникова Е.В., Ребус Н.А. Руководство по изучению дисциплины «IT-менеджмент». Московский финансово-промышленный университет «Синергия», 2008.

3. Костров А.В. Основы информационного менеджмента. М.: Финансы и статистика, 2004. – 336 с.

Практические задания:

1. Заполните правый столбец таблицы, указав понятия, описанные в левом столбце.

Определение	Понятие
Общество, в котором большинство работающих людей заняты производством, хранением, переработкой и обменом информацией.	Информационное общество
Процесс перехода от индустриального общества к информационному путем насыщения политической, экономической и социальной деятельности современными информационными технологиями.
Экономика, основанная на знаниях, в которой большая часть валового внутреннего продукта обеспечивается деятельностью по производству, обработке, хранению и распространению информации и знаний, причем в этой деятельности участвуют более половины занятых.
Совокупность баз и банков данных, технологий их ведения и использования, информационно-телекоммуникационных систем и сетей, функционирующих на основе единых принципов и по общим правилам, обеспечивающим информационное взаимодействие организаций и граждан, а также удовлетворение их информационных потребностей.
Совокупность данных, организованных для эффективного получения достоверной информации.
Процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.
Совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.
Совокупность современных принципов, методов, средств и форм управления бизнес-процессами с целью повышения их эффективности и увеличения прибыли.
Технология, компонентами которой являются документная информация, персонал, технические и программные средства обеспечения информационных процессов, а также нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов.

Тема 2. Информационные технологии как основа управления информационными системами

Цель и задачи: Дать определение информационной технологии, информационного процесса и информационной системы. Рассмотреть классификацию ИТ и применение информационных технологий и систем в управлении экономическими системами.

Вопросы темы:

1. Основные понятия и определения.

2. Классификация ИТ.

3. Информационная система объекта управления.

Вопрос 1. Основные понятия и определения.

Как известно, обработка информации состоит в получении одних информационных объектов из других информационных объектов путем выполнения некоторых операций. При этом информацию можно: создавать, воспринимать, запоминать, хранить, копировать, искать, формализовать, обрабатывать, преобразовывать, передавать, распространять и т.д.

Информационный процесс – это процесс восприятия, накопления, обработки и передачи информации. Информационные процессы постоянно протекают в природе, обществе, науке, экономике и технике. Так, процесс зарождения и развития любого объекта в живой природе (растения, животного и т.д.) сопровождается восприятием информации (например, генетической), накоплением (например, воздействия окружающей среды), хранением, обработкой (реакцией на внешние воздействия) и передачей (например, генов своим потомкам). Аналогичные информационные процессы протекают и в человеческом обществе при зарождении и развитии любых общественных образований и организаций. В экономике объектом управления может выступать целая отрасль или отдельное предприятие, а в технике можно привести в пример управление любым техническим объектом – станком, автомобилем, самолётом и пр.

Информационный процесс реализует следующие этапы обработки информации:

· сбор и регистрация информации;

· машинное кодирование информации;

· хранение информации;

· обработка информации с использованием современных вычислительных методов математического моделирования, статистических и других методов;

· выдача информации потребителям;

· анализ полученной информации и др.

Информационная система – система, обеспечивающая получение, хранение, обработку информации для решения конкретных задач и её выдачу или передачу. Например, информационная система автоматизации документооборота на предприятии получает данные о разнообразных документах от их создателей или получателей, и позволяет пользователям иметь актуальные данные о движении и обработке документов на любых уровнях управления предприятием. Информационная технология тесно связана с информационными системами, которые являются для нее основной средой.

Информационная система является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и программные средства связи и т.д. Основная цель информационной системы – организация хранения, обработки и передачи информации.

Информационные технологии – совокупность средств и методов, используемых для реализации информационных систем. То есть это компьютерная техника, алгоритмы и программы, на основании которых создаются информационные системы. Федеральный закон РФ №149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дает такое определение этого понятия: «Информационные технологии – это процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов».

Цель применения информационных технологий – снижение трудоемкости использования информационных ресурсов. Реализация функций информационной системы невозможна без знания ориентированной на нее информационной технологии. А в то же время информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы.

Таким образом, информационная технология является более емким понятием, отражающим современное представление о процессах преобразования информации в информационном обществе. Умелое сочетание двух информационных технологий – управленческой и компьютерной – залог успешной работы информационной системы.

Широкое использование нашли информационные технологии в управленческой деятельности. Здесь они позволяют решать определенные задачи, возникающие при исполнении профессиональных обязанностей.

В первую очередь, информационные технологии в управленческой деятельности помогают значительно ускорить поиск, обработку и последующий анализ необходимой информации. Кроме того, их используют для оперативного обмена различными сведениями, а также для предоставления данных, востребованных государственными органами, в том числе налоговыми, контролирующими, правоохранительными, судебными и др.

Информационные технологии в менеджменте призваны помочь в получении сотрудниками разнообразных сведений. Они позволяют найти различные аналитические и статистические данные, необходимые для решения того или иного вопроса. Менеджеру также становится доступной и информация в любой из смежных сфер общественной деятельности. Такие данные можно получить из специализированных баз предоставления данных, справочных правовых программ или сети Интернет.

Развитие информационных технологий позволяет менеджеру значительно снизить время на анализ многочисленных вариантов, которые допускаются обстоятельствами дела, чтобы из их числа выбрать единственный верный. Это способствует более обоснованному принятию решения в рамках конкретного проекта.

Информационные технологии в управленческой деятельности получили свое дальнейшее развитие с внедрением автоматизированных информационных систем (АИС). Автоматизированная информационная система – совокупность программных и аппаратных средств, предназначенных для хранения данных и информации и/или управления ими и производства вычислений.

На сегодняшний день АИС успешно применяются в сфере государственного и муниципального управления, в экономике, бизнесе и иной деятельности. Примеры информационных технологий данного плана различны. Так, существуют АИС управления предприятием, персоналом, торговлей, АИС, позволяющие проводить экспертизу документов, и т. д.

Вопрос 2. Классификация ИТ.

Цель информационной технологии – получение информации для ее анализа человеком (сотрудником, руководителем) и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Предмет информационных технологий – данные. Процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с выбранной предметной областью. Методами информационных технологий являются обработка и передача информации.

Инструментами информационной технологии могут быть: текстовый процессор, электронные таблицы, системы управления базами данных, издательские системы, электронные календари, информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, маркетинговые), экспертные системы и т.д.

Информационные технологии базируются на использовании информации, программных продуктов и вычислительной техники. В рамках информационной технологии реализуются следующие этапы обработки информации:

· сбор и регистрация информации;

· машинное кодирование информации; хранение информации; обработка информации с использованием современных вычислительных методов математического моделирования, статистических и других методов;

· выдача информации заказчикам; анализ полученной информации и др. Обработка информации с использованием информационных технологий может производиться как централизованно, так и децентрализованно.

Компонентами информационных технологий могут являться: техническое, программное, информационное обеспечение и сотрудники. К основным свойствам информационных технологий относятся: целесообразность, наличие компонентов и структуры, взаимодействие с внешней средой, целостность, развитие во времени.

Три основных принципа компьютерной информационной технологии:

1. интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером;

2. интегрированность (стыковка, взаимосвязь) с другими программными продуктами;

3. гибкость процесса изменения как данных, так и постановок задач.

Для того чтобы правильно понять, оценить, грамотно разработать и использовать информационные технологии в различных сферах жизни общества, необходима их предварительная классификация. Она зависит от показателя или совокупности признаков, влияющих на выбор той или иной информационной технологии. Как правило, выделяют следующие классификационные признаки информационных технологий по:

· назначению и характеру использования;

· способу организации взаимодействия;

· применению в предметной области;

· функциям применения;

· типу обрабатываемых данных;

· способу объединения;

· используемым платформам;

· характеру взаимодействия с пользователем.

По назначению и характеру использования выделяют два основных класса информационных технологий: функциональные и обеспечивающие.

Функциональные технологии решают функциональные задачи, например управленческие, финансовые, юридические, образовательные, автоматизированного проектирования, моделирования и пр. Они реализуют типовые процессы обработки информации в определенной предметной области.

Обеспечивающие технологии поддерживают (обеспечивают) решения функциональных задач. Они используются как инструменты в различных предметных областях для решения функциональных задач и представляют собой способы организации отдельных технологических операций информационных процессов. Обеспечивающие технологии связаны с представлением, преобразованием, хранением, обработкой или передачей определенных видов информации. Они включают обработку текстов, табличные расчеты, работу с базами данных, распознавание символов, создание графических иллюстраций, защиту информации и др.

Функциональные информационные технологии строятся на основании обеспечивающих информационных технологий и направлены на обеспечение автоматизированного решения задач специалистов конкретной области.

По способу организации взаимодействия выделяют локальные и сетевые информационные технологии. Локальные информационные технологии осуществляют обработку информации без использования компьютерных сетей – локальных, корпоративных и глобальных. Для получения, хранения, обработки и передачи информации используются отдельные компьютеры с введёнными данными (информационное обеспечение) и установленным программами (программным обеспечением).

Сетевые информационные технологии основаны на использовании компьютеров, подключенных к локальным, корпоративным или глобальным компьютерным сетям. Понятно, что использование компьютерных сетей открывает практически неограниченные возможности осуществления взаимосвязи отдельных компьютеров, распределенных на ограниченной территории (локальные и корпоративные сети), а также в любом месте земного шара в случае использования всемирной компьютерной сети Интернет. Основное назначение компьютерных сетей – обеспечение коллективного использования общесетевых ресурсов – аппаратных, программных и информационных для получения, хранения, обработки и передачи информации.

По применению в предметной области информационные технологии делятся на предметные и прикладные. Предметные основаны на использовании типовых пакетов программ решения конкретных задач, подсистем экономических информационных систем, функциональных информационных систем. Примерами реализации предметных технологий являются АРМ – автоматизированные рабочие места работников организации. Автоматизированным рабочим местом называют персональный компьютер, оснащенный профессионально ориентированными приложениями и размещенный непосредственно на рабочем месте. Его назначение – автоматизация рутинных работ работника.

Примерами АРМ являются АРМ бухгалтера, АРМ юриста, менеджера, работника склада и пр.

Прикладные являются информационными технологиями общего назначения и имеют общий, универсальный характер. Они применимы практически во всех сферах экономической и управленческой деятельности. Например, текстовые и табличные процессоры, электронные органайзеры, графические редакторы и т.д. Для их использования не требуется знание предметной области.

По функциям применения можно выделить следующие виды информационных технологий:

· расчеты;

· хранение данных;

· документооборот;

· организация коллективной работы;

· помощь в принятии решений.

По типу обрабатываемых данных можно выделить текстовые, табличные, графические, мультимедийные, геоинформационные, управленческие технологии.

Текстовые данные обрабатываются текстовыми процессорами и гипертекстовой технологией. Числовые данные обрабатываются электронными таблицами, системами управления баз данных (СУБД). Графические данные обрабатываются двух- и трехмерными графическими процессорами. Мультимедийные технологии используют звуковые, анимационные и видеоданные. Геоинформационные технологии оперируют данными, имеющими пространственные координаты, а управленческие технологии обеспечивают необходимой информацией все уровни управления предприятий и организаций.

По способу объединения можно выделить отдельные (одиночные) и интегрированные информационные технологии. Обычно отдельные технологии реализуются одним приложением (например, MS Word или MS Excel). Интегрированная информационная технология представляет собой совокупность отдельных технологий с развитыми средствами взаимодействия между ними, например интегрированный пакет MS Office, позволяющий решать задачи комплексом программ, входящих в пакет.

В основе классификации информационных технологий по используемым платформам лежит собственно понятие платформы. Разнообразие технических и программных средств вынудило разработчиков информационных технологий ввести это понятие. Различают техническую и программную платформы.

Техническая платформа определяет тип оборудования, на котором можно установить информационную технологию. Это могут быть отдельные персональные компьютеры, клиент-серверные локальные и корпоративные сети, многомашинные комплексы и т.д. Различают следующие виды технических платформ.

Настольная платформа – однопользовательская или для небольшой группы, в которой не используется сервер базы данных. Корпоративная платформа – для рабочей группы или компании, в которой почти всегда оперируют с одним или несколькими серверами баз данных. Интернет-платформа – для интернета или интернет-приложений, которые используют web-сервер.

Главным компонентом программной платформы является операционная система, установленная на том или ином компьютере (Windows, UNIX, MacOS и пр.).

По характеру взаимодействия с пользователем различают информационные технологии коллективного использования и информационные технологии индивидуального использования. Последние образуют класс так называемых информационных технологий пользователя, который представляет большой практический интерес.

Вопрос 3. Информационная система объекта управления.

Любой экономический объект (отрасль, предприятие и пр.) можно рассматривать как некоторую систему. Как известно, система представляет собой совокупность взаимосвязанных частей (элементов), функционирующих совместно для достижения общей цели. Для системы характерно изменение состояний элементов, которое с течением времени происходит в результате взаимодействия объектов в различных процессах и с внешней средой.

С позиций кибернетики процесс управления системой как направленное воздействие на её элементы для достижения цели можно представить в виде информационного процесса, связывающего внешнюю среду, объект и систему управления. При этом внешняя среда и объект управления информируют систему управления о своем состоянии, система управления анализирует эту информацию, вырабатывает управляющее воздействие на объект управления, отвечает на возмущения внешней среды и при необходимости модифицирует цель и структуру всей системы.

В информатике понятие «система» широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и компьютерных программ: системой может называться аппаратная часть компьютера, системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, системы процедур для ведения документации и управления расчётами.

Под системой понимают объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как совокупность разнородных элементов, объединённых в интересах достижения поставленных целей. Системы различаются как по составу, так и по главным целям.

Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель её создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают процессы по сбору, хранению, обработке, поиску, выдаче информации, необходимой в процессе принятия решений задач в любой области. Они помогают анализировать проблемы, осуществлять стратегическое планирование и создавать новые продукты.

Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащённые специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без определения ее миссии, задач, архитектуры, инфраструктуры, конфигурации, средств телекоммуникаций и персонала, взаимодействующего с компьютерами.

В связи с этим можно сформулировать следующее определение: Информационная система – взаимосвязанная совокупность концепций, методов, технологий, технических и программных средств, используемых для сбора, обработки, хранения и выдачи информации потребителю в интересах достижения поставленной цели. Современное понимание информационной системы предполагает использование компьютера в качестве основного технического средства для поиска и переработки информации.

Информационная система определяется следующими свойствами:

· любая ИС может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения сложных систем;

· при построении ИС необходимо использовать системный подход;

· ИС является динамичной и развивающейся системой;

· ИС следует воспринимать как систему обработки информации, состоящую из компьютерных и телекоммуникационных устройств, реализованную на базе современных технологий;

· выходной продукцией ИС является информация, на основе которой принимаются решения или производятся автоматическое выполнение рутинных операций;

· участие человека зависит от сложности системы, типов и наборов данных, степени формализации решаемых задач.

Вопросы для самопроверки:

1. Какова цель информационной технологии?

2. Перечислите три основных принципа компьютерной информационной технологии.

3. Объясните разницу между функциональными и обеспечивающими информационными технологиями.

4. Что такое техническая платформа и программная платформа информационной технологии?

5. Что является главным компонентом программной платформы?

6. Дайте определение понятия «система».

7. В чем состоит процесс управления системой с позиций кибернетики?

8. Какой подход необходимо использовать при построении ИС?

9. Что является выходной продукцией ИС, на основе которой принимаются решения или производится автоматическое выполнение рутинных операций?

10. От чего зависит участие человека в работе ИС?

Литература по теме:

1. Гринберг А.С., Король И.А. Информационный менеджмент: Учеб. пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 415 с.

2. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем. М.: Финансы и Статистика, 2005. С. 7-27.

Практические задания:

1. Заполните правый столбец таблицы, указав виды ИТ, в соответствии с классификацией, обозначенной в левом столбце.

Классификация	Виды ИТ
по назначению и характеру использования	функциональные и обеспечивающие
по способу организации взаимодействия
по применению в предметной области
по способу объединения
по используемым платформам

2. Заполните правый столбец таблицы, указав понятия, определения которых даны в левом столбце.

Определение	Понятие
Процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.	Информационная технология
Объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как совокупность разнородных элементов, объединённых в интересах достижения поставленных целей.
Взаимосвязанная совокупность концепций, методов, технологий, технических и программных средств, используемых для сбора, обработки, хранения и выдачи информации потребителю в интересах достижения поставленной цели.
Направленное воздействие на элементы системы для достижения цели в виде информационного процесса, связывающего внешнюю среду, объект и систему управления.

Тема 3. Классификация ИС предприятий

Цель и задачи: Рассмотреть различные классы информационных систем, получить представления о специфике, функциональных возможностях и структуре каждого из классов ИС.

Вопросы темы:

1. Экономические системы и поддерживающие их ИС.

2. Виды ИС предприятий, поддерживающие производственный цикл.

3. Системы классов CRM, SCM, PLM, PDM и BPM.

Вопрос 1. Экономические системы и поддерживающие их ИС.

Структура экономической системы (промышленного предприятия, торговой организации, коммерческого банка, государственного учреждения и т.д.) с позиций кибернетики на рис. 3, где основные информационные потоки между внешней средой, объектом и системой управления помечены метками над стрелками ИП1, ИП2, ИПЗ, ИП4 и связаны с поддерживающей их экономической информационной системой (ЭИС).

Рис. 3. Структура экономической системы

В экономической системе объект управления представляет собой подсистему материальных элементов экономической деятельности (на промышленном предприятии: сырье и материалы, оборудование, готовая продукция, работники и др.) и хозяйственных процессов (на промышленном предприятии: основное и вспомогательное производство, снабжение, сбыт и др.).

Система управления представляет собой совокупность взаимодействующих структурных подразделений экономической системы (например, на промышленном предприятии: дирекция, финансовый, производственный, снабженческий, сбытовой и другие отделы), осуществляющих следующие функции управления:

· планирование – функция, определяющая цель функционирования экономической системы на различные периоды времени (стратегическое, тактическое, оперативное планирование);

· учет – функция, отображающая состояние объекта управления в результате выполнения хозяйственных процессов;

· контроль – функция, с помощью которой определяется отклонение учетных данных от плановых целей и нормативов;

· оперативное управление – функция, осуществляющая регулирование всех хозяйственных процессов с целью исключения возникающих отклонений в плановых и учетных данных;

· анализ – функция, определяющая тенденции в работе экономической системы и резервы, которые учитываются при планировании на следующий временной период.

Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединенных в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначенной для выполнения функций управления. ЭИС связывает объект и систему управления между собой и с внешней средой через информационные потоки:

· ИП1 – информационный поток из внешней среды в систему управления, который, с одной стороны, представляет поток нормативной информации, создаваемый государственными учреждениями в части законодательства, а с другой стороны, – поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемый конкурентами, потребителями, поставщиками.

· ИП2 – информационный поток из системы управления во внешнюю среду, а именно: отчетная информация, прежде всего финансовая информация в государственные органы, инвесторам, кредиторам, потребителям; маркетинговая информация потенциальным потребителям.

· ИПЗ – информационный поток из системы управления на объект управления (прямая кибернетическая связь), представляющий совокупность плановой, нормативной и распорядительной информации для осуществления хозяйственных процессов.

· ИП4 – информационный поток от объекта управления в систему управления (обратная кибернетическая связь), который отражает учетную информацию о состоянии объекта управления экономической системой (сырья, материалов, денежных, энергетических, трудовых ресурсов, готовой продукции и выполненных услугах) в результате выполнения хозяйственных процессов.

· ЭИС накапливает и перерабатывает поступающую учетную информацию, имеющиеся нормативы и планы в аналитическую информацию, служащую основой для прогнозирования развития экономической системы, корректировки ее целей и создания планов для нового цикла воспроизводства.

В соответствии с характером обработки информации в ЭИС на различных уровнях управления экономической системой (оперативном, тактическом и стратегическом) выделяются следующие типы информационных систем (см. рис. 4):

· системы обработки данных (EDP – electronic data processing);

· информационная система управления (MIS – management information system);

· система поддержки принятия решений (DSS – decision support system).

Рис. 4. Типы информационных систем на различных уровнях управления экономической системой

Системы обработки данных (СОД) предназначены для учета и оперативного регулирования хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов, накладных, платежных поручений). Горизонт оперативного управления хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию и обработку событий, например оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и расход материальных ценностей на складе, ведение табеля учета рабочего времени и т.д. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов (рабочими, кладовщиками, администраторами и т.д.) и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций через экранные формы вводятся в базу данных.

Информационные системы управления (ИСУ) ориентированы на тактический уровень управления: среднесрочное планирование, анализ и организацию работ в течение нескольких недель (месяцев), например анализ и планирование поставок, сбыта, составление производственных программ. Для данного класса задач характерны регламентированность (периодическая повторяемость) формирования результатных документов и четко определенный алгоритм решения задач, например свод заказов для формирования производственной программы и определение потребности в комплектующих деталях и материалах на основе спецификации изделий. Решение подобных задач предназначено для руководителей различных служб предприятий (отделов материально-технического снабжения и сбыта, цехов и т.д.). Задачи решаются на основе накопленной базы оперативных данных.

Системы поддержки принятия решений (СППР) используются в основном на верхнем уровне управления (руководства фирм, предприятий, организаций), имеющего стратегическое долгосрочное значение в течение года или нескольких лет. К таким задачам относятся: формирование стратегических целей, планирование привлечения ресурсов, источников финансирования, выбор места размещения предприятий и т.д. Реже задачи класса СППР решаются на тактическом уровне, например, при выборе поставщиков или заключении контрактов с клиентами. Задачи СППР имеют, как правило, нерегулярный характер.

Для задач СППР свойственны недостаточность имеющейся информации, ее противоречивость и нечеткость, преобладание качественных оценок целей и ограничений, слабая формализованность алгоритмов решения. В качестве инструментов обобщения чаще всего используются средства составления аналитических отчетов произвольной формы, методы статистического анализа, экспертных оценок и систем, математического и имитационного моделирования. При этом используются базы обобщенной информации, информационные хранилища, базы знаний о правилах и моделях принятия решений.

СППР – компьютеризованная система, содержащая три компонента:

· язык – механизм, обеспечивающий взаимодействие между пользователями и другими компонентами системы;

· систему знаний – основу системы;

· систему обработки запросов – интерфейс указанных компонентов.

Данный класс систем:

· поддерживает деятельность принимающих решения лиц, но не замещает их;

· использует конкретные данные и возможности моделирования;

· решает задачи различной степени структурированности – частично структурированные и неструктурированные;

· фокусируется скорее на результативности, нежели на производительности процесса принятия решений (помощь, поддержка процесса принятия решений на уровне интуиции);

· позволяет менеджеру проверять или предлагать различные решения, а также изучать результаты принятия решений с использованием различных моделей.

Идеальной считается ЭИС, которая включает все три типа перечисленных информационных систем. В зависимости от охвата функций и уровней управления различают корпоративные (интегрированные) и локальные ЭИС.

Корпоративная (интегрированная) ЭИС автоматизирует все функции управления на всех уровнях управления. Такая ЭИС является многопользовательской, функционирует в распределенной вычислительной сети.

Локальная ЭИС автоматизирует отдельные функции управления на отдельных уровнях управления. Такая ЭИС может быть однопользовательской, функционирующей в отдельных подразделениях системы управления.

В крупных организациях, наряду с персональным компьютером, в состав технической базы информационной системы может входить универсальная ЭВМ (Mainframe). Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, конечного пользователя, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно её получение и представление.

При рассмотрении и проектировании информационных систем следует учитывать следующие факторы:

· ИС может быть проанализирована, построена и управляема на основе общих принципов построения системы.

· ИС является динамической и развивающейся.

· при построении ИС необходимо использовать системный подход.

· ИС следует воспринимать как человеко-машинную (средства, обеспечивающие взаимодействие с компьютером).

Внедрение информационной системы способствует:

· получению более рациональных вариантов решения задач, засчет внедрения математических методов и интеллектуальных систем;

· освобождению пользователей от рутинной работы засчет ее автоматизации;

· замене бумажных носителей данных на электронные;

· обеспечению достоверной информации;

· уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;

· отысканию новых рыночных ниш;

· привязке к фирме покупателей и поставщиков засчет предоставления им разных скидок и услуг.

Обычно архитектуру ИС представляют состоящей из 5-ти уровней:

1. Уровень автоматизируемых функциональных задач (функциональные требования).

2. Уровень прикладных программных комплексов, реализующих функциональные требования.

3. Уровень интеграции, включающий компоненты, реализующие внутреннее.

4. Взаимодействие программных комплексов ИС и внешнюю интеграцию с внешними системами.

5. Уровень информационного обеспечения (баз данных) – совокупность объектов нормативно-справочной информации и оперативных данных, которые создаются, хранятся и обрабатываются в ИС.

6. Уровень инфраструктуры, включая организационные, технические составляющие и компоненты обеспечения информационной безопасности. Компоненты инфраструктуры обеспечивают функционирование компонентов верхних уровней ИС.

Вопрос 2. Виды ИС предприятий, поддерживающие производственный цикл.

Разработка отдельной ИС под каждое предприятие – очень трудоёмкий и дорогостоящий процесс, поэтому получают развитие ИС, относящиеся к отдельным классам, в рамках которых решается определённый круг задач.

Направления дальнейшего развития ИС:

· разработка ИС для автоматизации специфической деятельности в рамках какой-либо предметной области (разработка ФИТ);

· бухгалтерские ИС;

· банковские ИС;

· страховые ИС;

· разработка ИС, имеющих общие черты и решающих общие задачи различных этапов производственно-коммерческого цикла типового предприятия – ERP, MRP, CRM и т.д.;

· разработка ИС поддержки процесса принятия решений (начиная с систем класса СППР), которые можно применять как в определённых, так и в произвольных предметных областях;

· разработка ИС-трансформеров, которые реализуют базовую функциональность по управлению данными, по реализации бизнес логики и предоставлению графического пользовательского интерфейса, но не имеют реализованной бизнес-модели для начала эксплуатации в рамках какой-либо предметной области.

Целенаправленное разделение ИС различных классов и одновременное их внедрение в рамках одного предприятия привело как к сложности управления ИС и информационными потоками между ними, так и к сложности управления бизнесом в целом на базе разрозненных данных.

В свою очередь, это привело к разработке идеологии и развитию нового класса систем BPM (Business Performance Management), основной целью которого является комплексное управление производительностью бизнеса предприятия в рамках любой предметной области.

В связи с ростом популярности вычислительных систем, возникла идея использовать их возможности для планирования деятельности предприятия, в том числе для планирования производственных процессов.

Необходимость планирования была обусловлена тем, что:

· основная масса задержек в процессе производства связана с запаздыванием поступления отдельных комплектующих, в результате чего, как правило, параллельно с уменьшением эффективности производства;

· на складах возникает избыток материалов, поступивших в срок или ранее намеченного срока.

Система класса MRP (Material Requirements Planning) – система, работающая по алгоритму, регламентированному MRP методологией, позволяющую оптимально регулировать поставки комплектующих в производственный процесс, контролируя запасы на складе и саму технологию производства.

Главной задачей MRP является обеспечение гарантии наличия необходимого количества требуемых материалов-комплектующих в любой момент времени в рамках срока планирования, наряду с возможным уменьшением постоянных запасов, а, следовательно, разгрузкой склада.

Цели использования стандарта MRP:

· планирование поставок всех комплектующих, чтобы исключить простои производства и минимизировать запасы на складе;

· уменьшение запасов материалов-комплектующих, кроме очевидной разгрузки складов;

· уменьшения затрат на хранение дает ряд неоспоримых преимуществ, главное из которых – минимизация замороженных средств, вложенных в закупку материалов.

Входными элементами MRP-модуля являются следующие информационные ресурсы:

· описание состояния материалов (Inventory Status File) является основным входным элементом MRP-модуля. В нем должна быть отражена максимально полная информация о всех типах сырья и материалах-комплектующих, необходимых для производства конечного продукта. Также должны быть указаны статус каждого материала, определяющий, имеется ли он на руках, на складе, в текущих заказах или его заказ только планируется, а также описания, его запасов, расположения, цены, возможных задержек поставок, реквизитов поставщиков;

· программа производства (Master Production Schedule) – оптимизированный график распределения времени для производства необходимой партии готовой продукции за планируемый период или диапазон периодов;

· перечень составляющих конечного продукта (Bills of Material File) – список материалов и их количество, требуемое для производства конечного продукта. Кроме того, здесь содержится описание структуры конечного продукта.

Принцип работы MRP-модуля:

1. для каждого отрезка времени создаётся полная потребность в материалах. Она представляет собой интегрированную таблицу, выражающую потребность в каждом материале, в каждый конкретный момент времени;

2. вычисляется чистая потребность (какое количество материалов нужно заказать (или произвести, в случае внутреннего производства комплектующих) в каждый конкретный момент времени;

3. чистая потребность в материалах конвертируется в соответствующий план заказов на требуемые материалы и, в случае необходимости, вносятся поправки в уже действующие планы.

Результатами работы MRP-модуля являются:

· план Заказов (Planned Order Schedule) – какое количество каждого материала должно быть заказано в каждый рассматриваемый период времени в течение срока планирования;

· изменения к плану заказов (Changes in planned orders) – модификации к ранее спланированным заказам.

В концепции MRP есть серьезный недостаток. При расчете потребности в материалах не учитываются производственные мощности, их загрузка, а также стоимость рабочей силы и т.д.

Поэтому в 80-х гг. MRP-система с замкнутым циклом была трансформирована в систему планирования производственных ресурcов (manufactory resource planning), которая получила название MRPII.

Стандарт MRPII был разработан в США и поддерживается Американским обществом по управлению производством и запасами – American Production and Inventory Control Society (APICS).

Основные функции систем класса MRPII:

1. Планирование продаж и производства (Sales and Operation Planning).

2. Управление спросом (Demand Management).

3. Составление плана производства (Master Production Scheduling).

4. Планирование материальных потребностей (Material Requirements Planning).

5. Спецификации продуктов (Bill of Materials).

6. Управление складом (Inventory Transaction Subsystem).

7. Плановые поставки (Scheduled Receipts Subsystem).

8. Управление на уровне производственного цеха (Shop Flow Control).

9. Планирование производственных мощностей (Capacity Requirement Planning).

10. Входной / выходной контроль (Input/output control).

11. Материально техническое снабжение (Purchasing).

12. Планирование распределения ресурсов (Distribution Recourse Planning).

13. Планирование и контроль производственных операций (Tooling Planning and Control).

14. Управление финансами (Financial Planning).

15. Моделирование (Simulation).

16. Оценка результатов деятельности (Performance Measurement).

Суть концепции MRPII: прогнозирование, планирование и контроль производства осуществляется по всему жизненному циклу продукции, начиная от закупки сырья и заканчивая отгрузкой продукции потребителю.

В результате применения MRPII-систем должны быть реализованы:

· оперативное получение информации о текущих результатах деятельности предприятия как в целом, так и с полной детализацией по отдельным заказам, видам ресурсов, выполнению планов;

· долгосрочное, оперативное и детальное планирование деятельности предприятия с возможностью корректировки плановых данных на основе оперативной информации;

· оптимизация производственных и материальных потоков со значительным сокращением непроизводственных затрат и реальным сокращением материальных ресурсов на складах;

· отражение финансовой деятельности предприятия в целом;

· примерами систем класса MRPII является отечественная разработка «Галактика-Производство», а также Microsoft Dynamics, Platinum SunSystems, Scala и др.

В начале 90-х гг. появился новый тип ИС. Системы класса MRPII в интеграции с модулем финансового планирования FRP (Finance Requirements Planning) получили название системы планирования ресурсов предприятий ERP (Enterprise Resource Planning).

В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища (репозитария) данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию: финансовую, производственную, данные по персоналу и др.

ERP-система – это набор интегрированных приложений, позволяющих создать интегрированное информационное пространство для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций предприятия.

В ERP-системах реализованы следующие основные функциональные блоки:

· Планирование продаж и производства. Результатом действия блока является разработка плана производства основных видов продукции.

· Управление спросом. Данный блок предназначен для прогноза будущего спроса на продукцию, определения объема заказов, которые можно предложить клиенту в конкретный момент времени, определения спроса дистрибьюторов, спроса в рамках предприятия и др.

· Укрупненное планирование мощностей. Используется для конкретизации планов производства и определения степени их выполнимости.

· Основной план производства (план-график выпуска продукции). Определяется продукция в конечных единицах (изделиях) со сроками изготовления и количеством.

· Планирование потребностей в материалах. Определяются виды материальных ресурсов (сборных узлов, готовых агрегатов, покупных изделий, исходного сырья, полуфабрикатов и др.) и конкретные сроки их поставки для выполнения плана.

· Спецификация изделий. Определяет состав конечного изделия, материальные ресурсы, необходимые для его изготовления, и др. Фактически спецификация является связующим звеном между основным планом производства и планом потребностей в материалах.

· Планирование потребностей в мощностях. На данном этапе планирования более детально, чем на предыдущих уровнях, определяются производственные мощности.

· Маршрутизация/рабочие центры. С помощью данного блока конкретизируются как производственные мощности различного уровня, так и маршруты, в соответствии с которыми выпускаются изделия.

· Проверка и корректировка цеховых планов по мощностям.

· Управление закупками, запасами, продажами.

· Управление финансами (ведение Главной книги, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, управление наличными средствами, планирование финансовой деятельности и др.).

· Управление затратами (учет всех затрат предприятия и калькуляция себестоимости готовой продукции или услуг).

· Управление проектами/программами.

Наиболее распространенные в России системы класса ERP – это отечественные разработки Галактика, 1С: Предприятие и Парус, а также зарубежные SAP R/3, Baan, Navision Axapta и др.

Основные отличия систем класса ERP от MRPII заключаются в следующем.

· Поддержка различных типов производств (сборочного, обрабатывающего и др.) и видов деятельности предприятий и организаций (например, ERP-системы могут быть установлены не только на промышленных предприятиях, но и в организациях сферы услуг – банках, страховых и торговых компаниях и др.).

· Поддержка планирования ресурсов по различным направлениям деятельности предприятия, а не только производства продукции.

· ERP-системы ориентированы на управление «виртуальным предприятием», отражающим взаимодействие производства, поставщиков, партнеров и потребителей.

Под системами класса ERPII понимается WEB приложение, интегрированное с главным ERP-приложением предприятия и реализует своеобразный front-office к традиционной ERP системе. Система может относиться к классу ERPII, если front-office и back-office представляют собой единое целое.

Вопрос 3. Системы классов CRM, SCM, PLM, PDM и BPM.

Расшифровка аббревиатуры CRM (Customer Relationships Management) говорит сама за себя, управление взаимоотношениями с клиентами – задача, которую решает CRM система.

Функциональный состав систем класса CRM:

· функциональность продаж (управление контактами, клиентами);

· функциональность управления продажами (прогнозирование, анализ циклов, фиксированная и произвольная отчётность);

· функциональность продаж по телефону;

· управление временем (индивидуальное\групповое);

· поддержка обслуживания клиентов (HelpDesk);

· маркетинг (управление маркетинговыми компаниями);

· отчёты для высшего руководства;

· интеграция с ERP;

· синхронизация с различными устройствами и системами;

· функциональность электронной торговли;

· мобильные продажи (работа с системой вне офиса).

Преимущества использования систем класса CRM:

· увеличение объёма продаж;

· увеличение процента «удачных» сделок;

· повышение удовлетворённости клиентов;

· снижение административных издержек на продажи и маркетинг.

Системы класса SCM (supply chain management) – автоматизированные системы управления цепочками поставок. Основной задачей является повышение эффективности логистики.

Другие задачи, решаемые системами класса SCM:

· Операционные:

o закупки и снабжение производства;

o управление складами;

o управление логистикой;

o оптимизация транспортных операций;

o сбыт, работа с дистрибьюторами.

· Тактические:

o логистика и нахождение звеньев цепочки поставок;

o выбор транспортных маршрутов;

o планирование территориального распределения самого производственного цеха.

Упомянем кратко и другие классы систем поддержки производственно-коммерческого цикла:

· PLM (Product Lifecycle Management) – управление жизненным циклом продуктов.

· PDM (Product Data Management) – системы управления производственными данными.

Системы класса BPM – это совокупность интегрированных циклических процессов управления и анализа, а также соответствующих технологий, имеющих отношение как к финансовой, так и к операционной деятельности организации. BPM позволяет предприятиям определять стратегические цели, а затем оценивать эффективность своей деятельности по отношению к этим целям и управлять процессом достижения целей.

Ключевые BPM-процессы связаны с реализацией стратегии организации и включают финансовое и операционное планирование, консолидацию и отчетность, моделирование, анализ и мониторинг ключевых показателей эффективности.

Вопросы для самопроверки:

1. Что такое экономическая информационная система?

2. Какова структура экономической системы?

3. Какие виды ЭИС существуют?

4. Как можно определить понятие СОД, ИСУ, СППР?

5. Как можно определить понятие «локальная» и «корпоративная» ЭИС?

6. Чем отличается система класса MRP от системы класса MRPII?

7. Чем отличается система класса MRPII от системы класса ERP?

8. В чём отличие между классами ERPII от ERP?

9. Что такое CRM?

10. Что такое SCM?

Литература по теме:

1. Данилин А., Слюсаренко М. Архитектура предприятия. НОУ ИНТУИТ./ [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: https://www.intuit.ru/studies/courses/995/152/info

3. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем: учебник. / под ред. Ю.Ф. Тельнова. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 512 с.

Практические задания:

1. Заполните правый столбец таблицы, указав назначение ИС, в соответствии с видом ИС, указанным в левом столбце.

Вид ИС	Назначение
Информационно-поисковые системы	Позволяют осуществлять поиск, вывод и сортировку данных.
ИС обработки данных
ИС управления
ИС поддержки принятия решений

2. Заполните правый столбец таблицы описанием функций экономической системы, указанных в левом столбце.

Функция экономической системы	Описание функции
Планирование	Функция, определяющая цель функционирования ЭС на различные периоды времени (стратегическое, тактическое, оперативное планирование)
Учет
Контроль
Оперативное управление
Анализ

Тема 4. Информационное пространство предприятия

Цель и задачи: Рассмотреть внешнее и внутреннее информационное окружение предприятия, различные уровни управления, необходимые для них конкретные виды информационной поддержки. Разобрать понятие интегрированной информационной среды, исследовать её составляющие.

Вопросы темы:

1. Внешнее и внутреннее информационное окружение предприятия.

2. Информационный контур, информационное поле.

3. Интегрированная информационная среда.

Вопрос 1. Внешнее и внутреннее информационное окружение предприятия.

Развитие информатизации бизнеса показало, что ИТ и бизнес взаимно влияют друг на друга. С одной стороны, информационные технологии и построенные на их основе информационные системы должны быть полностью интегрированы в деятельность предприятия. С другой стороны, бизнес должен постоянно чувствовать поддержку со стороны ИТ и не только открывать для себя новые возможности, но и развивать их, чтобы извлечь максимальную выгоду из новых технологий. Таким образом, ИТ постепенно смещаются в центр парадигмы управления предприятием.

Взаимодействие между технологиями и бизнесом – сложная и комплексная проблема. Оно подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру бизнеса, организационно-функциональное построение предприятия, бизнес-правила, политику, корпоративную культуру, опыт и знания управленцев, внутренние технологические процессы, внешнее окружение.

Менеджеры должны постоянно принимать эти факторы во внимание, чтобы успешно внедрять и использовать новые ИТ или управлять существующими системами.

Вычислительные и телекоммуникационные средства достигли такого уровня развития, а объемы перерабатываемой информации стали настолько велики, что информация стала товаром и важнейшим стратегическим ресурсом.

Чтобы выжить в современных условиях, компания должна постоянно приспосабливаться к изменяющемуся окружению. Фирма не может сегодня, по определению, оставаться стабильной – она должна успевать изменяться, чтобы:

· угождать постоянно изменяющимся требованиям потребителей;

· не уступать соперникам в условиях жесткой конкуренции;

· совершенствовать внутренние процессы, расширять диапазон товаров и услуг;

· ставить перед персоналом реальные цели, предоставляя для их реализации достаточную творческую свободу действий в рамках тактических задач;

· развивать в первую очередь те бизнес-процессы, которые ориентированы на выполнение ожиданий клиента.

Для этого недостаточно просто формулировать и передавать руководящие указания по цепочке многоуровневой управленческой иерархии компании. Компания и её информационные службы должны быть организованы таким образом, чтобы система управления помогала отслеживать изменения во внешнем мире и формировать соответствующие изменения в стратегии и политике компании. Таким образом, одной из главных задач ИС предприятия является обеспечение информационного взаимодействия между внешним окружением и внутренней средой.

Каковы источники формирования информационных ресурсов предприятия?

В компании имеется внешняя и внутренняя информация в зависимости от источника ее возникновения. Она отражает взаимопроникающие организационные, управленческие и производственные процессы в компании и составляет ее информационные ресурсы.

Любое предприятие, получающее ресурсы, в том числе и информационные, перерабатывает их в продукты своей деятельности. При этом оно порождает специфическую внутреннюю среду, которая формируется совокупностью структурных подразделений, персоналом, техническими средствами и технологическими процессами, экономическими и социальными отношениями (см. рис. 5).

Рис. 5. Внешняя и внутренняя среда предприятия

Информация внутренней среды отражает финансово-экономическое состояние предприятия и результаты его деятельности. Обработка этой информации осуществляется посредством стандартных формализованных процедур. Внутренняя информация, как правило, точна и адекватно отражает состояние предприятия.

Примеры внутренней информации: планы, приказы, распоряжения, отчеты, производственные данные, движение финансов и других ресурсов, подготовка персонала, сферы применения продуктов деятельности, методы и каналы сбыта, техника продаж, заказы, поставки.

Источники внутренней информации: директорат и администрация предприятия, планово-финансовые подразделения, бухгалтерия, ИТ-отделы и вычислительные центры, отделы главного инженера и главного механика, производственные подразделения, юридические, эксплуатационные и ремонтные службы, отделы логистики, закупки и сбыта.

Внешняя среда – экономические, политические и социальные субъекты, действующие за пределами предприятия, связи и отношения с ними. Это, соответственно, экономические, политические, социальные, технические, технологические, научные и другие отношения с партнерами, потребителями, конкурентами, государственными органами и общественными организациями. Информация внешней среды часто неполна, противоречива, приблизительна, разнородна, неадекватно отражает состояние внешней среды.

Примеры внешней информации: рынок и его нестабильность, требования и ожидания потребителей, «происки» конкурентов, тенденции в деловой среде и состояние мировых рынков, спрос и предложения, изменения в законодательстве.

Источники внешней информации и формы ее подачи чрезвычайно разнообразны. Укажем некоторые важные из них.

Общая информация о состоянии экономики: информационно-аналитические обзоры, специализированные печатные издания, газеты, Internet-сайты. Например, сервер «РосБизнесКонсалтинг» предоставляет следующую информацию:

· оперативные экономические новости;

· оперативную информацию с СЭЛТ/FOREX;

· биржевые индексы (Доу-Джонс, АК&М, NIKKEY);

· данные по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам;

· аналитическую информацию по отраслям производства и банковским ресурсам.

Специализированная экономическая информация. На информационном сервере Центробанка (www.crb.ru) можно найти всю свободно распространяемую информацию по финансовому рынку: межбанковский кредитный рынок, ставки привлечения рублевых и валютных депозитов, рынок облигаций Банка России, рынок государственных ценных бумаг, курсы валют на любую пошедшую дату, динамика валют, кросс-курсы и т.д.

Официальная информация из государственных органов и органов управления – законы, указы, постановления, нормативные документы, сообщения таможенных и налоговых органов.

Информация по ценам на товары: журналы и бюллетени, каталоги, сайты в Internet. В российской части всемирной паутины это в основном данные по компьютерной, аудио, видео технике, цифровым устройствам, книжным и музыкальным новинкам.

Тематическая информация. Основной источник – российские и зарубежные информационные поисковые Internet-системы: Google, Yahoo, AltaVista, Rambler, Яndex и многие другие. Системы выполняют поиск документов по ключевым словам с учетом морфологии языков. Поиск осуществляется по тематическим серверами и заявленным разделам.

Совокупность внешней и внутренней информации, обслуживающая системы и технологии, ИТ-специалисты и персонал ИТ-подразделений составляют информационно-технологический ресурс (Information Technology Resource –– ITR) современного предприятия.

Организации создают ИС, чтобы повысить эффективность и конкурентоспособность своего бизнеса. Это важнейший, но не единственный фактор для создания дорогостоящих систем. Существует много других причин, отличных от сугубо экономических, которые приводят руководителя компании, корпорации, холдинга к необходимости инвестировать средства в информатизацию бизнеса.

На (рис. 6) отражены внешние и внутренние факторы, вызывающие изменения в структуре и политике компании.

Рис. 6. Внешние и внутренние факторы, вызывающие изменения в структуре и политике компании

На (рис. 7) показан процесс взаимодействия внешних и внутренних факторов развития компании.

Рис. 7. Процесс взаимодействия внешних и внутренних факторов развития компании

Разделение систем ИТ на внешние и внутренние подсистемы необходимо для эффективной компенсации «давления» внешних и внутренних факторов.

Вопрос 2. Информационный контур, информационное поле.

В современных компаниях имеются различные уровни управления, для каждого из которых необходимы конкретные виды информационной поддержки. Информационные ресурсы требуют квалифицированного управления. Отметим, что до сих пор нет общепринятых методологий и метрик для количественной и качественной оценки эффективности информационных ресурсов, а также прогнозирования потребностей в них. И, тем не менее, на уровне предприятия можно и нужно изучать информационные потребности, выстраивать информационный контур, формировать информационное поле, измерять (разрабатывать соответствующие метрики), планировать и управлять информационными ресурсами. Это предполагает:

· оценку информационных потребностей на каждом управленческом уровне и в рамках каждой функции управления;

· создание системы управления данными, базами и хранилищами данных;

· организацию поиска, обработки, преобразования, анализа данных;

· разграничение доступа и обеспечение безопасности;

· доставку информации конечному потребителю.

Данные, информация, документы, циркулирующие внутри предприятия и отражающие суть его деятельности, образуют переплетающиеся и взаимодействующие потоки. Можно выделить основные виды таких потоков, показанных на рис. 8.Управленческие потоки (Control Flow), финансовые потоки (Cash Flow), потоки делопроизводства (Document Flow), потоки работ (Work Flow), – все они базируются на потоках данных (Data Flow).

Рис. 8. Потоковая модель предприятия

Наиболее четко обозначены, формализованы и измеримы финансовые потоки, так как для них существует развитая законодательная база, бизнес-правила, нормативная документация, внутренний и внешний контроль. В то же время финансовые потоки образуют самую хрупкую часть механизма реализации деятельности компании. Сбой в работе этого механизма немедленно приведет к самым печальным последствиям. Вследствие этого, организации финансовых потоков, организации по их защите и информационной поддержке следует уделять самое пристальное внимание.

Если предприятие имеет хорошо спланированную организационную структуру, уровни управления разделены, функции подразделений определены и четко очерчены, то это дает возможность эффективно организовать управленческие информационные потоки и автоматизировать документооборот.

И финансовые, и организационные потоки имеют много общих черт у различных компаний, и поэтому при информатизации часто достаточно воспользоваться доступными на рынке средствами. Труднее всего спланировать и сформировать потоки работ, так как они реализуются в самой сложной для автоматизации области деятельности компании – процессно-процедурной области. Точно также потоки данных, сопровождающие потоки работ, состоят из данных различных типов, требующих постоянного согласования, увязки и конвертации.

В процессе деятельности предприятия происходит постоянное перераспределение и изменение информационного наполнения потоков. Эти изменения вызывают необходимость управления. Система управления деятельностью предприятия (Managerial Enterprise System), реализованная на базе информационной системы, позволяет отслеживать изменения, адекватно на них реагировать, стабилизировать ситуацию, сохранять качественную определенность процессов, совершенствовать внутреннюю среду, поддерживать динамическое равновесие с внешней средой в целях достижения тех или иных преимуществ.

Управляющая часть организации оказывает на управляемый объект или процесс, управляющее воздействие. Чтобы управляющая система могла реально осуществлять управление, ей требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого объекта с конечной целью управляющего воздействия. Взаимодействие органа управления с управляемым объектом происходит в виде циркуляции информации по некоторому замкнутому контуру, называемому локальным информационным контуром.

Локальные контуры, образованные суммой управляющих сигналов и информационных откликов по всей процессной области, складываются в сложную замкнутую конфигурацию управляющих потоков и потоков данных внутри предприятия.

Верхняя граница этой конфигурации, отделяющая внутреннюю среду от внешней, образует информационный контур предприятия. Совокупные объемы деловой информации формируют внешнее и внутреннее информационные поля (см. рис. 9).

Рис. 9. Информационный контур и информационное поле предприятия

Собственное информационное поле объединяет информацию, зарождающуюся внутри предприятия. К такой информации следует относить:

· приказы и распоряжения высших руководителей и менеджеров всех звеньев (в бумажном и электронном виде);

· текущие и перспективные планы;

· базы данных о номенклатуре выпускаемой продукции, поставщиках, состоянии запасов, готовых продуктах;

· первичные документы управленческого, бухгалтерского, торгового и оперативного учета;

· данные бухгалтерского учета и другой обязательной отчетности за текущий и прошлый период;

· данные внутреннего документооборота (бумажного и электронного);

· результаты собственного анализа финансово-хозяйственной деятельности и результаты внешнего аудита; другие данные (например, результаты анкетирования сотрудников предприятия, данные о повышении квалификации).

Важно отметить, что качество собственного информационного поля предприятия в основном определяется самим предприятием. Четкая организационная структура управления, рациональное распределение функциональных обязанностей среди персонала, надежный и удобный учет на базе современных автоматизированных систем, продуманная схема документооборота способствуют улучшению и развитию информационного поля, что, в свою очередь, приводит к повышению качества принимаемых управленческих решений.

Вопрос 3. Интегрированная информационная среда.

Как уже указывалось в вопросе 3, единое информационное пространство предприятия представляет собой совокупность баз и банков данных, технологий их ведения и использования, информационно-телекоммуникационных систем и сетей, функционирующих на основе единых принципов и по общим правилам. Такое пространство обеспечивает защищенное информационное взаимодействие всех участников, а также удовлетворяет их информационные потребности в соответствии с иерархией обязанностей и уровнем доступа к данным.

Интегрированная информационная среда рассматривается как комплекс проблемно-ориентированных, взаимоувязанных и взаимодействующих информационных подсистем. Концептуальная модель ЭИС предприятия в должной мере должна отражать эту среду (см. рис. 10). Такая среда как основа единого информационного пространства включает в себя следующие главные компоненты:

· телекоммуникационную среду (коммуникационное ПО), средства организации коллективной работы сотрудников (Groupware);

· информационные ресурсы, информационные системы и механизмы предоставления информации на их основе:

o ERP-система;

o ПО управления электронным документооборотом;

o ПО информационной поддержки предметных областей;

o ПО оперативного анализа информации и поддержки принятия решений;

o ПО управления проектами; встроенные инструментальные средства и другие продукты (например, CAD/CAM/CAE/PDM-системы);

o ПО управления персоналом и др.;

· организационную инфраструктуру, обеспечивающую функционирование и развитие информационной среды, систему подготовки и переподготовки специалистов и пользователей информационной среды.

Рис. 10. Концептуальная модель ЭИС предприятия

Создание интегрированной информационной среды должно осуществляться с учетом следующих требований:

· вертикальная и горизонтальная интеграция имеющихся и вновь создаваемых корпоративных и проблемно-ориентированных информационных сред;

· единство организационных, технических и технологических принципов построения информационной среды;

· существование единой системы передачи данных на основе различных физических носителей (оптоволоконные, спутниковые, радиорелейные и другие каналы связи) как основы для горизонтальной и вертикальной интеграции информационных сред и компьютерных сетей;

· строгое соблюдение международных и российских стандартов в области информационно-вычислительных сетей, протоколов и средств связи, информационных ресурсов и систем;

· обеспечение доступа пользователей к открытым и защищенным базам данных различного назначения;

· обеспечение информационной безопасности и многоуровневой защиты информации от несанкционированного доступа, включая гарантии подлинности информации, распространяемой в информационной среде;

· создание систем и средств коллективного доступа в компьютерной сети;

· развитие информационных ресурсов и проблемно-ориентированных систем на основе идеологии информационных хранилищ и открытых систем, обеспечивающих возможность совместного использования различных аппаратных платформ и операционных систем;

· использование модульного принципа при проектировании центров и узлов хранения и обработки информации, абонентских пунктов и рабочих мест пользователей;

· использование сертифицированных программно-технических решений и унифицированных компонентов функционирующих систем и сетей;

· мониторинг информатизации, учет, регистрация и сертификация информационных ресурсов;

· развитие механизмов и средств предоставления информационного сервиса конечных пользователей, сертификации и лицензирования информационных услуг;

· использование организационных и методических материалов, системных требований, стандартов и рекомендаций по интеграции сетей, систем, баз данных и автоматизированных кадастров.

Вопросы для самопроверки:

1. Перечислите пять факторов, определяющих необходимость развития и совершенствования фирмы.

2. Назовите основные источники формирования информационных ресурсов предприятия.

3. Приведите примеры внутренней информации предприятия.

4. Назовите источники внутренней информации.

5. Приведите примеры внешней информации предприятия.

6. Назовите источники внешней информации предприятия.

7. Перечислите основные интернет-системы, используемые для поиска источников внешней информации предприятия.

8. Перечислите основные виды потоков документов, циркулирующих внутри предприятия и отражающих суть его деятельности.

9. Что такое информационный контур предприятия?

10. Что такое информационно-технологический ресурс предприятия?

Литература по теме:

2. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем: учебник. / под ред. Ю.Ф. Тельнова. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 512 с.

Практические задания:

1. Заполните правый столбец таблицы, указав источники информации для категорий, указанных в левом столбце.

Категория информации	Источники информации
Официальная информация	Государственные органы и органы управления
Общая информация о состоянии экономики
Специализированная экономическая информация
Информация по ценам на товары
Тематическая информация

2. Заполните правый столбец таблицы, дав определения понятий, указанных в левом столбце.

Понятие	Определения понятия
Единое информационное пространство предприятия	Совокупность баз и банков данных, технологий их ведения и использования, информационно-телекоммуникационных систем и сетей, функционирующих на основе единых принципов и по общим правилам.
Информационно-технологический ресурс предприятия
Информационный контур предприятия
Собственное информационное поле предприятия
Интегрированная информационная среда предприятия

Тема 5. Управление ИС на различных этапах жизненного цикла ИС

Цель и задачи: Изучить понятие жизненного цикла ИС и рассмотреть его составляющие. Познакомиться с существующими стандартами жизненного цикла ИС и особенностями управления ИС на различных этапах жизненного цикла.

Вопросы темы:

1. Жизненный цикл ИС и его основные этапы.

2. Стандарты жизненного цикла ИС.

3. Особенности управления ИС на различных этапах жизненного цикла.

Вопрос 1. Жизненный цикл ИС и его основные этапы.

Широко распространено представление о том, что информационные системы живут недолго – от трех до семи лет На самом деле это свидетельствует лишь о высокой динамичности информационных систем и технологий. В течение этого времени система может оставаться эффективной. Далее она должна развиваться или перестанет быть конкурентоспособной. Как таковая ИС должна создаваться на предприятии или в учреждении в виде, допускающем развитие и совершенствование по всем компонентам без утраты способности функционировать. Жизненный цикл ИС (ЖЦ ИС) можно представить, как ряд событий, происходящих с системой в процессе ее создания и использования.

Жизненный цикл информационных систем – это совокупность стадий и этапов, которые проходит ИС в своем развитии от момента принятия решения о создании системы до момента прекращения функционирования системы.

Для каждого этапа определяются состав и последовательность выполняемых работ, получаемые результаты, методы и средства, необходимые для выполнения работ, роли и ответственность участников и т.д. Такое формальное описание ЖЦ ИС позволяет спланировать и организовать процесс коллективной разработки и обеспечить управление этим процессом.

Модель жизненного цикла отражает различные состояния системы, начиная с момента возникновения необходимости в данной ИС и заканчивая моментом ее полного выхода из употребления. Модель жизненного цикла – структура, содержащая процессы, действия и задачи, которые осуществляются в ходе разработки, функционирования и сопровождения программного продукта в течение всей жизни системы, от определения требований до завершения ее использования.

В настоящее время известны и используются следующие модели жизненного цикла:

Каскадная модель (см. рис. 11) предусматривает последовательное выполнение всех этапов проекта в строго фиксированном порядке. Переход на следующий этап означает полное завершение работ на предыдущем этапе.

Рис. 11. Каскадная модель ЖЦ

Поэтапная модель с промежуточным контролем (см. рис. 12). Разработка ИС ведется итерациями с циклами обратной связи между этапами. Межэтапные корректировки позволяют учитывать реально существующее взаимовлияние результатов разработки на различных этапах, а время жизни каждого из этапов растягивается на весь период разработки.

Рис. 12. Поэтапная модель ЖЦ с промежуточным контролем

Спиральная модель (см. рис. 13). На каждом витке спирали выполняется создание очередной версии продукта, уточняются требования проекта, определяется его качество и планируются работы следующего витка.

Рис. 13. Спиральная модель ЖЦ ИС

Особое внимание уделяется начальным этапам разработки – анализу и проектированию, где реализуемость тех или иных технических решений проверяется и обосновывается посредством создания прототипов (макетирования). Прототип – действующий программный компонент, реализующий отдельные функции и внешние интерфейсы разрабатываемой ИС. Создание прототипов осуществляется в несколько итераций (витков спирали). Каждая итерация соответствует созданию фрагмента или версии ИС. На ней уточняются цели проекта, оценивается качество полученных результатов и планируются работы следующей итерации.

Спиральная модель избавляет пользователей и разработчиков ИС от необходимости полного и точного формулирования требований к системе на начальной стадии. Детали проекта уточняются и углубляются в ходе его разработки.

Неполное завершение работ на каждой стадии позволяет переходить на следующую стадию, не дожидаясь полного завершения работы на текущей, поскольку недоделанную работу можно будет завершить на следующей итерации. Главная задача – как можно быстрее показать пользователям работоспособность ИС.

Достоинства модели:

· Ускорение разработки, раннее получение результата за счет прототипирования.

· Постоянное участие заказчика в процессе разработки.

· Разбиение большого объема работы на небольшие части.

· Снижение риска, то есть повышение вероятности предсказуемого поведения ИС.

Недостатки модели:

· Сложность планирования, определения качества и длительности итераций, оценки затрат и рисков.

· Сложность применения модели с точки зрения менеджеров и заказчиков.

· Напряженный режим работы для разработчиков при большом количестве краткосрочных итераций.

На практике наибольшее распространение получили две основные модели жизненного цикла:

· каскадная модель (характерна для периода 1970–1985 гг.);

· спиральная модель (характерна для периода после 1986 г.).

В ранних проектах достаточно простых ИС каждое приложение представляло собой единый, функционально и информационно независимый блок. Для разработки такого типа приложений эффективным оказался каскадный способ. Каждый этап завершался после полного выполнения и документального оформления всех предусмотренных работ.

Можно выделить следующие положительные стороны применения каскадного подхода:

· на каждом этапе формируется законченный набор проектной документации, отвечающий критериям полноты и согласованности;

· выполняемые в логической последовательности этапы работ позволяют планировать сроки завершения всех работ и соответствующие затраты.

Каскадный подход хорошо зарекомендовал себя при построении относительно простых ИС, когда в самом начале разработки можно достаточно точно и полно сформулировать все требования к системе. Основным недостатком этого подхода является то, что реальный процесс создания системы никогда полностью не укладывается в такую жесткую схему, постоянно возникает потребность в возврате к предыдущим этапам и уточнении или пересмотре ранее принятых решений. В результате реальный процесс создания ИС оказывается соответствующим поэтапной модели с промежуточным контролем.

Однако и эта схема не позволяет оперативно учитывать возникающие изменения и уточнения требований к системе. Согласование результатов разработки с пользователями (заказчиками) производится только в точках, планируемых после завершения каждого этапа работ, а общие требования к ИС зафиксированы в виде технического задания на все время ее создания. Таким образом, пользователи зачастую получают систему, не удовлетворяющую их реальным потребностям.

Спиральная модель ЖЦ была предложена для преодоления перечисленных проблем. На этапах анализа и проектирования реализуемость технических решений и степень удовлетворения потребностей заказчика проверяется путем создания прототипов. Каждый виток спирали соответствует созданию работоспособного фрагмента или версии системы. Это позволяет уточнить требования, цели и характеристики проекта, определить качество разработки, спланировать работы следующего витка спирали. Таким образом углубляются и последовательно конкретизируются детали проекта и в результате выбирается обоснованный вариант, который удовлетворяет действительным требованиям заказчика и доводится до реализации.

Итеративная разработка отражает объективно существующий спиральный цикл создания сложных систем. Она позволяет переходить на следующий этап, не дожидаясь полного завершения работы на текущем и решить главную задачу – как можно быстрее показать пользователям системы работоспособный продукт, тем самым активизируя процесс уточнения и дополнения требований.

Основная проблема спирального цикла – определение момента перехода на следующий этап. Для ее решения вводятся временные ограничения на каждый из этапов жизненного цикла, и переход осуществляется в соответствии с планом, даже если не вся запланированная работа закончена. Планирование производится на основе статистических данных, полученных в предыдущих проектах, и личного опыта разработчиков.

Каждая из стадий создания системы предусматривает выполнение определенного объема работ, которые представляются в виде процессов ЖЦ. Процесс определяется как совокупность взаимосвязанных действий, преобразующих входные данные в выходные. Описание каждого процесса включает в себя перечень решаемых задач, исходных данных и результатов.

Естественное развитие каскадной и спиральной моделей привело к их сближению и появлению современного итерационного подхода, которое представляет собой рациональное сочетание этих моделей.

Еще одним примером реализации итерационной модели ЖЦ является способ быстрой разработки приложений – RAD (Rapid Application Development).

Особенности этого метода:

· Наличие небольших групп разработчиков (от 3 до 7 человек), выполняющих работы по проектированию отдельных подсистем ИС. Это обусловлено требованием максимальной управляемости коллектива.

· Наличие короткого, но тщательного проработанного производственного графика (до трех месяцев).

· Наличие повторяющегося цикла, при котором разработчики по мере того, как приложение начинает обретать форму, запрашивают и реализуют в продукте требования, получаемые в результате взаимодействия с заказчиком.

Основные принципы подхода:

· разработка приложений итерациями;

· необязательность полного завершения работ на каждой стадии ЖЦ;

· обязательность вовлечения пользователей в процесс разработки;

· применение средств управления конфигурацией, облегчающих внесение;

· изменений в проект и сопровождение готовой системы;

· использование прототипирования, позволяющее полнее выяснить и удовлетворить потребности пользователей;

· тестирование и развитие проекта, осуществляемые одновременно с разработкой;

· ведение разработки немногочисленной, хорошо управляемой командой профессионалов;

· грамотное руководство разработкой системы, четкое планирование и контроль выполнения работ.

ЖЦ ИС в соответствии с данным подходом состоит из четырех стадий:

1. Анализ и планирование требований (системный анализ).

2. Проектирование (системный синтез).

3. Реализация (компоновка системы).

4. Внедрение.

RAD хорошо подходит для относительно небольших проектов, разрабатываемых для конкретного заказчика, и не применим для построения сложных расчетных систем или систем управления сложными объектами в режиме реального времени, то есть ИС, содержащих большой объем уникального кода (сотни тысяч строк), а также систем, от которых зависит безопасность людей (управление самолетом или АЭС).

Вопрос 2. Стандарты жизненного цикла ИС.

Существует целый ряд стандартов, регламентирующих ЖЦ ИС, а в некоторых случаях и процессы разработки.

Значительный вклад в теорию проектирования и разработки информационных систем внесла компания IBM, предложив еще в середине 1970-х годов методологию BSP (Business System Planning – методология организационного планирования). Метод структурирования информации с использованием матриц пересечения бизнес-процессов, функциональных подразделений, функций систем обработки данных (информационных систем), информационных объектов, документов и баз данных, предложенный в BSP, используется сегодня не только в ИТ-проектах, но и проектах по реинжинирингу бизнес-процессов, изменению организационной структуры. Важнейшие шаги процесса BSP, их последовательность (получить поддержку высшего руководства, определить процессы предприятия, определить классы данных, провести интервью, обработать и организовать данные интервью) можно встретить практически во всех формальных методиках, а также в проектах, реализуемых на практике.

Среди наиболее известных стандартов можно выделить следующие:

· ГОСТ 34.601-90 (введен с 01.01.1992, переиздание – июль 2009 г., статус на 2018 г – действующий) распространяется на автоматизированные системы (АС) и устанавливает стадии и этапы их создания. Кроме того, в стандарте содержится описание содержания работ на каждом этапе. Стадии и этапы работы, закрепленные в стандарте, в большей степени соответствуют каскадной модели жизненного цикла.

Стадии и этапы создания АС, определяемые данным стандартом в общем случае (см. табл. 1).

Таблица 1.

Стадии	Этапы работ
1. Формирование требований к АС	1.1. Обследование объекта и обоснование необходимости создания АС
	1.2. Формирование требований пользователя к АС
	1.3. Оформление отчета о выполненной работе и заявки на разработку АС (тактико-технического задания)
2. Разработка концепции АС	2.1. Изучение объекта
	2.2. Проведение необходимых научно-исследовательских работ
	2.3. Разработка вариантов концепции АС и выбор варианта концепции АС, удовлетворяющего требованиям пользователя
	2.4. Оформление отчета о выполненной работе
3. Техническое задание	3.1. Разработка и утверждение технического задания на создание АС
4. Эскизный проект	4.1. Разработка предварительных проектных решений по системе и ее частям
	4.2. Разработка документации на АС и ее части
5. Технический проект	5.1. Разработка проектных решений по системе и ее частям
	5.2. Разработка документации на АС и ее части
	5.3. Разработка и оформление документации на поставку изделий для комплектования АС и (или) технических требований (технических заданий) на их разработку
	5.4. Разработка заданий на проектирование в смежных частях проекта объекта автоматизации
6. Рабочая документация	6.1. Разработка рабочей документации на систему и ее части
	6.2. Разработка или адаптация программ
7. Ввод в действие	7.1. Подготовка объекта автоматизации к вводу АС в действие
	7.2. Подготовка персонала
	7.3. Комплектация АС поставляемая изделиями (программными и техническими средствами, программно-техническими комплексами, информационными изделиями)
	7.4. Строительно-монтажные работы
	7.5. Пусконаладочные работы
	7.6. Проведение предварительных испытаний
	7.7. Проведение опытной эксплуатации
	7.8. Проведение приемочных испытаний
8. Сопровождение АС	8.1. Выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами
	8.2. Послегарантийное обслуживание

· Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО/МЭК 15288-2005 (дата введения 01.01.2007). Информационная технология. Системная инженерия. Процессы жизненного цикла систем.

Стандарт применим для широкого класса систем, но его основное предназначение – поддержка создания компьютеризированных систем. Согласно данному стандарту в структуру ЖЦ следует включать следующие группы процессов:

1. Договорные процессы:

· приобретение (внутренние решения или решения внешнего поставщика);

· поставка (внутренние решения или решения внешнего поставщика).

2. Процессы предприятия:

· управление окружающей средой предприятия;

· инвестиционное управление;

· управление ЖЦ ИС;

· управление ресурсами;

· управление качеством.

3. Проектные процессы:

· планирование проекта;

· оценка проекта;

· контроль проекта;

· управление рисками;

· управление конфигурацией;

· управление информационными потоками;

· принятие решений.

4. Технические процессы:

· определение требований;

· анализ требований;

· разработка архитектуры;

· внедрение;

· интеграция;

· верификация;

· переход;

· аттестация;

· эксплуатация;

· сопровождение;

· утилизация.

5. Специальные процессы:

· определение и установка взаимосвязей исходя из задач и целей;

· международный стандарт ISO/IEC 12207-2010 (дата введения 01.03.2012) – стандарт на процессы и организацию жизненного цикла. Распространяется на все виды заказного ПО. Стандарт не содержит описания фаз, стадий и этапов.

Указанный стандарт является базовым и определяет жизненный цикл программного обеспечения. Стандарт определяет стратегию и общий порядок в создании и эксплуатации программного обеспечения, охватывая жизненный цикл от концептуальной идеи до завершения проекта.

Стандарт ISO/IEC 12207 состоит из крупных обобщенных процессов: приобретение, поставка, разработка и т.д. В стандарте описаны пять основных процессов жизненного цикла программного обеспечения:

1. процесс приобретения определяет действия предприятия – покупателя информационной системы, программного продукта или службы программного обеспечения;

2. процесс поставки определяет действия предприятия-поставщика по снабжению покупателя информационной системой, программным продуктом или службы программного обеспечения;

3. процесс разработки определяет действия предприятия-разработчика, который разрабатывает принципы построения программного изделия и собственно программный продукт;

4. процесс функционирования определяет действия предприятия-оператора, обслуживающего систему в целом. Сюда входят консультация пользователей, получение обратной связи и т.д.;

5. процесс сопровождения определяет действия персонала, обеспечивающего сопровождение программного продукта, т.е. управление модификацией программного продукта, поддержку текущего состояния и функциональной пригодности, установку и удаление.

Кроме пяти основных процессов, ISO/IEC 12207 оговаривает восемь вспомогательных процессов, которые являются неотъемлемой частью всего жизненного цикла системы:

1. процесс решения проблем;

2. процесс документирования;

3. процесс управления конфигурацией;

4. процесс обеспечения качества;

5. процесс верификации;

6. процесс аттестации;

7. процесс совместной оценки;

8. процесс аудита.

В стандарте ISO/IEC 12207 также определяются четыре организационных процесса:

1. процесс управления;

2. процесс создания инфраструктуры;

3. процесс усовершенствования;

4. процесс обучения.

Кроме описанных выше стандартов, существуют несколько различных методик анализа и применения жизненного цикла ИС. Рассмотрим кратко наиболее популярные из них:

· Custom Development Method (методика Oracle) по разработке прикладных информационных систем – технологический материал, детализированный до уровня заготовок проектных документов, рассчитанных на использование в проектах с применением Oracle. Применяется CDM для классической модели ЖЦ (предусмотрены все работы/задачи и этапы), а также для технологий «быстрой разработки» (Fast Track) или «облегченного подхода», рекомендуемых в случае малых проектов.

· Rational Unified Process (RUP) предлагает итеративную модель разработки, включающую четыре фазы: начало, исследование, построение и внедрение. Каждая фаза может быть разбита на этапы (итерации), в результате которых выпускается версия для внутреннего или внешнего использования. Прохождение через четыре основные фазы называется циклом разработки, каждый цикл завершается генерацией версии системы. Если после этого работа над проектом не прекращается, то полученный продукт продолжает развиваться и снова минует те же фазы. Суть работы в рамках RUP – это создание и сопровождение моделей на базе UML.Microsoft Solution Framework (MSF) сходна с RUP, так же включает четыре фазы: анализ, проектирование, разработка, стабилизация. Является итерационной, предполагает использование объектно-ориентированного моделирования. MSF в сравнении с RUP в большей степени ориентирована на разработку бизнес-приложений.

· Extreme Programming (XP). Экстремальное программирование (самая новая среди рассматриваемых методологий) сформировалось в 1996 году. В основе методологии командная работа, эффективная коммуникация между заказчиком и исполнителем в течение всего проекта по разработке ИС, а разработка ведется с использованием последовательно дорабатываемых прототипов.

Вопрос 3. Особенности управления ИС на различных этапах жизненного цикла.

Подводя итоги изложенному в предыдущих вопросах данной главы, отметим основное содержание и особенности управления ИС на различных этапах жизненного цикла, поскольку поле приложения информационного менеджмента включает все этапы жизненного цикла информационной системы.

В практике создания ИС принято:

1. Стратегическое планирование ИС (Выработка стратегии ИС) – это процесс планирования, в котором принимаются принципиальные решения в области ИС предприятия относительно действующих в течение длительного срока целей и основных положений (принципов), мероприятий, ресурсов, а также бюджета и финансирования. На этом этапе проводятся анализ бизнеса (как есть) и стратегии его развития (как должно быть). При этом рассматриваются планируемые изменения организационной структуры управления и её функционала, а также исследуются возможные решения по поводу проектируемой ИС и анализируются требования к будущей системе: функционал и основные свойства (как должно быть). Далее проводится выработка стратегии развития ИС. И наконец, определяются способы приобретения ИС.

2. Приобретение ИС. На этом этапе проводится анализ требований к системе, организации покупки и/или заказа (аутсорсинг) и/или самостоятельной разработки (проектирование, программирование и тестирование и отладка системы).

3. Внедрение ИС. Здесь проводят адаптацию ИС, обучение персонала, установку аппаратного и программного обеспечения информационной системы, что и составляет суть внедрения информационной системы.

4. Эксплуатация и сопровождение ИС. Основные процессы на этом этапе: администрирование, техподдержка и развитие систем.

5. Вывод ИС из эксплуатации. Процедура вывода ИС из эксплуатации затрагивает тестирование ИС в целом; обучение пользователей и обслуживающего персонала; конвертацию данных; проверку информации для планируемой (новой) системы.

Любая система управления организацией является многофункциональной, и в её состав входят различные виды обеспечения (техническое, программное, коммуникационное, математическое, технологическое, организационное, правовое. методическое, эргономическое и т.д.). Все компоненты создаются и развиваются достаточно автономно по соответствующим планам, поэтому для каждого из них можно рассматривать свой жизненный цикл.

Информационная система тоже проходит типовые этапы жизненного цикла: создание (Planning, Analysis, Design), внедрение (Implementation), использование и поддержка (Support), хотя и не столь четкие, как отдельные компоненты.

Последовательное создание новой ИС выглядит следующим образом:

· вначале осуществляется разработка концепции системы и ее дерева целей (System Planning);

· потом выясняются условия работы системы и формируются соответствующие модели (System Analysis);

· осуществляется разработка (проектирование и создание) системы (System Design) – протяженный многовитковый итерационный процесс;

· далее система внедряется (System Implementation) на тех рабочих местах, для которых она создается;

· во время своей эксплуатации любая система нуждается в сопровождении и поддержке (System Support).

При создании в организации информационной системы, ориентированной на продолжительное эффективное использование. целесообразно сформировать методические основы ее формирования и применения или эксплуатации, основанные на мировых стандартах и принципах, учитывающих, в частности, особенности этапов жизненного цикла как системы в целом, так и отдельных ее компонентов. В связи с этим далее приводится вариант модели жизненного цикла информационной системы (см. рис. 14).

Рис. 14. Вариант модели жизненного цикла информационной системы

На рис. 14 верхний треугольник, названный ИС, обозначает в зависимости от постановки задачи как информационную систему в целом, так и отдельные ее компоненты, если не дается специального разъяснения. Кроме того, на рис. 14 отражено представление о том, что для успешного существования любой системы (или любого изделия) необходимы специальные обеспечивающие средства на всех этапах ее (его) жизненного цикла. В этой модели на основе системного подхода возможно согласованное представление таких средств в комплексе по этапам ЖЦ. Ниже приводится краткая характеристика компонентов комплекса обеспечивающих средств.

Создание и обслуживание систем. На рис. 14 выделена прежде всего собственно рассматриваемая система или соответствующий ее компонент, причем этот элемент (система или ее компонент) представляет собой только незначительную часть средств, сил и работ, необходимых для того чтобы нужная система была создана и работала эффективно в соответствии с ее целью.

На рис 14 также показано, что совместно с системой должны дополнительно формироваться специальные средства, обеспечивающие её текущее обслуживание, то есть поддержание системы в работоспособном состоянии. Именно в их состав включаются различные тесты текущего контроля и диагностики состояния системы и её элементов, инструкции, наставления, руководства и т.п. Они обеспечивают настройки системы, устранение мелких неисправностей и т.д. Естественно, они представляют собой нечто дополнительное, их стоимость удорожает систему. К тому же для выполнения операций по обслуживанию должен быть подготовлен соответствующий персонал. Поэтому в практике менеджмента в таких случаях принято обслуживание систем силами специализированных фирм (аутсорсинг), имеющих квалифицированный персонал и дорогостоящие специализированные средства. Это аналогично ситуации, когда малые фирмы не имеют в штате бухгалтера или юриста, а пользуются услугами специализированных бюро или агентств.

Создание системы в целом или ее элемента в качестве начального этапа включает проектирование или инжиниринг (при модернизации – реинжиниринг). Основа обеспечивающих средств этого этапа – система автоматизации проектирования (САПР); применительно к системам управления – это CASE-средства. Эти средства должны обеспечивать разработку системы в ее полном составе, т.е. входящие в нее виды обеспечения (организационное, методическое, технологическое и т.д.).

Средства сопровождения создаются разработчиком для авторского сопровождения системы. Сопровождение должно быть с изделием на всех этапах его жизненного цикла, начинает создаваться в самом начале жизненного цикла и служит центром службы разработки. Оно обеспечивает модификации изделий, определение разнообразных стандартов и требований к системе, технологии разработки, анализ осуществимости и т.д. В простейшем своем виде это может быть так называемая горячая линия, на которой обученные операторы отвечают на типовые вопросы пользователей с использованием заранее заготовленных вариантов ответов.

Изготовление системы осуществляется обычно путем разработки, настройки, отработки и согласования ее модулей.

Внедрение системы представляет собой установку всех ее модулей на рабочих местах и демонстрацию. Для повышения эффективности работ на этой стадии тоже создается комплекс специальных средств. Эта работа требует настройки баз данных и других модулей, обеспечения процесса сдачи системы или ее модуля в эксплуатацию. Завершается стадия внедрения подписанием двухстороннего акта сдачи-приемки изделия.

Использование и поддержка информационных систем. Система управления, как и любое изделие, только что принятое в эксплуатацию, при ее практическом применении не раскрывает сразу всех своих возможностей, хотя при внедрении было показано, что она такими возможностями обладает. Это естественно: система должна пройти освоение в условиях применения. Для повышения эффективности работ по освоению изделия и сокращению продолжительности этого периода создается комплекс специальных вспомогательных средств – система освоения. Она включает средства обучения персонала и информационное обслуживание, которые дополняют друг друга. Результатом этого этапа будут представления, знания, умения и навыки специалистов в соответствии с их положением. В сложных системах период освоения может быть довольно продолжительным, причем период освоения определяется квалификацией специалистов, организацией и финансированием этого процесса.

В «жизни» любой системы проводятся (или, во всяком случае, должны время от времени проводиться) самые разнообразные испытания: отдельных подсистем и системы в целом; рекламные, демонстрационные, аттестационные, контрольные, с целью поиска решения, на надежность, приемо-сдаточные и т.д. Все эти испытания должны быть обеспечены технологически и организационно, но они требуют еще и специальные, инструментальные средства, для создания которых, как правило, необходимы значительные затраты.

Средства поддержки в некотором роде являются продолжением сопровождения при сдаче создаваемой системы в эксплуатацию. Она включает набор средств для проведения опытной эксплуатации и организационно-технической подготовки мероприятий. Во время эксплуатации эти средства при необходимости используются для внесения изменений, устранения ошибок и расширения возможностей.

Следует отметить, что все компоненты обеспечения системы сами в свою очередь являются изделиями; не исключено, что они могут быть более сложными, чем сама система. Действительно, создание инфосреды, в которой будут все перечисленные средства обеспечения, стоит немалых сил и средств. Естественно, эти затраты будут оправданы, если соответственно повысится эффективность основной деятельности. Тем не менее при наличии такой среды удается обеспечить и поддерживать более высокий уровень эффективности ИС на всех этапах их жизненного цикла.

В процессе эксплуатации ИС предприятия не остается неизменной, так как она должна приспосабливаться к изменениям внутренней и внешней среды. Модернизация и адаптация ИС осуществляется последовательно для отдельных подсистем. В результате разные подсистемы ИС предприятия могут находиться на разных стадиях и этапах жизненного цикла.

Таким образом, информационная система практически никогда не бывает завершена окончательно, она всегда пребывает в процессе изменения. Параллельно должны непрерывно решаться ее основные задачи, причем с максимальной эффективностью на каждой стадии или в каждой фазе ее состояния.

В связи с этим в задачи информационного менеджмента входит постоянный контроль за состоянием ИС и использованием всех ее элементов. На всех стадиях необходимо обеспечить и достижение целей, поставленных перед системой, и планомерное и целенаправленное ее развитие в структуре основной деятельности предприятия или учреждения.

Вопросы для самопроверки:

1. Что такое жизненный цикл ИС?

2. Какие существуют модели жизненного цикла ИС?

3. Каковы особенности каскадной, поэтапной и спиральной модели жизненного цикла ИС?

4. Чем отличается каскадная модель ЖЦ ИС от итерационной?

5. Для каких проектов применима каскадная модель ЖЦ ИС?

6. В чем отличие итерационной модели ЖЦ ИС от спиральной?

7. Какова основная особенность спиральной модели ЖЦ?

8. Назовите основные стандарты, регламентирующие ЖЦ ИС.

9. Когда введён в действие ГОСТ 34.601-90?

10. Каковы основные особенности стандарта ISO/IEC 12207-2010?

Литература по теме:

1. Дик В.В., Красильникова Е.В., Ребус Н.А. Руководство по изучению дисциплины «IT-менеджмент». Московский финансово-промышленный университет «Синергия», 2008.

2. Костров A.B., Александров Д.Б. Уроки информационного менеджмента. Практикум. – М.: Финансы и статистика, 2005.

3. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем. – М.: Финансы и Статистика, 2005.

Практические задания:

1. Заполните правый столбец таблицы, сформулировав определения понятий, указанных в левом столбце.

Понятие	Определение понятия
Информационная система (ИС)	Совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств, используемых для сбора, обработки, хранения и выдачи информации потребителю в интересах достижения поставленной цели.
Жизненный цикл ИС
Модель жизненного цикла ИС
Процесс жизненного цикла ИС

2. Заполните правый столбец таблицы, указав тип модели жизненного цикла ИС, по их схематическому изображению в левом столбце.

Схематическое изображение ЖЦ ИС	Тип модели ЖЦ

Тема 6. Стратегическое планирование в среде информационной системы

Цель и задачи: Познакомиться с основами стратегического планирования информационных систем. Рассмотреть системный подход к планированию. Изучить существующие фазы планирования ИС и методы разработки стратегий. Ознакомиться с организацией стратегического планирования ИС.

Вопросы темы:

1. Основы стратегического планирования информационных систем.

2. Сущность планирования информационных систем.

3. Необходимость стратегического планирования.

4. Системный подход к планированию информационных систем.

5. Фазы стратегического планирования информационных систем.

6. Анализ внутренней ситуации.

7. Разработка стратегий.

8. Организация стратегического планирования.

Вопрос 1. Основы стратегического планирования информационных систем.

Цель планирования в среде информационной системы – повышение эффективности работы предприятия на основе эффективного использования информационных ресурсов и технологий.

Планирование, как центральное звено управления, охватывает систему принципов, методов, форм и приёмов регулирования рыночного механизма в области использования ограниченных ресурсов с целью повышения конкурентоспособности хозяйственного субъекта.

Рыночное планирование на предприятии служит основой современного маркетинга, производственного менеджмента и в целом всей экономической системы хозяйствования.

План – это документ, отражающий систему взаимосвязанных решений, направленных на достижение желаемого результата.

План содержит такие пункты, как:

· цели и задачи;

· пути и средства их реализации;

· ресурсы, необходимые для выполнения поставленных задач;

· пропорции, т.е. поддержание пропорциональности между отдельными элементами производства;

· организацию выполнения плана и контроль.

Система планирования и управления любой организации носит иерархический характер и включает различные виды планов, отличающихся друг от друга по горизонту планирования и, как следствие, по степени детализации.

Формирование и развитие на предприятии информационной системы, предназначенной для обеспечения постановки и поддержки принятия решения производственных и управленческих задач в их стратегической перспективе, всегда требуют долгосрочного планирования, ориентированного на стратегические цели в области организации, развития и использования ИС, т.е. стратегического планирования ИС. Эти задачи и функции являются частью информационного менеджмента предприятия и требуют, в свою очередь, полной интеграции задач ИС в систему планирования предприятия в целом.

Вопрос 2. Сущность планирования информационных систем.

Основные экономические, организационные, управленческие и социальные функции предприятия должны быть в процессе планирования его развития тесно связаны с избранной хозяйственной деятельностью и достаточно полно отражаться как в краткосрочных, так и в долгосрочных планах.

Рыночное планирование на предприятии должно служить основой организации и управления производством, являться нормативной базой для выработки и принятия рациональных организационных и управленческих решений.

Планирование на предприятии – это взаимосвязанная научная и практическая деятельность людей, предметом изучения которой выступает система свободных рыночных отношений между трудом и капиталом в ходе производства, распределения и потребления материальных и духовных ценностей.

Функции планирования на предприятиях определяют не только основной предмет планово-экономической деятельности, но и главным образом – объект этого планирования.

Методология планирования на предприятиях охватывает совокупность теоретических выводов, общих закономерностей, научных принципов, экономических положений, современных требований рынка и признанных передовой практикой методов разработки планов.

Методика планирования характеризует состав применяемых на том или ином предприятии методов, способов и приёмов обоснования конкретных плановых показателей, а также содержание, форму, структуру и порядок разработки плана.

Вопрос 3. Необходимость стратегического планирования.

Формирование и развитие на предприятии информационной системы, предназначенной для обеспечения постановки и поддержки принятия решения производственных и управленческих задач в их стратегической перспективе, всегда требуют долгосрочного планирования, ориентированного на стратегические цели в области организации, развития и использования ИС, т.е. стратегического планирования ИС (СПИС). Эти задачи и функции являются частью информационного менеджмента предприятия и требуют, в свою очередь, полной интеграции задач СПИС в систему планирования предприятия в целом.

Всегда необходимо учитывать особую важность решения всех стратегических вопросов, поэтому в дальнейшем кратко излагаются вопросы организации СПИС и формирования стратегических планов информатизации. При этом организация мероприятий учета и контроля выполнения планов, естественно, осуществляется по тем же принципам и показателям, которые положены в основу планирования ИС.

Любое планирование, как известно, дает представление о желаемом характере и содержании деятельности предприятия в будущем. Главными задачами производственного планирования являются определение конкретных целей предприятия, создание необходимых для их реализации внутренних предпосылок и выработка соответствующих мероприятий. Для этого необходимо учесть внешние для предприятия факторы и ожидаемые их изменения, а также кадровые, материальные и финансовые ресурсы, которыми предприятие располагает в данный момент и будет располагать в будущем.

Для планирования ИС по аналогии с планированием других сфер деятельности принято разделение планирования на кратко-, средне- и долгосрочное, или соответственно на тактическое, оперативное и стратегическое. Можно достаточно уверенно согласовать этапы или типы планов с каждой ступенью проблемы развития ИС и ИТ в соответствии с интересами предприятия.

СПИС, по существу, представляет собой процесс, в котором принимаются принципиальные решения в области ИС предприятия относительно действующих в течение длительного срока целей и основных положений (принципов), мероприятий, ресурсов, а также бюджета и финансирования. Временные рамки стратегического планирования ИС в зависимости от сопутствующих условий (масштаб предприятия и пр.) охватывают обычно период от пяти до десяти лет.

Этот период зарекомендовал себя в практике планирования, потому что ожидаемое в эти сроки развитие внешнего окружения и обстановки внутри предприятия может быть оценено более или менее реалистично. Кроме того, внутри этого интервала времени может быть также полностью учтена реализация тех концепций в информационных системах, которые требуют и несколько большего времени.

Результатом СПИС должен являться документ, который содержит, во-первых, констатацию существующего положения в области ИС как на предприятии, так и вне его, во-вторых, разработанные по годам стратегии в этой области и необходимые для их реализации на предприятии мероприятия.

Постоянно увеличивающееся на любом предприятии число задач, для решения которых целесообразна или необходима информационно-технологическая поддержка, а также растущие требования со стороны пользователей к ИС являются дополнительными аргументами в пользу необходимости СПИС.

Составление стратегического плана ИС, а также его постоянное развитие, естественно, требуют от предприятия значительных затрат времени и средств.

Вопрос 4. Системный подход к планированию информационных систем.

Планирование применительно к ИС в принципе не отличается от общего стратегического планирования на предприятии. СПИС в соответствии с этим следует понимать, как интегрированную составную часть общего стратегического планирования предприятия (рис. 15).

Рис. 15. Место стратегий ИС и ИТ в генеральной стратегии организации

На этом основании стратегическое планирование в сфере обработки информации, естественно, должно осуществляться на базе последовательного применения системного подхода. При этом для процесса СПИС характерны следующие типичные фазы или этапы.

1. Постановка задач СПИС или предварительные соображения: для какой части предприятия должно проводиться СПИС, в каком именно виде и кем, а также что от этого должно получить предприятие и когда?

2. Всесторонний анализ условий. Для выявления пространства действий при составлении планов в сфере ОИ и ИС необходим анализ условий или положения дел в данной области.

С одной стороны, анализируется наиболее важная часть окружения предприятия (клиентура, рынки продукции, технология, конкуренция, народное хозяйство, политика и т.п.) и идентифицируются вытекающие из этого риск, шансы и требования. С другой стороны, изучаются внутренние условия предприятия (структура производства, процессы производства, обслуживаемые рынки, финансы, ресурсы, конкуренция, персонал и т.п.) и устанавливаются сильные и слабые стороны сферы ИС.

3. Постановка стратегических целей для ИС. Полученные в фазе анализа условий знания представляют собой основу для конкретного формулирования стратегических целей ИС.

На рис. 16 показана, в частности, центральная роль стратегических целей в рамках СПИС. Имеет смысл ставить только одну цель или небольшое их число в качестве базиса для иерархической системы целей.

Рис. 16. Формулирование стратегических целей для планирования информационных систем

4. Разработка стратегий ИС. Она выполняется с учетом архитектуры применения ИТ, доступных или имеющихся ресурсов, структуры организации и управления. Стратегии ИС характеризуют пространство и потенциал, которые должны быть задействованы для достижения обозначенных целей.

5. Планирование конкретных мероприятий. Этот этап имеет уже оперативный характер и поэтому, строго говоря, не является собственно частью СПИС. В рамках долгосрочного планирования мероприятия описываются в общей форме в составе разработанных стратегий. Краткосрочные планы в области ИС содержат мероприятия на весь планируемый год. Планирование мероприятий является предпосылкой для определения отдельных проектов развития ИС (рис. 17).

Рис. 17. Фазы стратегического планирования информационных систем

С помощью упорядочения сверху вниз (или с низу вверх) описанных составляющих системы планирования на предприятии устанавливается иерархический порядок создания стратегических планов, который для практического воплощения требует также и временного структурирования СПИС.

Далее эти фазы рассматриваются более подробно применительно к условиям создания стратегических планов на предприятии.

Вопрос 5. Фазы стратегического планирования информационных систем.

Анализ окружения системы.

Важнейшей целью первой фазы СПИС (постановка задачи) является получение поддержки задуманных мероприятий по информатизации руководством предприятия. Успех долгосрочного плана в области ИС зависит в первую очередь от сотрудничества между руководящими работниками, которые должны реализовать предлагаемые мероприятия, и проектировщиками или разработчиками этих мероприятий.

Первым шагом должно быть выяснение целей в виде основных направлений стратегического плана в отношении объема и детализации стратегии информатизации на будущее. В этой фазе обсуждается следующее.

Программа в области ИС. Систематический процесс планирования при растущей комплексности задач ОИ и одновременно растущей потребности в интеграции обеспечивает создание реализуемой программы в области ИС.

Уменьшение неопределенности. Поскольку развитие в сфере ИТ быстро прогрессирует, а будущие производственные задачи как в качественном, так и количественном отношении оцениваются с трудом, риски, связанные с внедрением новых технологий, должны оцениваться как можно раньше и с максимально возможной точностью, чтобы выявить актуальную и обоснованную потребность ИС в ресурсах.

Требование инновационных решений. Интегрированное рассмотрение проблем СПИС позволяет раскрыть возможные инновации в сфере ИТ. При соответствующих инвестициях это может обеспечить достижение решений, оптимальных для ИС с позиций всего предприятия в целом.

Контрольный базис для будущего. СПИС как основа концепции менеджмента в ИС создает базис для оценки всей будущей деятельности в области ИС на предприятии.

Прежде чем на предприятии практически начнется СПИС, должно быть принято решение о планируемой области. Поскольку стратегические тенденции развития ИС выливаются в долгосрочные мероприятия, выходящие за рамки отдельных подразделений предприятия, они, вполне естественно, составляются для всего предприятия как единое целое. Очень часто естественными границами задуманного СПИС-проекта оказываются границы предприятия в целом. Однако в отдельных случаях, в сферу стратегического проекта информатизации могут быть включены только некоторые подразделения, реализующие основные производственные функции.

Необходимой частью анализа внешних условий работы ИС является изучение внешней среды, окружающей предприятие, в отношении перспективных возможностей для предприятия в целом, а также в отношении факторов, которые могут обусловить или ограничить сферу ОИ на предприятии (например, законодательные акты, общественное влияние, новые требования клиентов и поставщиков).

В качестве факторов влияния окружения должны приниматься во внимание, по крайней мере, следующие: правовая и хозяйственная организация, хозяйственные интересы собственников, организация рынка и конъюнктура, а также интересы владельцев и других сопричастных лиц.

Отсюда следует, что должны тщательно анализироваться информационно-технологическое развитие в глобальном масштабе и соответственно предложение на рынке ИС. При этом нужно руководствоваться, как возможными усовершенствованиями существующих приложений, так и новыми возможностями, предлагаемыми на рынке ИС.

Документация анализа окружения может, например, включать:

· спецификацию имеющихся и ожидаемых требований законодателей, партнеров по рынку и партнеров-смежников;

· общий обзор предложений на рынке ИС;

· описание шансов и риска на основе анализа состояния ИТ и прогноза информационно-технологического развития;

· диагноз риска и предложения по мероприятиям его снижения.

Вопрос 6. Анализ внутренней ситуации.

Для выявления сильных и слабых сторон ОИ на предприятии требуется не менее, чем анализ окружения, детально проработанная констатация существующего внутреннего состояния предприятия. Сначала специфицируются все имеющиеся ИС и все задействованные к данному моменту ресурсы. Далее исследуется организационная структура в области ОИ и ее функционирование. Анализом бюджета, затрат и производительности в ИС заканчивается фаза сбора данных по предприятию.

Исходным пунктом для анализа ИС на предприятии являются сведения о наличии на предприятии эксплуатируемых структур данных и ИТ на момент сбора сведений. В отношении данных должны исследоваться следующие аспекты (преимущественно организационные):

· объем и качество, т.е. сущность или состав данных и связей;

· уровень разрозненности или, напротив, степень интегрированности имеющихся данных;

· полнота и актуальность структур данных с позиций пользователя;

· специфика установленных банков данных в структуре управления (концептуальная модель и пр.) и/или других программных средств управления данными;

· организационные и технологические пути доступа к данным;

· защищенность данных и мероприятия по защите данных (правовые, организационные, технические).

При структурном подходе такой анализ показал эффективность разделения ИС на центральные (т.е. инсталлированные в центральной ЭВМ) и децентрализованные (т.е. доступные на индивидуальном или групповом рабочем месте) подсистемы.

Внутри этих категорий следует составить описание отдельных ИС и их подсистем и упорядочить в соответствии с основным назначением их использования в производственных функциональных подразделениях или на предприятии в целом.

Все ИС должны анализироваться в рамках заданных единых категорий и описываться (документироваться) по единой схеме. При этом описание того или иного приложения охватывает функциональное описание; структуры данных; связи с другими приложениями; вид применения или обработки; пользователей; констатацию того, является ли данный продукт собственным или «чужим». Результат этого анализа, который проводится для всего предприятия, является центральным исходным пунктом для планирования приложений.

Распределение ресурсов. Понятие «ресурсы ИС» охватывает работников сферы ОИ, технические и программные средства, а также бюджет сферы ОИ.

Число сотрудников в отдельных подразделениях, а также описание их должностных обязанностей дают информацию о центре тяжести в деятельности организации. В рамках каждого детального рассмотрения следует провести анализ следующих отдельных позиций:

· число сотрудников (в среднем на область деятельности);

· поле деятельности для каждого из сотрудников сферы ОИ;

· качество руководства сферой ОИ;

· производительность и загрузка работников сферы ОИ;

· квалификация и образование работников сферы ОИ;

· средства и уровень мотивации работников сферы ОИ.

Для характеристики персонала сферы ОИ следует составить единую документацию. Установленные при этом сильные и слабые стороны работников дают точки отсчета для возможных организационных изменений в области трудовых ресурсов.

В отношении технических средств целесообразно проанализировать следующие важные аспекты:

· типы, технические характеристики и мощность центральных и децентрализованных ЭВМ;

· внутренние вычислительные сети и их компоненты;

· внешние телекоммуникационные связи;

· места установки технических средств;

· доступность и характерное время ответа (при нормальной и пиковой загрузке) центральных и периферийных ЭВМ;

· загрузка центральных и периферийных ЭВМ (загрузка процессоров, использование памяти накопителей);

· возможности расширения технических средств;

· данные по изготовителям и поставщикам;

· данные по приобретению/аренде/лизингу или по продолжительности связей с поставщиками в сфере технических средств;

· данные по техническому обслуживанию и сервису.

Степень детализации анализа следует определять рамками исследования в интересах СПИС.

Для формирования документации на имеющиеся в наличии ИС и соответствующие им ПС целесообразно раздельное их описание для центральных и децентрализованных ЭВМ. Для обеих категорий необходимо характеризовать следующие компоненты программных средств:

· операционные системы (ОС);

· системы управления банками данных;

· сетевые программные средства и средства теледоступа;

· инструменты конечного пользователя;

· развитие окружения ИС (инструменты и языки анализа, дизайна и программирования, а также трансляторы с языков);

· системы сохранения и защиты данных;

· данные по изготовителям и поставщикам ПС;

· данные по возможности расширения программных средств;

· данные по техническому обслуживанию и сервису.

Особое внимание в этой фазе должно быть уделено программам, которые установлены на децентрализованных ЭВМ, и сетевым программам, которые поддерживают коммуникации с центральной ЭВМ.

В отношении бюджета ОИ в практике СПИС оправдалось исследование следующих аспектов:

· анализ общего развития расходов на ОИ раздельно для технических и программных средств, расходов на техническое обслуживание, на персонал, а также прочих расходов;

· развитие затрат на ОИ в сравнении с общими затратами;

· планирование затрат на ОИ в будущем.

Организация и управление в сфере информатизации. На этом шаге необходимо проверить на эффективность и сбалансированность существующую организацию, т.е. структуру и качество управления в области ИС. При этом должны исследоваться следующие аспекты:

· эффективность существующей организации ОИ;

· сотрудничество с пользователями (связи, заказы на развитие, сервис для пользователей и их обучение, вид и объем сервисных услуг);

· планирование и администрирование данных;

· концепция приобретения, внедрения и обслуживания компонентов технических и программных средств;

· мероприятия по обучению работников сферы ОИ;

· вид распределения ресурсов ПС по конечным пользователям;

· объем и качество защищенности, в том числе от катастроф.

Итоговая документация по анализу ИС на предприятии содержит:

· общий обзор имеющихся ИС и их ресурсов;

· общий обзор использования ресурсов ИС;

· описание сильных и слабых сторон ИС и предложения по их улучшению;

· каталог идей и намерений для будущих стратегий в области ИС.

Вопрос 7. Разработка стратегий.

Стратегические цели в области ОИ являются исходным пунктом для развития конкретных стратегий в этой области, показывающих путь к достижению поставленных целей в виде отдельных шагов, и тем самым сводят процесс СПИС к планированию конкретных мероприятий.

Стратегия в области архитектуры приложений. Под архитектурой приложений в рамках СПИС понимаются концептуальные общие рамки, которые объединяют в единое целое оба аспекта – данные и приложения. Стратегия в области архитектуры приложений является важнейшей в рамках СПИС, поэтому она определяет последующие частные стратегии ИС (ресурсы, организация и руководство).

Обычно предлагается разработать концептуальную модель данных для всей организации в целом и положить ее в основу планирования приложений. Этот подход имеет смысл, потому что применяемые в организации структуры данных в течение некоторого времени остаются стабильными (в противоположность технологическим процессам, оперирующим данными).

Разработка единого для всего предприятия базиса данных. На практике весьма редко встречаются ситуации, когда концептуальная модель и структура данных должны создаваться заново. В большинстве же случаев уже принятые в области ИС стратегии требуют дополнения и/или консолидации существующих структур данных.

Затем принимаются решения, устанавливающие логическое и физическое представление базиса данных, а также обеспечивали бы доступ к ним. Эти решения охватывают выбор рекомендуемых к использованию СУБД, физическое распределение данных, установление прав (приоритетов) доступа к данным, а также мероприятия по сохранению и защите данных.

Формирование спектра приложений. Здесь имеется в виду весь функциональный спектр существующих областей приложения, а также новых областей применения для ИС и ИТ. Расширять или корректировать необходимо те приложения, которые устарели.

Для определения плана приложений необходимо привлекать такие критерии, как непосредственная необходимость развития ИС (на основании технических потребностей и т.п.), возможное снижение затрат, повышение производительности, а также вероятность успешного завершения того или иного проекта развития.

Стратегия в области ресурсов. Стратегические решения по использованию ресурсов ИС, как правило, складываются из уже существующих стратегий по принятой архитектуре того или иного приложения.

Персонал сферы ОИ. Здесь должны быть определены число, квалификация и затраты на работников сферы ОИ, основные принципы их содержания, т.е. оплата их труда, требуемые квалификация и образование, а также порядок организации труда работников сферы ОИ и привлечения работников или консультантов со стороны.

Информационные технологии. В рамках условий, которые касаются ИТ, планируемых в будущем к применению, должны быть определены принципиальные позиции в отношении каждой подлежащей применению ИТ по таким вопросам, как например:

· ориентация на продукцию одного изготовителя технических или программных средств;

· собственные разработки в качестве основы развития или привлечение сторонних разработок.

Далее требуется разработка подходящей технологической архитектуры, т.е. принятие решений по вопросам:

· выбора необходимых технических, программных, методических и организационных компонентов;

· распределения по предприятию (централизация/децентрализация) и объединения в сеть используемых на предприятии технических и программных средств.

Бюджет сферы ОИ. Объем бюджета сферы ОИ в большинстве организаций бывает задан заранее. Конечным продуктом бюджетного планирования на предприятии является детальный обзор затрат для областей развития и обслуживания, эксплуатации или использования ИС и персонала сферы ОИ.

Стратегия в вопросах организации и управления. В рамках построения общей стратегии для ИС необходимо принять также целый ряд решений, касающихся организации сферы ОИ и руководства этой сферой.

Организация и функционирование ИС. Первоочередной организационной задачей является определение того, что именно в будущем должно рассматриваться как услуги ИС. В зависимости от варианта решения этой задачи могут потребоваться изменения организации структуры и функционирования подразделений ОИ, а также и в области организации работы с пользователями или с другими службами и отделениями. Особенно важно определить стратегии или стратегические направления, охватывающие следующие области:

· организационное расчленение сферы ОИ (планирование, развитие и использование ИС, а также обслуживание пользователей);

· планирование и администрирование данных, используемых в ИС (подходы, методы и инструменты);

· применение ИТ, обучение и повышение квалификации работников сферы ОИ как на предприятии, так и с использованием внешних возможностей;

· распределение ресурсов и затрат по областям применения ИС;

· приобретение, внедрение и обслуживание технических и программных средств;

· кратко-, средне- и долгосрочное планирование ИС, а также планирование и контроль утвержденных проектов;

· документация на внедренные приложения, технические и программные средства, а на приобретенные информационные продукты и проекты собственного изготовления;

· сохранность и защищенность.

Концепция руководства. Состав руководства ИС, прежде всего задачи планирования, естественно, является предметом стратегического рассмотрения.

Контроль и ревизия ИС и исчисление затрат. Эта сфера планирования охватывает вопросы установления инструментов контроля эффективности производственной системы ОИ. Он может включать определение удовлетворенности пользователей, а также использование объективных количественных характеристик электронных систем ОИ для определения производственных и прежде всего экономических характеристик систем ОИ.

Должны быть разъяснены вид, объем и интервалы ревизии ИС как вида деятельности в рамках стратегических решений. Поскольку способ исчисления затрат имеет большое значение при оценке эффективности ОИ, то важно установить на достаточно продолжительное время стимулирующий производительность ИС способ распределения расходов.

Вопрос 8. Организация стратегического планирования.

В соответствии со сказанным выше должен быть составлен итоговый доклад по вопросам стратегического планирования ИС. Он должен содержать, в частности, следующие данные:

· «маркировку» границ будущей сферы приложения ОИ: основополагающие решения, цели и принципы организации ИС;

· сервисные предложения подразделений ОИ: имеющиеся ресурсы и услуги, цены и условия их предоставления;

· общий обзор единой для всего предприятия концепции построения ИС (архитектура приложений, представление предусмотренных к реализации ИС, распределение задач между подразделениями ОИ и пользователями);

· описание структуры организации ОИ;

· общий обзор использования ресурсов для предусмотренной концепции создания ИС, сгруппированный по годам;

· характеристику стандартов и исходных данных в области применения методов и инструментов при планировании, развитии, обслуживании и эксплуатации ИС;

· сводный бюджет затрат на ОИ и (при возможности) финансовый план.

Построение стратегического плана сферы ОИ – всегда весьма трудоемкое, сложное и ответственное мероприятие. Если оно предпринимается предприятием в первый раз, его лучше осуществить при помощи привлеченного со стороны консультанта. Множество аргументов говорит в пользу такого решения. Это и опыт выполнения проектов сторонними специалистами, и накопленный ими потенциал методов и инструментов, убедительность (разъяснение противоречивых представлений в организации).

Только синтез этих качеств гарантирует оптимальный для организации и приемлемый для всех участников долгосрочный план в области ИС. Большое значение как в фазе анализа, так и позднее в фазе стратегического планирования имеет активное сотрудничество подразделений-пользователей, подразделений планирования на предприятии или подобных им и руководства предприятия. Стратегические планы в области ИС только тогда имеют перспективу на успешную реализацию, когда они оформлялись совместно с работниками, которые в конце концов должны осуществлять эти планы.

Вопросы для самопроверки:

1. Как следует понимать планирование информационных систем?

2. Что составляет сущность планирования информационных систем?

3. В чем состоит необходимость стратегического планирования информационных систем?

4. В чем проявляется системный подход к планированию информационных систем?

5. Что включают предварительные этапы планирования?

6. Что анализируется при изучении окружения системы?

7. Что анализируется при изучении внутренней ситуации предприятия?

8. Как разрабатываются стратегии на перспективу в среде ИС?

9. Что включается в состав итогового доклада?

10. Как организуется стратегическое планирование ИС?

Литературы по теме:

2. Костров А.В. Основы информационного менеджмента. М.: Финансы и статистика, 2004. – 336 с.

Практические задания:

1. Заполните правый столбец таблицы, продолжив определение понятия, указанного в левом столбце.

Понятие	Определение
План - это …	документ, отражающий систему взаимосвязанных решений, направленных на достижение желаемого результата.
Цель планирования в среде информационной системы …
Планирование на предприятии - это…
Планирование, как центральное звено управления, охватывает …
Для планирования ИС принято разделение на…
Методология планирования на предприятиях охватывает …
Методика планирования характеризует …
Результатом стратегического планирования ИС должен являться…
Разработка стратегий ИС выполняется с учетом …
Исходным пунктом для анализа ИС на предприятии являются …
Понятие «ресурсы ИС» охватывает …

Тема. 7. Автоматизация управления предприятием

Цель и задачи: Изучить основные понятия автоматизации управления и методы управления предприятиями. Рассмотреть подходы к автоматизации управления предприятием и методы управления процессом автоматизации.

Вопросы темы:

1. Основные понятия автоматизации управления.

2. Методы управления предприятиями.

3. Подходы к автоматизации управления предприятием.

4. Управление процессом автоматизации.

5. Стратегический план (стратегия автоматизации).

Вопрос 1. Основные понятия автоматизации управления.

Автоматизированная система управления предприятием (АСУП) – это система управления, построенная на основе применения средств вычислительной техники, экономико-математических методов и информационных технологий. Автоматизация управления направлена прежде всего на интеграцию, которая в современных производственных системах является одним из наиболее важных свойств.

АСУП состоит, в свою очередь, из подсистем. Цель разбиения АСУП на подсистемы – выделение крупных неоднородных элементов для упрощения процессов проектирования, внедрения и эксплуатации АСУП. Все подсистемы принято делить на две группы – функциональные и обеспечивающие подсистемы.

Функциональные подсистемы выделяются в соответствии с управленческими функциями, осуществляемыми на предприятии. Например, в АСУ промышленным предприятием входят следующие подсистемы: управление технической подготовкой производства, основным производством, вспомогательным производством, материально-техническим снабжением, технико-экономическим планированием производства, бухгалтерским учетом, сбытом, кадрами, качеством выпускаемой продукции и услуг, финансами.

Обеспечивающие подсистемы предназначены для обеспечения решения комплекса задач функциональных подсистем. В состав обеспечивающих входят подсистемы технического, информационного, математического, программного и организационного обеспечения.

Подсистема технического обеспечения представляет собой комплекс технических средств, в который входят средства вычислительной техники, оборудование для организации локальных сетей и подключения к глобальным сетям, устройства регистрации, накопления и отображения информации.

Подсистема информационного обеспечения включает в свой состав внешнее информационное обеспечение в виде входных и выходных документов (в том числе и в электронном виде), используемых при решении функциональных задач, и внутреннее, ориентированное на организацию базы данных предприятия.

Подсистема математического обеспечения включает математические методы, модели, алгоритмы, используемые при решении задач управления.

Подсистема программного обеспечения включает системное программное обеспечение, прикладные программы для решения задач управления, а также другие программы, используемые на предприятии.

Организационное обеспечение состоит из набора правил, инструкций, положений и других документов, регламентирующих функционирование АСУП.

Проектирование, внедрение и эксплуатация АСУП ведутся с помощью инструментальных программных средств. Современные инструментальные программные средства являются сложными многофункциональными системами. Они содержат в своем составе пакеты прикладных программ для решения задач управления, средства сопряжения АСУП с другими системами, например с САПР, и многое другое. Такие системы можно назвать базовыми. Как правило, базовые системы ориентированы на определенный класс предприятий.

Вопрос 2. Методы управления предприятиями.

Управление предприятием представляет собой совокупность воздействий, призванных обеспечить эффективное протекание производственного процесса.

Реализация процесса управления предприятием происходит в рамках системы управления предприятием – структуры, в которой можно выделить объект управления и управляющую часть. Объектом управления является производственный процесс. В роли управляющей части на предприятии выступают управленческие службы.

Управление предприятием протекает во времени, поэтому его следует рассматривать как процесс управления. Структура производственного процесса определяет, в свою очередь, структуру процесса управления. На каждом предприятии можно выделить несколько направлений деятельности (производство, сбыт, снабжение, финансы и т.д.), а в рамках этих направлений – процессы более глубоких уровней, которые также являются объектами управления.

Система управления предприятием – это система управления организационного типа. Все производственные процессы, вплоть до элементарных, представляют собой управляемые процессы. В состав функций управления входят: планирование, учет, контроль, регулирование, анализ.

Планирование – это определение поведения управляемого процесса в будущем. Учет – определение фактического состояния управляемого процесса в определенные моменты времени. Контроль – это определение отклонений между запланированным и фактическим состоянием управляемого процесса в заданные моменты времени. Регулирование – обеспечение функционирования управляемых процессов в рамках заданных параметров. Анализ – это подведение итогов осуществления управляемого процесса за период управления, выявление факторов, повлиявших на степень достижения запланированных результатов.

Существует еще одна функция управления – прогнозирование. Прогнозирование – это определение на будущее вероятностных характеристик управляемого процесса. В зависимости от целей исследования функция прогнозирования рассматривается как самостоятельная или объединяется с планированием.

Дальнейший прогресс в области формализации методов управления предприятием связан с системным подходом, который подразумевает построение системы моделей. Обычно эти модели имеют иерархическую структуру, отражающую различные качественные особенности поведения такого сложного объекта, как предприятие.

Вопрос 3. Подходы к автоматизации управления предприятием.

В настоящее время известны следующие подходы к автоматизации управления предприятием:

· Кусочная или хаотичная автоматизация.

· Автоматизация по участкам.

· Автоматизация по направлениям.

· Комплексная автоматизация.

· Кусочная (хаотичная) автоматизация.

Хаотичная автоматизация является одним из наиболее неэффективных видов инвестирования средств в развитие предприятия. Под хаотичностью процесса в данном разделе понимается отсутствие стратегического плана. Как правило, при таком подходе процесс внедрения информационных технологий определяется сиюминутными локальными задачами, а не реальными потребностями бизнеса. На принятия подобных решений в этих случаях могут влиять уровень знаний и предпочтений лиц, принимающих решения, а также возможность купить с эксклюзивной скидкой какую-либо технику или ПО и т.д.

Как правило, в результате предприятие в лучшем случае получает разрозненные прикладные системы, стоимость интеграции которых в ряде случаев может быть сравнима с общей стоимостью комплексного решения. В худшем случае создаются незаконченные фрагменты информационной инфраструктуры и прикладных систем, которые не могут применяться в практической деятельности предприятия. При этом предприятие несет дополнительные затраты на дублирование функций, которые должна была выполнять информационная система, и обслуживание созданных незаконченных прикладных систем.

· Автоматизация по участкам.

Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Например, участок упаковки и маркировки, бухгалтерия и т.д.

Подобный путь автоматизации выбирается в следующих случаях:

· инвестиционные ресурсы предприятия недостаточны для решения задачи автоматизации в полном объеме;

· существуют участки, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект, например, за счет сокращения персонала;

· технология производства или иные условия не позволяют обходиться без использования автоматизированных систем.

Наиболее часто такой подход применяется для автоматизации производственных участков. Применение принципа автоматизации предприятия по участкам для ряда предприятий единственно возможный способ повысить экономические показатели в условиях ограниченных инвестиционных ресурсов.

Чтобы автоматизация по участкам была эффективна, необходимы стратегический и оперативный планы автоматизации. При этом стратегический план автоматизации, если выбрана стратегия автоматизации по участкам, должен периодически, не реже раза в год, пересматриваться.

· Автоматизация по направлениям.

Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия, таких, как производство, сбыт, управление финансами. Подход, связанный с автоматизацией по направлениям, часто применяется при использовании систем класса MRPII, ERP, когда конечной целью работ является полная автоматизация предприятия.

Автоматизация по направлениям деятельности предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Обычно любое направление деятельности охватывает практически все подразделения предприятия (например, процесс снабжения). Поэтому подход, связанный с автоматизацией по направлениям, в принципе нельзя рассматривать как локальный.

Все сказанное выше относительно повышения эффективности при использовании подхода автоматизации по участкам остается в силе и в рассматриваемом случае. Ревизия стратегического плана автоматизации должна производиться после окончания автоматизации какого-либо направления и оценки полученных результатов.

· Комплексная или полная автоматизация управления предприятием.

АСУП как система состоит из большого количества элементов различных уровней и различного назначения. К ним относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи, управленческие процедуры, функции, операции и т.п. Базовые системы типа ERP, как правило, представляют собой иерархические структуры, состоящие из элементарных управленческих процедур, предназначенных для включения в АСУП.

Интеграция предполагает такое объединение и согласование управленческих функций и процедур, чтобы в ходе процесса управления предприятием обеспечивалась оптимизация его поведения. Интеграция проявляется во всех без исключения функциональных и обеспечивающих подсистемах. Например, интеграция программного обеспечения проявляется в том, что оно строится в виде сложного и вместе с тем гибкого программного комплекса, позволяющего выполнять программы в требуемой последовательности и в требуемых сочетаниях.

Но главное, ради чего создаются на предприятиях автоматизированные системы, – это функциональная интеграция. Системы управления предприятием (ERP), автоматизации производства (САМ), автоматизации проектирования продукции и технологических процессов (CAD) объединяются в интегрированное компьютерное производство (СІМ), схематично изображенное на рис. 18.

Рис. 18. Функциональная интеграция систем ЕRP, CAD и САМ

Единая компьютерная система позволяет обеспечить взаимную прозрачность систем. Например, уже на стадии проектирования можно моделировать возможное влияние конструкторских и технологических решений на ход производства.

Система ERP объединяется с объектами и системами, находящимися вне предприятия (рис. 19).

Рис. 19. Внешние связи системы ERP предприятия

Интеграция между подсистемами – это первый шаг к интеграции внутри ERP. Она выражается в обмене данными между подсистемами ERP. Нередко эти данные инициируют события и процессы в других подсистемах.

Интеграция управления всеми стадиями жизненного цикла изделия (см. рис. 20) заключается в том, что управление отдельными стадиями меняется на управление циклом в целом.

Рис. 20. Схема интеграции управления всеми стадиями жизненного цикла изделия

АСУП строится с ориентацией на управление производственным процессом как единым целым, а не на автоматизацию деятельности отдельных подразделений, занимающихся управлением.

Перечисленные способы интеграции являются основой формирования сложных функциональных структур, состоящих из большого количества связанных между собой функций управления. Разрывы интеграционных связей, выпадение необходимых функциональностей или их слабая реализация снижают эффективность управления, поскольку создают в ней «узкие места», «тупики», приводят к решению задач на основе неточной и/или неполной информации, снижают качество решения и т.п. Поэтому при проектировании и эксплуатации системы вопросам интеграции должно уделяться первостепенное внимание.

Резюмируя вышесказанное, можно отметить следующие особенности комплексного подхода к автоматизации управления предприятием:

· повышенная экономическая эффективность этого подхода по сравнению с другими (по участкам и направлениям);

· чрезвычайно высокие требования к качеству управления процессом внедрения системы.

Вопрос 4. Управление процессом автоматизации.

Планирование процесса автоматизации:

Процесс автоматизации как любой управляемый процесс состоит из следующих этапов:

· планирование;

· контроль исполнения плана;

· регулирование – анализ результатов и принятие решений.

Как правило, существуют два типа планов автоматизации предприятия: стратегический план и оперативный план. Отличия стратегического плана от оперативного состоят в следующем.

Стратегический план за редким исключением не содержит плана конкретных работ. В нем фиксируются принципы и условия, с соблюдением которых должны осуществляться принятия решений на каком-либо отрезке времени, и результаты, описанные в терминах бизнеса, которые должны быть достигнуты при соблюдении этих условий.

Стратегический план может не быть календарным, т.е. рассчитанным на год, три или пять лет, а носить условный характер, т.е. действовать до наступления некоторых условий, например образование новых подразделений, достижение объема продаж не ниже... и т.д.

Оперативный план, как правило, содержит план конкретных работ по реализации принятых стратегических решений, описанных в технических терминах. Он включает в себя события, которые должны произойти, носит календарный характер, т.е. привязан к календарным датам (год, полгода, квартал), и сопровождается сметой расходов или графиком инвестирования средств.

Контроль исполнения планов подразумевает наличие процедур периодического сбора информации, ее обобщение и представление оперативной информации лицам, принимающим решения в форме, принятой на предприятии. Например, отставание от календарных сроков, перерасход или, наоборот, недорасход средств, выделяемых на автоматизацию.

Анализ результатов и принятие решений подразумевает наличие процедуры анализа результатов, опираясь на который производится ревизия плана или внесении изменений в ход процесса. Процедура может носить как периодический характер, так и инициироваться при наступлении каких-либо событий: превышение бюджета, отставание от сроков.

Вопрос 5. Стратегический план (стратегия автоматизации).

Понятие стратегии автоматизации включает в себя базовые принципы, используемые при автоматизации предприятия. В ее состав входят следующие компоненты:

· цели: области деятельности предприятия и последовательность, в которой они будут автоматизированы;

· способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная и полная автоматизация;

· долгосрочная техническая политика – комплекс внутренних стандартов на оборудование и ПО, поддерживаемых на предприятии, перечень поставщиков и производителей и пр.;

· ограничения: финансовые, временные и т.д.;

· условия, при наступлении которых производится ревизия плана;

· анализ результатов выполнения плана;

· процедура управления изменениями плана.

Стратегия автоматизации в первую очередь должна соответствовать приоритетам и стратегии (задачам) бизнеса предприятия. В понятие стратегии также должны входить пути достижения этого соответствия. Таким образом, стратегия автоматизации представляет собой план, согласованный по срокам и целям со стратегией организации.

Второй важной особенностью является степень соответствия приоритетов автоматизации и стратегии бизнеса, а именно – целям, которые должны быть достигнуты:

· снижение стоимости продукции;

· увеличение количества или ассортимента;

· ·сокращение цикла: разработка новых товаров и услуг – выход на рынок;

· переход от производства на склад к производству под конкретного заказчика с учетом индивидуальных требований и т.д.

Автоматизация предприятия является инвестиционной деятельностью. В этих условиях особую актуальность приобретают вопросы сохранения вложенных средств в информационные технологии. Потеря инвестиций происходит в том случае, когда информационная система перестает быть эффективной, т.е. удовлетворять потребностям бизнеса. В этом случае система не позволяет эффективно решать поставленную задачу при требуемом уровне рентабельности эксплуатации вычислительных средств и обеспечивать возможность своего развития.

Для того чтобы определить комплекс мер по защите инвестиций, отдельно выделяются затраты на создание и развитие системы, которую необходимо защищать.

Ограничения. К основным ограничениям, которые необходимо учитывать при выборе стратегии автоматизации, относятся следующие:

· финансовые;

· временные;

· связанные с влиянием человеческого фактора;

· технические.

Финансовые ограничения определяются величиной инвестиций, которые предприятие способно сделать в развитие автоматизации. Этот тип ограничений универсален, так как остальные три вида могут быть частично конвертированы в финансовые.

Временные ограничения обычно связаны со следующими факторами:

· сменой технологий основного производства;

· рыночной стратегией предприятия;

· государственным регулированием экономики.

К ограничениям, связанным с влиянием человеческого фактора, относятся: корпоративная культура (отношение персонала к автоматизации), особенности рынка труда, трудовое законодательство, регулирующее процессы увольнения персонала, высвобождающегося в результате автоматизации.

Технические ограничения связаны с реальными возможностями предприятия: отсутствие помещений для размещения вычислительной техники, ограничения по использованию определенного вида оборудования и т.п.

Технологии. При выборе стратегии автоматизации существенную роль играет состояние технологий. Если необходимой системы нет на рынке, тогда возможные решения ограничиваются следующими:

· интеграция нескольких существующих систем;

· разработка уникальной системы для предприятия;

· откладывание решения о начале работ по автоматизации в ожидании появления требуемой системы.

Проблемы. Типичные проблемы, которые возникают при разработке стратегии автоматизации, как правило, связаны со следующими факторами:

· состояние рынка информационных технологий;

· определение эффективности инвестиций в информационные технологии;

· необходимость реорганизации деятельности предприятия при внедрении информационных технологий.

Состояние рынка информационных технологий. Интенсивное развитие компьютерных технологий, наличие устойчивого спроса служит привлекательным фактором для появления все новых поставщиков информационных систем. Производители постоянно обновляют и совершенствуют свою продукцию, заменяя одну модель другой с более привлекательными характеристиками. Все эти факторы приводят к быстрому моральному старению выпускаемой продукции и, как следствие, возрастанию финансовых рисков у потребителя и увеличению затрат на модернизацию вычислительной техники. Такая ситуация может приводить к появлению у потребителя определенных проблем. Ситуация часто усугубляется тем, что новая версия продукта оказывается не полностью совместимой с предыдущей.

Оперативное планирование и внедрение автоматизированных систем.

Оперативный план автоматизации предприятия должен содержать план конкретных работ по реализации принятых стратегических решений, иметь календарный характер и сопровождаться сметой расходов или графиком инвестирования средств.

Оперативный план внедрения информационных технологий или автоматизированной системы является по существу проектом, который реализуется на предприятии. Поэтому целесообразно для планирования и оперативного управления этим процессом использовать методы управления проектами, которые базируются на следующих базовых принципах:

· согласование целей проекта со всеми заинтересованными сторонами;

· тщательный подбор команды проекта;

· распределение ответственности между руководителями отдельных направлений;

· четкий контроль хода выполнения проекта;

· отклонение нецелесообразных изменений проекта при сохранении необходимой гибкости;

· безотлагательное решение проблем сегодня, так как завтра могут возникнуть новые проблемы.

Основными процессами управления проектами являются: инициация проекта, планирование проекта, исполнение проекта, управление изменениями, завершение проекта.

При инициации проекта определяются потребности проекта, дается анализ целесообразности проекта, составляется описание результатов проекта (продуктов или услуг), определяются обязанности и ответственности управления, составляется первоначальное описание проекта, назначается менеджер проекта.

В процесс планирования проекта осуществляются планирование целей, декомпозиция целей, определение операций проекта, определение взаимосвязей операций, планирование ресурсов, оценка длительности операций, стоимостные оценки проекта, составление расписания работ, планирование взаимодействия, планирование качества, планирование организации, планирование управления рисками, планирование контрактов, разработка плана проекта.

В процессе исполнения проекта обеспечиваются исполнение плана проекта, подтверждение целей, подтверждение качества, развитие команды проекта, распределение информации, выбор поставщиков, управление контрактами.

В процессе управления изменениями обеспечиваются общий контроль изменений, управление изменениями целей, сроков, стоимости, управление качеством, отчетность о выполнении, управление рисками.

На этапе завершения проекта осуществляются административное завершение проекта, закрытие контрактов.

Подробное рассмотрение процессов управления проектом описывается в теме 10.

Вопросы для самопроверки:

1. Дайте определение автоматизированной системы управления предприятием (АСУП).

2. Какова цель разбиения АСУП на подсистемы?

3. На какие две группы принято делить все подсистемы АСУП?

4. Для чего предназначены обеспечивающие подсистемы АСУП?

5. Что представляет собой подсистема технического обеспечения АСУП?

6. Что включает в свой состав подсистема информационного обеспечения АСУП?

7. Что включает в свой состав подсистема программного обеспечения АСУП?

8. Из чего состоит организационное обеспечение АСУП?

9. Перечислите известные подходы к стратегии автоматизации предприятия.

10. В чем отличие комплексной автоматизации от автоматизации по участкам и по направлениям?

Литература по теме:

1. Баронов В.В. Автоматизация управления предприятием / В.В. Баронов и др. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 239 с.

2. Информационные технологии в экономике. Учебный курс: Лекция 4: Автоматизация стратегических задач планирования и управления. НОУ ИНТУИТ. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: https://www.intuit.ru/studies/courses/3735/977/lecture/14675.

Практические задания:

1. Заполните правый столбец таблицы, продолжив определения понятий и терминов, приведённых в левом столбце.

Понятие	Смысловая часть определения
Управление предприятием представляет собой …	совокупность воздействий, призванных обеспечить эффективное протекание производственного процесса.
Объектом управления является …
В роли управляющей части на предприятии выступают …
В состав функций управления предприятием входят:
Планирование – это …
Учет – это …
Контроль – это …
Регулирование – это …
Анализ – это …
Прогнозирование – это …

Тема 8. Выбор системы автоматизации управления

Цель и задачи: Познакомиться с заказными и тиражируемыми (адаптируемыми) ИС. Рассмотреть различные способы приобретения ИС и их особенности. Узнать основные критерии выбора системы автоматизации управления.

Вопросы темы:

1. Заказные и тиражируемые системы.

2. Способы приобретения ИС.

3. Основные критерии выбора системы.

4. Функциональные возможности.

5. Совокупная стоимость владения.

6. Технические характеристики и перспективы развития ИС.

Вопрос 1. Заказные и тиражируемые системы.

Под заказными или уникальными системами обычно понимаются системы, создаваемые для конкретного предприятия, не имеющие аналогов и не подлежащие в дальнейшем тиражированию. Подобные системы используются либо для автоматизации деятельности предприятий с уникальными характеристиками, либо для решения крайне ограниченного круга специальных задач. В основном подобные системы применяются в органах государственного управления, образования, здравоохранения, военных организациях. Заказные системы, как правило, либо вообще не имеют прототипов, либо использование прототипа требует значительных его изменений, имеющих качественный характер.

Тиражируемые (адаптируемые) системы носят более универсальный характер и годятся для различных применений на предприятии. Даже первые программы, решавшие отдельные задачи управления, создавались с учетом необходимости их настройки по параметрам.

Готовая (тиражируемая или адаптированная) система, как правило отличается высокой стоимостью (среднего и особенно высшего класса), а также зависимостью от фирмы-разработчика. Требования к адаптации и сложность их реализации существенно зависят от проблемной области, масштабов системы, степени соотношения между формализованным и неформализованным при решении задач управления.

С появлением типовых решений в виде пакетов прикладных программ (ППП) появилась необходимость в специальных процедурах предварительной адаптации. Процедуры охватывали параметры, которые определяли режим функционирования программного обеспечения, требования к информационному обеспечению, условия подключения и использования внешних программ. Применение ППП как базовых систем привело к увеличению формализованной составляющей в системе управления предприятием. Усложнилась и адаптация систем к условиям предприятия. Появились подразделения эксплуатации программного обеспечения, занимавшиеся в том числе и вопросами адаптации программных систем.

Выяснилось, что во многих случаях оказывается неэффективной организация внедрения, при которой будущие пользователи сначала формулируют требования к системе с учетом специфики предприятия во всех деталях, а затем консультанты настраивают систему на условия применения. При такой организации трудно реализовать принцип новых задач, для этого в процессе внедрения потребовались бы дополнительные итерации.

Поэтому были предложены методики разработки и внедрения программного обеспечения, в основу которых были положены новые принципы:

· привлечение пользователей к разработке системы, в том числе и к разработке программного обеспечения;

· прототипирование программного обеспечения;

· совмещение процесса обучения пользователей работе с базовой системой создания прототипа программного обеспечения.

Прототип ПО АСУП в дальнейшем может использоваться в следующих работах:

· при обучении более широкого круга персонала;

· при опытной эксплуатации;

· при модификации с целью получения окончательного варианта ПО.

Такой подход позволил в определенной степени решить проблему адаптации системы управления и в динамике, поскольку работники предприятия в ходе создания прототипа приобретали навыки работы со средствами проектирования и модификации системы.

Функциональная полнота предлагаемого решения – один из важнейших критериев, на основании которых необходимо производить отбор. Выбор системы, которая обладает ограниченным набором возможностей, приведет к тому, что предприятие через некоторое время будет вынуждено затратить, возможно, гораздо большие усилия на решение оставшейся части проблем.

Поэтому единственно правильным выходом изданной ситуации является рассмотрение функциональных возможностей систем автоматизации управления предприятием в свете принятой стратегии организации и, в частности, стратегии автоматизации.

Вопрос 2. Способы приобретения ИС.

Способ приобретения ИС представляет собой последовательность действий от определения и формализации потребностей в информационной системе до момента, пока ИС не будет внедрена на предприятии.

Существуют следующие способы приобретения ИС:

· создание (разработка): самостоятельная и заказная;

· покупка: отечественной и зарубежной ИС;

· покупка + доработка: самостоятельная и заказная;

· аутсорсинг.

Преимущества самостоятельной разработки состоят в следующем:

· хорошая адаптация к предъявляемым требованиям;

· продукт не тиражируем (индивидуален);

· возможность быстрого изменения функциональности.

Однако, имеются и недостатки:

· разработка не закончится никогда;

· плохая адаптивность;

· необходимо создавать команду, либо отрывать от работы текущих сотрудников ИТ отдела;

· часто учитываются пожелания руководства в ущерб качеству разработки;

· проект может захлебнуться из-за:

o нехватки квалификации внутренних специалистов;

o ухода ведущих специалистов;

o нехватки внутренних ресурсов;

o плохой документированности системы.

Преимущества заказной разработки:

· проект выполняет высококлассная команда профессионалов;

· полноценное документирование проекта;

· разрабатываются с учетом специфики конкретного предприятия, требований и пожеланий специалистов предприятия, которые будут эту ИС использовать;

· могут быть реализованы нестандартные функции, которые никогда не появятся в коробочных системах;

· бывает, что на предприятии работает другая ИС, которую заказчик не хочет менять (или даже несколько). В таком случае могут быть заказаны средства интеграции этих систем в одну с целью сохранения бизнес-процессов и накопленных данных;

· отсутствует лишняя функциональность. Интерфейс не перегружен и работать с такой системой обычно проще;

· заказные системы производительнее универсальных и предъявляют меньшие требования к аппаратуре;

· заказная система может развиваться разработчиком в требующемся заказчику направлении;

· разработка, настройка и сопровождение находится в одних руках профессионалов, что повышает устойчивость системы.

Недостатки заказной разработки состоят в следующем:

· часто самая большая стоимость;

· часто занимает самое длительное время;

· наличие самого периода разработки;

· отсутствует возможность заранее познакомиться с системой.

При покупке ИС необходимо оценить:

· сам программный продукт (функционал и другие свойства);

· обеспечивающую технологию и платформу;

· качество обслуживания и поддержки;

· фирму-поставщика.

Преимущества покупки готовой ИС:

· время разработки равно нулю;

· система тиражирована;

· часто имеется возможность выбора из нескольких готовых систем;

· помимо ИС вы покупаете и бизнес процессы.

Имеются и недостатки покупки готовой ИС:

· необходима адаптация под организационную структуру, функциональные требования и т.д.;

· система тиражируема: вопросы защиты, новизны и др. вызывают определенные опасения;

· высокая степень риска;

· потребности сотрудников в функционале системы скорее всего будут удовлетворены не полностью.

Существует и «гибридный» способ приобретения – покупка и доработка ИС. В этом случае покупается ядро системы, а остальное доделывается.

Преимущества «гибридного» способа:

· покупаемое ядро является отлаженным и законченным компонентом;

· возможная доработка именно требуемой функциональности;

· не надо платить за то, что компании не нужно.

Недостатки «гибридного» способа приобретения:

· необходим отдел информационных технологий;

· схема эффективна, если объем работ по доведению невелик;

· часто можно доработать только в рамках информационной модели ядра.

Аутсорсинг – это использование ресурсов сторонних организаций в процессе обеспечения собственной деятельности.

Цели аутсорсинга:

· снижение издержек (правда, более актуально для зарубежных стран, где ставка почасовой оплаты гораздо выше, чем в России);

· при необходимости резкого сокращения срока работ (при высокой загруженности IT-специалистов);

· в случае, если невозможно выполнить задачу силами своих сотрудников.

Функции и задачи аутсорсинга следующие:

· разработка и внедрение больших информационных систем;

· консалтинговые услуги (проведение тендеров, поиск партнеров, экспертные оценки, содействие в стратегии развития, подготовка регламентов, ИТ-аудит и т.п.);

· обслуживание и ремонт компьютерной и серверной техники;

· телекоммуникационные услуги;

· поддержка локальных сетей;

· обслуживание телефонного и офисного оборудования;

· развитие информационной безопасности;

· поддержку дорогостоящих с точки зрения ИТ бизнес-процессов (процессинг, выпуск пластиковых карт).

Аутсорсинг может касаться оборудования, программного обеспечения, услуги по обработке информации на своем оборудовании.

Аренда ИС (аутсорсинг):

Преимущества аренды ИС:

· доступ к ИС получается в кратчайшие сроки после заключения договора и оплаты;

· обслуживание и эксплуатация полностью осуществляется сторонней компанией;

· функционирование не прерывается при проблемах с ИС в офисе или переездах;

· не требуется первоначальных капиталовложений;

· внедрение часто сводится к установке программ-клиентов и обучению персонала.

Недостатки аренды ИС:

· функциональность ИС часто имеет «универсальный» характер и не имеет специфики;

· «бизнес данные» предприятия хранятся у «третьего лица».

Классификация способов приобретения «железа»:

· покупка:

o размещение у себя;

o размещение на стороне;

· аренда:

o размещение у себя;

o размещение на стороне.

Вопрос 3. Основные критерии выбора системы.

Процесс выбора системы в общем случае может быть представлен как процесс выбора из большого количества альтернатив:

· уровень системы: «коробочная», средний или высокий;

· уровень управления: предприятием, подразделением и т.д.;

· тип принимаемого решения;

· и др.

При таком количестве альтернатив дерево перебора различных вариантов в поисках наилучшего решения становится таким большим, что в реальной жизни этот подход к выбору системы никогда не применяется. На практике, как правило, используются последовательность альтернатив, позволяющая на самых ранних этапах отсекать заведомо неприемлемые выборы, и набор критериев, руководствуясь которыми принимают решения при рассмотрении альтернатив. Такая процедура позволяет в конечном счете либо остановиться на какой-либо системе, либо достаточно точно определить требования к ней. Подход к построению дерева альтернатив, иными словами к построению последовательности решений при выборе системы, а также количество вариантов, которое целесообразно рассматривать параллельно, определяется в каждом конкретном случае слишком большим числом факторов, чтобы можно было говорить о каких-то рекомендациях общего характера.

Ниже рассматривается ряд критериев, которые целесообразно использовать при принятии решения о выборе системы. Основным критерием, которым следует руководствоваться при выборе системы, должен быть критерий удовлетворения потребностей бизнеса предприятия. Потребности бизнеса формулируются в терминах бизнеса.

При выборе системы потребности бизнеса, сформулированные в терминах бизнеса, должны быть конвертированы в технические и экономические требования к системе, сформулированные в соответствующих терминах:

· функциональные возможности;

· совокупная стоимость владения;

· перспективы развития, поддержки и интеграции;

· технические характеристики.

Далее эти критерии рассматриваются подробнее.

Вопрос 4. Функциональные возможности.

Под функциональными возможностями следует понимать соответствие автоматизированной системы тем основным бизнес-функциям, которые существуют или планируются к внедрению в организации. Иногда говорят о функциональной полноте предлагаемых решений. Так, если целью организации является минимизация финансовых потерь за счет оптимизации и упрощения бухгалтерского учета, то выбранная система должна обеспечивать автоматизацию процесса ведения бухгалтерского учета. Если требуется достичь конкурентного преимущества за счет сокращения сроков разработки новых видов продукции, то одно из решений может заключаться в выборе системы CAD/CAM (САПР). Для того чтобы определить достаточность функциональных возможностей системы, необходимы два компонента:

· Стратегия развития бизнеса и контекстное описание бизнеса.

· Формализованное описание деятельности предприятия.

В идеальном случае стратегия развития бизнеса и контекстное описание бизнеса должны содержаться в стратегическом плане автоматизации предприятия. Если исходные данные для выбора системы отсутствуют, то в план выбора системы необходимо включить этап по подготовке исходных данных для выбора системы, иными словами, разработать Техническое задание на систему.

Как видно из общего перечня работ, для их успешного осуществления необходимо наличие и постоянное участие квалифицированных специалистов из самых различных областей: информационные технологии, управление персоналом, управление предприятием, планирование и многие другие. Держать такой штат в организации, как правило, экономически нецелесообразно. Поэтому наиболее предпочтительно привлечение внешних консультантов.

В пользу этого можно привести следующие основные аргументы:

· внешний консультант обладает особыми навыками и знаниями, которых может не быть у сотрудников организации;

· даже если в организации и есть требуемые квалифицированные кадры, то они могут быть заняты решением других проблем;

· внешний консультант может показать реальное положение дел, так как он независим от организации-заказчика;

· при оказании консультационных услуг персонал заказчика перенимает определенные технические знания, проходит обучение.

Так что же реально можно получить на этапе определения потребностей предприятия в информационной системе?

Можно отметить, что внешние консультанты могут оказать квалифицированные услуги и по формированию стратегии предприятия. Однако делать это лучше всего после анализа текущей деятельности.

Описание существующих бизнес-процессов и информационных потоков предприятия, его организационной структуры и принятых технологий работ позволяет достичь сразу нескольких целей. Во-первых, это помогает персоналу самого предприятия, особенно его руководящему составу, лучше разобраться в работе своей организации. Во-вторых, полученные данные могут сравниваться с передовым опытом различных организаций, с которыми уже работала консультационная фирма. Это позволяет более качественно подготовить предложения по изменению и оптимизации деятельности. В-третьих, даже если предприятию по объективным или субъективным причинам и не требуется реорганизация, структурированные материалы, касающиеся деятельности организации, особенно если они представлены в графическом виде, могут существенно облегчить последующее внедрение системы автоматизации управления предприятием. Кроме того, это позволяет определить, можно ли осуществить изменения в организации после внедрения данной системы и насколько легко это может быть сделано.

Реализация этих предложений может происходить до или одновременно с внедрением системы автоматизации управления предприятием.

Наиболее просто проблема определения достаточности функциональной полноты решается для систем начального и среднего уровня.

Для систем высшего уровня определяются:

· Какие типы производства может поддерживать система (разработка на заказ – представляет собой дальнейшее развитие проектно-ориентированного производства; сборка на заказ – предложение клиентам продукции массового производства; работа на склад – поддержание требуемого уровня товарно-материальных запасов в сочетании с организацией поставок со склада; повторяющееся производство – производство, организованное в соответствии с идеологией «точно-в-срок»; процессное производство).

· Поддерживает ли система управление цепью поставок. То есть рассматривается возможность ERP-системы управлять поставками, материально-техническим снабжением (логистикой) и спросом.

· Как система поддерживает производственные поставки, а также электронные средства поставки.

· Насколько полно система управляет процессом материально-технического снабжения, а также складированием продукции и планированием ее доставки.

· Как система учитывает работу с клиентами. Требуется оценить, как в системе поддерживается планирование спроса, автоматизация работы с посредниками и торговыми агентами, насколько гибко осуществляется обработка заказов клиентов, а также осуществляется учет сервисного обслуживания.

Вопрос 5. Совокупная стоимость владения.

Под совокупной стоимостью владения (ТСО – Total Cost o f Ownership) понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период жизненного цикла последней.

При анализе ТСО рассматривают жизненный цикл, включающий в себя время жизни существующей на предприятии системы, время, необходимое для проектирования нового альтернативного решения, срок эксплуатации альтернативной системы с учетом амортизации ее элементов и ориентировочного срока ожидания. Под сроком ожидания понимают время, необходимое для выхода системы на уровень доходности, при котором ее эксплуатация позволяет получить частичный (до 90%) возврат инвестиций, вложенных в систему.

При выборе новой информационной системы между альтернативными существующему решению вариантами необходимо оценить совокупную стоимость владения для каждого предлагаемого варианта. При этом жизненный цикл, на котором оцениваются прямые и косвенные затраты, должен включать время:

· жизни существующей на предприятии системы;

· проектирования новой системы;

· на закупку и внедрение элементов новой системы;

· эксплуатации новой системы, которое необходимо ограничить сроком возврата 90% вложенных инвестиций за счет прибыли от эксплуатации этой системы.

Вариант информационной системы с более коротким жизненным циклом предпочтителен для дальнейшего использования. Точка выбора новой системы для каждого предприятия индивидуальна. Предприятие может начать этот процесс в различных случаях, например:

· при появлении необходимости дополнить или изменить функции существующей информационной системы, чтобы они соответствовали изменившимся потребностям бизнеса и не приводили к неоправданным финансовым потерям;

· при достижении доходов от эксплуатации существующей системы порядка 90% вложенных в нее инвестиций;

· при превышении эксплуатационных затрат на систему над доходами от ее использования и др.;

· прямые и косвенные затраты могут включать следующие составляющие.

Прямые затраты.

· Основные затраты:

o создание информационной системы;

o оборудование – серверы, клиентские места, периферия, сетевые компоненты;

o программное обеспечение (ПО);

o приложения, утилиты, управляющее ПО;

o обновление (модернизация).

· Эксплуатационные затраты:

o управление задачами (сетью, системой, массивами памяти);

o поддержка работоспособности системы – персонал, функционирование справочной службы, обучение, закупки, подготовка контрактов на поддержку системы;

o разработка инфраструктуры, бизнес приложений.

· Прочие затраты:

o создание коммуникаций – глобальные сети, взаимодействие с поставщиками сервиса, удаленный доступ, Internet, доступ клиента;

o управление и поддержка – аутсорсинг, сопровождение, справочная система.

Все затраты на создание информационной системы, которые ассоциируются с установкой оборудования и его подготовкой к эксплуатации, должны оцениваться как часть инвестиций. Эти разовые затраты могут включать в себя такие составляющие, как проектирование системы, программирование, тестирование системы, ревизия системы, приобретение оборудования, разработка и изменение руководств, обучение и передвижения в связи с установкой, тестированием и параллельным запуском системы.

Затраты на оборудование включают в себя стоимость компонент системы, затраты в течение жизненного цикла, такие, как смена оборудования, которое заменяется до истечения жизненного цикла.

Затраты на оборудование могут включать и такие разовые расходы, как сопутствующая мебель для периферийных устройств. Оценки подготовительных работ должны основываться на масштабах реноваций и включать в себя изменение расположения при перемещении, добавлении или удалении оборудования. Кроме того, в эти затраты необходимо включать и изменения в электропитании, освещении и кондиционировании воздуха. Если часть оборудования берется в лизинг, то суммарные затраты на это оборудование выделяются в отдельную категорию.

Перечислим кратко основные виды затрат, которые необходимо учитывать при определении совокупной стоимости владения:

· Затраты на сетевое управление – расходы административного персонала на решение задач, ассоциируемых с управлением сетью и клиентами.

· Затраты на управление системой – расходы на управление приложениями, имуществом и миграциями.

· Затраты на управление устройствами хранения данных – расходы на задачи, связанные с управлением и контролем за данными и их хранением в сети.

· Затраты, связанные с оплатой действий, напрямую не являющихся рабочими функциями (косвенные затраты).

Вопрос 6. Технические характеристики и перспективы развития ИС.

К техническим характеристикам системы относятся следующие:

· архитектура системы;

· масштабируемость;

· надежность;

· способность к восстановлению при сбоях оборудования;

· наличие средств архивирования и резервного копирования данных;

· средства защиты от преднамеренных и непреднамеренных угроз;

· поддерживаемые интерфейсы для интеграции с внешними системами.

Технические характеристики влияют на такие параметры системы как возможность наращивания при необходимости функциональных возможностей и увеличение числа пользователей. Возможность интеграции с другими системами определяется совокупностью поддерживаемых стандартов.

Перспективы развития и поддержки в основном определяются поставщиком решения и тем комплексом стандартов, который заложен в систему и составляющие ее компоненты.

Устойчивость поставщика решения и поставщиков отдельных компонентов определяется в первую очередь временем существования их на рынке и долей рынка, которую они занимают. Важным фактором является форма, в которой осуществляется присутствие на российском рынке: наличие сети сертифицированных центров технической поддержки, авторизованных учебных центров, «горячих линий» для консультаций. Немаловажным фактором риска могут стать такие показатели, как гарантированное время доставки запасных частей, которое формулируется в терминах: время доставки не превосходит такого-то. В противном случае затраты на владение решением могут стать весьма значительными.

Вопросы для самопроверки:

1. В чем разница между заказными и тиражируемыми системами?

2. Какие существуют способы приобретения ИС на предприятии?

3. Какие цели ставит перед собой предприятие, планируя автоматизировать свои процессы?

4. Каковы недостатки самостоятельной разработки ИС силами собственных специалистов?

5. Что такое аутсорсинг ИТ и ИС?

6. В чем преимущество и недостаток собственной разработки перед обращением к сторонней организации-разработчику?

7. В чем достоинство «гибридного» способа приобретения (покупка и доработка) ИС?

8. Какие виды аутсорсинга ИТ применимы на современных предприятиях?

9. Перечислите основные критерии выбора ИС предприятия?

10. Что такое совокупная стоимость владения системой?

Литературы по теме:

1. Баронов В.В. Автоматизация управления предприятием / В.В. Баронов и др. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 239 с.

Практические задания:

1. Заполните правый столбец таблицы, продолжив смысловые фразы, начало которых приведены в левом столбце

Начало фразы	Продолжение
Под заказными или уникальными системами обычно понимаются…	системы, создаваемые для конкретного предприятия, не имеющие аналогов и не подлежащие в дальнейшем тиражированию.
Тиражируемые (адаптируемые) системы предназначены для …
Способ приобретения ИС представляет собой …
Существуют следующие способы приобретения ИС:
Преимущества самостоятельной разработки ИС состоят в следующем:
Недостатки самостоятельной разработки:
Преимущества заказной разработки:
Недостатки заказной разработки состоят в следующем:
Преимущества покупки готовой ИС:
Недостатки покупки готовой ИС:
«Гибридный» способ приобретения состоит в …
Цели аутсорсинга состоят в …
Функции и задачи аутсорсинга следующие:
Преимущества аренды ИС:
Недостатки аренды ИС:

Тема 9. Риски и управление рисками

Цель и задачи: Рассмотреть понятие риска в ИТ и подходы к их классификации. Изучить виды рисков в ИТ и условия возникновения рисковых ситуаций. Познакомиться с возможностями регулирования различных видов рисков.

Вопросы темы:

1. Анализ факторов риска.

2. Минимизация инвестиционных рисков.

3. Минимизация IT – рисков.

Под риском обычно понимается вероятность того, что какие-то цели при реализации проекта автоматизации деятельности предприятия не будут достигнуты. Поскольку количество событий и условий, влияющих на результат проекта, чрезвычайно велико, вся их совокупность, как правило, на практике не рассматривается. Вместо этого из всего множества обычно выделяется достаточно ограниченный перечень характеристик принятого решения. Эти признаки могут касаться как чисто технических решений, так и организации работ, связанных с реализацией решения. В дальнейшем они будут называться факторами риска.

Вопрос 1. Анализ факторов риска.

Анализ факторов риска предваряют: планирование мероприятий для снижения влияния факторов риска на исход проекта и принятие решений на различных этапах процесса создания автоматизированной системы.

Все субъекты, принимающие участие в процессе автоматизации предприятия (предприятие – заказчик и системный интегратор – поставщик), решения производят анализ рисков каждый со своих позиций.

В работах, посвященных автоматизации деятельности предприятия, используются различные структуры факторов риска, которые необходимо учитывать при анализе и принятии решений. В настоящем курсе рассматривается структура факторов риска, которая в общем виде позволяет представить наиболее существенные составляющие. Элементы этой структуры присутствуют практически во всех самых распространенных подходах к созданию информационных систем для автоматизации деятельности предприятий, независимо от класса системы и применяемого подхода к автоматизации.

Все риски делятся на две группы:

1. бизнес-риски;

2. риски, связанные с жизненным циклом системы.

Бизнес-риски, как правило, анализируются на этапе формирования стратегии автоматизации: при выборе подхода к автоматизации и выборе типа системы.

Риски, связанные с реализацией жизненного цикла, как правило, рассматриваются на этапе разработки проекта автоматизации деятельности предприятия. Кроме того, они могут рассматриваться на различных этапах реализации проекта.

При анализе бизнес-рисков определяют: будут ли устранены проблемы бизнеса, которые планируется решить с помощью информационной системы, и каким должен быть подход к автоматизации, чтобы был достигнут желаемый эффект.

Типичный перечень факторов риска, рассматриваемый на этом этапе, включает в себя следующие позиции:

· необходимость и достаточность реализованных функций системы при ведении бизнеса предприятия;

· влияние системы на бизнес;

· инвестиционный риск;

· способность предприятия выполнять график инвестиций, направляемых на реализацию проекта автоматизации.

Вторая группа рисков может быть разделена на две подгруппы:

· технические риски, связанные с реализацией технических решений или работ, связанных с технологией внедрения. Например, инсталляция ПО на какую-либо платформу;

· риски, связанные с управлением процессом создания и поддержки системы. Например, достижение требуемого качества в заданные сроки при заданных бюджетных ограничениях.

Подгруппа технических рисков включает следующие факторы:

· количество внешних систем, с которыми новая система должна взаимодействовать;

· наличие нестандартного оборудования;

· степень новизны оборудования для предприятия-заказчика;

· характер приложений: сетевые, локальные и т. д.;

· уровень знаний участников проекта, исполнителей и пользователей применительно к оборудованию и программному обеспечению;

· качество технической поддержки поставщиков компонентов решения;

· зависимость изменений структуры бизнес-процессов, организационной структуры предприятия-заказчика и условий работы пользователей от глубины внедрения системы.

Подгруппа рисков, связанных с управлением процесса создания системы, включает следующие факторы:

· размер системы, количество и география размещения пользователей;

· величина трудозатрат и календарных сроков создания системы;

· количество слабо связанных между собой проектов, которые необходимо выполнить при создании системы;

· количество других проектов, реализация которых определяет успех проекта автоматизации, например, будет полностью или частично зависим;

· отношение пользователей и, в частности, высшего управленческого персонала предприятия к проекту создания системы;

· наличие совместной команды из пользователей и исполнителей.

На рис. 21 приведена типовая схема процедуры управления рисками.

Рис. 21. Типовая схема процедуры управления рисками

Для минимизации бизнес-рисков используются следующие подходы:

· минимизация инвестиционных рисков;

· максимально возможная стандартизация всех компонентов решения.

Для минимизации рисков, обусловленных нарушением графика инвестиций, целесообразно планировать процесс автоматизации так, чтобы на каждом этапе иметь пусть ограниченное, но законченное решение, которое ценно само по себе. Например, автоматизация процесса управления складом.

Примерный перечень стандартизируемых компонентов имеет следующий вид:

· автоматизируемые бизнес-процессы предприятия;

· процессы самой системы;

· прикладное ПО;

· стандарты СУБД, операционные системы, сетевые протоколы и т.д.;

· стандарты на оборудование;

· стандарты на рабочие станции.

Крайне желательно, чтобы структура автоматизируемых бизнес-процессов предприятия удовлетворяла общепринятым рекомендациям (например, MRPII – ERP, которые в настоящее время являются практически стандартами), а также совокупности государственных и отраслевых стандартов. Для прикладного ПО с целью снижения рисков желательно создать набор стандартов в плане архитектуры приложений, шлюзов и интерфейсов, включая графический интерфейс пользователя. На уровне СУБД целесообразно определить требования к интерфейсам, необходимость поддержки удаленных пользователей и Internet-приложений. Аналогичным образом необходимо сформировать весь спектр стандартов от уровня операционных систем до телекоммуникаций. Заложенная изначально в решение поддержка стандартов в дальнейшем позволит, затрачивая минимальные средства, наращивать функциональные возможности системы.

Для минимизации технических рисков, как правило, рекомендуется использование поэтапного подхода:

· составление плана-графика работ таким образом, чтобы работы, связанные с наибольшим риском, выполнялись на возможно ранних этапах;

· применение моделирования, создание стендов и макетов для апробирования технических решений;

· разработка альтернативных вариантов, для исключения фактора риска.

Снижение рисков управления достигается применением жестких стандартов на управление проектом в части планирования, документирования хода проекта, процедур контроля исполнения и управления изменениями.

Вопрос 2. Минимизация инвестиционных рисков.

Для выработки требований по защите инвестиций целесообразно выделить следующие объекты затрат:

· процесс создания системы;

· оборудование;

· программное обеспечение;

· персонал;

· управление задачами.

Ниже представлены основные требования, направленные на повышение рентабельности функционирования информационной системы и обеспечение ее развития при сохранении вложенных средств.

Процесс создания информационной системы.

1. Выбор информационной системы должен соответствовать плану стратегического развития фирмы. При этом должны быть определены:

· стратегия развития бизнеса, основанная на долгосрочном предвидении состояния рынка и отрасли в сочетании со стратегией информатизации;

· существенные проблемы, которые нужно решить;

· план и подход к решению проблем (план развития информатизации);

· мероприятия по обеспечению качества управления реализацией плана развития информатизации;

· результаты внедрения, которые должны соответствовать целям предприятия.

Расплывчатые требования к проектируемой информационной системе, неадекватное макетирование и тестирование рабочей модели могут свести на нет все потенциальные преимущества, которые предлагает система для предприятия, привести к значительным затратам при эксплуатации системы.

2. Соблюдение мер по защите информационной системы.

Здесь под защитой надо понимать защиту от сбоев, вызванных дефектами проектирования системы. Например, неверная схема организации электропитания, отсутствие надлежащих мер по обеспечению секретности, система контроля за целостностью данных плюс защита от несанкционированного доступа, а также кражи как информации, так и техники.

Приобретаемое оборудование должно удовлетворять следующим требованиям:

1. Покрывать в течение двух лет ожидаемые технические потребности.

2. Единая технология и взаимозаменяемость компонентов оборудования должны обеспечивать переход на оборудование более высокого класса без замены его компонентов.

3. Модульность архитектуры.

4. Обеспечение модульности архитектуры дает возможность наращивать мощность по мере необходимости и внедрять новые разработки по мере их появления на рынке.

5. Поддержка международных и национальных стандартов.

6. Приверженность стандартам имеет то важное следствие, что пользователи не оказываются «запертыми в ловушку» закрытых систем, где они имеют ограниченный выбор возможностей за более высокую цену.

Стандарты обеспечивают широкий выбор приложений, совместимость различных версий, возможность взаимодействия с другими вычислительными средами, доступ к таким средам, где следование определенным стандартам является необходимым условием. Такими стандартами, например, могут быть стандарты интерфейсов, стандарты управления питанием, графические стандарты, стандарты настольной среды, стандарты сетевого взаимодействия, объектные стандарты и др.

7. Возможность поддержки широкого спектра компьютерных систем.

8. Выполнение данного условия позволяет обеспечить возможность работы в неоднородных вычислительных средах.

9. Простота установки и смены компонентов.

10. Адекватность возможности оборудования рабочим функциям персонала.

Одной из основных ошибок при проектировании информационной системы является ориентация на среднего пользователя, вследствие чего происходит непрогнозируемый рост расходов на ИТ. Поэтому рекомендуется ориентироваться на детализацию выполняемых работниками функций и осуществлять подбор техники, исходя из индивидуальных потребностей, а не усредненных показателей, и предлагать свою упрощенную градацию пользователей по выполняемым функциям:

· работники, которые выполняют критические и уникальные для предприятия задачи, работая с жизненно важными данными. Кроме менеджеров высшего уровня, финансовых служб, например, сюда входит и административный ИТ-персонал;

· мобильные работники, которые часто находятся в поездках;

· обычно работают с очень хрупкой и дорогой техникой. Требования к сервисному обслуживанию, поддержке и оборудованию также высоки;

· работники, которые занимаются обработкой информации;

· работники, которые осуществляют механический ввод информации в систему посредством форм. Это наименее критическая часть пользователей.

11. Наличие средств взаимодействия с мобильным пользователем.

12. Поддержка любой системой средств сетевого управления.

13. Расширенные гарантии и пожизненная поддержка производителя и т.д.

Приобретаемое программное обеспечение должно обладать следующими характеристиками:

1. Модульность.

2. Выполнение условия позволяет снизить расходы при изменении функциональных возможностей системы за счет варьирования конфигураций ее отдельных элементов.

3. Открытость.

4. Требование направлено на обеспечение возможности системы взаимодействовать с другим программным обеспечением по определенным стандартам.

5. Бинарная совместимость с более ранними приложениями, что позволяет взаимодействовать с унаследованными системами.

6. Масштабируемость ПО для широкого спектра системных конфигураций от изоморфной рабочей станции до корпоративной информационной системы.

7. Независимость от платформ.

Ограниченное одной платформой приложение налагает ограничения на приобретение систем в будущем. Время от времени компании по ряду причин (производительность, масштабируемость, стоимость и т.д.) меняют имеющиеся операционные системы или сетевые операционные системы на другие. При изменении платформы большинство компаний рассчитывают перенести имеющиеся приложения со старой платформы на новую. При этом приложения, построенные на основе независимой от платформ системы, могут быть сразу же использованы на новой платформе. Приложения, которые привязаны к операционной системе или сетевой операционной системе, в таком случае необходимо переписывать или даже полностью заменять. Если стоимость переписывания или замены приложений превышает доход от предполагаемых инвестиций в новую платформу, компания вынуждена сохранить свою далеко не оптимальную операционную среду.

8. Соответствие нормативной конфигурации компьютера.

9. Большинство организаций используют различные модели компьютеров разных производителей. Этим моделям предварительно задана конфигурация без учета специфики пользователя. Кроме того, они могут отличаться и по составу комплектующих. Через какое-то время, когда потребуется добавление или обновление драйверов и приложений, соответственно резко возрастут временные и финансовые затраты.

10. Совместимость с приложениями инфраструктуры, объединяющей не только пользователей данного предприятия, но и основных его деловых партнеров и заказчиков.

11. Наличие встроенной диагностики вирусов на клиентских местах и серверах.

12. Наличие эффективной системы восстановления частичной работоспособности системы в форс-мажорных ситуациях и т.д.

При создании автоматизированной системы управления предприятием должны быть инициированы следующие процессы работы с персоналом:

1. Процесс обучения персонала, который должен быть направлен на обеспечение максимальной эффективности усвоения базовых понятий.

2. Пользователи должны иметь доступ только к тем программам и функциям, которые необходимы для выполнения рабочих обязанностей.

3. Регулярное обучение пользователей эффективным методам работы с системой и приложениями.

4. Наиболее существенная часть стоимости владения персональным компьютером связана с трудовыми затратами. Большинство проблем пользователя требуют прямого участия администратора в настройке компьютера пользователя, что увеличивает трудовые затраты административного персонала. Примеры: неосторожное удаление системных файлов пользователем, изменение конфигурации системы, инсталляция дополнительных программ, приводящая к конфликтам с уже используемым программным обеспечением, непроизводительные действия конечного пользователя, вернее, время, на них затраченное. Регулярное обучение пользователей позволяет снизить эти издержки.

5. Обучение должно предусматривать преемственность версий.

6. Это позволит обеспечить минимальную потребность в переквалификации конечных пользователей при переходе на новую технику.

7. Регулярное обучение (и сертификация) административного персонала технологиям, используемым в сети.

8. Наличие мотивации у административного персонала для предоставления высокого уровня сервиса и т.д.

Вопрос 3. Минимизация IT-рисков.

Процесс минимизации IT-рисков следует рассматривать комплексно:

1. Сначала выявляются возможные проблемы, а затем определяется, какими способами их можно решить.

2. Сможет ли компания в короткий срок интегрировать существующие технологии работы с информацией в системы предприятия, являющегося объектом слияния или приобретения? Например, в компании установлена одна или несколько учетных систем, с помощью которых финансисты получают данные для составления консолидированной отчетности. При покупке нового предприятия выясняется, что у него установлена другая учетная система. Поэтому у компании должен быть четкий план трансформации такой отчетности в стандарты, принятые на головном предприятии. В противном случае она может потерять оперативный контроль над ситуацией.

3. Позволяет ли организация документооборота компании в существующих системах продолжить ее деятельность в прежнем режиме в случае ухода ключевых сотрудников?

4. Эта проблема чрезвычайно актуальна для российских компаний, поскольку даже финансовая и бухгалтерская информация зачастую вводится и хранится в произвольном виде, не говоря уже о сведениях, касающихся клиентов и т.п. Это ведет к дополнительным затратам времени новых сотрудников на «вхождение» в курс дела и повышает вероятность возникновения ошибок.

5. Обеспечена ли защита интеллектуальной собственности компании и ее клиентов?

6. Имеет ли компания четкий алгоритм действий в критической ситуации, например, в случае сбоев в работе компьютерных сетей или вирусной атаки?

7. Соответствует ли способ работы информационных систем общим задачам компании? (Если перед компанией стоит задача иметь общий центр управления денежными потоками, а учетные системы, установленные в разных филиалах, не связаны между собой, то поставленная задача не будет решена).

Точно определить возможный ущерб от большинства IT-рисков довольно сложно, но примерно оценить их вполне возможно. Как показывает опыт многих российских компаний, наиболее успешные стратегии предупреждения IT-рисков базируются на трех основных правилах:

1. Доступ сотрудников к информационным системам и документам компании должен быть различен в зависимости от важности и конфиденциальности содержания документа.

2. Компания должна контролировать доступ к информации и обеспечивать защиту уязвимых мест информационных систем.

3. Информационные системы, от которых напрямую зависит деятельность компании (стратегически важные каналы связи, архивы документов, компьютерная сеть), должны работать бесперебойно даже в случае кризисной ситуации или иметь возможность оперативного развёртывания при форс-мажорных обстоятельств на другой площадке.

Для обеспечения необходимой защиты от IT-рисков и контроля безопасности можно провести следующие мероприятия:

· Определить круг лиц, отвечающих за информационную безопасность, создать нормативные документы, в которых будут описаны действия персонала компании, направленные на предотвращение IT-рисков, а также обеспечить резервные мощности для работы в критической ситуации.

· Разработать единые стандарты информационных систем в рамках организации, то есть перейти к единым отчетным формам, а также единым правилам расчета показателей, которые будут применяться во всех программных продуктах компании, используемых для этой цели.

· Классифицировать данные по степени конфиденциальности и разграничить права доступа к ним.

· Следить за тем, чтобы любые документы, обращающиеся внутри организации, создавались с помощью систем, централизованно установленных на компьютерах.

· Установка любых других программ должна быть санкционирована, иначе риск сбоев и вирусных атак резко возрастет.

· Внедрить средства контроля, позволяющие отслеживать состояние всех корпоративных систем: в случае несанкционированного доступа система должна или автоматически запрещать вход, или сигнализировать об опасности, чтобы персонал мог принять меры.

· Разработать и создать систему, позволяющую оперативно восстановить работоспособность IT-инфраструктуры при технических сбоях.

Помимо перечисленных мер необходимо подготовиться к последствиям возможных кризисных ситуаций и описать действия компании по выходу из кризиса. Для этого следует:

· проанализировать сценарии проникновения посторонних лиц или не имеющих соответствующих полномочий сотрудников компании во внутреннюю информационную сеть, а также провести учебные мероприятия с целью отработки модели поведения сотрудников, ответственных за информационную безопасность, в кризисных ситуациях;

· разработать варианты решения проблем, связанных с кадрами, включая уход из компании ключевых сотрудников, например составить и ознакомить персонал с планом преемственности управления на предприятии;

· подготовить запасные информационные мощности (серверы, компьютеры), а также резервные линии связи. Максимально повысить отказоустойчивость IT-инфраструктуры.

Если бизнес компании во многом зависит от состояния ее информационных сетей (например, у фирм, занимающихся разработкой компьютерных программ), необходимо назначить ответственного за разработку, внедрение и контроль исполнения корпоративных правил, направленных на снижение IT-рисков. Желательно, чтобы такой координатор не имел отношения к IT-структуре компании (например, исполнительный директор).

Считается, что сотрудник, который не связан напрямую с информационными технологиями, будет наиболее объективен при организации мероприятий по риск-менеджменту. Его работа должна оцениваться с помощью измеряемых показателей, скажем, время устранения сбоев в работе сервера не должно превышать 30 минут или же частота таких сбоев должна быть не выше, чем два раза в год.

Обязательным условием успешного риск-менеджмента в области информационных технологий является его непрерывность. Поэтому оценка IT-рисков, а также разработка и обновление планов по их минимизации должны производиться с определенной периодичностью, например раз в квартал. Периодический аудит системы работы с информацией (информационный аудит), проводимый независимыми экспертами, будет дополнительно способствовать минимизации рисков.

Вопросам IT-безопасности уделяется сейчас более чем пристальное внимание, поскольку случаи потери и кражи информации могут привести к краху компании или потере конкурентных преимуществ на рынке. Кроме того, в последние годы участились случаи кражи интеллектуальной собственности.

Одновременно корпоративные сети все чаще подвергаются нападениям со стороны недовольных или нелояльных сотрудников внутри организации.

Выборочная и бессистемная реализация мероприятий, направленных на повышение уровня IT-безопасности, не сможет обеспечить необходимого уровня защиты. Чтобы сформировать понимание приоритетности мероприятий по повышению уровня безопасности, необходимо разработать механизм управления рисками IT-безопасности, что позволит направить все усилия на защиту от наиболее опасных угроз и минимизацию затрат.

Построение эффективной системы управления рисками IT-безопасности – это не разовый проект, а комплексный процесс, направленный на минимизацию внешних и внутренних угроз при учете ограничений на ресурсы и время. Для построения эффективной системы IT-безопасности необходимо первоначально обобщенно описать процессы деятельности и выделить риски. Затем следует определить порог риска. Превышение подобного порога означает, что данным риском необходимо управлять. Требуется построить такую систему IT-безопасности, которая обеспечит минимизацию рисков с высоким уровнем опасности. Причем риски, имеющие уровень ниже критического, можно вообще исключить из анализа.

С точки зрения процессного подхода, систему управления рисками можно представить, как процесс управления рисками (см. рис. 22). На представленной схеме прямоугольниками показаны процессы, а стрелками – их взаимосвязи.

Рис. 22. Система управления рисками как процесс

На основе информации об угрозах и уязвимостях информационной системы изучается вопрос о возможности реализации риска и экономической целесообразности определения мероприятий по его минимизации (если мероприятия по предотвращению рисков стоят дороже, чем ущерб от реализации угрозы, то, скорее всего, применять их нецелесообразно).

После оценки важности риска планируются необходимые мероприятия и выделяются соответствующие ресурсы. Затем реализуются контрмеры в соответствии с графиком работ и оценивается их эффективность.

Основным результатом (выходом) процесса оценки рисков является перечень всех потенциальных рисков с их количественными и качественными оценками ущерба и возможности реализации. Т.к. перечень рисков имеет большой объем, необходимо определить перечень особо опасных рисков, к минимизации которых следует приступить немедленно, и минимизация которых повысит уровень безопасности организации.

Цель процесса планирования мероприятий по минимизации рисков – определение сроков и перечня работ по исключению или сведению к минимуму ущерба в случае реализации риска. Данный процесс позволяет сформулировать кто, где, когда и какими ресурсами будет минимизировать определенные риски. Результатом (выходом) процесса планирования является план-график работ по исключению или минимизации ущерба от реализованного риска.

Вопросы для самопроверки:

1. Что понимается под риском при автоматизации предприятий?

2. На какие две группы делятся все риски?

3. Какие подходы используются для минимизации бизнес-рисков?

4. С чем связаны технические риски?

5. Кто несёт ответственность за различные виды рисков?

6. Какие виды IT-рисков существуют?

7. Как минимизировать IT-риски?

8. Как оценить риски?

9. Какие методики управления IT-рисками существуют?

10. Все ли риски необходимо минимизировать?

Литература по теме:

1. Баронов В.В. Автоматизация управления предприятием / В.В. Баронов и др. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 239 с.

Практические задания:

1. Заполните правый столбец таблицы, продолжив смысловые фразы, начало которых приведено в левом столбце

Начало фразы	Продолжение
Под риском обычно понимается ...	вероятность того, что какие-то цели при реализации проекта автоматизации деятельности предприятия не будут достигнуты.
Все риски делятся на две группы: …
Бизнес-риски, как правило, анализируются на этапе …
Риски, связанные с реализацией жизненного цикла, как правило, рассматриваются на этапе …
При анализе бизнес-рисков определяют: …
Технические риски связаны с …
Подгруппа рисков, связанных с управлением процессом создания системы, включает следующие факторы: …
Для минимизации бизнес-рисков используются следующие подходы: ..
Для минимизации технических рисков, рекомендуется …
Наиболее успешные стратегии предупреждения IT-рисков базируются на трех основных правилах: …

Тема 10. Информационные технологии управления проектами

Цель и задачи: Рассмотреть возможности применения информационных технологий в управлении проектами. Освоить основные приемы работы с программой MS Project.

Вопросы темы:

1. Проекты и управление ими.

2. Основы планирования.

3. Планирование проекта в MS Project.

Вопрос 1. Проекты и управление ими.

Проект:

Понятие «проект» широко используется в повседневной жизни. Общепринятые методики управления проектами, стандарты и ключевые термины содержатся в руководстве по управлению проектами «Project Management Body of Knowledge» (PMBOK), которое, представляет собой американский стандарт и по существу, является сводом профессиональных знаний по управлению проектами. В теории управления проектами этот термин является ключевым, и в руководстве PMBOK приведено следующее определение: «Проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов». В теории управления проектами этот термин является ключевым.

При этом, термин «временное» означает, что у любого проекта есть четкое начало и четкое завершение. Завершение наступает:

· когда достигнуты цели проекта;

· осознано, что цели проекта не будут или не могут быть достигнуты;

· исчезла необходимость в проекте, и он прекращается.

Проекты могут различаться своими целями, масштабом, протяженностью во времени, сферой деятельности и т.д. Но у всех проектов обязательно определена конкретная цель, и она является уникальной; выделены ресурсы и существуют временные рамки для достижения цели.

Отличие проекта от повседневной операционной деятельности состоит в наличии у проекта уникальной цели и временных ограничений. Повседневные операции выполняются постоянно, имеют повторяющийся характер, в то время как проекты являются временными и уникальными.

Конечные цели проекта и операционной деятельности отличаются коренным образом. Задача проекта – достижение поставленной цели, после чего проект завершается. Операционная деятельность, напротив, обычно служит для обеспечения нормального течения бизнеса. Проект отличается тем, что он завершается после выполнения поставленных конкретных задач, в то время как операции получают новые цели и продолжают выполняться.

Проекты являются средством организации операций, которые не могут быть проведены в рамках обычной деятельности организации. Таким образом, проекты часто используются в качестве средства выполнения стратегического плана организации.

Управление проектами.

Под управлением проектом понимается деятельность, направленная на эффективное достижение целей проекта в установленные сроки, в рамках утвержденного бюджета, с заданным качеством.

Управление проектами – это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к операциям проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту. Управление проектами выполняется с помощью применения и интеграции процессов управления проектами: инициации, планирования, исполнения, мониторинга и управления, завершения.

В управление проектом входит:

· Определение требований.

· Установка четких и достижимых целей.

· Уравновешивание противоречащих требований по качеству, содержанию, времени и стоимости.

· Коррекция характеристик, планов и подхода в соответствии с мнением и ожиданиями различных участников проекта.

Итак, управление проектом состоит в планировании, организации и управлении задачами и ресурсами для достижения цели проекта и контроле стратегии реализации проекта.

Вопрос 2. Основы планирования.

Составляющие проектного плана:

План проекта представляет собой модель, описывающую реальный проект в терминах задач, ресурсов, пути, сроков, затрат. Что означают эти термины?

Задача (task) – деятельность, осуществляемая в рамках проекта, для достижения определенного результата. Задачи являются основными блоками, из которых строится любой проект, они представляют работу, которую нужно выполнить для достижения поставленной цели. Во всем проекте набор задач характеризуется их логической последовательностью, а каждая задача – длительностью и требованиями к ресурсам.

Ресурсы – исполнители, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задачи.

Назначения – связь конкретной задачи с ресурсами, выделенными для ее выполнения.

Проект, как правило, содержит большое количество задач, поэтому весь набор задач необходимо представить в виде укрупненных групп, логически связанных между собой. Так формируются суммарные задачи (фазы).

Суммарная задача (фаза, summary task) состоит из нескольких задач. Результат фазы обобщает (суммирует) результаты задач, входящих в нее. Суммарная задача может содержать в себе как задачи, так и другие суммарные задачи.

Веха (milestone) – задача, достижение результата которой особенно важно для проекта. Вехой может быть и завершающая задача фазы. Как правило, веха используется для обозначения окончания основных этапов проекта.

Трудозатраты (work) для задач: объем работ (в единицах рабочего времени) необходимый ресурсу (исполнителю) для выполнения задачи.

Длительность задачи (duration) – время, которое запланировано для работы над задачей.

Трудозатраты отличаются от длительности задачи. Ресурсу может потребоваться 24 часа на выполнение задачи, а длительность задачи – 8 часов. Это означает, что на выполнение данной задачи необходимо назначить не менее трех исполнителей. После установления списка задач проекта, длительностей задач, необходимо указать, как задачи взаимосвязаны друг с другом, их логическую зависимость.

Зависимости и связи – определяют логику связи одной задачи с другой, показывая, как одна задача влияет на другую. Например, задача №2 начинается только тогда, когда закончится задача №1, или задача №1 и задача №2 начинаются обязательно в одно время.

Создание назначений, т.е. назначение ресурсов на задачи, помогает решить ряд проблем планирования:

· Определить конкретных сотрудников, ответственных за выполнение задачи, этапа и т.д.

· Контролировать объем работы, произведенной сотрудниками или оборудованием, назначенными на задачу, или контролировать объем материалов, использованных для выполнения задачи.

· Составлять более гибкое расписание задач.

· Перераспределять ресурсы для оптимизации загрузки персонала (сотрудников) и оборудования.

· Произвести расчет времени, необходимого для выполнения задач, стоимость использования ресурсов для выполнения задач, для выполнения всего проекта.

Критический путь – это последовательность задач (или одна задача), которая определяет расчетную дату окончания проекта. Определяя и отслеживая критический путь проекта, а также ресурсы, назначенные критическим задачам, можно определить, какие задачи влияют на дату окончания проекта и удастся ли завершить его в срок.

Проектный треугольник.

Проект существует для достижения определенного конкретного результата в рамках временных и бюджетных ограничений. Какое влияние оказывают ограничения на планирование проекта? Временные ограничения могут затрагивать дату начала проекта или дату его окончания, могут существовать временные ограничения на выполнение отдельных задач или привязка задач к конкретным датам; ограничения влияют на выделяемые для проекта ресурсы, на затраты; ограничением являются требования к уровню качества.

Такие важные параметры проекта как объем работ, время и стоимость связаны между собой. Изменение значения одного из этих параметров вызывает изменение значений двух других. Например, при увеличении объема работ увеличивается стоимость и (или) длительность. Тройку «объем работ, время, стоимость» называют «тройным ограничением» или «проектным треугольником». Это одна из простых моделей, показывающая взаимозависимость характеристик проекта (см. рис. 23).

Рис. 23. Проектный треугольник

«Тройное ограничение» приходится учитывать при согласовании разнообразных требований проекта. Качество исполнения проекта зависит от уравновешивания этих трех факторов. Проекты с высоким качеством организации дают требуемый продукт, услугу или результат, соответствующие содержанию проекта, вовремя и в пределах установленного бюджета. Взаимоотношения между этими факторами таково, что если один из этих факторов изменится, то с большой долей вероятности будет затронут как минимум еще один фактор.

Качество является центром проектного треугольника (см. рис. 23). Оно влияет на все стороны треугольника, и изменения любой стороны треугольника могут повлиять на качество. Качество не является фактором треугольника. Это результат взаимодействий времени, средств и объёма работ по проекту.

Например, если оказалось, что в календарном плане есть дополнительное время, можно увеличить объем работ, добавив задачи. Таким образом можно добиться более высокого качества проекта и его конечных результатов.

Если необходимо сократить расходы, чтобы уложиться в бюджет, возможно, потребуется удалить задачи или уменьшить их длительность. Таким образом, причиной снижения уровня качества может быть потребность в сокращении расходов.

Понимание проектного треугольника поможет в принятии оптимальных решений, когда необходим поиск компромисса.

В большинстве проектов, по меньшей мере, одна сторона треугольника фиксирована, то есть ее нельзя изменить. В некоторых проектах это бюджет: независимо ни от чего на данный проект не будет выделено дополнительных средств. В других проектах нельзя менять календарный план либо конечные результаты.

Необходимо найти неизменные стороны проектного треугольника. Зная, какую сторону треугольника нельзя изменить, легко определить, что можно скорректировать в случае возникновения проблем.

Сначала следует решить, какой из трех элементов фиксирован. Как правило, это элемент, который наиболее важен для успеха проекта (своевременное окончание, бюджет или согласованный объем работ). Затем следует определить, какую сторону затрагивает текущая проблема. После этого станет ясно, на какие элементы необходимо обратить внимание, чтобы скорректировать проект.

Надо понимать, что изменение только одной стороны – времени, средств или объема работ – может влиять на две остальные стороны. Это влияние может быть положительным или отрицательным, в зависимости от проекта. Поэтому, скорректировав план проекта, следует проверить снова два других элемента, чтобы убедиться, что все работает. Например, если план скорректирован для сокращения расходов, нужно проверить, осталась ли приемлемой дата окончания проекта.

Программное обеспечение управления проектами.

Для решения задачи управления проектами создано множество различных компьютерных программ, отличающихся своими возможностями. Отечественные разработки представлены следующими продуктами:

· «GORIZONT.Professional» на платформе 1С (разработчик ООО «ГОРИЗОНТ»).

· «Адванта» – программа для управления бизнесом онлайн (разработчик Компания Адванта).

· «Битрикс24» – простая бесплатная (для компаний до 12 человек) программа (https://www.bitrix24.ru/).

· «ПМ Форсайт. Эффективное управление проектами». Разработчик - Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА».

· «Мегаплан». Есть бесплатная версия. Онлайновая. Полностью русифицированная. Помогает контролировать исполнение задач и поручений и управлять проектами при отсутствии затрат на внедрение и содержание (https://www.megaplan.ru).

· «Простой бизнес». Есть бесплатная версия. В составе компоненты: Управление организацией. Управление проектами. Программа «облачная», но есть клиент, который работает автономно, синхронизируясь при подключении к интернет (https://www.prostoy.ru).

· «Projects-manager.com» – предназначена для управления проектами. Она включает в себя постановщик задач, множество отчетов и является полнофункциональной системой управления проектами. Простая регистрация в системе Projects Manager занимает не больше минуты, полностью бесплатная работа в системе без каких-либо сроков.

Существует множество критериев, по которым управленческие программы можно разделить по группам. Однако, в первую очередь, пользователи при выборе обращают внимание на следующие:

· Платная или бесплатная программа (вариант: абонентская оплата за использование сервиса).

· Онлайн или оффлайн система.

· Однопользовательская или многопользовательская версия.

Все представленные на рынке управления проектами программы можно разделить на платные, бесплатные и предоставляемые пользователям за определённую (как правило, ежемесячную) абонентскую плату.

Ряд программных пакетов по управлению проектами (например, Project on Demand, Projects Manager, Papirus и другие) реализуются в виде онлайн-систем, для использования которых не нужно устанавливать программу на компьютер.

Подключение к сервису происходит через браузер. Поставщик программного обеспечения управляет им самостоятельно, предоставляя клиентами право за абонентскую плату (или бесплатно) получать доступ с клиентских устройств к функциям сервиса. Это экономит деньги организаторов проекта, которые иначе нужно было бы потратить на покупку программы и аппаратных средств. Кроме этого, аренда услуги позволяет произвольно отказываться от неё и снова подключаться только при возникновении необходимости.

Существует также целый ряд зарубежных программ управления проектами: Primavera, GanttProject, Teamwork, Pivotal Tracker, Spider Project и др. Наиболее популярным является программа MS Office Project, входящая в пакет MS Office. Microsoft Project (или MSP) – программа управления проектами, разработанная и продаваемая корпорацией Microsoft.

Microsoft Office Project создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ:

Под маркой Microsoft Project доступны сразу несколько продуктов и решений:

· Microsoft Project Standard – однопользовательская версия для небольших проектов.

· Microsoft Project Professional – корпоративная версия продукта, поддерживающая совместное управление проектами и ресурсами, а также управление портфелями проектов с помощью Microsoft Project Server.

· Microsoft Project Web Access – Web-интерфейс для отчетности о выполнении задач, а также просмотра портфелей проектов.

· Microsoft Project Portfolio Server – продукт для отбора проектов для запуска на основе сбалансированных показателей, вошел в состав Microsoft Project Server с версии MS Project 2010.

Начиная с 2013 года Microsoft поставляет облачную версию Microsoft Project Online.

Основам работы в программе MS Project 16 посвящен следующий вопрос.

Вопрос 3. Планирование проекта в MS Project.

Система управления проектами – это интегрированный набор процессов, методов и средств, которые применяются для планирования и отслеживания проектов.

Microsoft Project является одним из таких средств в составе более крупной системы управления проектами. Проекты, которые также называются планами проектов, в MS Project сохраняются как отдельные файлы, и их можно группировать в рамках более крупных операций, например, таких как портфели проектов (портфель проектов – это список проектов в рамках организации, которые могут иметь общее управление, область охвата, бюджет или ресурсы).

Процесс планирования в среде MS Project имеет свою специфику. После того как определены цели проекта, сформулированы основные этапы, определено содержание основных этапов, создается план проекта. Далее необходимо ввести и структурировать список задач проекта, для каждой задачи ввести длительность, установить зависимости между задачами; затем, создать список ресурсов: сотрудников, оборудования и материалов, назначить ресурсы на задачи. На основе введенной информации MS Project создает расписание задач, которые составляются с учётом используемых ресурсов. Цепочка задач визуализируется в диаграмме Ганта. Созданное таким образом расписание можно настраивать и оптимизировать.

Моделирование проектов в Microsoft Project позволяет составить план производства работ, включающий в себя:

1. Сроки исполнения работ.

2. Потребность в ресурсах (людях, механизмах, материалах).

3. Необходимые затраты денежных средств.

4. Расчет бюджета проекта и распределение запланированных затрат во времени.

5. Расчет распределения во времени потребностей проекта в основных материалах и оборудовании.

6. Определение оптимального состава ресурсов (людей и механизмов) проекта и распределение во времени их плановой загрузки и количественного состава.

7. Разработка оптимальной схемы финансирования работ, поставок материалов и оборудования.

8. Анализ рисков и определение необходимых резервов для надежной реализации проекта.

9. Обеспечение информационной и аналитической поддержкой для эффективного взаимодействия подразделений организации и других участников проекта.

10. Эффективный контроль исполнения составленного плана.

11. Получение необходимой отчетности по проекту.

12. Анализ отклонения фактического хода выполнения работ от запланированного, своевременная и обоснованная корректировка плановых показателей.

13. Моделирование любых решений, например о замене одних механизмов на другие, изменение схемы финансирования, изменение схемы поставок ключевого оборудования и др., а также анализ их последствия для проекта на модели и принятие обоснованных управленческих решений.

14. Ведение архивов проектов и анализ опыта их реализации, который может быть использован в других проектах.

Интерфейс программы MS Project 16.

При запуске программы мы попадаем на начальный экран (рис. 24), с которого можно открыть план, с которым недавно работали или любой другой, а также создать новый на основе шаблона.

Рис. 24. Начальный экран программы MS Project 16

При щелчке на кнопке Новый проект открывается новое пустое окно программы (рис. 25).

Рис. 25. Новое пустое окно программы MS Project 16

Основные элементы интерфейса программы:

1. Группа элементов общего интерфейса Microsoft Office:

· Панель быстрого доступа – настраиваемая область, в которую можно добавить избранные или часто используемые команды.

· Вкладки ленты группируют элементы управления программы по основным направлениям. Лента содержит элементы управления, которые используются для выполнения каких-либо действий.

· Ползунок Масштаб служит для изменения масштаба активного представления.

· Строка состояния отображает некоторые важные детали, например режим планирования новых задач (ручной или автоматический), и фильтры, применяемые к активному представлению.

· Контекстные меню и мини-панели инструментов становятся доступными после выполнения щелчка правой кнопкой мыши по большинству элементов представления.

2. Группы элементов управления представляют собой наборы связанных команды. Каждая вкладка разделена на несколько таких групп.

3. Команды – это конкретные функции, которые используются для совершения действий в программе MS Project. Каждая вкладка содержит несколько команд. Некоторые из них, такие как «Вырезать», выполняют действие немедленно. Другие команды, такие как «Изменить рабочее время» на вкладке Проект, открывают диалоговые окна или запросы на выполнение последующих действий. Устанавливая указатель мыши над кнопками, можно увидеть описание большинства соответствующих команд.

4. Активное представление появляется в основном окне MS Project. Программа может отображать одно представление или несколько, на раздельных панелях.

5. Метка представления расположена вдоль левой стороны экрана и используется для отображения названия активного представления. Программа имеет сотни представлений, так что метку можно использовать, чтобы узнать, какое из представлений вы используете в данный момент.

6. Ярлыки режимов просмотра позволяют быстро переключаться между некоторыми наиболее часто употребляемыми представлениями.

Представления MS Project.

Представления служат для ввода, отображения и анализа данных о проекте.

Существует три типа представлений:

1. графические представления – диаграммы и графики;

2. табличные представления (Лист задач, Лист ресурсов и т.д.);

3. представления форм.

Все доступные представления можно условно разделить на три группы:

· представления задач (Диаграмма Ганта, Лист задач, Форма задач и др.);

· представления ресурсов (График ресурсов, Лист ресурсов, Форма ресурсов и др.);

· представления назначений (Использование ресурсов, Использование задач).

Напомним, что Диаграмма Ганта – это представление, в котором работы отображаются в виде отрезков прямых линий на горизонтально размещенной шкале времени. В MS Project диаграмма Ганта является комплексным представлением, состоящим непосредственно из области диаграммы и области таблицы.

Представления бывают обычными (одиночными) и комбинированными. Комбинированное (или подробное) представление – это разделение экрана по горизонтали и возможность отображения дополнительных сведений о задаче или ресурсе в нижней его части (фактически это отображение одновременно двух представлений). Чтобы перейти в комбинированный режим на вкладке Вид в группе Комбинированный режим надо установит флажок Детали.

Все представления можно открывать командами на вкладке Вид (см. рис. 26).

Рис. 26. Выбор представления на вкладке Вид Ленты

Критический путь проекта.

Microsoft Project определяет критический путь, как совокупность задач, влияющих на длительность проекта. Слово «критический» в этом контексте не имеет ничего общего с тем, насколько важны эти задачи для всего проекта. Оно относится только к тому, как их расписание будет влиять на дату окончания проекта.

Ключ к пониманию критического пути – это понятие «резерв времени». Существует два типа резерва времени: свободный и общий. Свободный резерв времени – это время, на которое может быть отложена задача, до того, как она сдвинет другую задачу. Общий резерв времени – это время, на которое может быть отложена задача до того, как она сдвинет завершение проекта в целом.

Некритические задачи имеют резерв времени. Это означает, что они могут начинаться или оканчиваться раньше или позже в рамках своего резерва, не влияя на дату завершения всего проекта. Все задачи, лежащие на критическом пути, не имеют резерва времени и поэтому любое изменение в их датах начала, окончания, а также длительности отразится на длительности всего проекта. Точнее, задача является критической (находится на критическом пути), если ее общий резерв времени меньше заданного значения. По умолчанию это 0 дней. Но если проект очень важен, а риск срыва его сроков велик, можно изменить это значение. Например, считать критическими те задачи, резерв времени которых равен двум дням. Для этого нужно нажать Файл > Параметры, и в диалоговом окне «Параметры Project» на вкладке «Дополнительно» в разделе «Параметры расчета» для этого проекта: в поле «Считать критическими задачи, имеющие резерв не более» ввести число «2».

В течение жизни проекта критический путь время от времени меняется, поскольку задачи могут завершаться раньше или позже планируемого срока. Изменения связей между задачами или длительностей задач также могут изменять критический путь.

После того как задача на критическом пути будет завершена, она больше не является критической, поскольку не оказывает влияния на дату окончания проекта.

Отображение критических задач. В представлении диаграммы Ганта на вкладке «Формат» в группе «Стили отрезков» следует установить флажок «Критические задачи».

Отображение резерва времени на плане. Резерв времени представлен на плане проекта черной линией в конце отрезка задачи. Он показывает, на какое время можно отложить выполнение отдельной задачи, не задерживая выполнение плана в целом. В представлении диаграммы Ганта на вкладке «Формат» в группе «Стили отрезков» следует установить флажок «Временной резерв».

Управление проектом в четыре шага.

Установка режима планирования задач:

Microsoft Project обладает двумя режимами планирования:

· Ручное планирование.

· Автоматическое планирование.

Выбор режима производится одноименными кнопками Ленты на вкладке Формат (см. рис. 27).

Рис. 27. Выбор режима планирования проекта

При ручном планировании даты задач рассчитываются вручную и вводятся в таблицу Microsoft Project. При этом, в случае изменений в календарном плане даты задач не пересчитываются автоматически.

При автоматическом планировании даты задач рассчитывает Microsoft Project. В случае изменений в календарном плане даты будут пересчитаны автоматически.

Режим планирования можно установить для каждой задачи и в ходе дальнейшей работы над планом проекта изменить. Для установки режима планирования по умолчанию для новых проектов необходимо в Строке состояния указать ручное или автоматическое планирование будет применяться для вновь создаваемых задач (рис. 28).

Рис. 28. Установка режима планирования по умолчанию для новых проектов

Каждый проект имеет ограничения. Основное из них – как правило, ограничение по срокам – дате начала и дате окончания проекта. Для ввода этой информации необходимо выбрать кнопку «Сведения о проекте» на вкладке Проект. При этом открывается диалоговое окно «Сведения о проекте», в котором и вводятся необходимые данные (см. рис. 29).

Рис. 29. Ввод первоначальной информации о проекте

Если нет опыта управления проектами, MS Project поможет быстро приступить к работе с помощью встроенного консультанта. Чтобы начать, следует открыть вкладку Файл и выбрать пункты Создать > Приступая к работе.

За четыре шага можно планировать задачи, создавать временные шкалы, отчитываться о ходе выполнения проекта и совместно работать с другими участниками группы с помощью SharePoint и Lync – и все это не выходя из Project.

Из приведенной ниже таблицы (см. табл. 2) понятно, где найти некоторые наиболее часто используемые инструменты и команды в MS Project.

Таблица 2.

Действия	Вкладка	Группы
Открытие, сохранение, экспорт, печать проектов и их публикация в SharePoint, OneDrive или в облаке с помощью Project Online	Файл	Представление Backstage (выберите команду в этом представлении в области слева).
Связывание задач, разрыв их связей, создание структуры задач, обновление трудозатрат по проекту и создание вех	Задача	Группа «Планирование».
Добавление участников, уменьшение рабочей нагрузки, создание пула ресурсов	Ресурс	Группы «Вставить», «Назначения» и «Выравнивание».
Создание визуального отчета, экспорт отчета в Excel или Visio, сравнение проектов	Отчет	Группы «Представления задач», «Комбинированный режим» и «Представления ресурсов».
Задание базового плана для проекта, создание главного проекта	Проект	Группы «Вставить», «Свойства» и «Планирование».
Просмотр данных проекта на диаграмме Ганта, на временной шкале или в календаре	Вид	Группы «Представления задач», «Комбинированный режим» и «Представления ресурсов».

Представление данных проекта.

С помощью MS Project можно создавать лаконичные, яркие и профессиональные отчеты без экспорта данных в другую программу. Для этого следует просто добавить рисунки, диаграммы, анимацию, ссылки и другие элементы, которые помогут понятно и доступно донести заинтересованным лицам и команде данные о состоянии проекта.

Для создания отчетов следует открыть вкладку Отчет и выбрать нужный отчет. Многие инструменты создания отчетов одинаковы в Excel, Word, PowerPoint и Project (рис. 30).

Рис. 30. Окно отчета о ходе выполнения задачи

Пользователь может выделить цепочку связей – так называемый путь к задаче – для любой задачи, чтобы сделать ее более наглядной. Для этого в представлении диаграммы Ганта следует открыть вкладку Формат и выбрать пункт Путь к задаче (см. рис. 31).

Рис. 31. Представление диаграммы Ганта проекта

При выборе задачи все ее предшественники будут выделены одним цветом, а последователи – другим.

Ресурсное планирование.

Ресурсы – это исполнители, оборудование, материалы, т.е. все, что необходимо и используется для выполнения задач в проекте. Планирование ресурсов означает определение того, какие ресурсы и в каком количестве будут использованы на работах проекта.

MS Project помогает обеспечить полный учёт и прозрачность проекта в части использования и загрузки всех ресурсов. При этом программа поддерживает три типа ресурсов:

1. Трудовые ресурсы – это возобновляемые ресурсы компании, которые включают людей, машины и оборудование, которые могут быть повторно использованы на задачах проекта.

2. Материальные ресурсы – это невозобновляемые материалы (сырьё, энергоносители и финансовые средства), которые на задачах проекта расходуются и вновь использованы быть не могут.

3. Финансовые ресурсы необходимы для моделирования затрат, связанных с той или иной задачей.

Ресурсы можно вводить в проект, например, в представлении Лист ресурсов (рис. 32).

Рис. 32. Ввод данных в представлении Лист ресурсов

После ввода ресурсов производится назначение ресурсов на задачи – это распределение ресурсов между задачами проекта.

Назначение ресурсов на задачи можно осуществлять разными способами, например в стандартном представлении Диаграмма Ганта в поле «Названия ресурсов» можно выбрать из выпадающего списка ресурсы, требуемые для выполнения задачи.

Рис. 33. Назначение ресурсов в табличной части диаграммы Ганта

В процессе планирования проекта Microsoft Project автоматически рассчитывает критический путь. В представлении Диаграмма Ганта с отслеживанием (Tracking Gantt) критические задачи отмечены на диаграмме Ганта красным цветом (рис. 34).

Рис. 34. Критический путь на диаграмме Ганта

Дата окончания многих проектов имеет огромную важность. Если требуется сократить длительность проекта, нужно сокращать критический путь.

По умолчанию Microsoft Project присваивает каждой задаче длительность, равную 1 рабочему дню, которую затем можно изменить до необходимой величины. Длительность задачи можно определять с точностью до минуты. Максимальная единица длительности, в которой можно задавать продолжительность работ – месяц.

Есть несколько способов ввода длительности задач. Первый способ состоит в указании нужного значения в представлении Диаграмма Ганта. А второй – в указании нужного значения в поле «Длительность» диалогового окна «Сведения о задаче».

В процессе планирования проводится анализ расписания проекта, анализ стоимости проекта, а также анализ загрузки и использования ресурсов.

Цель анализа расписания проекта – определить длительность и стоимость проекта с учетом имеющихся ресурсов, их загрузки, количества и стоимости, и на основании полученных данных провести, при необходимости, оптимизацию плана и стоимости проекта.

Стоимость проекта можно анализировать в табличных представлениях «Затраты» (для задач и ресурсов) или в отчетах. Например, при выборе в представлении Диаграмма Ганта таблицы Затраты пользователю будут доступны различные показатели для анализа затрат – общие, фактические, фиксированные и др.

Сокращение расходов на проект можно выполнить, если:

1. Скорректировать параметры распределения ресурсов, например изменить используемую схему оплаты ресурса путем применения другой таблицы норм затрат.

2. Скорректировать область охвата для снижения общих затрат, например изменить (сократить) длительности задач или удалить их из проекта, что может привести к снижению качества.

Анализ загруженности того или иного ресурса лучше всего проводить в представлении Использование ресурсов (см. рис. 35). Для анализа необходимы следующие поля:

· Трудозатраты: (показывает – сколько часов в единицу времени занят ресурс).

· Превышение доступности (показывает – на сколько часов в единицу времени перегружен ресурс).

· Оставшаяся доступность (отражает информацию о недогруженности ресурса на единицу времени).

Рис. 35. Анализ загруженности ресурса в представлении Использование ресурсов

Microsoft Project позволяет оптимизировать созданный проект на основе выравнивания загрузки ресурсов и переноса сроков исполнения задачи.

Для того чтобы иметь возможность отслеживать отклонение фактических работ от запланированных, необходимо после утверждения проекта сохранить его базовый план. Базовый план представляет собой мгновенный снимок расписания проекта в момент сохранения и включает информацию о задачах, ресурсах и назначениях. Он используется для отслеживания хода выполнения проекта – выявления отклонений фактических работ от запланированных.

Microsoft Project позволяет сохранять до 11 базовых планов. Обычно базовый план является утвержденной версией плана, а текущий план должен по ряду критериев совпадать с утвержденным. Если в процессе выполнения необходимо внести коррективы в базовый план, Microsoft Project позволяет сохранить новую версию базового плана и в дальнейшем сравнивать с ней ход работ.

Помимо базового плана, Microsoft Project позволяет сохранять и работать с промежуточными планами. В промежуточном плане можно сохранять только даты начала и окончания задач. Промежуточный план можно сохранять и использовать для отслеживания, как дополнение к базовому плану.

Завершение проекта заключается в сохранении проекта как шаблона. Шаблон – это специальный формат файлов Project – *.mpt, который можно использовать в качестве основы для создания новых проектов. Он содержит данные о параметрах настройки представлений, таблиц, полей данных, календарей, отчетов, фильтры и др. В шаблоне могут также храниться сведения о задачах, ресурсах и назначениях.

Можно использовать файл проекта для создания шаблона проекта компании, если проекты схожи по структуре, требованиям к календарю или ресурсам, если сохранить его соответствующим образом (см. рис. 36).

Шаблон будет содержать всю информацию из файла проекта, а также все представления, таблицы, календари, группы, настраиваемые поля и фильтры. На основе сохраненного (созданного) шаблона можно быстро создавать новые проекты, требующие минимальных доработок и настроек.

Рис. 36. Сохранение проекта в виде шаблона

Вопросы для самопроверки:

1. Что такое проект в определении «Project Management Body of Knowledge» (PMBOK)?

2. Чем проект отличается от повседневных операций?

3. Как называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата?

4. Что такое фаза или суммарная задача?

5. Как называется задача, в результате выполнения которой достигаются промежуточные цели?

6. Что такое ресурсы?

7. Чем отличается длительность от трудозатрат?

8. Верно ли, что длительность всегда равна трудозатратам?

9. Что такое назначение?

10. Какие два способа планирования существуют в MS Project?

Литература по теме:

1. Богданов В.В. Управление проектами в Microsoft Project. СПб.: Питер, 2008. – 592 с.

2. Зубрицкий А.А. Эффективное управление проектами с использованием Microsoft Project 2016:учеб. пособие. / [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: https:// www.openplanning.ru.

3. Стандарт по управлению проектами «Project Management Body of Knowledge» (PMBOK). Руководство к своду знаний по управлению проектами. – 2016. / [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: http://www.pmi.com.

4. Управление проектами с использованием Microsoft Project. ИНТУИТ. / [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: https://www.intuit.ru/studies/courses/2199/357/info.

Практические задания:

1. Заполните правый столбец таблицы, указав назначение программ, приведенных в левом столбце.

Программа	Назначение
MS Outlook	Формирование перечня задач с указанием сроков выполнения
MS Project
Битрикс24
Project Expert

2. Заполните правый столбец таблицы, указав программы, выполняющие функции, приведенные в левом столбце.

Функция	Программа
Формирование перечня задач с указанием сроков выполнения	MS Outlook
Управление проектом
Создание бизнес-плана
Хранение данных в табличном виде

3. Заполните правый столбец таблицы, указав результаты применения технологий, приведенных в левом столбце.

Технология	Результаты
ИТ электронного документооборота	Организация автоматизированного безбумажного обращения документов на предприятии
ИТ учета на предприятии
ИТ управления проектом
ИТ бизнес-планирования

ID:1543317