Интернет-курс «Информационные технологии в менеджменте» посвящен изучению принципов построения и методов работы с информационными технологиями, используемыми в управленческой деятельности. В курсе рассматриваются закономерности создания и функционирования информационных процессов в сфере управления организацией; основы государственной политики в области информатизации; методы и средства поиска, систематизации и обработки деловой информации.

Дисциплина «Информационные технологии в менеджменте» относится к базовой части рабочего учебного плана.

Предметом дисциплины «Информационные технологии в менеджменте» являются принципы и особенности использования информационных технологий в сфере управления.

Целью учебной дисциплины «Информационные технологии в менеджменте» является формирование знаний информационных технологий в управленческой деятельности и программного обеспечения технологий обработки, хранения, передачи и приема массивов деловой информации в различных областях деятельности практика-управленца в современном мире. А также знакомство с методологией работы информационных систем управления организацией и отдельных ее элементов, формирование практических навыков работы с прикладными программными решениями задач управления.

Изучение дисциплины «Информационные технологии в менеджменте» должно обеспечить формирование и развитие у обучающихся компетенций, предусмотренных образовательным стандартом:

· владением навыками поиска, анализа и использования нормативных и правовых документов в своей профессиональной деятельности;

· способностью осуществлять деловое общение и публичные выступления, вести переговоры, совещания, осуществлять деловую переписку и поддерживать электронные коммуникации;

· способностью решать стандартные задачи профессиональной деятельности на основе информационной и библиографической культуры с применением информационно-коммуникационных технологий и с учетом основных требований информационной безопасности;

· владением навыками количественного и качественного анализа информации при принятии управленческих решений, построения экономических, финансовых и организационно-управленческих моделей путем их адаптации к конкретным задачам управления;

· владением навыками анализа информации о функционировании системы внутреннего документооборота организации, ведения баз данных по различным показателям и формирования информационного обеспечения участников организационных проектов.

Тема 1. Информатизация управленческой деятельности

Цель и задачи: рассмотреть цели и задачи информатизации управленческой деятельности.

Вопросы темы:

1. Цели и задачи информатизации общества.

2. Информация, данные и знания.

3. Свойства информации.

4. Информационные процессы, системы и технологии.

5. Деловая информация и ее классификация.

Вопрос 1. Цели и задачи информатизации общества.

Роль информации в современном обществе постоянно возрастает. Деятельность как отдельных людей, так и целых организаций все в большей степени зависит от их информированности и способности эффективно использовать имеющуюся информацию. Внедрение компьютеров, а также современных методов и средств обработки и передачи информации послужило началом процесса, называемого информатизацией общества. Современное материальное производство, общественные отношения и другие сферы деятельности все больше нуждаются в информационном обслуживании, переработке огромного количества информации.

Информатизация на основе внедрения компьютерных и телекоммуникационных технологий является реакцией общества на потребность в существенном увеличении производительности труда в информационном секторе общественного производства, где сосредоточено более половины трудоспособного населения.

Результатом процесса информатизации является создание информационного общества, где манипулируют не материальными объектами, а идеями, образами, интеллектом, знаниями. Для каждой страны ее движение от индустриального этапа развития к информационному этапу определяется степенью информатизации общества.

Информационное общество – общество, в котором большинство работающих людей заняты производством, хранением, переработкой и обменом информацией. Переход к информационному обществу сопровождается переносом центра тяжести в экономике с производства материальных благ (товаров) на оказание услуг, в том числе и правовых.

Информационная культура – умение целенаправленно работать с информацией и использовать для ее получения, обработки и передачи компьютерную информационную технологию, современные средства и методы. Информационная культура заимствует и использует достижения многих наук: кибернетики, информатики, теории информации, математики, психологии, социологии и ряда других дисциплин. Неотъемлемой частью информационной культуры является знание информационной технологии и умение применять ее на практике.

Информатизация общества – организованный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов.

Цель информатизации – улучшение качества жизни людей за счет увеличения производительности и облегчения условий их труда.

Информатизация – это сложный социальный процесс, связанный со значительными изменениями в образе жизни населения. Он требует серьезных усилий на многих направлениях, включая ликвидацию компьютерной неграмотности, формирование культуры использования новых информационных технологий и др.

Вопрос 2. Информация, данные и знания.

Применительно к автоматизированной обработке данных информация – это последовательность символических обозначений (букв, цифр, закодированных графических образов или звуков и т.п.), несущая смысловую нагрузку и представленная в понятном компьютеру виде.

Информация передается в виде сообщений, определяющих форму и представление передаваемой информации, например, телепередача или музыкальное произведение, команды регулировщика на перекрестке, фотография или распечатанный на принтере текст, полученные в результате работы программы сведения, и т.д. При этом предполагается, что имеются источник информации и получатель информации.

Бессмысленно говорить об информации без наличия потребителя, хотя бы потенциального. Для передачи сообщения от источника к получателю необходима некоторая материальная субстанция — носитель информации. Сообщение, передаваемое с помощью носителя, называется сигналом.

Основные формы представления информации:

· символьная (основана на использовании различных символов);

· текстовая (текст – это символы, расположенные в определенном порядке);

· графическая (различные виды изображений);

· звуковая;

· электрическая, электромагнитная, световая (например, импульсы);

· тактильная (например, горячо-холодно);

· генетическая и т.д.

Наряду с термином «информация» часто употребляется понятие «данные». Данные – это отдельные факты или записанные наблюдения, характеризующие объекты, явления, процессы и их свойства в конкретной предметной области, которые по каким-то причинам не используются, а только хранятся.

Данные – это сведения, полученные путем измерения, наблюдения, логических или арифметических операций и представленные в форме, пригодной для постоянного хранения, передачи и обработки.

Данные могут быть представлены в виде текста, графики, аудиовизуального ряда. Представление данных называется языком информатики, представляющим собой совокупность символов, соглашений и правил, используемых для общения, отображения, передачи информации в электронном виде. Например, записанные в таблице значения какого-либо параметра для разных автомобилей.

На информации основываются знания, обобщающие опыт, полученный человеком в ходе выполнения какой-либо практической деятельности, и представляющие собой закономерности предметной области (принципы, связи, законы), позволяющие решать задачи в этой области.

Знания – это зафиксированная и проверенная практикой обработанная информация, которая использовалась и может многократно использоваться для принятия решений.

Преобразование и обработка данных позволяют получить информацию. Например, данные, передаваемые радиотелеграфом в виде азбуки Морзе (точки и тире), понимаются как текстовые сообщения людьми, изучившими эту азбуку (радисты, телеграфисты). Текст на иностранном языке – это данные для тех людей, которые этого языка не знают. Однако, знание иностранного языка позволяет понять информацию, заложенную в тексте. То есть обработка данных (перевод с иностранного языка на русский) преобразует данные в информацию.

Формальные знания могут быть в виде документов (законов, стандартов, инструкций) или книг, учебников с описанием правил решения задач. Неформальные знания – это знания и опыт специалистов в определенной предметной области.

Вопрос 3. Основные свойства информации.

Нетрудно понять, что информация, используемая в разных отраслях человеческой деятельности, обладает различными свойствами. Однако, существует ряд свойств информации, которые являются общими для любых сфер применения информации.

Наиболее важные среди них – это:

· достоверность;

· полнота;

· актуальность;

· ценность;

· ясность.

Достоверная информация отражает истинное положение дел. Недостоверная информация может привести к неправильному пониманию или неправильному принятию решений (например, на бирже).

Информация является полной, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Неполнота информации может сдерживать принятие решений или повлечь ошибки. Например, указание в расписании занятий названия предмета и времени начала, дает неполную информацию, поскольку не указана аудитория, продолжительность занятий и фамилия преподавателя.

Информация является актуальной, если она поступила вовремя и содержит не устаревшие сведения. Например, курс валюты, которая торгуется на бирже, может измениться в любой момент времени.

Если сведения, которые несёт информация, полезны для принятия решений, то такая информация является ценной. В противном случае ценность информации отсутствует, т.е. она бесполезна для определённых задач.

Ясность состоит в требовании, чтобы информация была выражена понятным языком для тех, кому она предназначена. Например, текст на иностранном языке понятен только тем, кто этот язык понимает.

Вопрос 4. Информационные процессы, системы и технологии.

Как ясно из изложенного выше, информацию можно: создавать, воспринимать, запоминать, хранить, копировать, искать, формализовать, обрабатывать, преобразовывать, передавать, распространять и т.д. Обработка информации состоит в получение одних информационных объектов из других информационных объектов путем выполнения некоторых операций.

Информационный процесс – это процесс восприятия, накопления, обработки и передачи информации. Информационные процессы постоянно протекают в природе, обществе, науке и технике. Так, процесс зарождения и развития любого объекта в живой природе (растения, животного и т.д.) сопровождается восприятием информации (например, генетической), накоплением (например, воздействия окружающей среды), хранением, обработкой (реакцией на внешние воздействия) и передачей (например, генов своим потомкам). Аналогичные информационные процессы протекают и в человеческом обществе. В технике можно привести пример управления любым техническим объектом – автомобилем, самолётом и пр.

Информационный процесс реализует следующие этапы обработки информации:

· сбор и регистрация информации;

· машинное кодирование информации;

· хранение информации;

· обработка информации с использованием современных вычислительных методов математического моделирования, статистических и других методов;

· выдача информации потребителям;

· анализ полученной информации и др.

Информационная система – система, обеспечивающая получение, хранение, обработку информации для решения конкретных задач и её выдачу или передачу. Например, автоматизированная справочная система на вокзале получает от пользователя данные – пункт назначения, дату выезда, тип поезда (скорый, пассажирский) и вагона (купейный, мягкий, плацкартный), и на основании этих данных, а также данных заложенных в память системы, выдает время отправления, стоимость билета и другие интересующие пользователя параметры. Информационная технология тесно связана с информационными системами, которые являются для нее основной средой.

Информационная система является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и программные средства связи и т.д. Основная цель информационной системы – организация хранения, обработки и передачи информации.

Информационные технологии – совокупность средств и методов, используемых для реализации информационных систем. То есть – это компьютерная техника, алгоритмы и программы, на основании которых создаются информационные системы. Федеральный закон РФ №149 (ред. от 25.11.2017) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дает такое определение этого понятия: «Информационные технологии – это процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов».

Цель применения информационных технологий – снижение трудоемкости использования информационных ресурсов. Реализация функций информационной системы невозможна без знания ориентированной на нее информационной технологии. А в то же время информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы.

Таким образом, информационная технология является более емким понятием, отражающим современное представление о процессах преобразования информации в информационном обществе. В умелом сочетании двух информационных технологий – управленческой и компьютерной – залог успешной работы информационной системы.

Широкое использование нашли информационные технологии в управленческой деятельности. Здесь они позволяют решать определенные задачи, возникающие при исполнении профессиональных обязанностей.

В первую очередь, информационные технологии в управленческой деятельности помогают значительно ускорить поиск, обработку и последующий анализ необходимой информации. Кроме того, их используют для оперативного обмена различными сведениями, а также для предоставления данных, востребованных государственными органами, в том числе налоговыми, контролирующими, правоохранительными, судебными и др.

Информационные технологии в менеджменте призваны помочь в получении сотрудниками разнообразных сведений. Они позволяют найти различные аналитические и статистические данные, необходимые для решения того или иного вопроса. Менеджеру также становится доступной и информация в любой из смежных сфер общественной деятельности. Такие данные можно получить из специализированных баз предоставления данных, справочных правовых программ или сети Интернет.

Развитие информационных технологий позволяет менеджеру значительно снизить время на анализ многочисленных вариантов, которые допускаются обстоятельствами дела, чтобы из их числа выбрать единственный верный. Это способствует более обоснованному принятию решения в рамках конкретного проекта.

Информационные технологии в управленческой деятельности получили свое дальнейшее развитие с внедрением автоматизированных информационных систем (АИС). На сегодняшний день АИС успешно применяются в сфере государственного и муниципального управления, в экономике, бизнесе и иной деятельности. Примеры информационных технологий данного плана различны. Так, существуют АИС управления предприятием, персоналом, торговлей, АИС, позволяющие проводить экспертизу документов и т. д.

Информационный ресурс – устойчивая совокупность источников информации. Это может быть расписание поездов, книга, телефонный справочник, а также сайт в сети Интернет.

Вопрос 5. Деловая информация, её виды и свойства.

В сфере управленческой деятельности и информатизации широко применяется термин «деловая информация». Деловая информация – это такая информация, которая используется для принятия решений в управленческой и предпринимательской деятельности. Это такая информация, которая помогает повысить эффективность управления предприятием, организацией или бизнеса.

Деловая информация включает:

· экономическую, статистическую и демографическую информации;

· биржевую и финансовую информацию;

· коммерческую информацию;

· деловые новости.

Деловая информация существует в виде различных показателей и их систем, характеризующих определенные направления деятельности предприятия, развития региона, отрасли, страны в целом. Деловая информация может быть представлена в устной, письменной, графической и знаковой формах. Деловая информация подразделяется прежде всего на внешнюю (поступающую от объектов внешней среды анализируемого объекта) и внутреннюю (возникающую на самом объекте анализа). И та и другая информация может быть формальной и неформальной. Неформальная поступает от неофициальных лиц и источников, формальная содержится в учетных и отчетных данных.

Основные виды деловой информации, используемой в экономическом анализе, – техническая, технологическая, экономическая, социальная, правовая. Каждый из этих видов в свою очередь делится на более мелкие подразделения. Например, в экономическую информацию может входить финансовая, ценовая, затратная и др.

Деловая информация – основа любого анализа, начинающегося с ее сбора и обработки. Макроанализ использует, как правило, все виды информации в масштабе страны, отрасли, региона, но может включать в свои исследования информацию по более мелким объектам. Информация в микроанализе не может ограничиваться только внутрипроизводственной, необходимо применение информации, используемой в макроанализе.

Результаты макро и микроанализа служат обоснованием управленческих решений на соответствующем уровне, отсюда можно судить о важности роли деловой информации в любом виде менеджмента.

Деловая информация необходима для принятия решений, причем как на этапе формулирования решения, так и на этапе проверки его правильности (см. рис. 1).

Рис. 1. Деловая информация в принятии управленческих решений

Деловая информация содержит:

· сведения о финансовой стороне деятельности предприятия, кроме финансовых отчетов (состояние расчетов с клиентами, задолженность, кредиты и др.);

· сведения о размере прибыли, себестоимости производимой продукции;

· планы развития предприятия (тактические и стратегические);

· планы и объемы реализаций продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, об уровнях цен, наличии товаров);

· анализ конкурентоспособности выработанной продукции, эффективность экспорта и импорта, время выхода на рынок, что предлагается;

· планы рекламной деятельности;

· списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, ведомости о взаимоотношении с ними их финансовое положение, проведенных операциях и объемах, условиях действующих и новых контрактов и др.

Деловая информация, на которой основывается производственный и финансовый менеджмент, должна соответствовать определенным требованиям. К ним относятся: аналитичность информации, объективность, единство, оперативность, рациональность.

Аналитичность информации означает, что информация, независимо от источников поступления, должна соответствовать потребностям анализа. Деловая информация должна объективно отражать исследуемые явления и объекты.

Единство информации, поступающей с разных потоков, означает устранение обособленности и дублирования различных источников информации. Оперативность информации означает, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее.

Рациональность информации требует минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. Вместе с тем информация должна максимально полно обеспечивать запросы анализа и управления. Таким образом, возникает понятие полезной и бесполезной информации, а отсюда – устранение излишних информационных потоков и введение нужных.

Источники данных для экономического анализа делятся на плановые, учетные и внеучетные (неформальные). При этом анализ не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии, а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания.

Источники информации учетного характера – это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация. Сюда же относятся машинные источники информации: данные, которые содержатся в оперативной памяти ЭВМ, на дисках и других накопителях.

К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также не относящиеся к перечисленным ранее, а именно:

· официальные документы, которыми обязано пользоваться предприятие в своей деятельности: законы, указы президента, постановления правительства, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия;

· хозяйственно-правовые документы: договоры, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации;

· решения общих собраний коллектива акционеров, пайщиков и т.д.;

· торговые и профессиональные журналы, информационные бюллетени, справочники, общие газеты и журналы, рекламные проспекты;

· техническая и технологическая документация;

· материалы специальных исследований рынка и производства;

· устная информация, которая получена от работников своего предприятия, потребителей, поставщиков, конкурентов, на различного рода деловых встречах и совещаниях, от консультантов, из радио- и телепередач;

· промышленный шпионаж.

Потоки деловой информации пронизывают предприятие. Среди них можно выделить потоки от внутренней и внешней его среды. Внутренняя среда обусловливает следующие потоки:

· производства (каждая структурная единица – цех, служба, стратегическая хозяйственная единица, бизнес-единица – поставляет массу технической, технологической, экономической и другой информации);

· системы жизнеобеспечения предприятия;

· ресурсообеспечения;

· маркетинговой службы;

· кадровых служб;

· финансовой службы;

· бухгалтерии;

· сбытовой службы;

· научных подразделений.

При этом каждый из этих потоков имеет практически прямую и обратную связь со всеми остальными.

Информационные потоки внешней среды воздействуют на предприятие в целом и его отдельные службы. Это потоки:

· поставщиков;

· потребителей;

· конкурентов;

· государства;

· состояния политики;

· состояния экономики;

· научно-технического прогресса;

· социально-культурной среды;

· международной обстановки.

Каждый из этих потоков связан также с внутренними потоками информации, исходящими от подразделений предприятия.

Таким образом, информационные потоки обрушивают на предприятие лавину фактов хозяйственной жизни. При этом обработанная информация должна содержать данные, касающиеся только конкретной проблемы, цели и периода времени. Такая информация и будет основой управленческих решений и должна быть по возможности исчерпывающе точной и оптимально объемной.

Обработанная информация о фактах хозяйственной жизни может сообщаться в текстовой форме, таблицах и графиках. В экономическом анализе следует отдавать предпочтение табличной и графической формам (особенно в оперативном анализе) или их сочетанию. Текстовая форма более уместна в анализе исследований за длительные периоды. Однако предприятия, широко используя табличную форму, предпочитают сопровождать ее текстовой в виде объяснительных записок, справок и заключений. Графической форме также уделяется много внимания, применяя иллюстративные графики, диаграммы, рисунки и т.д.

Аналитические графики, в отличие от иллюстративных, постоянно пополняются новыми данными и являются эффективно действующим инструментом аналитической работы. Аналитические графики чаще всего представляют собой хронограммы и номограммы, по которым можно производить сопоставление и расчеты показателей, зачастую за каждые сутки. В отличие от табличного материала график дает обобщающий рисунок положения или развития изучаемого явления (историю развития), позволяет зрительно заметить те закономерности, которые содержит числовая информация. На графике более выразительно проявляются тенденции и связи изучаемых явлений. Построение графиков требует определенных художественных способностей (выбор масштаба, композиции, цвета), что иногда затрудняет их применение.

Табличные формы сообщения хозяйственных фактов весьма разнообразны – от крошечных до занимающих обширную площадь таблиц. Следует заметить, что хорошо читаемой таблицей является таблица, содержащая не более 10–12 граф и 25–30 строк.

Деловая информация для целей анализа обрабатывается различными способами. Каждая таблица – результат того или иного метода бизнес-анализа, от самых простых до чрезвычайно сложных. Часто небольшая по размерам таблица является итогом большого количества расчетных операций и группировок и синтеза первоначальных данных.

В основе методов обработки деловой информации лежат как чисто арифметические приемы, так и арсенал высшей математики. Постоянно возрастает роль электронно-вычислительной техники в обработке деловой информации и особенно роль ЭВМ.

Аналитическая таблица представляет собой систему мыслей, суждений, выраженных языком цифр. Она значительно выразительнее и нагляднее словесного текста. Показатели в ней располагаются в более логичной и последовательной форме, занимают меньше места по сравнению с текстовым изложением, и познавательный элемент достигается значительно быстрее. Табличный материал дает возможность охватить аналитические данные в целом как единую систему. С помощью таблиц значительно легче прослеживаются связи между изучаемыми показателями.

Внешне аналитическая таблица состоит из общего заголовка, системы горизонтальных строк (подлежащего) и вертикальных граф (сказуемого). Подлежащее показывает, о чем идет речь, содержит перечень показателей, характеризующих явление. Сказуемое указывает, какими признаками характеризуется подлежащее. Каждая таблица должна иметь заголовок, который кратко выражает ее содержание. Заголовок должен быть точным, кратким и выразительным.

Графы, содержащие подлежащее, нумеруются заглавными буквами алфавита или оставляются без номера, а графы, содержащие сказуемое, – арабскими цифрами. В необходимых случаях в графах или у каждой строки надо указывать единицу измерения показателя. Если все элементы таблицы выражены в одинаковых единицах измерения, то эту единицу, как правило, выносят в заголовок таблицы.

Используют три вида таблиц:

1) простые;

2) групповые;

3) комбинированные.

В простых таблицах перечисляются единицы характеризуемого явления, такая таблица дает только перечень информации об изучаемом явлении. В групповых таблицах данные по отдельным единицам изучаемого явления объединяются в группы по одному существенному признаку. В комбинированных таблицах материал подлежащего разбивается на группы и подгруппы по разным признакам. Эти группировки служат целям установления связей между изучаемыми явлениями.

По аналитическому содержанию различают таблицы, отражающие:

· характеристику изучаемого объекта по тем или иным признакам;

· порядок расчета показателей;

· динамику изучаемых показателей;

· структурные изменения в составе показателей;

· взаимосвязь показателей по различным признакам;

· результаты расчета влияния факторов на уровень исследуемого показателя;

· методику подсчета резервов;

· сводные результаты анализа.

Перед обработкой информация проверяется на доброкачественность и достоверность, а также приводится в сопоставимый вид. Аналитическая обработка информации часто проводится с точностью до целых чисел или десятых долей числа, но этот прием подходит далеко не во всех случаях. Часто приходится делать расчеты и с точностью до пяти знаков после запятой.

Обработанная деловая информация служит основой для отчетности предприятия, составляемой по предприятию в целом и его отдельным подразделениям. Обычно отчетность составляется ежемесячно, ежеквартально, ежегодно. Кроме обязательной общегосударственной отчетности предприятие может вести свою внутреннюю отчетность особенно при значительном развитии оперативного анализа.

Особая роль в структуре деловой информации принадлежит правовой информации.

Правовая информация (ПИ) в литературе трактуется как:

· массив правовых актов с содержащимися в них нормами права и тесно связанных с этими актами правоприменительных, нормативно-технических, научных и справочных материалов, охватывающих все сферы профессиональной деятельности;

· содержание данных (сообщений), использование которых предопределяет решение той или иной правовой задачи или способствует ее решению.

Из вышеизложенного следует, что к ПИ относится массив правовых актов и тесно связанных с ними справочных, нормативно-технических и научных материалов, охватывающий все сферы профессиональной деятельности.

Выделяют два способа классификации правовой информации.

Первый способ классификации предусматривает разделение правовой информации на две группы:

1) Информация, относящаяся к правовой деятельности. В нее входят: правовые акты и другая информация, связанная с правом (законы, указы, постановления, приказы, распоряжения и пр.).

2) Информация, являющаяся объектом правоотношений. Это информация, относящаяся к тайнам (профессиональная, коммерческая, государственная и другие виды тайн), информация, распространяемая средствами массовой информации, информация, доступ к которой по законодательству не может быть ограничен, и т. д.

Второй способ классификации предусматривает разделение правовой информации в системе юридической деятельности на три группы:

1) официальная;

2) информация индивидуально-правового характера, имеющая юридическое значение;

3) неофициальная.

Официальная правовая информация — это информация, исходящая от полномочных государственных органов, имеющая юридическое значение и направленная на регулирование общественных отношений. К ней относятся сведения и данные о праве или законодательстве, т. е. обо всех действующих и уже прекративших действие нормативных актах. Официальная правовая информация подразделяется на нормативную правовую информацию и иную официальную правовую информацию.

Нормативная правовая информация составляет основу правовой информации и представляет совокупность нормативных правовых актов (НПА) во всем их многообразии и динамике.

Характерной чертой системы правовых актов является ее иерархическое строение, в соответствии с которым каждый акт занимает свою ступеньку на иерархической лестнице, находится в соподчиненности с другими актами, т.е. соотношение актов характеризуется верховенством одних актов над другими. Акты обладают неодинаковой юридической силой, которая зависит от места органа, его издавшего, в системе органов государства и его компетенции. Акты вышестоящих органов обладают большей юридической силой, акты нижестоящих органов должны издаваться в соответствии с ними, так как обладают меньшей юридической силой.

В соответствии с юридической силой НПА подразделяются на международные и внутригосударственные договоры, законы (законы РФ и законы субъектов РФ), подзаконные акты, локальные нормативно-правовые акты.

Российская Федерация является федеративным государством, поэтому в ней действуют нормативные правовые акты Российской Федерации и субъектов РФ.

Законы РФ – нормативные правовые акты, принимаемые путем референдума или законодательным органом РФ и регулирующие наиболее значимые общественные отношения.

Высшую юридическую силу имеет Конституция Российской Федерации (далее – Конституция РФ), принятая всенародным голосованием. Она является правовой основой законодательства РФ. Все остальные законы и иные правовые акты, принимаемые в РФ, не должны противоречить Конституции РФ.

Подзаконные акты РФ — это нормативные правовые акты, издаваемые на основе и во исполнение законов РФ. Они могут конкретизировать нормы законов, толковать их или устанавливать новые нормы, но при этом должны соответствовать и не противоречить законам. Подзаконные акты являются средством реализации законодательных норм.

Иная официальная правовая информация включает: акты общего характера; акты официального разъяснения действующих норм; правоприменительные акты.

НПА принимаются (издаются) в форме законов, указов, постановлений, а также приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Порядок подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти регулируется действующим законодательством.

Информация индивидуально-правового характера, имеющая юридическое значение – это информация, исходящая от различных субъектов права, не имеющих властных полномочий, и направленная на создание (изменение, прекращение) конкретных правоотношений.

Она подразделяется на договоры (сделки) и жалобы, заявления граждан, имеющие юридический характер, и т.д. Общие черты этих актов состоят в том, что они носят индивидуально-правовой характер и направлены на создание (изменение, прекращение) конкретных правоотношений.

Например, конкретный договор поставки заключается между двумя конкретными организациями, влечет определенные юридические последствия – устанавливает права и обязанности сторон договора, прекращается после исполнения условий договора. Иск, предъявленный конкретным гражданином к конкретной организации по определенному поводу, также порождает определенные юридические последствия.

Неофициальная правовая информация – это материалы и сведения о законодательстве и практике его осуществления (применения), не влекущие правовых последствий и обеспечивающие эффективную реализацию правовых норм.

В качестве неофициальной правовой информации рассматриваются все сведения, данные о праве и связанных с ним явлениях, которые отражены в юридической литературе, а также в материалах, полученных от предприятий, учреждений, общественных организаций, граждан и других источников.

Примерами неофициальной правовой информации, часто используемой в деловой практике, являются:

· материалы статистических обследований предприятий и организаций;

· научные, научно-популярные, учебные и иные труды по вопросам управления;

· образцы деловых бумаг, к которым относятся унифицированные формы документов по учету (бухгалтерскому, налоговому, кадровому и т.д.), а также формы документов в области образования, медицины и пр. в коммерческих и бюджетных организациях всех форм и видов деятельности.

Неофициальная правовая информация, не являясь нормативной и порождающей правовые последствия, тем не менее, имеет важное значение для эффективной реализации норм права. Так, мнения известных ученых, комментирующих и разъясняющих законодательство, представляют интерес, как для специалистов, так и для широких кругов населения, и используются при реализации (применении) правовых норм.

Вопросы для самопроверки:

1. Что такое деловая информация?

2. Назовите виды и свойства деловой информации.

3. Что такое информационное общество?

4. Что такое информационная культура?

5. Перечислите основные формы представления информации.

6. В результате каких действий получаются данные?

7. Что необходимо для преобразования данных в информацию?

8. В чем отличие формальных знаний от неформальных знаний?

9. Какова основная цель информатизации общества?

10. Чем отличаются официальная и неофициальная правовая информация?

Литература по теме:

1. Гальченко Г.А., Дроздова О.Н. Информатика: учеб. пособ. – М.: Феникс, 2017. – 381 с.

2. Хлебников А.А. Информационные технологии: учебник. – М.: Кнорус. 2014 г. – 472 с.

3. Федеральный портал «Единое окно доступа к образовательным ресурсам». – Режим доступа: http://window.edu.ru

Практические задания:

1. Дайте определение понятием, заполнив таблицу по образцу.

Понятие	Определение
Информационное общество	Общество, в котором большинство работающих людей заняты производством, хранением, переработкой и обменом информацией.
Информация
Данные
Знания

2. Охарактеризуйте свойства информации, заполнив таблицу по образцу.

Свойство	Описание
Достоверность	Информация соответствует истинному положению дел
Полнота
Актуальность
Ценность
Ясность

3. Дайте определения понятиям, заполнив таблицу по образцу.

Понятие	Определение
Информационный процесс	Информационный процесс – это процесс восприятия, накопления, обработки и передачи информации.
Информационная система
Информационная технология
Информационный ресурс

Тема 2. Информационные технологии

Цель и задачи: рассмотреть виды информационных технологий, их свойства и назначение.

Вопросы темы:

1. Этапы развития информационных технологий.

2. Классификация информационных технологий.

3. Информационные технологии пользователя.

Вопрос 1. Этапы развития информационных технологий.

Информация является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с такими традиционными материальными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и пр., а значит, процесс ее переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию.

Как отмечалось выше, информационные технологии – это средства и методы, с помощью которых человек или компьютер получает, хранит, обрабатывает и передает информацию. Исторически одними из первых средств получения и передачи информации явились язык и речь человека, с помощью которых люди смогли обмениваться сообщениями, а также запоминать увиденное и услышанное. Каждый человек мыслит с помощью речи, то есть словами. Поэтому речь можно считать самой древней природной информационной технологией.

Дальнейшие этапы развития информационных технологий связаны с появлением сначала письменности (около 6 тысяч лет назад), а затем и книгопечатания (в 1445 году Иоганн Гуттенберг изобрел первый печатный станок). В XIX веке были изобретены телеграф и телефон, в начале XX века появилось радио, а в середине века – телевидение. Все эти достижения человеческой мысли давали скачок в области получения, хранения, обработки и передачи информации. Наконец, появившиеся во второй половине XX века электронно-вычислительные машины или компьютеры привели к созданию компьютерных информационных технологий, которые бурно развиваются и в XXI веке. Именно компьютерным технологиям и будет посвящено дальнейшее изложение, поскольку появление и широкое распространение компьютеров обеспечило человеку совершенно новые возможности поиска, получения, накопления, передачи и обработки информации.

На протяжении своей истории человечество накапливало знания, полученные из наблюдений и опыта, пыталось сохранить их и передать последующим поколениям, делало верные и неверные выводы из совокупности доступных знаний, и было неудержимо в попытках применения полученных знаний на практике.

В управленческой деятельности также значительно выросло применение информационных технологий, повсеместно используются базы данных, справочно-правовые системы, искусственный интеллект. В данной работе будут рассмотрены примеры такого применения.

Информационные технологии дают возможность человеку получать информацию о событиях не только в данном месте и настоящем времени, но и в других местах и прошлом времени. Информацию о событиях в других местах обеспечивают средства связи, информацию о событиях в прошлом времени – физические носители информации или устройства памяти, на которые информация записывается и сохраняется во времени (запоминается) с целью последующего воспроизведения.

Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества. В современном обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер, который существенно повлиял как на концепцию построения и использования технологических процессов, так и на качество результатной информации.

В настоящее время областями применения информационных технологий стали практически все отрасли человеческой деятельности: государственное и муниципальное управление, экономика и хозяйственная деятельность, промышленность, строительство и архитектура, транспорт и связь, оборона, научные исследования, образование, юриспруденция, медицина, правоохранительная деятельность, сфера обслуживания и пр.

Вопрос 2. Классификация информационных технологий.

Напомним ещё раз определение, данное Федеральным законом РФ №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: информационные технологии (ИТ) – это процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.

Цель ИТ – получение информации для ее анализа человеком (сотрудником, руководителем) и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Предмет ИТ – данные. Процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с выбранной предметной областью.

Методами ИТ являются обработка и передача информации.

Инструментами ИТ могут быть: текстовый процессор, электронные таблицы, системы управления базами данных, издательские системы, электронные календари, информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, маркетинговые), экспертные системы и т.д.

ИТ базируются на использовании информации, программных продуктов и вычислительной техники. В рамках ИТ реализуются следующие этапы обработки информации:

· сбор и регистрация информации;

· машинное кодирование информации;

· хранение информации;

· выдача информации заказчикам;

· анализ полученной информации и др.

Обработка информации с использованием ИТ может производиться как централизованно, так и децентрализовано.

Компонентами ИТ могут являться: техническое, программное, информационное обеспечение и сотрудники.

Основные свойства ИТ:

· целесообразность;

· наличие компонентов и структуры;

· взаимодействие с внешней средой;

· целостность;

· развитие во времени.

Три основных принципа компьютерной ИТ:

1) интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером;

2) интегрированность (стыковка, взаимосвязь) с другими программными продуктами;

3) гибкость процесса изменения как данных, так и постановок задач.

Для того чтобы правильно понять, оценить, грамотно разработать и использовать ИТ в различных сферах жизни общества, необходима их предварительная классификация. Она зависит от показателя или совокупности признаков, влияющих на выбор той или иной ИТ.

Выделяют классификационные признаки ИТ по:

· назначению и характеру использования;

· способу организации взаимодействия;

· применению в предметной области;

· функциям применения;

· типу обрабатываемых данных;

· способу объединения;

· используемым платформам;

· характеру взаимодействия с пользователем.

По назначению и характеру использования выделяют два основных класса информационных технологий: функциональные и обеспечивающие.

Функциональные технологии решают функциональные задачи, например, управленческие, финансовые, юридические, образовательные, автоматизированного проектирования, моделирования и пр. Они реализуют типовые процессы обработки информации в определенной предметной области.

Обеспечивающие технологии поддерживают (обеспечивают) решения функциональных задач. Они используются как инструменты в различных предметных областях для решения функциональных задач и представляют собой способы организации отдельных технологических операций информационных процессов. Обеспечивающие технологии связаны с представлением, преобразованием, хранением, обработкой или передачей определенных видов информации. Они включают обработку текстов, табличные расчеты, работу с базами данных, распознавание символов, создание графических иллюстраций, защиту информации и др.

Функциональные ИТ строятся на основании обеспечивающих ИТ и направлены на обеспечение автоматизированного решения задач специалистов конкретной области.

По способу организации взаимодействия выделяют локальные и сетевые информационные технологии.

Локальные информационные технологии осуществляют обработку информации без использования компьютерных сетей – локальных, корпоративных и глобальных. Для получения, хранения, обработки и передачи информации используются отдельные компьютеры с введёнными данными (информационное обеспечение) и установленными программами (программным обеспечением). Для ввода исходных данных и передачи результатов обработки используются съемные носители информации – дисковые накопители (CD- и DVD-диски, флешки и др.). Очевидно, что в современных условиях такой вид ИТ является устаревшим, хотя в определённых случаях он имеет право на жизнь.

В 1960-х гг. появились первые вычислительные сети ЭВМ или компьютерные сети. Таким образом, была осуществлена попытка объединить технологию сбора, хранения, передачи и обработки информации на ЭВМ с техникой связи. Сетевые информационные технологии основаны на использовании компьютеров, подключенных к локальным, корпоративным или глобальным компьютерным сетям. Понятно, что использование компьютерных сетей открывает практически неограниченные возможности осуществления взаимосвязи отдельных компьютеров, распределенных на ограниченной территории (локальные и корпоративные сети), а также в любом месте земного шара в случае использования всемирной компьютерной сети Интернет. Основное назначение компьютерных сетей – обеспечение коллективного использования общесетевых ресурсов – аппаратных, программных и информационных для получения, хранения, обработки и передачи информации.

По применению в предметной области информационные технологии делятся на предметные и прикладные.

Предметные ИТ основаны на использовании типовых пакетов программ решения конкретных задач, подсистем экономических информационных систем, функциональных информационных систем. Примерами реализации предметных технологий являются автоматизированные рабочие места (АРМ) работников организации. Автоматизированным рабочим местом называют персональный компьютер, оснащенный профессионально ориентированными приложениями и размещенный непосредственно на рабочем месте. Его назначение – автоматизация рутинных работ работника.

Примерами АРМ являются АРМ бухгалтера, АРМ юриста, менеджера, работника склада и пр.

Прикладные являются ИТ общего назначения и имеют общий, универсальный характер. Они применимы практически во всех сферах экономической и управленческой деятельности. Например, текстовые и табличные процессоры, электронные органайзеры, графические редакторы и т.д. Для их использования не требуется знания предметной области.

По функциям применения можно выделить следующие виды ИТ:

· расчеты;

· хранение данных;

· документооборот;

· организация коллективной работы;

· помощь в принятии решений.

По типу обрабатываемых данных выделяют технологии:

· текстовые – данные обрабатываются текстовыми процессорами и гипертекстовой технологией;

· табличные – числовые данные обрабатываются электронными таблицами, системами управления баз данных (СУБД);

· графические – данные обрабатываются двух- и трехмерными графическими процессорами;

· мультимедийные;

· геоинформационные;

· управленческие.

По способу объединения можно выделить отдельные (одиночные) и интегрированные информационные технологии. Обычно отдельные технологии реализуются одним приложением (например, MS Word или MS Excel). Интегрированная ИТ представляет собой совокупность отдельных технологий с развитыми средствами взаимодействия между ними, например, интегрированный пакет MS Office, позволяющий решать задачи комплексом программ, входящих в пакет.

В основе классификации ИТ по используемым платформам лежит собственно понятие платформы. Разнообразие технических и программных средств вынудило разработчиков ИТ ввести это понятие. Различают техническую и программную платформы.

Техническая платформа определяет тип оборудования, на котором можно установить информационную технологию. Это могут быть отдельные персональные компьютеры, клиент-серверные локальные и корпоративные сети, многомашинные комплексы и т.д. Различают следующие виды технических платформ.

· Настольная платформа – однопользовательская или для небольшой группы, в которой не используется сервер базы данных.

· Корпоративная платформа – для рабочей группы или компании, в которой почти всегда оперируют с одним или несколькими серверами баз данных.

· Интернет-платформа – для интернет- или интранет-приложений, которые используют web-сервер.

· Главным компонентом программной платформы является операционная система, установленная на том или ином компьютере (Windows, UNIX, MacOS и пр.).

По характеру взаимодействия с пользователем различают ИТ коллективного использования и ИТ индивидуального использования. Последние образуют класс так называемых информационных технологий пользователя, который представляет большой практический интерес.

Вопрос 3. Информационные технологии пользователя.

ИТ общего назначения обеспечивают выполнение различных расчетов и рутинных функций самого широкого спектра и поэтому в той или иной степени нужны каждому пользователю компьютера независимо от его профессии.

Они обеспечивают работу с текстом, таблицами, числовыми, аудио- и видеоданными, графическими образами, пространственными и географическими данными. Они позволяют обмениваться любыми типами данных с удаленными пользователями, хранить и предоставлять пользователю данные в виде, удобном для обработки или принятия управленческих решений.

Информационные технологии электронного офиса.

Такие функции, как работа с текстом, электронными таблицами, накопление и хранение поступившей информации, обеспечивающие быстрый ее поиск и доступ к ней, обработка и манипулирование данными в локальной базе, подготовка отчетов, а также иллюстративного материала, работа с графическими изображениями, обмен данными с удаленными пользователями и создание web-страниц в настоящее время реализуются на основе интегрированных программных пакетов прикладных программ (приложений). Приложение реализует одну или несколько ИТ получения, обработки, хранения и передачи данных.

Аппаратно-программный комплекс, предназначенный для автоматизации решения перечисленных выше задач (офисных задач) называется электронным офисом. Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (совещания, телефонные звонки и пр.), а лишь дополнить ее.

Совместно обе эти системы обеспечивают рациональную автоматизацию труда и наилучшее обеспечение информацией пользователей и лиц, принимающих решения. ИТ автоматизации офисной деятельности направлены на организацию и поддержку коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи информации и работы с ней.

Основные функции электронного офиса:

· обеспечение жизненного цикла документов (создание, оформление, регистрация, хранение, удаление);

· обеспечение совместного доступа к документам;

· обеспечение автоматизированного процесса движения документов в соответствии с установленными технологиями их обработки;

· ведение индивидуальных расписаний деятельности сотрудников, согласованных в рамках единого плана работы офиса;

· служебные функции документооборота (стилистическое и полиграфическое оформление, тиражирование, формирование производных отчетов, служба консультаций и т.д.).

Типовые аппаратные средства офиса:

· персональные компьютеры, объединенные в сеть;

· печатающие устройства;

· web-камеры, микрофоны, динамики;

· средства копирования документов;

· сканер;

· проекционное оборудование для проведения презентаций.

А соответствующие программные пакеты называются офисными пакетами. Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач любой предметной области.

В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой на уровне обмена данными. Известны следующие популярные офисные пакеты:

· Corel Office (фирма Corel).

· Smart Suite (фирма Lotus).

· Open Office (Open Office.org).

· MS Office (фирма MicroSoft).

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же приемы работы с различными приложениями пакета. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей.

В состав наиболее популярного пакета MS Office входит довольно большое количество приложений:

· Текстовый процессор MS Word.

· Табличный процессор MS Exсel.

· Система управления базами данных MS Access.

· Редактор презентаций MS PowerPoint.

· Редактор деловой графики MS Visio.

· Редактор web-страниц MS SharePoint Designer.

· Редактор публикаций MS Publisher.

· Программа-органайзер MS Outlook.

· Программа управления проектами MS Project и др.

Обязательным компонентом любой офисной технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Пример: в базе данных собираются сведения о ежедневных приемах клиентов, передаваемые офис-менеджерами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поступлениях средств.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и др. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Технологии обработки графических образов и мультимедиа.

Потребность использования в документах графиков, диаграмм, схем, рисунков и чертежей вызвала необходимость создания компьютерных программ – графических редакторов или процессоров. Графические процессоры представляют собой инструментальные средства, позволяющие создавать и модифицировать графические образы:

· коммерческой графики;

· иллюстративной графики;

· научной графики;

· когнитивной графики.

Создаваемые с помощью графических редакторов и процессоров изображения позволяют обеспечить отображение коммерческой (или деловой) информации, хранящейся в табличных процессорах, базах данных и отдельных локальных файлах. Результаты обработки информации могут быть отображены в виде двух- или трехмерных графиков, круговых диаграмм, столбиковых гистограмм, линейных графиков и пр.

Иллюстративная графика включает иллюстрации (деловые схемы, эскизы, географические карты и т.д.) для различных текстовых документов в виде регулярных структур – различные геометрические фигуры (так называемая «векторная графика») и нерегулярных структур – рисунки пользователя («растровая графика»). Процессоры, реализующие иллюстративную графику, дают возможность пользователю выбрать толщину и цвет линий, палитру заливки, шрифт для записи и наложения текста, включить созданные ранее графические образы.

Кроме этого, пользователь может стереть, разрезать рисунок и перемещать его части, создавать и просматривать изображения в режиме слайдов, спецэффектов, оживлять их. Эти средства включены в офисные приложения MS Visio, MS PowerPoint, MS SharePoint Designer и др. Более сложные изображения создаются с помощью графических процессоров Corel Draw, Adobe PhotoShop, 3D Studio MAX и др.

ИТ научной графики предназначены для оформления научных расчетов, содержащих математические, химические и прочие формулы, а также могут быть использованы в картографии и других сферах. Для их реализации используются средства векторной графики.

Когнитивная графика – это совокупность приемов и методов образного представления условий задачи, которое позволяет либо сразу увидеть решение, либо получить подсказку для его нахождения.

Методы когнитивной графики используются в искусственном интеллекте в системах, способных превращать текстовые описания задач в их образные представления, и при генерации текстовых описаний картин, возникающих во входных и выходных блоках интеллектуальных систем, а также в человеко-машинных системах, предназначенных для решения сложных, плохо формализуемых задач.

Мультимедиа – это интерактивная технология, обеспечивающая работу с неподвижными изображениями, видеоизображением, анимацией, текстом и звуковым рядом. Мультимедийные данные называют объектами реального времени.

Появлению систем мультимедиа способствовал технический прогресс: возросла оперативная и внешняя память ЭВМ, появились графические дисплеи с высокой степенью разрешения, увеличилось качество аудио- и видеотехники, появились лазерные компакт-диски и др.

Однако объединение разнородной аппаратуры с компьютером для реализации технологии мультимедиа требовало решения многих сложных проблем. Теле-, видео- и большинство аудиоаппаратуры в отличие от компьютеров имели дело с аналоговым сигналом. Поэтому возникли проблемы стыковки разнородной аппаратуры с компьютером и управления ими. В настоящее время появились и цифровое телевидение, и цифровая запись аудио- и видеосигналов.

Сегодня все операционные системы поддерживают технологию мультимедиа. Они включают аппаратные средства поддержки мультимедиа, что позволяет пользователям воспроизводить оцифрованное видео, аудио, анимационную графику, подключать различные музыкальные синтезаторы и инструменты. Файлы с мультимедийной информацией хранятся на CD- и DVD-дисках, жестком диске или на сетевом сервере.

Появление систем мультимедиа произвело революцию в таких областях, как образование, компьютерный тренинг, бизнес, менеджмент, и в других сферах профессиональной деятельности. С использованием технологии мультимедиа созданы видео-энциклопедии по многим школьным и вузовским предметам, музеям, городам, маршрутам путешествий. Их число продолжает расти. Созданы игровые ситуационные тренажеры, что сокращает время обучения и облегчает проверку знаний обучаемых (например, при сдаче экзамена по правилам дорожного движения).

Гипертекстовая и web-технология.

Гипертекстовая и web-технология основаны на применении методов создания и обработки информационных ресурсов, которые используются при работе в сети Интернет. Оказалось, что основные принципы формирования документов для Всемирной паутины (World Wide Web) могут быть использованы и в локальных сетях, и на отдельных компьютерах.

Один из основных принципов, на которых строятся web-технологии, это использование гипертекстовых документов. Гипертекст – это текст, содержащий гиперссылки. Гиперссылка – это фрагмент текста или графического изображения, имеющий связь с:

· другим местом того же документа (помеченным, например, закладкой);

· другим документом или файлом;

· другим сетевым ресурсом, в том числе в Интернете;

· адресом электронной почты.

Для создания гипертекстового документа не обязательно использовать специальные web-редакторы. Гиперссылки можно создавать, например, в текстовом редакторе (процессоре) MS Word или аналогичном редакторе из другого офисного пакета (например, Write из пакета OpenOffice). Напомним, что в текстовом процессоре MS Word имеется специальная команда «Вставить гиперссылку», кнопка которой располагается на вкладке «Вставка».

Кроме того, можно создавать гипертекстовые документы, содержащие также и графические изображения, и мультимедийные эффекты (звук, анимацию, видео). Такие документы создаются с помощью специальных программ – web-редакторов (например, MS SharePoint Designer из пакета MS Office), для их просмотра используются web-браузеры. В основе таких документов лежит использование специального языка разметки гипертекста, например, HTML (HyperText MarkUp Language) или XML (Extensible MarkUp Language). Именно таким образом создаются web-страницы, предназначенные для размещения в сети Интернет.

К рассматриваемому виду информационной технологии следует отнести и работу с ресурсами сети Интернет – поиск источников информации, копирование найденных фрагментов и их обработка.

Web-технологии включают также использование электронной почты для обмена сообщениями по локальной, корпоративной или глобальной сети. Понятно, что для этого на компьютерах пользователей должны быть установлены и настроены почтовые программы (клиенты), а пользователи должны иметь зарегистрированные адреса электронной почты.

Вопросы для самопроверки:

1. Почему речь можно считать самой древней природной информационной технологией?

2. В каком году Иоганн Гуттенберг изобрел первый печатный станок?

3. В каком веке были изобретены телеграф и телефон?

4. Когда появились электронно-вычислительные машины или компьютеры?

5. Какова цель информационной технологии?

6. Перечислите три основных принципа компьютерной информационной технологии.

7. Объясните разницу между функциональными и обеспечивающими информационными технологиями.

8. Что такое техническая платформа и программная платформа информационной технологии?

9. Что является главным компонентом программной платформы?

10. На чем основаны гипертекстовая и web-технология?

Литература по теме:

1. Хлебников А.А. Информационные технологии: учебник. – М.: Кнорус, 2014. – 472 с.

2. Симонович С.В. Информатика. Базовый курс: учеб. для вузов. – 3-е изд. – СПб.: Питер, 2016.

3. Официальный сайт компании Microsoft. – Режим доступа: http://www.microsoft.com

Практические задания:

1. Заполните таблицу, указав виды ИТ в соответствии с классификацией.

Классификация	Виды ИТ
По назначению и характеру использования	Функциональные и обеспечивающие
По способу организации взаимодействия
По применению в предметной области
По способу объединения

2. Приведите примеры компьютерных программ для создания объектов, заполнив таблицу по образцу.

Объект	Программа
Текст	MS Word, Write, Блокнот
Растровый рисунок
Векторный рисунок
Диаграмма
Гиперссылка
Web-страница

3. Назовите программы MS Office, заполнив таблицу по образцу.

Тип программы	Программа
Текстовый процессор	MS Word
Табличный процессор
Система управления базами данных
Редактор презентаций
Редактор деловой графики
Редактор web-страниц
Редактор публикаций
Программа-органайзер
Программа управления проектами

Тема 3. Технологии обеспечения информационной безопасности

Цель и задачи: рассмотреть технологии обеспечения информационной безопасности, их назначение и практическое применение. Получить навыки парольной защиты компьютерных файлов, а также использования антивирусного программного обеспечения для защиты информации, хранящейся в компьютерах.

Вопросы темы:

1. Основные понятия информационной безопасности и защиты информации.

2. Нормативно-правовые и административные меры обеспечения информационной безопасности.

3. Угрозы информационной безопасности.

4. Методы и средства защиты информации.

5. Вредоносное программное обеспечение.

6. Антивирусная защита.

Вопрос 1. Основные понятия информационной безопасности и защиты информации.

Формирование информационного общества опирается на новейшие информационные и телекоммуникационные технологии. Вместе с тем информация становится все более уязвимой, поскольку:

· возрастают объемы хранимых и передаваемых данных;

· расширяется круг пользователей, имеющих доступ к ресурсам ЭВМ, программам и данным через сеть;

· усложняются режимы эксплуатации вычислительных систем и сетей.

Информационная безопасность (ИБ) – это состояние сохранности информационных ресурсов и защищённости законных прав личности и общества в информационной сфере.

5 декабря 2016 г. вступил в силу указ Президента РФ, утверждающий новую Доктрину информационной безопасности, заменившую документ, действовавший в России с 2000 г. Это существенный шаг, направленный на регулирование вопросов информационной безопасности в нашей стране. Доктрина отражает национальные интересы, официальные взгляды на цели, задачи, принципы и основные направления обеспечения информационной безопасности в Российской Федерации. Среди новых положений Доктрины выделяются следующие:

· «Развитие в Российской Федерации отрасли информационных технологий и электронной промышленности, а также совершенствование деятельности производственных, научных и научно-технических организаций по разработке, производству и эксплуатации средств обеспечения информационной безопасности, оказанию услуг в области обеспечения информационной безопасности».

· «Содействие формированию системы международной информационной безопасности, направленной на противодействие угрозам использования информационных технологий в целях нарушения стратегической стабильности, на укрепление равноправного стратегического партнерства в области информационной безопасности, а также защиту суверенитета Российской Федерации в информационном пространстве».

Информационная безопасность реализуется как процесс обеспечения конфиденциальности, целостности и доступности информации (рис. 2).

Конфиденциальность – это обеспечение доступа к информации только авторизованным пользователям.

Целостность – это обеспечение достоверности и полноты информации и методов ее обработки.

Доступность – это обеспечение доступа к информации и связанным с ней активам авторизованных пользователей по мере необходимости.

Безопасность информации – состояние защищенности данных, при котором обеспечиваются их конфиденциальность, доступность и целостность.

Нарушение каждой из трех категорий приводит к нарушению ИБ в целом. Так, нарушение доступности приводит к отказу в доступе к информации, нарушение целостности – к фальсификации информации и, наконец, нарушение конфиденциальности приводит к раскрытию информации.

Описание: tem1_2-2

Рис. 2. Составляющие информационной безопасности

Выделение этих категорий в качестве базовых составляющих ИБ обусловлено необходимостью реализации комплексного подхода при обеспечении режима ИБ. Кроме этого, нарушение одной из этих категорий может привести к нарушению или полной бесполезности двух других. Например, хищение пароля для доступа к компьютеру (нарушение конфиденциальности) может привести к его блокировке, уничтожению данных (нарушение доступности информации) или фальсификации информации, содержащейся в памяти компьютера (нарушение целостности информации).

Безопасность информации определяется отсутствием недопустимого риска, связанного с утечкой информации по техническим каналам, несанкционированными и непреднамеренными воздействиями на данные и (или) на другие ресурсы автоматизированной информационной системы, используемые в автоматизированной системе.

Вопрос 2. Нормативно-правовые и административные меры обеспечения информационной безопасности.

Вопросы обеспечения информационной безопасности при использовании информационных технологий и систем регламентируются основополагающим федеральным Законом РФ № 149 ФЗ, от 27.07.2006 (ред. от 29.07.2017 с изменениями и дополнениями, вступившими в силу 01.10.2017). Так Статья 16 устанавливает следующие положения.

1. Защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на:

· обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;

· соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;

· реализацию права на доступ к информации.

2. Государственное регулирование отношений в сфере защиты информации осуществляется путем установления требований о защите информации, а также ответственности за нарушение законодательства РФ об информации, информационных технологиях и о защите информации.

Точками приложения процесса защиты информации к информационной системе являются аппаратное обеспечение, программное обеспечение и обеспечение связи (коммуникации). Сами процедуры (механизмы) защиты разделяются на защиту физического уровня, защиту персонала и организационный уровень.

В то время как информационная безопасность – это состояние защищённости информационной среды, защита информации представляет собой деятельность по предотвращению утечки защищаемой информации, несанкционированных и непреднамеренных воздействий на защищаемую информацию, то есть процесс, направленный на достижение этого состояния.

Вопрос 3. Угрозы информационной безопасности.

Угроза – это потенциальная возможность определенным образом нарушить информационную безопасность. Попытка реализации угрозы называется атакой, а тот, кто предпринимает такую попытку, – злоумышленником. Потенциальные злоумышленники называются источниками угрозы.

Знание возможных угроз, а также уязвимых мест защиты, которые эти угрозы обычно эксплуатируют, необходимо для того, чтобы выбирать наиболее экономичные средства обеспечения безопасности.

Угроза является следствием наличия уязвимых мест в защите информационных систем (таких, например, как возможность доступа посторонних лиц к критически важному оборудованию или ошибки в программном обеспечении).

Группы угроз информационным системам (ИС):

1. Угроза раскрытия – возможность того, что информация станет известной тому, кому не следовало бы ее знать.

2. Угроза целостности – умышленное несанкционированное изменение (модификация или удаление) данных, хранящихся в ИС или передаваемых из одной системы в другую.

3. Угроза отказа в обслуживании – блокировка доступа к некоторому ресурсу.

Основные виды угроз:

· стихийные бедствия и аварии (наводнение, ураган, землетрясение, пожар и т.п.);

· сбои и отказы оборудования (технических средств);

· последствия ошибок проектирования и разработки компонентов (аппаратных средств, технологии обработки информации, программ, структур данных и т.п.);

· ошибки эксплуатации (пользователей, операторов и другого персонала);

· преднамеренные действия нарушителей и злоумышленников.

По природе возникновения выделяют:

1. Естественные угрозы – это угрозы, вызванные воздействиями на ИС и ее элементы объективных физических процессов или стихийных природных явлений.

2. Искусственные угрозы – это угрозы ИС, вызванные деятельностью человека.

3. Непреднамеренные искусственные угрозы – это действия, совершаемые людьми случайно, по незнанию, невнимательности или халатности, но без злого умысла.

К непреднамеренным угрозам относят:

· неумышленные действия, приводящие к частичному или полному отказу системы (порча оборудования, удаление, файлов с важной информацией, программ, носителей информации и т.п.);

· неправомерное включение оборудования или изменение режимов работы устройств и программ;

· нелегальное внедрение и использование неучтенных программ (игровых, обучающих), приводящим к необоснованному расходованию ресурсов (загрузка процессора, захват оперативной памяти);

· заражение компьютера вирусами;

· неосторожные действия, приводящие к разглашению конфиденциальной информации;

· разглашение, передача или утрата атрибутов разграничения доступа (паролей, ключей и т.п.);

· игнорирование организационных ограничений (установленных правил) в системе;

· вход в систему в обход средств защиты или неправомерное отключение средств защиты.

Преднамеренные искусственные угрозы характеризуются возможными путями умышленной дезорганизации работы, вывода системы из строя, проникновения в систему и несанкционированного доступа к информации.

Преднамеренные искусственные угрозы – это:

· физическое разрушение системы или вывод из строя всех или отдельных наиболее важных компонентов системы;

· отключение или вывод из строя подсистем обеспечения функционирования вычислительных систем (электропитания, охлаждения и вентиляции, линий связи и т.п.);

· вербовка персонала или отдельных пользователей, имеющих определенные полномочия;

· применение подслушивающих устройств, дистанционная фото- и видеосъемка и т.п.;

· перехват данных, передаваемых по каналам связи;

· хищение носителей информации (дисков, запоминающих устройств);

· несанкционированное копирование носителей информации;

· хищение производственных отходов (распечаток, записей, носителей информации и т.п.);

· чтение остатков информации из оперативной памяти и с внешних запоминающих устройств;

· незаконное получение паролей и других реквизитов разграничения доступа;

· вскрытие шифров криптозащиты информации;

· внедрение аппаратных «жучков», программ «закладок» и «вирусов» («троянов») для преодоления системы защиты и доступа к системным ресурсам;

· незаконное подключение к линиям связи.

К этому же виду угроз относится спам – это электронная рассылка разного рода рекламы людям, которые не давали своего согласия на ее получение. Спам называют еще сетевым мусором.

Почтовый спам – наиболее распространенный и самый неприятный вид спама. Это массовая рассылка рекламы в виде электронных писем без согласия адресата. Почтовый спам может оказаться вредоносным, поскольку часто содержит вирусы. Кроме того, рассылка нежелательных писем может преследовать цели подрыва репутации компании (черный пиар).

Спам на блогах – это размещение рекламы на блоге, не согласованное с его владельцем, в виде ссылки на сайт в подписи комментатора или ссылки в самом комментарии (часто имеет место и то и другое). Спам на форумах также представляет собой рассылку рекламных сообщений пользователям форума без их на то согласия.

Выскакивающие окна (pop-up), распространенные на сайтах развлекательной тематики и сайтах «для взрослых», также считаются одним из видов спама.

Поисковый спам (web-спам) подставляет свои сайты в сети Интернет, созданные для изменения результатов поиска в поисковых системах. В результате эти сайты, отображаясь по определенным запросам в выдаче поисковых систем, вводят в заблуждение пользователей.

Спам, распространяющий поддельные сообщения от имени банков или финансовых компаний, целью которых является сбор логинов, паролей и пин-кодов пользователей, носит название фишинг. Злоумышленники делают сайты, очень похожие на настоящие. Пользователь думает, что попал на знакомый сайт, и вводит там пароль. Пароль попадает в руки злоумышленника, который может его использовать для кражи личных данных или денег.

Часто злоумышленники рассылают в сети Интернет ссылки на подобные фишинговые web-сайты, якобы принадлежащие известным банкам и другим финансовым и торговым организациям, например, страховым компаниям и интернет-магазинам. При переходе по таким фишинговым ссылкам пользователь попадает в сети мошенников, способных нанести ему материальный вред.

Можно выделить три основных мотива у нарушителей:

1) безответственность;

2) самоутверждение;

3) корыстный интерес.

Вопрос 4. Методы и средства защиты информации.

Разработка политики и программы безопасности начинается с анализа рисков, первым этапом которого, в свою очередь, является ознакомление с наиболее распространенными угрозами.

Главные угрозы – внутренняя сложность ИС, непреднамеренные ошибки штатных пользователей, операторов, системных администраторов и других лиц, обслуживающих информационные системы. На втором месте по размеру ущерба стоят кражи и подлоги. Реальную опасность представляют пожары и другие аварии поддерживающей инфраструктуры. В общем числе нарушений растет доля внешних атак, но основной ущерб по-прежнему наносят «свои».

Для подавляющего большинства организаций достаточно общего знакомства с рисками; ориентация на типовые, апробированные решения позволит обеспечить базовый уровень безопасности при минимальных интеллектуальных и разумных материальных затратах.

ИБ во многом зависит от аккуратного ведения текущей работы, которая включает:

· поддержку пользователей;

· поддержку программного обеспечения;

· конфигурационное управление;

· резервное копирование;

· управление носителями;

· документирование;

· регламентные работы.

Нужно заранее готовиться к событиям неординарным, то есть к нарушениям ИБ. Заранее продуманная реакция на нарушения режима безопасности преследует три главные цели:

1) локализация инцидента и уменьшение наносимого вреда;

2) выявление нарушителя;

3) предупреждение повторных нарушений.

Промежуток времени от момента, когда появляется возможность использовать слабое место, и до момента, когда пробел ликвидируется, называется окном опасности, ассоциированным с данным уязвимым местом. Пока существует окно опасности, возможны успешные атаки на ИС.

Для большинства уязвимых мест окно опасности существует сравнительно долго (несколько дней, иногда недель), поскольку за это время:

· становится известно о средствах использования пробела в защите;

· выпущены соответствующие заплаты;

· установлены заплаты в защищаемой ИС.

Новые уязвимые места и средства их использования появляются постоянно; это значит, во-первых, что почти всегда существуют окна опасности и, во-вторых, что отслеживание таких окон должно производиться постоянно, а выпуск и наложение заплат – как можно более оперативно.

Угрозы зависят от интересов субъектов информационных отношений и от того, какой ущерб является для них неприемлемым. Например, для открытой организации угроз конфиденциальности может просто не существовать, так как вся информация считается общедоступной. Однако в большинстве случаев нелегальный доступ представляется серьезной опасностью.

Для построения эффективной системы защиты необходимо:

1) определить угрозы безопасности информации;

2) выявить возможные каналы утечки информации и несанкционированного доступа к данным;

3) построить модель потенциального нарушителя;

4) выбрать соответствующие меры, методы, механизмы и средства защиты;

5) построить замкнутую, комплексную, эффективную систему защиты, проектирование которой начинается с проектирования самих автоматизированных систем и технологий.

Содержание методов защиты информации.

Препятствия – методы физического преграждения пути злоумышленнику к защищаемой информации (к аппаратуре, носителям информации и т.д.).

Управление доступом – метод защиты информации регулированием использования всех ресурсов компьютерной информационной системы (элементов баз данных, программных и технических средств).

Управление доступом включает следующие задачи:

· идентификация пользователей, персонала и ресурсов системы (присвоение каждому объекту персонального идентификатора);

· опознание объекта или субъекта по идентификатору;

· проверка полномочий (проверка соответствия дня недели, времени суток, запрашиваемых ресурсов установленному регламенту);

· разрешение и создание условий работы в пределах установленного регламента;

· регистрация (протоколирование) обращений к защищаемым ресурсам;

· сигнализация (отключение, отказ в запросе) при попытках несанкционированных действий.

Защита от несанкционированного доступа предусматривает:

· присвоение пользователю, терминалам, программам, файлам и каналам связи уникальных имен и кодов (идентификаторов);

· выполнение процедур установления подлинности при обращениях к системе и запрашиваемой информации (путем проверки паролей);

· проверку полномочий пользователя на доступ к системе или запрашиваемым данным;

· автоматическую регистрацию в журнале всех запросов с указанием идентификатора пользователя, терминала, времени и сущности запроса (позволяет определить хост-компьютер хакера, а иногда и определить его IP-адрес).

Методы защиты информации.

Регламентация – метод защиты информации, создающий такие условия обработки, хранения и передачи защищаемой информации, при которых возможности несанкционированного доступа к ней сводились бы к минимуму.

Принуждение – метод защиты, при котором пользователи и персонал системы вынуждены соблюдать правила обработки, передачи и использования защищаемой информации под угрозой материальной, административной или уголовной ответственности.

Маскировка – метод защиты информации путем ее криптографического закрытия.

Криптография – это наука о методах и алгоритмах шифрования. Криптоанализ – наука, занимающаяся оценкой криптостойкости средств шифрования.

С помощью криптографических методов возможно:

· шифрование информации;

· реализация электронной подписи;

· распределение ключей шифрования;

· защита от случайного или умышленного изменения информации.

Электронная цифровая подпись.

Рукописная подпись подтверждает факт взаимосвязи между содержанием документа и лицом, подписавшим его. Т.е. подпись является одним из средств идентификации личности через уникальные личные биометрические параметры человека. Рукописную подпись нельзя отделить от документа, но можно внести изменения в содержание документа после его подписания.

Из этого следует, что рукописная подпись не обеспечивает аутентификацию документа, т.е. его целостность и неизменность после подписания. Несмотря на уникальность почерка человека, степень защиты рукописной подписи очень низкая.

Для повышения достоверности сведений, изложенных, например, в финансовом документе, используются две рукописные подписи и печать юридического лица. Там, где этого недостаточно, используют заверяющую подпись и печать уполномоченного органа (нотариуса).

Глобализация и виртуализация информационной сферы требуют наличия механизмов удостоверения документов без непосредственного контакта сторон.

Для того чтобы электронная цифровая подпись (ЭЦП) была жестко связана с электронным документом (ЭД), содержание ЭЦП должно зависеть от содержания ЭД. Только тогда ЭЦП будет заверять именно этот ЭД, а не другой. Связь между содержанием ЭД и структурой ЭЦП является основой механизма аутентификации ЭД. В ЭД, подписанный ЭЦП, нельзя внести изменения, не нарушив подпись.

Для проверки целостности передаваемых данных в состав ЭЦП включаются данные о содержании самого сообщения. В ходе шифрования программные средства ЭЦП создают дайджест сообщения – уникальную последовательность символов, однозначно соответствующую содержанию сообщения. Дайджест вставляется в состав ЭЦП вместе со сведениями об авторе и шифруется вместе с ними на основе секретного ключа пользователя.

Принимающая сторона расшифровывает сообщение, проверяет ЭЦП с помощью открытого ключа пользователя, который доступен всем, так что любой может проверить подпись под данным документом.

Функция проверки подписи проверяет, соответствует ли данная подпись данному документу и открытому ключу пользователя. Если полученный дайджест совпал с тем, который содержался в ЭЦП, значит сообщение не было изменено в ходе передачи по каналу связи.

Для повышения безопасности передаваемых документов используют пару криптографических ключей:

· закрытый ключ хранит только его владелец, ни в коем случае не раскрывая его никому;

· открытый ключ (public key) служит для проверки цифровых подписей, созданных с помощью парного ему закрытого ключа.

Таким образом, цифровая подпись обеспечивает:

· удостоверение источника документа – в зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т.д.;

· защиту от изменений документа – при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной;

· невозможность отказа от авторства, так как создать корректную подпись можно лишь, зная закрытый ключ, а он известен только владельцу.

Программно-технические методы защиты информации.

Программно-технические меры, т.е. меры, направленные на контроль компьютерных сущностей (оборудования, программ и/или данных), образуют последний и самый важный рубеж ИБ.

Центральным для программно-технического уровня является понятие сервиса безопасности.

В число таких сервисов входят:

· идентификация и аутентификация;

· управление доступом;

· протоколирование и аудит;

· шифрование;

· контроль целостности;

· экранирование;

· анализ защищенности;

· обеспечение отказоустойчивости;

· обеспечение безопасного восстановления;

· туннелирование;

· управление.

Экранирование – идейно очень богатый сервис безопасности. Его реализации – это не только межсетевые экраны, но и ограничивающие интерфейсы, и виртуальные локальные сети. Экран инкапсулирует защищаемый объект и контролирует его внешнее представление.

Целесообразно применение всех видов межсетевых экранов – от персонального до внешнего корпоративного, а контролю подлежат действия как внешних, так и внутренних пользователей.

Туннелирование – это создание прямого соединения – туннеля между компьютерами в сети Интернет при помощи специального программного обеспечения, обеспечивающего шифрование информации, передающейся через Интернет.

Таким образом, компьютеры, находящиеся в Интернете, используют защищенные каналы для передачи конфиденциальной информации.

Вопрос 5. Вредоносные программное обеспечение.

Одним из опаснейших способов проведения атак на информационную систему является внедрение в атакуемые системы вредоносного программного обеспечения (в последнее время более употребляемым стал термин вредоносный код).

По размерам финансового ущерба вирусные (в широком смысле) атаки уверенно занимают лидирующее положение.

Выделим следующие аспекты вредоносного кода:

· вредоносная функция;

· способ распространения;

· внешнее представление.

Спектр вредоносных функций практически неограничен, поскольку такая программа может обладать сколь угодно сложной логикой, но обычно предназначается для следующего:

· внедрения другого вредоносного кода;

· получения контроля над атакуемой системой;

· агрессивного потребления ресурсов;

· изменения или разрушения программ и/или данных.

По механизму распространения и целевому назначению различают:

· вирус;

· червь;

· троянская программа;

· рекламная программа;

· шпионская программа;

· backdoor-программы.

Вирус – это код, обладающий способностью к распространению (возможно, с изменениями) путем внедрения в другие программы. Для активизации вируса требуется запуск зараженной программы.

Червь – код, способный самостоятельно, то есть без внедрения в другие программы, вызывать распространение своих копий по информационным системам и их выполнение. Черви распространяются в основном по сетям.

Одна категория червей попадает на компьютер через открытие инфицированного сообщения e-mail, другая – атакует компьютеры в автоматическом режиме.

Троянская программа (троянец) – код, маскирующийся под полезное программное обеспечение, часто с помощью имен, сходных с названиями известных программ. Например, обычная программа, будучи пораженной вирусом, может стать троянской.

Рекламная программа (adware) – код, размещающий рекламную информацию. Потребляет ресурсы автоматизированной системы. Может вызывать внешние обращения к системе, не связанные с характером ее функционирования.

Шпионская программа (spyware) – код, распространяющийся вместе с другими программами, как правило, полезными и бесплатными. После проникновения в компьютер занимается сбором и передачей информации о параметрах компьютера (сети, автоматизированной системы) и личных предпочтениях пользователя.

Backdoor программы – код, выполняющий несанкционированное управление компьютером. Состоит обычно из двух частей: небольшого модуля, тайно устанавливаемого на поражаемый компьютер, и программы управления, устанавливаемой на компьютер нарушителя.

Обычно вирусы распространяются локально, в пределах узла сети; для передачи по сети им требуется внешняя помощь, такая как пересылка зараженного файла. Черви, напротив, ориентированы в первую очередь на перемещения по сети.

Иногда само распространение вредоносного кода вызывает агрессивное потребление ресурсов и, следовательно, является вредоносной функцией. Например, черви занимают полосу пропускания сети и ресурсы почтовых систем.

По среде обитания выделяют следующие основные типы компьютерных вирусов:

· программные (файловые);

· загрузочные;

· макровирусы.

Программные вирусы – это блоки программного кода, целенаправленно внедренные внутрь других прикладных программ и других исполняемых файлов. Файловые вирусы различными способами внедряются в выполняемые файлы, либо создают файлы-двойники (компаньон-вирусы), либо используют особенности организации файловой системы.

Компьютерные вирусы этого типа поражают файлы с расширениями СОМ, EXE, SYS, BAT, DLL. При запуске программы, содержащей вирус, происходит запуск внедренного в нее программного кода вируса. Работа этого кода вызывает скрытые от пользователя изменения в файловой системе жестких дисков и (или) в содержании других программ.

Программный вирус может размножаться и производить разрушающие действия (нарушать работу программ и операционной системы, удалять информацию, хранящуюся на жестком диске, форматировать диск и даже уничтожать данные BIOS). Программные вирусы поступают на компьютер при запуске непроверенных программ, полученных на внешнем носителе или принятых из Интернета.

Загрузочные вирусы поражают определенные системные области магнитных носителей (дискет, жесткого диска). Загрузочные вирусы записывают себя либо в загрузочный сектор диска (boot-сектор), либо в сектор, содержащий системный загрузчик винчестера. Обычно заражение происходит при попытке загрузить компьютер с магнитного носителя (системного диска), системная область которого содержит загрузочный вирус.

Существуют и файлово-загрузочные вирусы, которые могут поражать как файлы, так и загрузочные сектора.

Макровирусы – эта особая разновидность вирусов поражает документы, выполненные в некоторых прикладных программах, имеющих средства для исполнения так называемых макрокоманд (документы текстового процессора MS Word, табличного процессора MS Excel). Заражение происходит при открытии документа в окне приложения, если не отключена возможность исполнения макрокоманд вирусов.

Возможна классификация компьютерных вирусов и по другим характерным признакам:

· способу заражения;

· деструктивным возможностям;

· особенностям алгоритма.

По способу заражения вирусы различаются на резидентные и нерезидентные.

Нерезидентные – не заражают память компьютера и активны только ограниченное время. Резидентные при заражении компьютера оставляют в оперативной памяти свою резидентную часть, которая потом перехватывает обращение операционной системы к объектам заражения и внедряется в них. Эти вирусы находятся в памяти и являются активными до выключения компьютера или перезагрузки операционной системы.

Резидентными можно считать и макровирусы, поскольку они постоянно присутствуют в памяти на время работы зараженного редактора.

Классификация по деструктивным возможностям.

· безвредные;

· неопасные;

· опасные;

· очень опасные.

Безвредные никак не влияют на работу компьютерной системы, кроме уменьшения свободной памяти на диске в результате своего распространения.

Неопасные – вирусы, влияние которых ограничивается уменьшением свободной памяти на диске и графическими, звуковыми и прочими эффектами.

Опасные – могут привести к серьезным сбоям в работе.

Очень опасные вирусы приводят к потере программ, уничтожению данных.

Классификация по особенностям алгоритма:

· компаньон-вирусы;

· черви;

· стелс-вирусы;

· «студенческие»;

· паразитические;

· полиморфик-вирусы (призраки);

· макровирусы;

· сетевые.

Компаньон-вирусы создают для ЕХЕ-файлов файлы-спутники, имеющие то же самое имя, но с расширением СОМ. Операционная система первым выполнит СОМ-файл (вирус), а затем запустит и ЕХЕ-файл.

Черви – вариант компаньон-вирусов. Черви не связывают свои копии с какими-то файлами. Они создают свои копии на дисках, никак не изменяя другие файлы.

Паразитические – вирусы, которые при распространении своих копий обязательно изменяют содержимое дисковых секторов или файлов.

«Студенческие» – примитивные вирусы, часто нерезидентные и содержащие большое количество ошибок.

Стелс-вирусы – весьма совершенные программы, перехватывают обращение операционной системы к пораженным файлам или секторам дисков и подставляют вместо себя незараженные участки информации, что затрудняет их обнаружение. Стелс-алгоритмы позволяют вирусам полностью или частично скрыть себя в системе. Наиболее распространенным стелс-алгоритмом является перехват запросов операционной системы на чтение/запись зараженных объектов.

Полиморфик-вирусы (призраки) – трудно обнаруживаемы, так как не содержат ни одного постоянного участка кода. Достигается этот эффект шифрованием основного тела вируса и модификациями программы-расшифровщика. Самошифрование и полиморфичность используются практически всеми типами вирусов для того, чтобы максимально усложнить процедуру его обнаружения. В большинстве случаев два образца одного и того же полиморфик-вируса не имеют ни одного совпадения.

Сетевые вирусы (сетевые черви) – распространяются в компьютерной сети, но не изменяют файлы и сектора на дисках. Для распространения используют сетевые протоколы и «дыры» в сетевом программном обеспечении. Часто выполняют шпионские действия – кражу паролей, установление удаленного несанкционированного управления зараженным компьютером.

Вопрос 6. Антивирусная защита.

Сегодня вирусописательство (то есть написание вредоносного кода) – это хорошо налаженный криминальный бизнес. Новые вредоносные программы, большинство из которых троянцы, появляются ежедневно сотнями тысяч.

Вирусные аналитики не успевают обрабатывать такое количество подозрительных файлов. Между появлением нового вируса и внесением данных о нем в вирусную базу могут проходить часы или дни. Если вирус сложный – на это могут уйти даже месяцы.

Признаки заражения компьютера:

· на экран выводятся непредусмотренные сообщения, изображения и звуковые сигналы;

· неожиданно открывается и закрывается лоток CD-ROM-устройства;

· произвольно на компьютере запускаются какие-либо программы;

· на экран выводятся предупреждения о попытке какой-либо из программ компьютера выйти в интернет, то, с большой степенью вероятности, можно предположить, что компьютер поражен вирусом.

Для защиты от вредоносных программ разрабатывается специальное антивирусное программное обеспечение.

Антивирусы – это специализированные программы для обнаружения компьютерных вирусов, а также нежелательных (считающихся вредоносными) программ вообще и восстановления зараженных (модифицированных) такими программами файлов.

Антивирус, который обеспечивает поиск вирусов в оперативной памяти, на внешних носителях путем подсчета и сравнения с эталоном некоторых контрольных данных, называется детектор.

Важным показателем качества работы антивирусной программы является не только ее способность находить вирусы, но и лечить их; не просто удалять инфицированные файлы вместе с важной для пользователя информацией, но и уметь возвращать их в первоначальное «здоровое» состояние.

Антивирус, который не только находит зараженные вирусами файлы, но и «лечит» их, т.е. удаляет из файла тело программы вируса, возвращая файлы в исходное состояние, называется доктор.

Антивирус, который запоминает исходное состояние программ, каталогов и системных областей диска, когда компьютер не заражен вирусом, а затем периодически или по команде пользователя сравнивает текущее состояние с исходным, называется ревизор.

Антивирус, который представляет собой небольшую резидентную программу, предназначенную для обнаружения подозрительных действий при работе компьютера, характерных для вирусов, называется сторож.

Один из способов борьбы со спамом – установка спам-фильтров, специальных программ, которые включают в себя многие почтовые клиенты. По различным признакам определяя спам, эти программы поместят подозрительную корреспонденцию в соответствующую папку или сразу же удалят ее.

На отечественном рынке безусловным лидером являются антивирусные программы Лаборатории Касперского. В линейке продуктов этой лаборатории имеются самые разнообразные продукты, на пример: Kaspersky Anti-Virus (базовая защита), Kaspersky Internet Security (оптимальная защита), Kaspersky Total Security (максимальная защита) и другие программы.

Другим популярным отечественным продуктом является антивирус Dr.Web. Начало разработки Антивируса Dr.Web – 1992 г. Основателем компании и автором Антивируса Dr.Web является Игорь Данилов. Программа очень проста в использовании. Бесплатно проверить свой компьютер при помощи Dr.Web CureIT! можно на сайте https://www.drweb.ru/ .

Среди зарубежных антивирусных продуктов стоит отметить Microsoft Security Essentials, Panda Antivirus, Eset Nod32, Avira, Avast, Антивирус 360 Total Security. Все перечисленные антивирусные программы имеют свои преимущества и недостатки.

Вопросы для самопроверки:

1. Дайте определение понятию «информационная безопасность».

2. В каком году вступил в силу указ Президента РФ, утверждающий новую Доктрину информационной безопасности?

3. Объясните суть понятий «конфиденциальности», «целостности» и «доступности информации».

4. Перечислите виды угроз безопасности.

5. Что называется окном опасности?

6. Что называется защитой информации?

7. Что предусматривает защита от несанкционированного доступа?

8. Что такое криптография и криптоанализ?

9. Перечислите виды компьютерных вирусов.

10. Назовите отечественные и зарубежные антивирусные программы.

Литература по теме:

1. Хлебников А.А. Информационные технологии: учебник. – М.: Кнорус, 2014. – 472 с.

2. Партыка Т.Л., Попов И.И. Информационная безопасность. – М.: Форум, 2012. – 432 с.

3. Официальный сайт Лаборатории Касперского. – Режим доступа: https://www.kaspersky.ru

Практические задания:

1. Заполните таблицу, следуя образцу.

Свойство информации	Содержание
Конфиденциальность	Конфиденциальность – это обеспечение доступа к информации только авторизованным пользователям.
Целостность
Доступность
Безопасность

2. Дайте определения свойствам антивирусных программ, заполнив таблицу по образцу.

Тип антивируса	Свойство
Детектор	Обеспечивает поиск вирусов в оперативной памяти, на внешних носителях путем подсчета и сравнения с эталоном некоторых контрольных данных.
Доктор
Ревизор
Сторож

3. Дайте определения типам компьютерных вирусов, заполнив таблицу по образцу.

Тип вирусов	Определение
Программные (файловые)	Программные (файловые) – это блоки программного кода, целенаправленно внедренные внутрь других прикладных программ и других исполняемых файлов.
Загрузочные
Макровирусы

Тема 4. Функциональные информационные технологии

Цель и задачи: рассмотреть основные виды функциональных информационных технологий, их назначение и возможности.

Вопросы темы:

1. Обзор основных видов функциональных информационных технологий.

2. Информационные технологии обработки данных.

3. Информационные технологии управления.

4. Информационные технологии поддержки принятия решений.

Вопрос 1. Обзор основных видов функциональных информационных технологий.

Основные виды функциональных информационных технологий предназначены для создания и использования информационных систем сферы управления. По степени охвата задач управления выделяют следующие виды информационных технологий:

· информационные технологии обработки данных;

· информационные технологии управления;

· информационные технологии поддержки принятия решений.

Информационные технологии обработки данных предназначены для решения функциональных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы, а также стандартные процедуры их обработки. Эти технологии применяются в целях автоматизации постоянно повторяющихся операций управленческой деятельности, что позволяет существенно повысить производительность труда персонала.

Информационные технологии управления в профессиональной деятельности предназначены для удовлетворения информационных потребностей сотрудников, участвующих в процессе принятия решений. Эти технологии ориентированы на комплексное решение функциональных задач, формирование регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. При этом решаются такие задачи обработки информации, как оценка планируемого состояния объекта управления и его отклонений от планируемых состояний; выявление причин отклонений, а также анализ возможных решений и действий.

Эти технологии предусматривают наличие интегрированных пакетов прикладных программ: процессоры текстовый и табличный, электронная почта, телеконференции, специализированные программы реализации электронного документооборота и т.д.

Информационные технологии поддержки принятия решений предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления планов и обоснованных выводов по изучаемым процессам и явлениям профессиональной деятельности. С помощью систем поддержки принятия решений (СППР) лица, принимающие решения (ЛПР), имеют возможность анализировать ситуации, формулировать задачи, производить, контролировать и оценивать варианты решений, которые обеспечивают достижение поставленной цели.

Сфера использования таких систем практически не ограниченная. Они имеют не только чисто экономическое применение, но и предназначаются для правоохранительных органов, судебного производства, органов исполнения наказаний, национальной безопасности, службы охраны, военной разведки, таможни, налоговой полиции, миграционной службы и многих других.

Вопрос 2. Информационные технологии обработки данных.

Как уже отмечалось, информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение ИТ и систем на этом уровне существенно повышает производительность труда персонала, освобождает его от рутинных операций, и даже приводит к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

· обработка данных об операциях, производимых организацией или её подразделением;

· создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в организации;

· получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Например, обработка данных о посещении клиентами юридической консультации и ведение статистики по тематике обращений и заключению договоров на обслуживание юридических и физических лиц. Или запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определенной должности в организации. Другой пример – создание годового отчета о результатах деятельности предприятия в той или иной сфере.

Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

· выполнение необходимых организации задач по обработке данных. Каждой организации предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля. Поэтому в любой организации обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;

· решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;

· выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;

· выполнение основного объема работ в автоматизированном режиме с минимальным участием человека;

· использование детализированных данных.

Записи о деятельности организации имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность организации проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу:

· акцент на хронологию событий;

· требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.

Основные компоненты ИТ.

Представим основные компоненты информационной технологии обработки данных (рис. 3) и приведем их характеристики.

Сбор данных. По мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое ее действие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые фирмой.

$Описание: C:\Users\VVershinin\Desktop\76786896.png$

Рис. 3. Основные компоненты информационной технологии обработки данных

Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:

· классификация или группировка;

· сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;

· вычисления, включающие арифметические и логические операции. Эти операции, выполняемые над данными, дают возможность получать новые данные;

· укрупнение или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.

Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных.

Создание отчетов (документов). В ИТ обработки данных необходимо создавать документы для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнеров. При этом документы создаются в связи с проведенной фирмой операцией, а также периодически в конце каждого месяца, квартала или года.

Пример. Для оценки эффективности работы сервисного центра и его сотрудников собираются данные о количестве обращений клиентов, количестве заключенных договоров на ремонт и регулярное обслуживание, суммы полученных средств от клиентов и затрат на проведение работ. Затем эти данные обрабатываются по известным алгоритмам для начисления зарплаты и премии сотрудникам, а также для статистической обработки информации по заданным формам отчетности.

Вопрос 3. Информационные технологии управления.

Целью ИТ управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью ИТ обработки данных.

Информационная система управления идеально подходит для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

· оценка планируемого состояния объекта управления;

· оценка отклонений от планируемого состояния;

· выявление причин отклонений;

· анализ возможных решений и действий.

ИТ управления направлена на создание различных видов отчетов. Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например, месячный анализ продаж компании.

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное. Они могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

Чрезвычайные отчеты отражают данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов для поддержки управления особенно эффективно при реализации так называемого управления по отклонениям.

Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:

· отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;

· сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;

· все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;

· в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.

Основные компоненты информационной технологии управления показаны на рис.4.

$Описание: C:\Users\VVershinin\Desktop\Безымянный.png$

Рис. 4. Основные компоненты ИТ управления

Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации.

База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

1) данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

2) планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

Вопрос 4. Информационные технологии поддержки принятия решений.

Интеллектуальная деятельность специалиста состоит в принятии решения об оптимальном способе достижения поставленной цели. Лицо, принимающее решение (ЛПР), делает свой выбор на основе познания.

Познание – философская категория, описывающая процесс интеллектуальной деятельности, т.е. процесс получения субъектом нового знания о мире. Познание состоит из двух этапов: анализа и синтеза.

Анализ связан с разделением поставленной задачи на элементы и изучением элементов обособленно.

Синтез – соединение изученных элементов в систему для получения конечного результата.

Интеллектуальные и аналитические АИС позволяют частично автоматизировать интеллектуальную деятельность специалиста. Такие системы относят к классу систем поддержки принятия решений (СППР). СППР, в отличие от вычислительных комплексов, используются в задачах с неполными, противоречивыми данными или когда количественные данные описываются качественно (малый, очень большой, похож/непохож), т.е. когда не удается просто подставить значения в математическую модель.

Как и сам процесс принятия решения, СППР можно разделить на две группы: информационно-аналитические и консультационные системы.

Надо понимать, что СППР не могут полностью автоматизировать работу руководителя или менеджера – они дают советы в довольно узких предметных областях. За специалистом остается выбор: принять или не принять предложенное решение.

Итак, система поддержки принятия решений – диалоговая автоматизированная информационная система, использующая правила решений и соответствующие модели с базами данных, а также интерактивный компьютерный процесс моделирования, поддерживающий принятие самостоятельных и неструктурированных решений отдельными менеджерами и личным опытом лица, принимающего решения, для получения конкретных, реализуемых решений проблем, не поддающихся решению обычными методами.

Главной особенностью ИТ поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения происходит в результате итерационного процесса (рис. 5), в котором участвуют:

· система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;

· человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.

$Описание: C:\Users\VVershinin\Desktop\Безымянный.png$

Рис. 5. Информационная технология поддержки принятия решений как итерационный процесс

Окончание итерационного процесса происходит по воле человека. В этом случае можно говорить о способности информационной системы совместно с пользователем создавать новую информацию для принятия решений.

Ещё отличительные характеристики ИТ поддержки принятия решений:

· ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач;

· сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач на их основе;

· направленность на непрофессионального пользователя компьютера;

· высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.

ИТ поддержки принятия решений может использоваться на любом уровне управления. Кроме того, решения, принимаемые на различных уровнях управления, часто должны координироваться. Поэтому важной функцией и систем, и технологий является координация лиц, принимающих решения как на разных уровнях управления, так и на одном уровне.

Вопросы для самопроверки:

1. Перечислите основные виды функциональных ИТ.

2. В чем состоит основное назначение ИТ управления?

3. В чем суть ИТ обработки данных?

4. В чем состоит основное различие ИТ обработки данных и ИТ управления?

5. В чем состоит ИТ поддержки принятия решений?

6. Какие основные виды отчетов формируются в ИТ управления?

7. Как происходит выработка решения при использовании ИТ поддержки принятия решений?

8. Могут ли СППР полностью автоматизировать работу менеджера или руководителя?

9. Перечислите основные компоненты ИТ обработки данных.

10. Перечислите основные компоненты ИТ управления.

Литература по теме:

1. Информатика для юристов и экономистов / Симонович С.В. и др. – СПб.: Питер, 2014. – 688 с.

2. Логинов В.Н. Информационные технологии управления: учеб. пособ. – М.: Кнорус, 2012.

3. Хлебников А.А. Информационные технологии: учебник. – М.: Кнорус, 2014. – 472 с.

Практические задания:

1. Укажите виды информационных технологий в соответствии с задачами, заполнив таблицу по образцу.

Задачи	Технология
Расчет зарплаты	ИТ обработки данных
Оценка отклонений от планируемого состояния и выявление причин отклонений
Распределение работ среди исполнителей, исходя из их квалификации и опыта

2. Укажите виды информационных технологий в соответствии со степенью структурированности задачи, заполнив таблицу по образцу.

Степень структурированности задачи	Технология
Хорошо структурированные	ИТ обработки данных
Слабо структурированные
Неформализуемые

3. Укажите результат выполнения в зависимости от вида ИТ, заполнив таблицу по образцу.

Технология	Результаты
ИТ обработки данных	Точное значение решения
ИТ управления
ИТ поддержки принятия решений

Тема 5. Технологии интегрированных информационных систем

Цель и задачи: рассмотреть назначение, основные типы и структуру интегрированных информационных систем.

Вопросы темы:

1. Технологии электронного документооборота.

2. Геоинформационные технологии.

3. Технологии информационных хранилищ.

Интегрированная информационная система представляет собой слияние (конвергенцию, объединение) интегрированных технологий с развитым информационным взаимодействием между ними в единую систему. Современные тенденции создания интегрированных систем влияют на разные аспекты интеграции: интеграцию данных, технологий и технических средств. При этом происходит усложнение и интеграция выполняемых функций, поэтому трудно вычленить первоначальные технологии.

Примерами интегрированной информационной технологии являются технологии электронного документооборота, геоинформационные технологии и технологии информационных хранилищ.

Вопрос 1. Технологии электронного документооборота.

Документы и документооборот.

Документальная форма существования информации наиболее удобна для восприятия Документ – это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отражающие состояние системы, или принятое решение, строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Документ обладает двумя отличительными свойствами:

1) полифункциональностью;

2) наличием юридической силы.

Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся: регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации.

Система документации (СД) – это совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом. В состав системы документации предприятия входит несколько сот форм различных документов, которые можно классифицировать по разным признакам.

По уровню управления все документы можно разделить на четыре группы:

1) государственного уровня;

2) министерств;

3) объединений-корпораций;

4) предприятий, фирм или организаций.

Документопоток – это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему.

Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т.е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.

Документооборот на предприятии может быть двух типов:

1) операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов, содержащих операционную атрибутику и используемых на первой и второй стадиях управления;

2) универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемыми при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Электронный документооборот.

Система электронного документооборота (СЭД) – организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

В современной организации СЭД становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются: САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30 % проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения.

Электронный документооборот является ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции.

Цель функционирования любого предприятия реализуется с помощью ряда деловых процессов, состоящих из отдельных компонентов, взаимодействие которых задается определенным регламентом их исполнения. Руководство компаний стремится к:

· реструктуризации систем управления и совершенствованию процедур управления;

· уменьшению объемов бумажной информации;

· снижению стоимости обработки информации;

· повышению эффективности управления путем организации совместного доступа специалистов к информации (включая её поиск и хранения).

ИТ предлагают средства для достижения указанных целей при помощи двух подходов:

1) реинжиниринга бизнес-процессов;

2) перехода к безбумажной технологии управления.

Организация безбумажной технологии управления основывается на использовании трех основных концепций:

1) переход к электронным документам;

2) создание систем управления документами;

3) система электронного документооборота.

Концепция электронного документа появилась в 80-х годах XX в. с появлением персональных компьютеров и графического интерфейса пользователя (англ. graphical user interface, GUI). Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях.

Сегодня электронный документ – это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках так называемых Систем Управления Электронными Документами (СУД) или Electronic Document Management Systems (EDMS).

Управление документами – это развитие концепции электронного документа. Можно выделить две основные задачи, которые призвана решать система управления документами:

1) перевод бумажных документов в электронный вид;

2) перехват создаваемых электронных документов из всех источников поступления.

Источники поступления документов:

· приложения, которые создаются текстовыми процессорами, электронными таблицами, графическими процессорами, пакетами прикладных программ для настольных издательств;

· факсовые сообщения, пришедшие через факс-сервер предприятия;

· входящие, исходящие и внутренние сообщения, поступающие из электронной почты;

· отчеты и другие документы, которые готовят функциональные информационные системы, идущие на печать или отправляемые по факсу, но их надо перехватить и отправить в хранилище электронных документов.

Как правило, отчеты в системе электронного документооборота создаются под конкретного заказчика. Однако существуют и общепринятые отчеты, например, отчеты о текущей занятности сотрудников, выполнении работ по документам (ретроспективный), просроченных поручениях.

Содержанием третьей концепции является разработка Системы Электронного Документооборота (СЭД), призванной для интеграции всех информационных приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией.

СЭД должна позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать данное передвижение, уметь управлять документооборотом и регулировать его.

Организация электронного документооборота.

Рассмотрим организацию и использование системы электронного документооборота на примере популярного программного продукта «1С: Документооборот», который является дальнейшим развитием программы «1С: Электронная почта» и отличается от нее строго формализованным форматом документов, которые создаются на основе электронных форм (шаблонов).

Реализованная в программе методика управления документами основана на проверенных годами практиках. Методика направлена на рационализацию документооборота за счет приведения процедур работы с документами к большей оперативности. Это достигается исключением избыточных действий в обработке документов и приводит к быстрому выполнению задач.

Данная система может применяться в средних и крупных организациях, в простых и сложных локальных сетях с поддержкой удаленных филиалов и сотрудников, работающих вне офиса по сети Интернет.

Электронные документы создаются конечными пользователями на основе электронных форм, которые, в свою очередь, можно создавать с помощью средств разработчика («дизайнер форм»). Создаваемые ими документы проходят обязательную регистрацию на установленном в их филиале сервере и после этого отправляются конечным получателям.

Небольшая библиотека готовых, универсальных форм входит в любой комплект поставки системы, а постоянно появляющиеся новые формы размещаются на сервере (http://1c.ru/ раздел «Документооборот») и доступны для использования без ограничений.

В обязанности конечного пользователя системы входит регулярный запуск программы-клиента, просмотр поступившей корреспонденции, обработка поступивших документов и отправка их далее по маршруту. При этом каждый пользователь имеет право создавать новые документы на основе форм, разрешенных ему для использования администратором системы.

Администратор системы должен периодически выполнять диагностику и архивацию почтового узла (узлов) предприятия, регистрировать новых пользователей и рассылать всем измененный справочник предприятия.

Кратко работу системы можно описать следующим образом. После установки и настройки всех компонент системы в некоторой организации (см. схему на рис. 6) пользователи начинают обмениваться стандартными документами, входящими в комплект поставки (сообщение, запрос, утверждение, обмен, поручение и пр.). Создаваемые ими документы проходят обязательную регистрацию на установленном в их филиале сервере и после этого отправляются конечным получателям.

Рис. 6. Схема взаимодействия в СЭД организации

Между филиалами существует связь, по которой осуществляется перенос документов из одного филиала в другой и синхронизация серверов документов. Удаленные пользователи периодически соединяются с серверами для передачи подготовленных ими документов и получения новых (поступивших).

Администратор следит за работой всех систем и разрабатывает новые формы, автоматизирующие различные деловые процессы в организации. После окончания тестирования формы становятся доступны для использования соответствующим сотрудникам организации. Накапливаемая на серверах информация подвергается периодическому анализу с отправкой отчетов ответственным работникам и аналитикам.

Операции по управлению документами администратор производит в соответствующих окнах интерфейса программы. Пример окна «Внутренние документы» приведен на рис. 7, а окна «На контроле» – на рис. 8.

Рис. 7. Окно «Внутренние документы» программы «1С: Документооборот 8»

Рис. 8. Окно «На контроле» программы «1С: Документооборот 8»

Система содержит следующие компоненты:

· рабочее место пользователя (клиент);

· иерархический справочник предприятия;

· дизайнер электронных форм;

· отладчик электронных форм;

· сервер документов.

Система обладает возможностями:

· создание и заполнение нового документа на основе разрешенных шаблонов;

· отправка документов и писем;

· приемка документов и писем;

· складирование нужных документов в локальных папках для последующего использования;

· печать документов;

· поиск документов, хранящихся в локальных папках пользователя;

· формирование и отправка запросов на сервер документов;

· защита программы и информации.

Обзор отечественных систем электронного документооборота.

Отечественный рынок систем электронного документооборота представлен разнообразными продуктами, отличающимися своими возможностями и, соответственно, ценами. Кроме рассмотренной в предыдущем разделе системы «1С: Документооборот», лидирующее положение на рынке занимает проверенная временем популярная программа «Дело», разработанная компанией Электронные офисные системы (ЭОС), Москва.

Электронные Офисные Системы – ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации документооборота и делопроизводства, ECM-систем. Компания ЭОС является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и делопроизводства. Официальный сайт: http://www.eos.ru.

Система электронного документооборота «Дело» – комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Система «Дело» была выпущена в 1996 г. и в этот же год получила сертификат качества Госстандарта России, а в 2006 г. – свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ. Система постоянно обновляется в соответствии с принятыми стандартами и пожеланиями пользователей.

Другая популярная программа этой компании – «Кадры», представляет комплексное решение автоматизации кадрового делопроизводства.

Ещё одна программа той же компании «eDocLib» – система учета и хранения электронных документов при построении корпоративных хранилищ данных. Впервые выпущена в 2004 г. В 2006 г. получила свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ.

Система основана на web-технологиях и реализована на платформе Microsoft.NET, может использоваться как в качестве готового решения для создания электронных архивов, библиотек, хранилищ данных, так и в качестве инструментария, на основе которого можно делать собственные разработки.

Создание документов в системе eDocLib не требует высокой квалификации от пользователей. Система позволяет создавать и заполнять документы и справочники, организовывать совместную работу сотрудников территориально распределенных структур с единой базой данных посредством Интернет/Интранет.

Программа «Архивное дело» – система автоматизации учета архивных документов ведомственных организаций, а программа EOS for SharePoint – система электронного документооборота и управления корпоративным контентом, выполнена на платформе Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Компания Cognitive Technologies (г. Москва) выпускает СЭД «Е1 Евфрат», которая предназначена для автоматизации широкого комплекса бизнес-процессов, включая документооборот и делопроизводство, управление договорами, управление взаимодействием с клиентами (CRM, от англ. Customer Relationship Management), управление проектами, работа с обращениями граждан (для госструктур) и т.д.

«Е1 Евфрат» является универсальным решением, способным использоваться как в небольших организациях, так в крупных компаниях, имеющих территориально-распределенную организационную структуру и разнородную ИТ-среду.

Компания «Логика бизнеса» входит в группу компаний «АйТи» (г. Москва). Программные продукты компании – СЭД линейки Логика ЕСМ:

· «Логика ECM. Госуправление»;

· «Логика ECM. Бизнес-платформа»;

· «Логика ECM. Электронный архив» и др.

Компания DIRECTUM (г. Ижевск) – разработчик программного обеспечения в области электронного документооборота производит программные продукты Directum (СЭД/ECM-система): «Directum: Управление договорами», «Directum: Классическое делопроизводство».

Компания DocsVision (ДоксВижн, г.Санкт-Петербург) выпускает СЭД:

· DocsVision (СЭД/ECM-система).

· DocsVision: Договоры.

· Digital Design: Приоритет Система документационного управления.

· DocsVision: Конструктор решений.

Компания Синтеллект (Syntellect), г. Москва – разработчик платформы создания решений по автоматизации документооборота и бизнес-процессов компаний в различных сферах бизнеса. Выпускает линейку программных продуктов Tessa.

Электронный документооборот совместно с электронной подписью (ЭП), были разработаны и внедрены в результате выполнения целевой программы «Электронная Россия».

Вопрос 2. Геоинформационные технологии.

Геоинформация.

Во многих отраслях науки, экономики и общественной жизни приходится иметь дело с информацией, имеющей пространственную привязку. Например, сведения о земельных участках и строениях, расположенных на них. Такую информацию относят к особому классу, называемому геоинформацией, имея в виду её географическую составляющую.

Данные, которые описывают любую часть поверхности земли или объекты, находящиеся на этой поверхности, называются географическими данными или геоданными. Они показывают объекты с точки зрения размещения их на поверхности Земли, то есть представляют собой «географически привязанную» карту местности. Пространственные данные – данные о местоположении, расположении объектов или распространении явлений – представлены в определенной системе координат, словесном и числовом описании. Каждый объект (страна, регион, город, улица, предприятия, сельхозугодия, дороги и т.д.) описывается путем присвоения ему атрибутов (текстовые, числовые, графические, аудио- или видео- данные).

Источники пространственной информации многочисленны и разнообразны по качеству и точности. Объемы информации возрастают и, естественно, требуют привлечения современных компьютерных технологий для обеспечения своего рационального использования, иначе неизбежно наступление информационного кризиса, связанного с утерей способности эффективно использовать имеющуюся информацию. Применение компьютерных технологий увеличивает возможности по сбору информации, позволяет создать средства для ее хранения, поиска, обработки, распространения и анализа.

Существуют специализированные пространственные информационные системы для работы с информацией об объектах и явлениях, имеющих привязку в пространстве, для которых важным является их положение, форма, размеры, взаиморасположение по отношению к другим объектам и явлениям. Пространственные объекты могут быть расположены в каком-либо месте на земной поверхности, под ней или над ней, быть плоскими или объемными, важно, что объекты привязаны к некоторой проекции координат, возможно условной. Этот факт и используется системой для организации данных и работой с ними.

Раздел информатики, оперирующий с такой информацией, получил название геоинформатика. Соответственно выделяются и геоинформационных технологии, как совокупность методов и приемов практического использования достижений геоинформатики для манипулирования пространственными данными, их представления и анализа.

Геоинформационные технологии – это набор средств и методов для обработки и различного применения пространственных данных. Для обработки больших массивов геоинформации служат специальные средства – геоинформационные системы (ГИС). ГИС – это система сбора, хранения, анализа и визуализации пространственных (географических) данных и связанной с ними информацией о необходимых объектах. Термин ГИС также используется в более узком смысле – ГИС как инструмент (программный продукт), позволяющий пользователям искать, анализировать и редактировать цифровые карты, а также дополнительную информацию об объектах.

Преимущество использования геоинформационных технологий состоит в том, что кроме традиционной базы данных появляется координатная привязка, которая наглядно отображает расположение объектов на карте и позволяет провести пространственный анализ расположения этих объектов относительно других важных для использования и отработки объектов недропользования. Интеграция данных в таком виде дает возможность оперативно обрабатывать и анализировать информацию, по мере накопления пополнять или редактировать данные, оперативно компоновать выходные карты различного содержания и масштаба.

Геоинформационные системы.

Геоинформационные системы являются инструментом геоинформационных технологий. ГИС объединяют традиционные работы с базами данных, такие как запрос или статистический анализ, с преимуществом полноценной визуализации и географического (пространственного) анализа, которые представляет электронная карта. Эти возможности отличают геоинформационные системы от других информационных систем и обеспечивают уникальные возможности для ее применения в широком спектре задач, связанным с анализом и прогнозом явлений и событий окружающего мира.

Таким образом, ГИС можно характеризовать как систему, оперирующую пространственно-привязанными данными. Конечно, эта система оперирует также данными непространственного характера (тексты, таблицы), но эти данные обязательно связаны с объектами, имеющими пространственную привязку.

Итак, ГИС – это программно-аппаратные комплексы, осуществляющие сбор, отображение, обработку, анализ и распространение информации о пространственно-распределенных объектах и явлениях на основе электронных карт, связанных с ними баз данных и сопутствующих материалов.

В отличие от других типов инструментов ГИС базируется на информации, привязанной к координатам на карте, и позволяет представить ее в графическом виде для интерпретации и принятия решений. Поэтому для работы геоинформационных систем требуются мощные аппаратные средства: запоминающие устройства большой емкости, системы отображения, оборудование высокоскоростных сетей.

Необходимо подчеркнуть, что ГИС относится к классу интегрированных систем. Интеграция означает, что помимо большого набора типов данных и технологий имеется некоторая концепция и методология, оптимально объединяющая это разнообразие данных и технологий. Поэтому не следует путать применение суммы различных методов и технологий, не имеющих внутренней связи и объединяющей их единой концепцией системы с интеграцией.

В основе любой геоинформационной системы лежит информация о каком-либо участке земной поверхности: стране, континенте или городе. База данных организуется в виде набора слоев информации. Основной слой содержит географические данные (топооснову). На него накладывается другой слой, несущий информацию об объектах, находящихся на данной территории: коммуникации, промышленные объекты, коммунальное хозяйство, землепользование, почвы и другие пространственные данные. Следующие слои детализируют и конкретизируют данные о перечисленных объектах, пока не будет дана полная информация о каждом объекте или явлении. В процессе создания и наложения слоев друг на друга между ними устанавливаются необходимые связи, что позволяет выполнять пространственные операции с объектами посредством моделирования и интеллектуальной обработки данных.

Как правило, географические данные представляются графически в векторном виде, что позволяет уменьшить объем хранимой информации и упростить операции по визуализации. С графической информацией связана текстовая, табличная, расчетная информация, координационная привязка к карте местности, видеоизображения, аудио комментарии, база данных с описанием объектов и их характеристик. Многие ГИС включают аналитические функции, которые позволяют моделировать процессы, основываясь на картографической информации.

Структура геоинформационных систем.

Программное ядро геоинформационных систем состоит из ряда компонентов. Они обеспечивают ввод пространственных данных, хранение их в многослойных базах данных, реализацию сложных запросов, пространственный анализ, вывод твердых копий, просмотр введенной ранее и структурированной по правилам доступа информации, средства преобразования растровых изображений в векторную форму, моделирование процессов распространения загрязнения, моделирование геологических и других явлений, анализ рельефа местности и многое другое.

Упрощённо структуру ГИС можно представить состоящей из двух частей:

1) средства хранения и визуализации цифровых карт и планов местности;

2) базы данных атрибутивной информации (то есть информации о свойствах и параметрах объектов, расположенных на конкретных участках местности).

При визуализации экране компьютера цифровой карты пользователь может указать конкретный участок местности (точку на карте) и получить необходимую (атрибутивную) информацию. Например, в ГИС градостроительного назначения доступна информация по каждому участку и постройке (назначение участка, форма собственности, год возведения постройки и т.п.).

ГИС – это система, состоящая из нескольких подсистем (рис 8).

Рис. 9. Основные компоненты ГИС

Каждый из перечисленных компонентов важен и необходим для успеха. Для хорошего функционирования системы необходимо соблюдать условие: масштабы решаемых задач должны соответствовать количеству и качеству пространственных данных и возможностям аппаратно-программных средств.

Подробная структура типовой ГИС изображена на рис. 10.

Рис. 10. Структурная схема типовой геоинформационной системы

В качестве одного из определяющих работу системы компонентов рассмотрим компьютерное (аппаратное) обеспечение. Оно включает непосредственно компьютеры различных типов и периферийные устройства, которые обеспечивают следующие функции:

· хранение данных;

· ввод информации;

· вывод макетов карт;

· компьютерные сети и коммуникации для возможности, взаимодействия устройств и пользователей.

В настоящее время ГИС работают на различных типах компьютеров, от централизованных серверов до отдельных или связанных сетью настольных компьютеров. Выбор конфигурации компьютера напрямую зависит от задач, решаемых организацией с использованием ГИС-технологий. Следует лишь помнить, что применение ГИС-технологий предполагает непременно работу с графикой, поэтому необходимо оснащение компьютера качественной видеокартой и достаточным объемом видеопамяти. С целью повышения качества работ при создании цифровых карт и повышением производительности труда компьютер должен быть обеспечен монитором не менее 17 дюймов с хорошим разрешением экрана. Учитывая работу с большими объемами информации, что характерно для геоинформационных технологий, необходимостью хранения этой информации и обмена ею, компьютер должен быть оснащен устройствами для записи CD-дисков. Все остальные параметры определяются использованием данного компьютера для решения конкретных задач. Для компьютера, используемого в качестве сервера важен объем жесткого диска. При решении задач анализа и моделирования необходим компьютер, обладающий мощным процессором.

Программное обеспечение ГИС.

Опишем кратко программные продукты зарубежных и отечественных ГИС.

Программный продукт ARC/INFO (США) использует новейшие достижения компьютерной индустрии, работает на самых современных аппаратных платформах и в среде последних версий операционных систем. Архитектура ARC/INFO способна использовать преимущества работы в локальной сети с использованием технологии клиент-сервер.

ARC/VIEW (разработка американской компании ESRI) – системы создания информационно справочных пакетов (ГИП) и компоновки выходных карт. Программа предоставляет конечному пользователю средства выбора и просмотра разнообразных геоданных, их редактирования, создания макетов карт, адресного геокодирования, распечатки картографических материалов.

Помимо непосредственного интерактивного режима построения карт, ArcView представляет средство для выполнения пространственного анализа, геокодирования адресов и отображения их на карте, создания и редактирования географических и табличных данных, создания тематических карт.

Программа ArcView довольно проста в освоении. В основе работы с программой лежит привычный пользователю Windows-интерфейс (рис. 11).

$Описание: C:\Users\VVershinin\Desktop\Безымянный.png$

Рис. 11. Интерфейс программы ArcView GIS 3.2

Все компоненты ArcView (виды, таблицы, диаграммы, макеты и программы) хранятся в одном файле, названном проект. Окно Проект ArcView (ArcViews Project) показывает содержание вашего проекта и делает легким управление всей работой.

GeoMedia Professional (США) – универсальная ГИС-система, позволяющая напрямую (без конвертации) подключаться и работать с геоинформационными базами данных большинства форматов, эффективно интегрирует геоданные в единую информационную систему масштаба от рабочей группы до предприятия. Обладает функциями создания БД, обработки и анализа информации. Имеет модульную структуру.

MapInfo Pro (США) – географическая информационная система, предназначенная для сбора, хранения, отображения, редактирования и анализа пространственных данных. Локализованная версия, производится в России. MapInfo Pro – легко интегрируется в любую информационную систему, удобный интерфейс позволяет быстро адаптироваться и начать полноценно использовать функционал любому пользователю.

MapInfo Pro поддерживает все распространённые форматы данных, включая офисные форматы, такие как Microsoft Excel, Access, форматы реляционных и пространственных баз данных (Oracle, Microsoft SQL Server, SQLite), форматы графических данных (AutoCAD DXF/DWG, SHP, DGN) и многие другие.

GEODRAW (разработка Центр Геоинформационных Исследований Института Географии РАН, г. Москва) – векторный редактор. Предназначен для создания баз цифровых карт и планов, включает в себя функции, обеспечивающие построение топологической структуры цифровой карты, идентификацию объектов и связывание их с атрибутивной базой данных, трансформацию карт, функции импорта-экспорта в различные форматы, поддержку картографических проекций.

EASY TRACE (разработка EASY TRACE GROUP, г. Рязань) – пакет программ интерактивной векторизации растровых изображений, обладает функциями предварительной подготовки растрового изображения, возможностью работы с атрибутивными базами данных.

ГИС ПАРК (разработка ТОО ЛАНЭКО, г. Москва) – интегрированная система, сочетающая функции информационно-справочной системы и расчетно-аналитической и прогнозирующей системы. Средства системы обеспечивают:

· создание многоцелевых картографических баз данных;

· построение производных карт;

· анализ данных (пространственная статистика, таксономия, исследование связей и зависимостей);

· автоматизацию процессов преобразования формы представления данных;

· автоматизацию процессов получения новой информации на основе комплексной интерпретации качественных и количественных данных методами распознавания;

· оптимизацию решений по количественным критериям качества;

· использование автоматически формируемых и экспертных моделей.

Реальная действующая ГИС, кроме специализированного программного обеспечения, всегда использует дополнительное программное обеспечение для организации компьютерной сети, доступа в глобальную сеть Интернет, организации дополнительной защиты информации от несанкционированного доступа. В отдельных случаях вместе с ГИС, во взаимодействии с ней, применяется и дополнительное программное обеспечение для решения специализированных задач, например, углубленного статистического анализа данных. ГИС может тесно взаимодействовать с офисными программами.

Таким образом, ГИС – это мощное современное средство решения разнообразных задач, в число которых входит:

· интегрирование данных из разных источников информации;

· создание высококачественной картографической продукции;

· связывание графических объектов с информацией в базах данных;

· представление данных в виде карт, диаграмм, графиков и схем;

· анализ пространственных данных;

· моделирование обстановки;

· поддержка принятия управленческих и оперативных решений;

· взаимодействие с другими информационными системами.

ГИС упрощает и упорядочивает сбор и хранение информации, позволяет проводить полный пространственный анализ данных при решении общих и прикладных задач.

Итак, ГИС необходимы для:

· принятия решений;

· обеспечения информацией тех, кто принимает решения в соответствии с местом нахождения объектов.

ГИС, как и другие информационные технологии, помогают принять лучшее решение. Однако, ГИС – это не инструмент для выдачи решений, а средство, помогающее ускорить и повысить эффективность процедуры принятия решений, обеспечивающее ответы на запросы и функции анализа пространственных данных, представления результатов анализа в наглядном и удобном для восприятия виде. ГИС помогает, например, в решении таких задач, как разрешение территориальных конфликтов, выбор оптимальных (с разных точек зрения и по разным критериям) мест для размещения объектов и т.д.

Требуемая для принятия решений информация может быть представлена в лаконичной картографической форме с дополнительными текстовыми пояснениями, графиками и диаграммами. Наличие доступной для восприятия и обобщения информации позволяет ответственным работникам сосредоточить свои усилия на поиске оптимального решения, не тратя значительного времени на сбор и обработку доступных разнородных данных. Можно достаточно быстро рассмотреть несколько вариантов решения и выбрать оптимальный.

В качестве примера рассмотрим создание и использование тематических карт для анализа территории поселений. ГИС Mapinfo позволяет создавать различные типы тематических карт с использованием имеющихся (встроенных в оболочку ГИС) или специально созданных пользователем шаблонов.

Для создания тематической карты используем таблицу Mapinfo с цифровой картой (планом) некоторой территории (рис. 12).

Рис. 12. Фрагмент исходного плана территории

В основе создания тематической карты лежит указание атрибутивных данных для каждого участка территории или объекта, расположенного на ней. Для этого производится разбиение исходного плана на слои, каждый из которых представляет данные об определённых разделах общей информации о территории (рис. 13).

Рис. 13. Разбиение общей информации на тематические слои

Далее программа позволяет перейти к процедуре последовательного создания тематической карты на основе диалоговых окон (рис. 14, 15).

Рис. 14. Диалоговое окно выбора участка территории для ввода данных

$Описание: C:\Users\VVershinin\Desktop\Безымянный.png$

Рис. 15. Диалоговое окно указания атрибутивных данных выбранного участка территории

В результате последовательных действий по вводу исходных данных получается информационная система (ГИС), содержащая цифровую картографическую основу и связанные с ней атрибутивные данные для каждого участка территории или расположенного на ней объекта (рис.16).

Рис. 16. Вид итоговой карты с таблицами атрибутивных данных

Имеющиеся в программе Mapinfo средства позволяют не только просматривать хранящиеся в системе данные по объектам территории, но и проводить различные аналитические и статистические вычисления. Результаты вычислений представляются в наглядной форме в виде различных графиков и диаграмм, а также раскраски участков территории определёнными цветами, соответствующими результатам расчетов.

Mapinfo позволяет создавать различные типы тематических карт, имеющих свое значение и особенности:

· «Карта диапазонов»: каждый цвет представляет диапазон численных значений.

· «Столбчатая диаграмма»: «Столбчатые диаграммы» помещаются в центре каждого объекта и раскрашиваются.

· «Круговая диаграмма»: «Круговые диаграммы» помещаются в центре каждого объекта и раскрашиваются.

· «Градуированные символы»: «Символы различного размера» используются для представления величины значений. «Символы большого размера» соответствуют большим значениям и наоборот.

· «Плотность точек»: «Точки» помещаются в пределах областей, и общее число точек внутри каждой из областей отображает значение, которое соответствует данной области.

· «Поверхность»: «Тематическая растровая поверхность» представляет собой непрерывное поле, полученное в результате интерполяции значений точечных данных.

Рассмотрим ещё один пример использования геоинформационных технологий для получения и хранения информации об объектах, имеющих пространственную (географическую) привязку. На сайте https://pkk5.rosreestr.ru располагается интерактивная «Публичная кадастровая карта России» (рис. 17).

Рис. 17. Публичная кадастровая карта

На стартовой странице сайта изображена географическая карта России с границами административных образований – республик, краев, областей. При щелчке курсором по выбранной точке карты открывается карта выбранного административного образования. Последующий выбор конкретной территории (вплоть до конкретного земельного участка) также осуществляется щелчком мыши. На рис. 18 показан фрагмент территории Москвы и Московской области.

Рис. 18. Фрагмент территории Москвы и Московской области

В левой части экрана располагается вертикальная панель инструментов, позволяющая получать и добавлять информацию по каждому выбранному объекту, править карту (на локальном экземпляре пользователя), измерять расстояния между объектами на карте, составлять перечень избранных фрагментов карты, распечатывать нужную информацию, а также получать справочную информацию по работе с интерактивной картой и поддержку.

Верхняя кнопка «Поиск» открывает панель поиска с раскрывающимся вертикальным меню (рис. 19), позволяющим выбрать тип объекта поиска (участки, кварталы, адреса и пр.).

Рис. 19. Меню выбора типа объекта поиска

Вторая кнопка «Объекты в точке» показывает таблицу данных о выбранном элементе пространства, содержащую две вкладки: «Информация» (рис. 20) и «Услуги» (рис. 21).

Рис. 20. Таблица данных о выбранном участке территории

Рис. 21. Таблица данных о выбранном участке на вкладке «Услуги»

Кнопка «Управление картой» открывает меню «Слоев карты», на которых изображаются разнородные сведения (рис. 22). Выбор того или иного слоя позволяет отобразить на карте соответствующую информацию.

Рис. 22. Меню доступных сведений на слоях карты

Документ с описанием описанной системы доступен по ссылке: http://pkk5.rosreestr.ru/help/pkk5_help.pdf.

Вопрос 3. Технологии информационных хранилищ.

Базы данных.

Ключевым моментом любых информационных систем является наличие подсистемы хранения информации. Традиционным элементом хранения информации в большинстве типов информационных систем является база данных. Напомним, что база данных (БД) – это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе сведениях о различных сущностях одной предметной области (реальных объектах, процессах, явлениях или событиях), обеспечивающая наличие общих правил их обработки и использования с помощью одного или нескольких приложений, или пользователей. Проще говоря, БД – это массив систематизированной по определённым принципам информации (данных), хранящийся в памяти компьютера. Для работы с данными, хранящимися в БД, требуется специальная программа, называемая Система управления базами данных (СУБД). Примерами таких программ являются MS Access, MS FoxPro, MS SQL Server, Oracle, dBase, FoxBASE, InterBase/Firebird и др.

Для решения задач используются различные модели баз данных. Процесс выбора базы данных, которая наиболее подходит для построения конкретного приложения, называется масштабированием. Рассмотрим некоторые модели баз данных.

Автономные локальные базы данных хранят свои данные в локальной файловой системе на том компьютере, на котором они установлены, при этом, система управления и машина базы данных, осуществляющая доступ к ней, находится на том же самом компьютере. Сеть в данном случае не используется.

К приложениям, использующим автономные БД, можно отнести приложения, обрабатывающие документацию небольшого подразделения, небольшого предприятия, бухгалтерские и юридические документы и т.п. Каждый пользователь такого приложения манипулирует своими собственными данными на своем компьютере и не имеет доступа к данным другого пользователя.

Файл-серверные базы данных отличаются от автономных тем, что они могут быть доступны многим клиентам через сеть. Сама БД хранится на сетевом файл-сервере в единственном экземпляре. Для каждого клиента во время работы создается локальная копия данных, с которой он манипулирует. При этом возникают и решаются проблемы, связанные с возможным одновременным доступом нескольких пользователей к одной и той же информации.

Одним из недостатков файл-серверных БД является непроизводительная загрузка сети. При каждом запросе клиента данные в его локальной копии полностью обновляются из БД на сервере. Даже если запрос относится всего к одной записи, обновляются все записи данных. Если записей в БД много, то даже при небольшом числе клиентов сеть будет загружена очень основательно, что серьезно скажется на скорости выполнения запросов.

К приложениям, использующим файл-серверные БД, относятся приложения, обслуживающие крупные учреждения. В таких приложениях администраторы отдельных подразделений обращаются к общим данным и не создают свои локальные БД (при этом сохраняется конфиденциальность информации, и каждый администратор имеет доступ только к той информации, которая касается деятельности только его подразделения).

Базы данных типа клиент/сервер. Для больших БД с множеством пользователей часто используются БД на платформе клиент/сервер. В этом случае доступ к БД для группы клиентов выполняется специальным компьютером – сервером. Клиент дает задание серверу выполнить те или иные операции поиска или обновления БД. Мощный сервер, ориентированный на операции с запросами клиентов, самым оптимальным способом выполняет такие запросы и сообщает клиенту результаты своей работы.

Использование БД не дает желаемого результата автоматизации деятельности организации или их подразделений. Причина проста: реализованные функции хранения, обработки данных по запросу значительно отличаются от функций решения сложных задач, связанных с выбором и принятием решения, так как данные, собранные в базах, не адекватны информации, которая нужна лицам, принимающим решения. Для устранения данной проблемы была реализована технология информационных хранилищ (складов данных).

Интеграция данных в базе подразумевает совместное использование данных для решения различных прикладных задач и исключает дублирование данных. Согласованное использование данных требует централизованного управления, которое называется администрированием данных.

Хранилища данных.

Хранилища данных содержат информацию, собранную из нескольких оперативных баз данных. Хранилища, как правило, имеют емкости хранения на порядок больше оперативных баз, объемом от сотен гигабайт до нескольких терабайт.

Как правило, хранилище данных поддерживается независимо от оперативных баз данных организации, поскольку требования к функциональности и производительности аналитических приложений отличаются от требований к транзакционным системам (то есть производящим текущую обработку информации и различные вычисления).

Хранилища данных создаются специально для приложений поддержки принятия решений и предоставляют накопленные за определенное время, сводные и консолидированные данные, которые более приемлемы для анализа, чем детальные индивидуальные записи. Рабочая нагрузка состоит из нестандартных, сложных запросов, которые обращаются к миллионам записей и выполняют огромное количество операций сканирования, соединения и агрегирования. Время ответа на запрос в данном случае важнее, чем пропускная способность.

Подобная организация работы повышает эффективность выполнения приложений за счет использования мощности сервера, разгружает сеть и обеспечивает хороший контроль целостности данных.

В интеллектуальных информационных и экспертных системах для хранения информации используются также и базы знаний.

Технологии информационного хранилища обеспечивают сбор данных из существующих внутренних баз предприятия и внешних источников, формирование, хранение и эксплуатацию информации, а также хранение аналитических данных (знаний) в форме, удобной для анализа и принятия управленческих решений. К внутренним базам данных предприятия относятся локальные базы подсистем ИС (бухгалтерский учет, финансовый анализ, кадры и т.д.). К внешним базам – любые данные, доступные по интернету и размещенные на web-серверах предприятий – конкурентов, правительственных и законодательных органов, других учреждений (рис. 23).

$Описание: C:\Users\VVershinin\Desktop\Безымянный.png$

Рис. 23. Схема двухуровневого хранилища данных

Отличие реляционных баз данных, используемых в ЭИС, от информационного хранилища заключается в следующем:

Реляционные базы данных содержат только оперативные данные организации. Информационное хранилище обеспечивает доступ как к внутренним данным организации, так и к внешним источникам данных, доступным по Интернету.

База данных ориентирована на одну модель данных функциональной подсистемы ИС. Базы обеспечивают запросы оперативных данных организации. Информационные хранилища поддерживают большое число моделей данных, включая многомерные, что обеспечивает ретроспективные запросы (запросы за прошлые годы и десятилетия), запросы как к оперативным данным организации, так и к данным внешних источников.

Предназначение склада данных – информационная поддержка принятия решений, а не оперативная обработка данных. Потому база данных и склад данных не являются одинаковыми понятиями.

Данные информационных хранилищ могут размещаться не только на сервере, но и на вторичных устройствах хранения (рис. 24).

Рис. 24. Размещение данных в информационном хранилище

Таким образом, данные, погруженные в хранилище, организуясь в интегрированную целостную структуру, обладающую естественными внутренними связями, приобретают новые свойства. Они являются основой для построения аналитических систем и систем поддержки принятия решений. Именно поэтому технологии информационных хранилищ ориентированы на руководителей, ответственных за принятие решений.

Наиболее распространен трехъярусный вариант хранилища, при котором:

· на нижнем уровне на компьютерах пользователя расположены приложения клиентов, обеспечивающие пользовательский интерфейс;

· на втором уровне расположен сервер приложений, обеспечивающий обмен данными между пользователями и распределенными базами данных. Сервер приложений размещается в узле сети, доступном всем клиентам;

· на третьем уровне расположен удаленный сервер баз данных, принимающий информацию от серверов приложений и управляющий ими.

Такая организация баз данных наиболее сложная и гибкая. Трехуровневая архитектура информационного хранилища обеспечивает наличие витрин данных и информационных хранилищ (рис. 25).

Витрины данных – небольшие хранилища с упрощенной архитектурой, предназначенные для хранения части данных информационного хранилища с целью снятия нагрузки с основного информационного хранилища. В основном витрины содержат ответы на конкретный ряд вопросов, например, данные АРМ сотрудников организации. Информация в разных витринах может дублироваться.

$Описание: C:\Users\VVershinin\Desktop\Безымянный.png$

Рис. 25. Трехуровневая архитектура хранилища данных

За счет использования витрин данных ускоряется обслуживание и увеличивается число пользователей по сравнению с двухуровневой архитектурой.

Вопросы для самопроверки:

1. Что такое документооборот на предприятии?

2. Что такое электронный документооборот?

3. Какие технические средства обеспечивают электронный документооборот?

4. Какие программные средства обеспечивают электронный документооборот?

5. Перечислите известные программы электронного документооборота.

6. Что такое геоинформация?

7. Что такое геоинформационная технология?

8. Что такое геоинформационная система?

9. Из каких основных частей состоит геоинформационная система?

10. Что такое хранилище данных?

Литература по теме:

1. Хлебников А.А. Информационные технологии: учебник. М.: Кнорус, 2014. – 472 с.

2. Папаскири Т.В. Геоинформационные системы и технологии автоматизированного проектирования в землеустройстве: учеб.–метод. пособие – 3-е изд. – М.: Изд-во ГУЗ, 2011.

3. Самардак А.С. Геоинформационные системы: учеб. пособие. – Владивосток: ТИДОТ ДВГУ, 2005. – Режим доступа: http://window.edu.ru/resource/012/41012

4. Официальный сайт компании 1C. – Режим доступа: http://www.1c.ru

Практические задания:

1. Укажите результат выполнения в зависимости от вида ИТ, заполнив таблицу по образцу.

Технология	Результаты
ИТ электронного документооборота	Организация автоматизированного безбумажного обращения документов на предприятии
Геоинформационные ИТ
ИТ информационных хранилищ

2. Укажите назначение компьютерной программы, заполнив таблицу по образцу.

Программы	Результаты
«Дело», «Е1 Евфрат»	Организация автоматизированного документооборота на предприятии
ArcGIS, ArcInfo, MapInfo
MS Access, FoxPro

3. Укажите компьютерные программы для решения задач, заполнив таблицу по образцу.

Задачи	Программы
Организация автоматизированного документооборота на предприятии	«Дело», «Е1 Евфрат», «1С: Документооборот»
Создание интерактивной карты крупных финансовых компаний в регионе
Создание банка данных клиентов

Тема 6. Интеллектуальные информационные технологии

Цель и задачи: рассмотреть назначение и принципы использования интеллектуальных информационных технологий и их применение в управленческой деятельности.

Вопросы темы:

1. Знания.

2. Понятие искусственного интеллекта.

3. Экспертные системы.

4. Нейросетевые технологии.

Вопрос 1. Знания.

Информационные технологии имеют дело с информацией в виде фактов, данных, документов. Интеллектуальные информационные технологии преобразуют информацию в знания. Знания – это вид информации, хранимой в базах знаний и отражающей знание человека-специалиста (эксперта) в определенной предметной области. База знаний – это аналог базы данных, только для хранения знаний. Они включают множество всех текущих ситуаций в предметной области и способы перехода от одного описания объекта к другому. Другими словами, знания – это связи и закономерности предметной области (принципы, модели, законы), полученные в результате практической деятельности и профессионального опыта, позволяющего специалистам ставить и решать задачи в данной области.

Отдельные понятия, факты, знания, связаны между собой отношениями индуктивного (от частного к общему), дедуктивного (от общего к частному) или индуктивно-дедуктивного вывода и формализуются соответствующими формальными структурами: древовидными, морфологическими, реляционными и др.

Для знаний характерны:

· внутренняя интерпретируемость (толкование);

· структурируемость;

· связность;

· активность.

Говоря образно, знания = факты + убеждения + правила.

Различают знания: понятийные, конструктивные, процедурные, фактографические и метазнания.

Понятийные знания – набор понятий, используемых при решении данной задачи, например, в фундаментальных науках и теоретических областях наук, т.е. это понятийный аппарат науки (пример – информация).

Конструктивные знания – наборы структур, подсистем и взаимодействий между их элементами, например, схема компьютера по Фон Нейману.

Процедурные знания – методы, процедуры (алгоритмы) их реализации, например, в прикладных науках или в экспериментальных науках.

Фактографические – количественные и качественные характеристики объектов и явлений.

Метазнания – знания о порядке и правилах применения знаний (знания о знаниях).

Представление знаний – это процесс, конечная цель которого является представление информации в виде информативных сообщений:

· фраз устной речи;

· предложений письменной речи;

· страниц книги;

· понятий справочника;

· объектов географической карты и т.п.

Вопрос 2. Понятие искусственного интеллекта.

Искусственный интеллект – это свойство автоматических и автоматизированных систем выполнять отдельные функции интеллекта человека, например, выбирать и принимать оптимальные решения на основе ранее полученного опыта и рационального анализа внешних условий.

Создание искусственного интеллекта связано с моделированием высшей нервной деятельности человека. Выделяют два основных подхода к его исследованию и моделированию – имитационный и прагматический.

Имитационный подход ставит своей целью имитировать и результаты работы мозга, и принципы его действия, т.е. понять, как именно работает мозг. В прагматическом подходе не разбираются, как работает мозг. Цель этого подхода – найти методы, позволяющие машине решать сложные интеллектуальные задачи, какие умеет решать только человек.

В действительности оба метода дополняют друг друга. Имитационный подход порождает основные идеи, а прагматический доводит их до стадии практически полезных разработок.

В имитационном подходе обучение строится следующим образом.

Накапливается статистическая информация о комбинации входных сигналов (образов). В тот момент, когда система «понимает», что некая комбинация входных сигналов не случайна, она обучается распознавать эту комбинацию как образ. Распознавание комбинации образов обучает систему формировать более сложные образы.

Такой подход позволил создавать системы, способные находить способ управления в соответствии с меняющимися окружающими условиями и даже корректировать этот способ, т.е. создавать саморазвивающиеся самообучающиеся системы. Цель такой системы – улучшение своего состояния.

Под интеллектуальными информационными технологиями (ИИТ) обычно понимают такие информационные технологии, в которых предусмотрены следующие возможности:

· наличие баз знаний, отражающих опыт конкретных людей, групп, обществ, человечества в целом, при решении творческих задач в определенных сферах деятельности, традиционно считавшихся прерогативой интеллекта человека (например, такие плохо формализуемые задачи, как принятие решений, проектирование, извлечение смысла, объяснение, обучение и т.п.);

· наличие моделей мышления на основе баз знаний: правил и логических выводов, аргументации и рассуждения, распознавания и классификации ситуаций, обобщения и понимания и т.п.;

· способность формировать вполне четкие решения на основе нечетких, нестрогих, неполных, недоопределенных данных;

· способность объяснять выводы и решения, т.е. наличие механизма объяснений;

· способность к обучению, переобучению и, следовательно, к развитию.

ИИТ строятся с использованием технологий гипертекста, мультимедиа, когнитивной графики совместно с методами имитационного и информационного моделирования, лингвистических процессоров, семантических и нейронных сетей и др.

Уникальная особенность ИИТ – их «универсальность». Они практически не имеют ограничений по применению в таких областях, как управление, проектирование, машинный перевод, диагностика, распознавание образов, синтез речи и т. д.

ИИТ используются для:

· создания экспертных систем;

· нахождения решений в сфере управления;

· решения задач аналитического характера на основе структуризации текста для создания аналитических докладов, записок;

· прогнозирования природных, экологических катастроф, техногенных аварий;

· нахождения решений в социальной и политической сферах с повышенной напряженностью и т.д.

Еще одно эффективное применение – поиск информации в Интернете и других глобальных сетях, ее структуризация и доставка заказчику.

Вопрос 3. Экспертные системы.

Назначение и структура экспертных систем.

Наиболее широкое применение в управленческой деятельности получили экспертные системы, создаваемые на основе ИИТ. Такие информационные системы используют знания, полученные от экспертов, то есть квалифицированных специалистов в заданной области. Главная идея использования технологии экспертных систем заключается в том, чтобы получить от эксперта его знания и, загрузив их в память компьютера, использовать всякий раз, когда в этом возникнет необходимость.

Экспертная система (ЭС) представляет собой сложную автоматизированную информационную систему, которая, взаимодействуя с человеком на естественном языке, обрабатывает символьную информацию и использует неполные данных для построения логических выводов, причем знания отделены от обслуживающих их программных средств и вводятся в систему описательным способом. Данные системы позволяют избежать не только технической, но и интеллектуальной работы людей с информацией, соответственно многократно повышают производительность труда за счет увеличения скорости обработки неструктурированной информации.

Экспертные системы представляют собой компьютерные программы, трансформирующие опыт экспертов в какой-либо области знаний в форму эвристических правил (эвристик). Эвристики не гарантируют получения оптимального результата с такой же уверенностью, как обычные алгоритмы, используемые для решения задач в рамках технологии поддержки принятия решений. Однако часто они дают в достаточной степени приемлемые решения для их практического использования. Все это делает возможным использовать технологию экспертных систем в качестве советующих систем.

Экспертная система работает в двух режимах:

1) режиме приобретения знаний;

2) режиме решения задачи (называемом также режимом консультации или режимом использования ЭС).

В режиме приобретения знаний общение с ЭС осуществляет эксперт через посредничество инженера по знаниям. Эксперт – человек, который за годы обучения и практики научился чрезвычайно эффективно решать задачи, относящиеся к конкретной предметной области.

В этом режиме эксперт, используя компонент приобретения знаний, наполняет систему знаниями, которые позволяют ЭС самостоятельно (без эксперта) решать задачи проблемной области. Эксперт описывает проблемную область в виде совокупности данных и правил.

Данные определяют объекты, их характеристики и значения, существующие в области экспертизы. Правила определяют способы манипулирования с данными, характерные для рассматриваемой области.

В режиме консультации общение с ЭС осуществляет конечный пользователь, которого интересует результат и (или) способ его получения.

В зависимости от назначения ЭС пользователь может не быть специалистом в данной проблемной области (в этом случае он обращается к ЭС за результатом, не умея получить его сам), или быть специалистом (в этом случае пользователь может сам получить результат, но он обращается к ЭС с целью либо ускорить процесс получения результата, либо возложить на ЭС рутинную работу).

В режиме консультации данные о задаче пользователя после обработки их диалоговым компонентом поступают в рабочую память. Решатель на основе входных данных из рабочей памяти, общих данных о проблемной области и правил из БЗ формирует решение задачи.

ЭС при решении задачи не только исполняет предписанную последовательность операции, но и предварительно формирует ее.

Если реакция системы непонятна пользователю, то он может потребовать объяснения: «Почему система задает тот или иной вопрос?»

Сходство ИТ, используемых в экспертных системах и системах поддержки принятия решений, состоит в том, что обе они обеспечивают высокий уровень поддержки принятия решений. Однако имеются три существенных различия.

1. Решение проблемы в рамках систем поддержки принятия решений отражает уровень ее понимания пользователем и его возможности получить и осмыслить решение. Технология ЭС, наоборот, предлагает пользователю принять решение, превосходящее его возможности.

2. Способность ЭС пояснять свои рассуждения в процессе получения решения. Очень часто эти пояснения оказываются более важными для пользователя, чем само решение.

3. Использование нового компонента ИТ – знаний.

Основными компонентами ИТ, используемой в ЭС, являются (рис.26):

· интерфейс пользователя;

· база знаний;

· интерпретатор;

· модуль создания системы.

Описание: image028

Рис. 26. Основные компоненты ИТ экспертных систем

Пользователь (специалист) использует интерфейс для ввода информации и команд в ЭС и получения выходной информации из нее. Он может использовать четыре метода ввода информации: меню, команды, естественный язык и собственный интерфейс.

Технология ЭС предусматривает возможность получать в качестве выходной информации не только решение, но и необходимые объяснения.

База знаний содержит факты, описывающие проблемную область, а также логическую взаимосвязь этих фактов. Центральное место в базе знаний принадлежит правилам. Правило определяет, что следует делать в данной конкретной ситуации и состоит из двух частей: условие, которое может выполняться или нет, и действие, которое следует произвести, если выполняется условие.

Все используемые в ЭС правила образуют систему правил, которая даже для сравнительно простой системы может содержать несколько тысяч правил.

Интерпретатор – это часть экспертной системы, производящая в определенном порядке обработку знаний, находящихся в базе знаний. Технология работы интерпретатора сводится к последовательному рассмотрению совокупности правил (правило за правилом). Если условие, содержащееся в правиле, соблюдается, то выполняется определенное действие, и пользователю предоставляется вариант решения его проблемы.

Во многих ЭС вводятся дополнительные блоки: база данных, блок расчета, блок ввода и корректировки данных.

Блок расчета необходим в ситуациях, связанных с принятием управленческих решений. При этом важную роль играет БД, где содержатся плановые, физические, расчетные, отчетные и другие постоянные или оперативные показатели.

Блок ввода и корректировки данных используется для оперативного и своевременного отражения текущих изменений в базе данных.

Программная оболочка ЭС представляет собой готовую программную среду, которая может быть приспособлена к решению определенной проблемы путем создания соответствующей базы знаний. В большинстве случаев использование оболочек позволяет создавать ЭС быстрее и легче в сравнении с программированием.

Примеры экспертных систем в сфере экономики и управления.

В современном обществе при решении задач управления сложными многопараметрическими и сильносвязанными системами, объектами, производственными и технологическими процессами приходится сталкиваться с решением неформализуемых либо трудноформализуемых задач. Такие задачи часто возникают в следующих областях: авиация, космос, оборона, промышленность и транспортировка, энергетика, телекоммуникации и связь, административное управление, прогнозирование и мониторинг.

По предметной области наибольшее количество ЭС используется в военном деле, геологии, инженерном деле, информатике, математике, медицине, метеорологии, управлении процессами, филологии, химии, электронике, юриспруденции. Наиболее значительными достижениями в этой области стало создание систем, которые диагностируют заболевания; предсказывают месторождения полезных ископаемых; помогают в проектировании электронных устройств, машин и механизмов; решают задачи управления реакторами и другие задачи.

Реализация ЭС в экономике на уровне предприятия может происходить по нескольким направлениям.

1. Оценка кредитоспособности предприятия.

Назначение ЭС – определение возможности предоставления кредита предприятию со стороны банка для осуществления кредита. Предприятие предоставляет технико-экономическое обоснование проекта, в котором указывается цель, ожидаемая эффективность (коэффициент и срок окупаемости), ресурсное обеспечение. Одновременно предприятие представляет финансовые документы: баланс и отчет о доходах, на основе которого делается заключение о финансовом положении. Банк должен всесторонне проверить ликвидность, доходность, задолженность, оборачиваемость средств предприятия.

2. Планирование финансовых ресурсов предприятия.

Назначение ЭС – определение источников финансовых средств развития предприятия в зависимости от стратегических целей и формы предприятия, структуры капитала, состояния товарного, кредитного и фондового рынков. В соответствии с планируемой целью (размер получаемой прибыли) для данной сферы деятельности определяется размер требуемого капитала. С учетом формы распределения доходов и полученных финансовых результатов выявляется возможность рефинансирования полученной прибыли в производство.

Предприятие предоставляет технико-экономическое обоснование проекта, в котором указывается цель, ожидаемая эффективность (коэффициент и срок окупаемости), ресурсное обеспечение. Одновременно предприятие представляет финансовые документы: баланс и отчет о доходах, на основе которого делается заключение о финансовом положении. Банк должен всесторонне проверить ликвидность, доходность, задолженность, оборачиваемость средств предприятия. ЭС должна сопоставить цели инвестора и его состояние, т.е. насколько допустимая степень риска в его положении соответствует достижимости целей. В положительном случае для инвестора формируется подходящий состав портфеля.

3. Страхование коммерческих кредитов.

Назначение ЭС – определение условий страхования кредита предприятия страховой компанией (предоставление льгот, страхование на обычных условиях, отказ) и расчет конкретных тарифов в зависимости от принятых условий.

4. Выбор коммерческого банка.

Назначение ЭС – подбор банков для финансового обслуживания предприятия в зависимости от его потребностей в проведении кассово-расчетных, кредитных, депозитных, трастовых операций.

5. Выбор стратегии производства.

Назначение ЭС – определение стратегии производства некоторого товара в зависимости от этапа жизненного цикла и возможностей предприятия.

6. Оценка конкурентоспособности продукции.

Назначение ЭС – оценка уровня конкурентоспособности продукции, которая используется при решении маркетинговых задач.

7. Выбор поставщика продукции.

Назначение ЭС – выбор надежного поставщика продукции с учетом требуемого уровня качества, цены, технического обслуживания и условий поставки.

8. Подбор кадров.

Назначение ЭС – формирование списка вакантных должностей, на которые может претендовать по своим данным кандидат, обратившийся в отдел кадров предприятия (службу занятости). В частности, этот список может оказаться пустым. Соответствие кандидата вакантной должности (рейтинг) задается с определенным фактором уверенности. Особенности решения задачи связаны с тем, что ЭС настраивается на требования и характеристики кандидата на должность. Так на основе анкетных данных осуществляется расчет рейтинга кандидата на все подходящие должности.

Динамическими экспертными системами оперативного управления бизнес-процессами решаются задачи:

· мониторинг бизнес-процессов и оперативное информирование лиц, принимающих решение об отклонениях;

· упреждающая диагностика, прогнозирование отклонений в параметрах операций бизнес-процессов;

· динамическое распределение ресурсов в соответствии с изменяющейся обстановкой;

· планирование действий и составление сетевых графиков работ;

· моделирование последствий принимаемых решений по изменению процессов.

Приведём пример использования ЭС для службы персонала по отбору, оценке и расстановке кадров, которые рекомендованы для использования в банках, на промышленных предприятиях, в строительных организациях, рекрутинговых фирмах и в организациях других сфер деятельности. Такие ЭС позволяют выполнять компьютерное психофизиологическое обследование и тестирование работников, проводить профориентацию, профотбор, прием на работу, сокращение штатов, аттестацию, получать рекомендации по наиболее эффективному использованию каждого работника в условиях конкретного предприятия, создавать профили профессий и должностей, оценивать профпригодность работника, совместимость «команды» и другие функции.

Напомним, что экспертная система – это разновидность прикладной программы, которая решает проблемы и делает выводы, объясняя их. Результат её работы заранее неизвестен, поскольку ход алгоритма рассуждений зависит от постоянно действующего диалога с пользователем, и, следовательно, определяется его ответами. ЭС являются первым этапом в создании искусственного интеллекта.

Некоторые аспекты использования ЭС в управлении персоналом:[1]

1. Прогнозирование кадрового потенциала фирмы на определенный период времени.

2. Обучение. ЭС констатируют и «отлаживают» знания обучающегося человека. В таких системах создана некая модель знаний ученика. Фактические знания ученика сравниваются с существующей моделью и при необходимости исправляются, дополняются, уточняются, т.е. «пробелы» в знаниях заполняются путем постоянного общения ученика с системой. ЭС такого рода могут использоваться в кадровых службах при проведении мероприятий по обучению персонала.

3. Управление. Системы такого назначения можно назвать интегрированными, поскольку они объединяют в себе элементы всех рассмотренных выше экспертных систем.

Экспертные системы можно также разделить на консультационные (или информационные), исследовательские и управляющие. Консультационные системы, могут использоваться в работе государственных служб занятости, кадровых служб фирм и рекрутинговых фирм.

Действующей отечественной ЭС, предназначенной для решения кадровых вопросов, является интеллектуальная система психологических исследований PSY (состоит из более 6000 правил). Разработана в ВНТК «САЙНТЕКС» (г. Москва).

Система используется руководителями и специалистами кадровых служб при решении задач отбора персонала, анализа межличностных отношений в коллективе, ведении БД по кадрам. В ней хранятся сведения о личностных характеристиках людей, полученных в результате соответствующего тестирования.

В систему включены разнообразные тесты, позволяющие выявить уровень профессиональной квалификации работников, их психофизиологические параметры, а также проследить за динамикой изменения определенных характеристик, чтобы выделить те из них, которые имеют отклонения от общепринятых общественных норм.

В системе имеются также средства статистической обработки информации. Экспертная система PSY используется в некоторых коммерческих структурах и органах государственного управления РФ.

Вопрос 4. Нейросетевые технологии.

Определение.

Нейросетевыми технологиями называют комплекс информационных технологий, основанных на применении искусственных нейронных сетей.

Искусственные нейронные сети – это программно- или аппаратно- реализованные системы, построенные по принципу организации и функционирования их биологического аналога – нервной системы человека.

Нервная система человека состоит из нейронов. Все нейроны связаны между собой нервными волокнами, которые передают электрические импульсы.

Нейронные сети – иерархически организованные параллельные соединения адаптивных элементов – нейронов, которые обеспечивают взаимодействие с объектами реального мира так же, как и биологическая нервная система.

К настоящему времени предложено большое количество способов объединения нейронов в нейросеть. Нейроны в сети расположены слоями. Обычно выделяют входной слой, на который подается возбуждающий сигнал, выходной слой, с которого снимают переработанный сетью сигнал, а все остальные слои называют скрытыми, поскольку они не видны пользователю. Очевидно, что для адекватного решения задачи функционирования сети нужно правильно выбрать значения весов связей между нейронами – обучить сеть. Процесс обучения состоит в настройке параметров этой сети.

В практике искусственных нейронных сетей сложились два основных метода обучения:

1) с учителем;

2) без учителя.

Обучение с учителем предполагает, что помимо входных сигналов, известны также и ожидаемые выходные сигналы. Иными словами, нейрон каждый раз получает информацию о том, какой выходной сигнал от него ожидают. При обучении без учителя ожидаемые выходные сигналы неизвестны, подбор весовых коэффициентов осуществляется на основе конкуренции нейронов, либо корреляции обучающих и выходных сигналов.

Наиболее ценное свойство нейронных сетей – способность обучаться на множестве примеров в тех случаях, когда неизвестны закономерности развития ситуации и какие бы то ни были зависимости между входными и входными данными. С такими ситуациями (а это 80 % задач финансового анализа) не справляются как традиционные математические методы, так и экспертные системы.

Нейронные сети способны успешно решать задачи, опираясь на неполную, искаженную и внутренне противоречивую информацию. Для использования методов корреляционного и регрессионного анализов требуется специалист высокой квалификации, однако эксплуатация обученной нейронной сети по силам рядовому пользователю.

Внутренний параллелизм, присущий нейронным сетям, позволяет практически безгранично наращивать мощность любой нейросистемы. Можно начать с простого пакета, потом перейти на профессиональную версию, затем – на специализированный компьютер с гарантией полной преемственности всего ранее созданного.

Применение нейросетевых технологий.

В настоящее время мы переживаем период широкого практического применения нейросетевых технологий для решения самых разнообразных задач. С их помощью стало возможным строить математические модели, выполняющие сложные многомерные отображения входного вектора параметров X на выходной вектор Y.

Задачи подобного рода часто встречаются в самых разнообразных областях, таких как промышленность, экономика, бизнес, финансы, политология, социология, криминалистика, медицина и т.д. Практически в каждой проблеме, решаемой прикладными науками, требуется построить модель явления, процесса, объекта, т.е. выявить и математически описать зависимость одного комплекса параметров от другого, построить математические функции, которые можно использовать для более глубокого анализа объекта. Например, найти оптимальное сочетание управляющих параметров, обеспечивающих максимум целевой функции, выполнить прогнозирование, предсказать, как будут развиваться события в зависимости от того или иного воздействия.

С середины 1980-х гг. нейронные сети начали использоваться на Западе преимущественно в финансовых и военных приложениях. Однако, несмотря на успех, инструмент оказался слишком сложным и дорогостоящим. Ситуация изменилась в начале 1990-х гг., когда на рынке появилось новое поколение нейросетевых технологий – мощных, недорогих, простых в использовании. Одним из лидеров рынка стал нейросетевой пакет Brain Maker американской фирмы California Scientific Software. Разработанный по заказу военных пакет был адаптирован для бизнес-приложений и с 1990 г. удерживает лидерство среди самых продаваемых нейросетевых пакетов США.

Свой путь на российский рынок нейронные сети начали с финансово-кредитной сферы, где заинтересованные в совершенствовании аналитической работы банки стали интенсивно включать нейронные сетевые технологии в состав финансовых приложений. В настоящее время пользователями Brain Marker Pro стали уже более 200 банков и торговых компаний, а также аналитические учреждения верхних эшелонов власти.

Среди перспективных направлений использования нейросетевых технологий можно назвать создание компьютерных моделей поведения клиента для оценки риска или перспективности работы с конкретными клиентами. Например, можно проанализировать прежние сделки и на этой основе оценить вероятность того, согласится ли конкретный клиент на то или иное предложение.

В управлении персоналом нейронные сети используются для профессионального отбора и сопровождения развития персонала. Полносвязная нейронная сеть позволяет производить психодиагностику исследуемых на базе опросников классических тестов с вероятностью правильного ответа 95 %.

Для создания нейросетевых ЭС не нужно вмешательства математика, данная технология позволяет программе непосредственно перенимать опыт психодиагноста. Психодиагностическая методика, созданная на базе технологии нейросетевых ЭС адаптивна к смене социокультурных групп.

При помощи возможностей программных нейроимитаторов можно исследовать параметры психодиагностических методик и уточнять их структуру. Нейронные сети при использовании определенных методов улучшения результатов позволяют создавать компьютерные психологические тесты, не уступающие ныне применяющимся методикам, но обладающие новым и очень важным на практике свойством – адаптивностью.

Так же нейронные сети используются в прогнозировании и классификации, распознавании образов (программы НейроКомп, MultiNeuron).

Вопросы для самопроверки:

1. Что понимается под термином «знания»?

2. В чем разница между знанием и информацией?

3. Что представляет собой искусственный интеллект?

4. Что такое «понятийные знания»?

5. Что такое «конструктивные знания»?

6. Что такое «фактографические знания»?

7. Что такое «метазнания»?

8. Что такое «экспертная система»?

9. В каких режимах работает экспертная система?

10. Кто является источником знаний экспертной системы?

11. В чем суть нейросетевых технологий?

Литература по теме:

1. Ясницкий Л.Н. Введение в искусственный интеллект: учеб. пособие для студ. высш. учеб. заведений. – М.: Издательский центр «Академия», 2011.

2. Згадзай О.Э. Информационные технологии в юридической деятельности: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Юриспруденция» и «Правоохранительная деятельность». – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2014. – 335 с.

3. Информационные технологии в экономике и управлении. учеб. для бакалавров. – 3-е изд. – М.: Юрайт, 2012. – 521 с.

Практические задания:

1. Дайте определения видам знаний, заполнив таблицу по образцу.

Знания	Определение
Понятийные	Набор понятий, используемых при решении данной задачи
Конструктивные
Фактографические
Процедурные
Метазнания

2. Дайте определения понятиям, заполнив таблицу по образцу.

Понятие	Определение
Знания	Вид информации, хранимой в базах знаний и отражающей знание человека-специалиста (эксперта) в определенной предметной области
Искусственный интеллект
Экспертная система
Нейросетевые технологии

3. Укажите тип компьютерных программ для решения задач, заполнив таблицу по образцу.

Задачи	Тип программы
Расчет по математическим и логическим формулам	Табличный процессор
Получение решения задачи выбора вариантов при отсутствии собственного опыта
Проверка орфографических ошибок в тексте

Тема 7. Системы правовой информации

Цель и задачи: рассмотреть назначение и принципы построения информационных систем правовой информации и их применение в управленческой деятельности.

Вопросы темы:

1. Компьютерные технологии для работы с правовой информацией.

2. Государственные системы правовой информации.

3. Коммерческие справочно-правовые системы.

4. СПС «Консультант плюс».

Вопрос 1. Компьютерные технологии для работы с правовой информацией.

Информационные ресурсы в области права стали бурно развиваться в 90-е годы прошлого века. Особенности развития нашей страны в настоящее время характеризует высокий объем ежегодных публикаций правовых документов – более 15 тысяч документов. Источниками информации служат органы законодательной и исполнительной власти всех уровней, министерства, ведомства, комитеты. Правовые документы вступают в силу только после их опубликования в соответствующих изданиях.

Источником информационных ресурсов в области права являются в основном государственные учреждения. Широкий круг пользователей предъявляет к средствам информационного обеспечения в области права следующие основные требования:

· максимальная полнота представления материалов по интересующему пользователя вопросу;

· постоянное обновление информационных ресурсов по мере выхода новых правовых актов;

· возможность получения комментариев по отдельным положениям правовых актов;

· удобство доступа и работы с правовой информацией.

Реализацию этих требований обеспечивают компьютерные технологии, которые позволяют хранить и передавать на любые расстояния значительные объемы информации.

Одним из наиболее важных направлений профессиональной деятельности современного специалиста является справочная информационная работа. С появлением на рабочем столе компьютера изменился ее характер и содержание.

Появился ещё один источник правовой информации – его электронная версия. Конечно, бумажные носители по-прежнему занимают свое место – особенно официальные тексты, однако в оперативном отношении электронная правовая информация всегда будет иметь преимущества.

Для создания компьютерных систем правовой информации широко используются технологии баз данных и информационных хранилищ, технологии электронного документооборота, интеллектуальные информационные технологии, информационные технологии пользователя.

В нашей стране широкое распространение получили компьютерные справочные правовые системы. Справочная правовая система (СПС) — это программный комплекс, включающий в себя массив правовой информации и программные инструменты, позволяющие специалисту работать с этим массивом (производить поиск конкретных документов или их фрагментов, выводить информацию на печать и т. д.).

Вопрос 2. Государственные системы правовой информации.

Задачи сбора, обработки, хранения, анализа правовой информации и организации ее использования возложены на Министерство юстиции РФ.

Информационные ресурсы Министерства юстиции.

Центральным звеном информационной системы Министерства юстиции является Научный центр правовой информации Министерства юстиции РФ (НЦПИ), который был создан в 1975 г. для обеспечения правовой информацией высших органов власти и управления. Продолжая выполнять эту функцию в качестве национального центра, НЦПИ предоставляет информацию пользователям СНГ, Совета Европы и ООН.

В настоящее время ведется интенсивная работа по созданию региональных баз правовой информации. Региональная система представляет собой совокупность автоматизированных информационных центров и абонентских пунктов, объединенных с помощью каналов связи и средств передачи информации в единый программно-технический комплекс.

Основное назначение региональных систем – аккумуляция данных о нормативных актах, принимаемых на уровне субъекта Федерации (законы, постановления, распоряжения и иные документы региональных органов государственной власти).

В настоящее время Министерство юстиции РФ располагает следующими основными информационными ресурсами:

· программно-технологический комплекс «Фонд», содержащий правовые акты СССР, РСФСР, РФ, органов государственной власти субъектов РФ, государств-участников СНГ;

· база данных нормативных актов действующего российского законодательства «Эталон плюс», представляющая собой полнотекстовую базу данных по действующему российскому законодательству;

· база данных судебной статистики.

Рассмотрим подробнее программный комплекс «Эталон плюс».

«Эталон плюс» формируется на основе постоянно пополняемой базы данных нормативных правовых актов РФ, содержащей более 2 миллионов документов.

В справочно-правовой системе «Эталон плюс» сформированы следующие разделы:

1. Законодательство РФ, СССР, СНГ и ведомственные акты. Содержит федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, нормативные акты федеральных органов исполнительной власти, зарегистрированные в Минюсте России, акты межгосударственного характера, а также правовые акты, не требующие регистрации.

2. Законодательство субъектов РФ. Содержит нормативные правовые акты высшего должностного лица субъекта РФ (мэра, губернатора, главы администрации), правительства, территориальных органов исполнительной властью.

3. Муниципальное законодательство – единственная и уникальная информация в РФ. Содержит нормативные акты органов местного самоуправления, уставы муниципальных образований.

4. Государственные и муниципальные закупки. Содержит нормативные правовые акты в сфере размещения государственного (муниципального) заказа, письма разъяснения и комментарии уполномоченных органов исполнительной власти.

В «Эталон плюс» включены нормативные акты, относящиеся к различным отраслям права. В базе данных пользователь может найти документы, регулирующие: государственное устройство; гражданские, трудовые, земельные, жилищные, финансовые правоотношения; социальное страхование; обеспечение и защиту прав граждан; хозяйственную, предпринимательскую, таможенную, внешнеэкономическую, банковскую, биржевую деятельность; вопросы о ценных бумагах, приватизации, налогах, охране окружающей природной среды, недр и т.п.; а также представлена судебная практика.

Нормативные акты в справочно-правовой системе «Эталон плюс» поддерживаются в актуальном состоянии. Пользователям предлагается последняя редакция документа, а также информация об актах, изменивших его первоначальный вариант. Содержащиеся в базе данных законодательные акты имеют ссылки на источник и дату опубликования, а ведомственные акты – на дату и номер регистрации в Минюсте.

НТЦ «Система».

Научно-технический центр правовой информации «Система» Федеральной службы охраны создаёт и поддерживает эталонный банк правовых актов высших органов государственной власти, а также издает и распространяет официальные издания:

· «Собрание законодательства РФ».

· «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти».

Доступ к информации возможен с сайта http://www1.systema.ru/ (рис. 27). Свободный доступ предоставлен к текстам Конституции и кодексов РФ, федеральных и конституционных законов РФ, текстам доктрин РФ, законов РСФСР и СССР.

Рис. 27. Стартовая страница сайта НГЦ «Система»

Информационно-правовая система «Законодательство России».

Информационно-правовая система «Законодательство России» является элементом государственной системы правовой информации, созданной в рамках реализации государственной политики в области правовой информатизации Российской Федерации.

Тексты федеральных законов и правовых актов Президента РФ и Правительства РФ, а также тексты правовых актов органов государственной власти, опубликованные в Собрании законодательства РФ и Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти и распространяемые с использованием информационно-правовой системы «Законодательство России», являются официальными в соответствии с Указами Президента Российской Федерации от 5 апреля 1994 года № 662 «О порядке опубликования и вступления в силу Федеральных законов» и от 23 мая 1996 года № 763 (ред. от 29.05.2017) «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента РФ, Правительства РФ и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти».

Система предназначена для:

· ведения государственных информационно-правовых фондов (федеральное, региональное законодательство, судебная практика, международные договоры, Свод законов Российской империи);

· обеспечения доступа к государственному информационно-правовому фонду;

· формирования, обработки, хранения и доступа к текстам правовых документов;

· автоматизированной поддержки юридической обработки правовой информации.

Доступ к информации, хранящейся в системе, возможен с официального интернет-портала правовой информации www.pravo.gov.ru. Вид главного окна портала показан на рис. 28.

Рис. 28. Главное окно портала «Законодательство России»

Вопрос 3. Коммерческие справочные правовые системы.

Динамика изменений российского законодательства и большой объем документов требуют от специалистов, заинтересованных в достоверной и своевременной правовой информации, использования современных инструментов для работы с юридической информацией. К числу таких инструментов относятся справочные правовые системы (СПС).

СПС служат для хранения в электронном виде, поиска и анализа нормативной правовой информации. Потребность в такой информации возникает не только у юристов, но и у бухгалтеров, налоговиков, предпринимателей в ходе их профессиональной деятельности, а также у отдельных граждан.

Компьютерная справочная правовая система (СПС) – это программный комплекс, включающий в себя массив правовой информации и программные инструменты, позволяющие специалисту работать с этим массивом информации: производить поиск конкретных документов или их фрагментов, формировать подборки необходимых документов, выводить информацию на печать и т.д.

Использование компьютерных технологий для работы с законодательной информацией началось еще во второй половине 1960-х гг. Сначала справочные системы создавались в основном в виде электронных картотек («электронных каталогов»). Так, бельгийская система CREDOC, появившаяся в 1967 г., стала первой в Европе электронной картотекой для компьютерного поиска юридической информации.

Некоторые юридические электронные картотеки в процессе развития начали работать в диалоговом режиме благодаря сети терминалов в библиотеках и стали широко доступны для всех желающих. Примером такой системы может служить FINLEX, созданная в 1982 г. министерством юстиции Финляндии. Она предназначена для предоставления информации о судебных решениях и судебной практике.

При всех достоинствах электронные картотеки не позволяют знакомиться с полным текстом документов, поэтому более удобны полнотекстовые системы, дающие возможность не только практически моментально находить в громадных информационных массивах необходимый документ, но и работать с текстом найденного документа. В 1967 г. началась разработка одной из самых известных полнотекстовых справочных правовых систем США – LEXIS. С 1980 г. система стала доступна пользователям Великобритании, а с 1985 г. – Австралии. Ежедневно она отвечает на более чем 20 тыс. запросов, в ее информационной базе собраны нормативные документы штатов и акты федерального значения, в том числе полный текст Конституции США, а также все судебные прецеденты США.

В России разработка компьютерных справочных правовых баз началась в июле 1975 г., когда руководство Советского Союза приняло решение о развитии правовой информатизации. В рамках реализации этого решения в 1976 г. при Министерстве юстиции был создан Научный центр правовой информации (рассмотрен в вопросе 2). Основной задачей Центра стала разработка справочных систем и государственный учет нормативных актов. В то время пользоваться информационной базой НЦПИ могли лишь отдельные министерства, ведомства и государственные научные организации, широкий же доступ к информации был исключен.

Быстрое развитие и распространение СПС в России началось в конце 1980-х – начале 1990-х гг., когда и появились первые негосударственные СПС: в 1989 г. – «ЮСИС», в 1991 г. – «Гарант», в 1992 г. – «Консультант Плюс».

Основу правовых систем составляют электронные базы и банки правовой информации.

Базы данных информационного обеспечения включают в себя самые разнообразные документы: от координационных планов разработки нормативных актов до актов зарубежного законодательства. В настоящее время в России уже создан ряд компьютерных центров и сетей правовой информации.

Вступившие в строй сети охватывают большую часть территории России и предоставляют свои услуги сотням тысяч пользователей. В задачи этих центров входят сбор, аккумулирование, систематизация, хранение и предоставление потребителям различных сведений правового характера. Наиболее известны в России следующие продукты:

· «Консультант Плюс» (компания «Консультант Плюс»).

· «Гарант» (НПП «Гарант-Сервис»).

· «Кодекс» (Центр компьютерных разработок).

Кроме того, на российском рынке в настоящее время представлены и другие системы, доступные через сеть Интернет, например: «Референт» (www.referent.ru) или «Право.ru» (http://docs.pravo.ru).

Таким образом, справочные правовые системы дают возможность получать и использовать полную, достоверную информацию по правовым проблемам, но имеют статус именно справочных. Поэтому при обращении, скажем, в суд (или иную инстанцию) необходимо ссылаться не на правовую базу, а на официальный источник публикации.

Вопрос 4. Справочно-правовая система Консультант плюс.

Самой распространенной СПС (по исследованию ВЦИОМ 2016 г.) является СПС «Консультант Плюс». На январь 2018 г. она содержала свыше 145 млн. документов. Общероссийская Сеть распространения правовой информации Консультант Плюс состоит из 300 региональных информационных центров, расположенных в крупных городах, и более 400 сервисных подразделений в небольших населенных пунктах.

Консультант Плюс имеет крупнейшую сеть партнеров, обеспечивает доступ к различным типам правовой информации: от нормативных актов, материалов судебной практики, комментариев, законопроектов, финансовых консультаций, схем отражения операций в бухучете до бланков отчетности и узкоспециальных документов.

Назначение и состав СПС «Консультант плюс».

Разнообразные виды документов физически содержатся в едином информационном массиве (ЕИМ), представляющем собой совокупность разделов и информационных банков, входящих в СПС «Консультант Плюс». Документы каждого типа имеют специфические особенности, с учетом которых они объединяются в разделы информационного массива (табл. 1). Названия разделов сформулированы таким образом, чтобы можно было быстро сориентироваться и понять, какие документы в каком разделе находятся.

Таблица 1.

Разделы информационного массива СПС «Консультант Плюс»

Раздел	Содержание
Законодательство	Нормативные и иные официальные акты федеральных и региональных органов государственной власти
Судебная практика	Судебные акты. Материалы по вопросам правоприменительной практики
Финансовые консультации	Консультационные материалы по бухгалтерскому учету, налогообложению, банковской, внешнеэкономической деятельности, вопросам валютного регулирования. Схемы отражения в бухучете финансово-хозяйственных операций (проводки), а также материалы бухгалтерских печатных изданий
Комментарии законодательства	Комментарии к нормативным актам федерального законодательства
Формы документов	Типовые формы, бланки, образцы деловой документации
Законопроекты	Проекты федеральных законов, находящиеся на рассмотрении в Федеральном Собрании РФ
Международные правовые акты	Многосторонние и двусторонние международные договоры Российской Федерации, документы международных организаций, документы о ратификации
Правовые акты по здравоохранению	Нормативные документы по медицине и фармацевтике, консультации по медицинской и фармацевтической деятельности

Программное обеспечение СПС «Консультант Плюс» устанавливается на компьютеры пользователей на основе договорных отношений с Компанией «Консультант Плюс». Компания осуществляет гарантированное регулярное обновление информации и документов, хранящихся в банках данных системы.

Кроме того, любой пользователь сети Интернет может получить доступ к web-версии системы через официальный сайт: https://www.consultant.ru/ (рис. 29).

Рис. 29. Стартовое окно web-версии СПС «Консультант Плюс»

Возможности использования web-версии системы по получению найденных полнотекстовых документов ограничены вследствие того, что доступ к системе через Интернет является бесплатным для любых пользователей. Однако существуют формы договорных отношений с Компанией «Консультант плюс», расширяющие эти возможности.

Механизмы поиска документов.

Структурной единицей информационного банка системы является документ. Любой документ, кроме непосредственно текста, имеет определенные идентификационные характеристики (реквизиты), которые отличают данный документ от других. Поэтому, чтобы найти необходимые документы из системы, нужно заполнить «Карточку поиска» (рис. 30).

Рис. 30. Вид окна «Карточки поиска» СПС Консультант Плюс

«Карточка поиска» – основное средство поиска документов в информационном банке системы. Она представляет собой таблицу с некоторым количеством поисковых полей. Система ищет документы, одновременно удовлетворяющие всем заполненным полям карточки поиска. Однако не обязательно заполнять все поисковые поля. Для поиска любого документа достаточно правильно заполнить лишь два–три поля. При заполнении полей следует обращать внимание на информационную строку внизу карточки поиска. В ней содержится информация о количестве документов, удовлетворяющих запросу. Если сформированный таким образом список документов будет слишком большим, следует уточнить запрос. Желательно, чтобы количество найденных документов не превышало 30–50.

Если же при поиске документа реквизиты его неизвестны или известны приблизительно, то основным средством поиска по конкретному правовому вопросу является поле «Текст документа», где следует задать слова или фразы, которые должны встречаться в тексте этого документа (рис. 30). Если запросу с использованием только данного поля удовлетворяет много документов, то следует его уточнить, используя, в зависимости от имеющейся информации, другие поля карточки поиска. В системе «Консультант Плюс» предусмотрена возможность уточнять полученные списки несколько раз по разным полям.

«Карточку поиска» рекомендуется применять в следующих случаях:

· известна только примерная дата принятия документа;

· необходимо использовать логические операторы;

· желательно ограничить область поиска;

· надо задать в названии документа одни слова, а в его тексте – другие.

Чем точнее будут заданы реквизиты искомого документа, тем меньше найденных документов окажется в сформированном списке и тем легче будет выбрать именно искомый документ среди найденных.

«Карточка поиска» является наиболее универсальным средством, однако в целом ряде случаев можно использовать другие инструменты СПС «Консультант Плюс», позволяющие быстро найти искомую информацию. К таким инструментам относятся: быстрый поиск и правовой навигатор.

В отдельную группу выделены кодексы в силу их особой роли среди нормативных правовых актов. Полный перечень кодексов, доступных для просмотра полнотекстовых документов представлен в соответствующем разделе системы, доступ к которому открывается со стартовой страницы (Рис. 31).

Рис. 31. Страница Кодексы СПС «Консультант Плюс»

Для поиска документов, относительно которых имеется крайне скудная и лишь примерная информация, можно использовать механизм быстрого поиска (рис. 32).

Рис. 32. Карточка «Быстрого поиска» СПС «Консультант Плюс»

Целесообразность использования «Быстрого поиска» или «Правового навигатора» представлена в табл. 2.

Таблица 2.

Целесообразность использования инструментов поиска

Инструменты поиска
«Быстрый поиск»	«Правовой навигатор»
Вы можете развернуто описать ситуацию (в 3–5 словах).	Вы затрудняетесь правильно описать ситуацию и можете задать только 1–2 слова, которые ей соответствуют.

«Правовой навигатор» используется для поиска информации по конкретному правовому вопросу. Состоит из ключевых понятий (правый столбец), объединенных в группы (левый столбец). Необходимые ключевые понятия помечаются галочками (рис. 33).

Рис. 33. Окно «Правового навигатора» СПС «Консультант Плюс»

Как правило, поиск документов с помощью «Правового навигатора» преследует цель получить не один документ, а целую подборку документов по заданной правовой проблеме.

После нахождения требуемого документа одним из описанных механизмов поиска, пользователь имеет возможность чтения полнотекстовой версии найденного документа, перевода его в формат текстового процессора MS Word для выделения нужных фрагментов и их пометок, а также его сохранения для дальнейшего использования.

Документы из СПС «Консультант Плюс» можно легко экспортировать в MS Word, где они автоматически становятся редактируемыми, так что пользователь может их изменять. Кроме того, СПС «Консультант Плюс» включает специально подготовленные формы документов в форматах MS Word и MS Excel, следовательно, можно использовать эти бланки для дальнейшего редактирования и заполнения собственными данными. Это особенно актуально для различных форм бухгалтерской и налоговой отчетности.

Кроме того, любой найденный правовой документ содержит «Справку», в которой отражены сведения о статусе документа (действующий, отменен и пр.), а также об имеющихся редакциях документа. На практике часто возникает необходимость определить правомочность действий в условиях действия законов на конкретный момент времени. Для этого возникает необходимость обратиться к редакции документа, действующей на определенную дату.

Работа со справочно-правовой системой «Консультант Плюс».

Работа со справочно-правовой системой «Консультант Плюс» сводится к следующему:

1) составление запроса на поиск документа или группы документов и их поиск;

2) использование процедур обработки (например, сортировки, фильтрации и т.д.) найденных документов;

3) применение механизма гиперссылок, поиска и создания папок и закладок при работе с текстом документа;

4) чтение, редактирование, печать, сохранение текста документа в файл или экспорт данных в текстовый редактор MS Word или табличный редактор MS Excel.

СПС «Консультант Плюс» обеспечивает получение разнообразной, необходимой в ежедневной работе, информации. «Тематические подборки» в разделе «Обзоры» представляют собой структурированные по тематикам наборы ссылок на консультации и комментарии, которые относятся к тому или иному вопросу (рис. 34).

Рис. 34. Окно «Обзоры законодательства» СПС «Консультант Плюс»

Раздел «Справочная информация», доступен на стартовой странице и содержит самые разные справки по тем или иным вопросам (рис. 35).

Рис. 35. Окно раздела «Справочная информация»

В этом разделе присутствуют формы различных документов (подраздел «ФОРМЫ В MS-WORD, MS-EXEL И ГРАФИЧЕСКИХ ФОРМАТАХ»), которые можно легко найти и заполнить.

На практике различные документы могут содержать разную информацию по одному и тому же вопросу. Кроме того, постоянно появляются новые документы, а принятые ранее могут изменяться.

СПС «Консультант Плюс» позволяет быстро и удобно получить подробную информацию с помощью специальных возможностей, заложенных в данной системе. Например, пользователь может видеть различные графические объекты, содержащиеся в правовых документах: образцы печатей и подписей, рисунки, схемы и др. Если документ содержит какой-либо графический объект, то в тексте появляется соответствующая ссылка, воспользовавшись которой, пользователь может просмотреть данный объект в любом установленном на его компьютере графическом редакторе.

Подробные сведения и инструкции по работе с программой содержатся в разделе «Помощь». Для его вызова следует открыть меню программы (крайняя слева кнопка в строке навигации любой страницы) и выбрать пункт «Помощь» (рис.36).

Рис. 36. Меню программы

После этого откроется окно справочной системы СПС «Консультант Плюс» (рис. 37), содержащее раскрывающееся иерархическое меню для выбора требуемого раздела по работе с системой.

Рис. 37. Окно Справочной системы «Консультант Плюс»

Вопросы для самопроверки:

1. Какие ИТ используются для создания компьютерных систем правовой информации?

2. Что такое справочная правовая система?

3. На какой орган исполнительной власти РФ возложены задачи сбора, обработки, хранения, анализа правовой информации и организации ее использования?

4. Перечислите государственные справочные правовые системы.

5. Перечислите известные коммерческие справочные правовые системы.

6. Каково назначение СПС «Консультант Плюс»?

7. Какие три вида поиска реализует СПС «Консультант Плюс»?

8. В каких случаях целесообразно использовать «Правовой навигатор»?

9. В каких случаях целесообразно использовать «Быстрый поиск»?

10. В каких случаях целесообразно использовать «Карточку поиска»?

Литература по теме:

1. Боев В.Д. Справочная правовая система Консультант Плюс. Самоучитель. – СПб.: BHV-Петербург, 2007.

2. Информационные технологии в экономике и управлении: учеб. для бакалавров. – 3-е изд. – М.: Юрайт, 2012. – 521 с.

3. Новиков Д.Б., Камынин В.Л. Введение в правовую информатику. Справочные правовые системы «Консультант Плюс». – М.: «Консультант Плюс», 2011.

4. Справочные материалы на сайте компании «Консультант плюс». – Режим доступа: www.consultant.ru

Практические задания:

1. Создайте подборку правовых документов, касающихся предоставления отсрочки от призыва на действительную военную службу.

2. Найдите статью, опубликованную в журнале «Жилищное право» в 2013 г., посвященную вопросам ответственности при заливе квартиры.

3. Выясните, какой штраф может быть назначен за управление транспортным средством без одного из государственных регистрационных знаков в соответствии с КОАП РФ.

4. Найдите в СПС «Консультант Плюс» Приказ Министра обороны о призыве на действительную военную службу.

5. Найдите в СПС «Консультант Плюс» форму брачного договора.

Тема 8. Информационные технологии бизнес-планирования

Цель и задачи: рассмотреть структуру типового бизнес-плана и программное обеспечение ИТ бизнес-планирования.

Вопросы темы:

1. Типовой бизнес-план и его составляющие.

2. Программа Project Expert.

3. Онлайн-сервис для пошаговой разработки бизнес-планов BPE24.

Вопрос 1. Типовой бизнес-план и его составляющие.

Бизнес-план.

Бизнес-план – это план или программа осуществления бизнес-операций, действий фирмы, содержащая сведения о фирме, товаре, его производстве, рынках сбыта, маркетинге, организации операций и их эффективности.

Бизнес-план служит двум основным целям:

1. Даёт инвестору ответ на вопрос, стоит ли вкладывать средства в данный инвестиционный проект.

2. Служит источником информации для лиц, непосредственно реализующих проект.

Бизнес-план помогает предпринимателю решить следующие основные задачи:

· определить конкретные направления деятельности фирмы, целевые рынки и место фирмы на этих рынках;

· сформулировать долговременные и краткосрочные цели фирмы, стратегию и тактику их достижения;

· выбрать состав и определить показатели товаров и услуг, которые будут предложены фирмой потребителям;

· оценить производственные и торговые издержки по их созданию и реализации;

· определить лиц, ответственных за реализацию стратегии;

· выявить соответствие имеющихся кадров фирмы, условий мотивации их труда предъявляемым требованиям для достижения поставленных целей;

· определить состав маркетинговых мероприятий фирмы по изучению рынка, рекламе, стимулированию продаж, ценообразованию, каналам сбыта и др.;

· оценить финансовое положение фирмы и соответствие имеющихся финансовых и материальных ресурсов возможностям достижения поставленных целей;

· предусмотреть трудности, «подводные камни», которые могут помешать практическому выполнению бизнес-плана.

Существуют «три кита» любого бизнеса:

1. Ресурсы – материальные, финансовые, человеческие, временные.

2. Менеджмент – система управления предприятием или проектом.

3. Маркетинг – система мер по реализации продукции/услуг и учету конъюнктуры рынка.

Цели бизнес-планирования:

· Оценка потребностей рынка.

· Оценка потребностей в ресурсах.

· Оценка необходимых капиталовложений и расчет ожидаемых прибылей.

· Оценка объёма работ и распределение обязанностей.

· Принятие решения о целесообразности данного бизнеса.

Задачи бизнес-планирования:

· Обоснование возможности производства или предоставления услуги.

· Определение круга возможных потребителей.

· Обоснование конкурентоспособности продукта.

· Обоснование способов и источников финансирования.

Состав бизнес-плана:

Состав типового бизнес-плана:

1. Резюме.

2. Цели и задачи.

3. Анализ рынка.

4. Производственный план.

5. Маркетинговый план.

6. Организационный план.

7. Финансовый план (бюджет).

1. Резюме – это выводы, итоги. Главная цель – убедить инвестора. Составляется после того, как бизнес-план уже написан, но помещается в начало. Содержит базовые идеи проекта и перспективы бизнеса. Объем резюме – одна, две или три страницы.

Существует два типа резюме – конспективное и описательное.

Конспективное резюме составляется в строгом деловом тоне. Содержит краткое изложение основных выводов по каждому разделу бизнес-плана. Подходит для традиционных видов бизнеса.

Описательное резюме – это краткий эмоциональный рассказ. На первом плане – концептуальные моменты и новизна решений. Подходит для нового, нетрадиционного бизнеса – новый товар, технология или услуга.

2. Цели и задачи

Этот раздел бизнес-плана содержит:

1) Анализ ситуации:

· объективные предпосылки организации бизнеса;

· факторы, способствующие реализации замысла;

· характеристика среды.

2) Анализ идеи:

· подробное изложение способов реализации;

· возможности и проблемы.

3) Выбор бизнес-стратегии.

Бизнес-стратегия определяет средства достижения поставленной цели и обозначает основные направления деятельности предприятия. Стратегий может быть несколько, из них выбирается оптимальная, определяющая конкретный план действий.

3. Продукт:

В разделе указывается:

· какие потребности должен удовлетворить продукт;

· что особенного (привлекательного для потребителя) в товаре (услуге);

· жизненный цикл продукта (время старения);

· имеющиеся патенты;

· дизайн и упаковка;

· цена и затраты на производство (себестоимость).

4. Анализ рынка:

· обзор рынка;

· лидеры и аутсайдеры;

· динамика развития рынка;

· выявление собственной «ниши».

5. Производственный план:

· характеристики расположения производственных площадей;

· оборудование;

· описание производственных процессов;

· контроль качества продукции;

· составляющие стоимости производства;

· взаимодействие с поставщиками и потребителями продукции.

6. Маркетинговый план включает описание следующих вопросов:

· ценообразование;

· схема распространения продукции;

· методы продвижения (реклама и пр.);

· методы стимулирования продаж;

· послепродажное сопровождение;

· формирование имиджа компании (PR).

7. Организационный план содержит:

· план основных мероприятий;

· распределение обязанностей;

· квалификация специалистов;

· квалификация менеджеров;

· контроль исполнения;

· методы стимулирования труда.

8. Финансовый план – это описание финансовой модели с оценками затрат и обзором ожидаемого уровня продаж и прибыли за прогнозируемый период. Основные исходные данные включают расчеты финансовых показателей: инвестиционных затрат, налогов и сборов, прибылей и убытков, балансовый отчет.

Программное обеспечение бизнес-планирования.

На рынке программного обеспечения можно найти множество программ, которые были разработаны специально для составления бизнес-планов. Причем с зарубежными компаниями сейчас успешно конкурируют российские компании, которые предоставляют программное обеспечение довольно высокого класса. Программы для составления бизнес-планов помогают ускорить процесс написания бизнес-плана, а также производят множество необходимых расчетов.

В настоящее время существует весьма широкий спектр специализированных программных продуктов, которые позволяют значительно улучшить качество бизнес-планов. Наиболее часто в нашей стране применяются пакеты прикладных программ: COMFAR (Computer model for reporting) и PROPSPIN (Project profile screening and reappraisal information system), созданные при ЮНИДО – Комиссии ООН по промышленному развитию.

Хорошо известны также пакеты «Альт-Инвест» фирмы «Альт» (г. Санкт-Петербург), «Мастерская бизнес-планирования», «Business Plan PL», «Plan Business Intelligent» и пакет «Project Expert» фирмы «Про-Инвест Консалтинг» (г. Москва). Подробному рассмотрению программы Project Expert посвящена тема 8 вопрос 2.

Также в настоящее время существуют онлайн-сервисы для бизнес-планирования, например, сервис Business Plan Expеrt (https://www.expert-systems.com/), который предназначен для пошаговой разработки бизнес-планов компаниями малого и среднего бизнеса и ориентирован, в первую очередь, на подготовку проектов стартапов. Последняя версия системы BPE24 – позволяет самостоятельно выполнить необходимые финансовые расчеты и составить готовый бизнес-план, даже не будучи финансовым специалистом. Система используется для долгосрочного инвестиционного кредитования малого и среднего бизнеса.

Системы типа Microsoft Project, Time Line, Primavera предназначены только для разработки календарного плана работ и сетевого проекта, включая длительность и затраты по его стадиям, и применяются в основном как системы управления проектами (рассматриваются в теме 10).

Вопрос 2. Программа Project Expert.

Назначение и основные возможности.

Пакет Project Expert – автоматизированная система планирования и анализа эффективности инвестиционных проектов на базе имитационной модели денежных потоков.

Разработчик проекта – фирма «Про-Инвест Консалтинг» длительное время является участником рынка программных проектов в области экономики и финансов. Она начала свою деятельность в 1989 г. как инвестиционный центр при АН СССР.

Применение системы Project Expert 7 позволяет:

· разработать планы развития предприятия и провести анализ инвестиционных проектов;

· отбирать оптимальные варианты стратегии развития предприятия из ряда альтернативных;

· определять потребность в привлечённых денежных средствах;

· рассматривать различные варианты схем финансирования;

· оценивать и отслеживать рост стоимости, а также факторы, влияющие на жизнеспособность предприятия и допустимый уровень риска.

Программа Project Expert 7, как инструмент финансового анализа, выполняет две основные функции:

1) преобразует описание деятельности предприятия с языка пользователя в формализованное описание денежных потоков;

2) вычисляет показатели, по которым финансовый менеджер может судить о результативности принятых решений.

На практике, финансовому менеджеру важно не только самому убедиться в обоснованности разработанного плана, но и убедить в этом инвестора, средства которого он предполагает привлечь для расширения деятельности компании или развития нового бизнеса. Чаще всего, приходится обращаться к разным инвесторам, имеющим различные взгляды на то, как оценивать эффективность предлагаемых проектов.

В системе Project Expert определяется общая эффективность проекта, эффективность вложений в него для каждого из участников, выбираются варианты производства, закупок и сбыта, ведётся контроль реализации проекта, а также разрабатывается качественный бизнес-план.

С помощью Project Expert исходные данные о планируемой операционной деятельности, обеспечивающих ее реализацию вновь создаваемых активах и привлеченных для их финансирования средствах автоматически преобразуются в:

· прогнозную финансовую отчетность: отчет о движении денежных средств, баланс, отчет о прибылях и убытках;

· таблицы прогнозных финансовых показателей, показателей эффективности инвестиций;

· итоговые отчеты бизнес-плана.

Работа с Project Expert 7 состоит из ряда шагов, выполняемых обычно в следующей последовательности:

1. Построение модели.

2. Определение потребности в финансировании.

3. Разработка стратегии финансирования.

4. Анализ эффективности проекта.

5. Формирование и печать отчетов.

6. Контроль реализации проекта.

Построение модели.

В процессе построения модели необходимо, в первую очередь, ввести следующие исходные данные:

· дату начала и длительность проекта;

· перечень продуктов и/или услуг предприятия;

· две валюты расчета для платежных операций на внутреннем и внешнем рынках;

· перечень, ставки и условия выплат основных налогов;

· для действующего предприятия также следует описать состояние баланса предприятия на дату начала проекта.

На рисунке 38 показан вид главного окна программы в разделе «Проект», который служит для ввода общей информации о проекте, находятся настройки параметров расчета и отображения данных.

Рис. 38. Вид главного окна программы в разделе «Проект»

В модуле «Заголовок» раздела «Проект» отображается информация, введенная при создании проекта. Выпуск продукции или предоставление услуг является основным содержанием проекта, поэтому подготовку бизнес-плана следует начать с формирования перечня продуктов в модуле «Список продуктов».

Модуль «Текстовое описание» раздела «Проект» служит для формирования текстовой части проекта. Представленная здесь информация организована в форме дерева, структура которого обычно соответствует структуре бизнес-плана (рис. 39).

Рис. 39. Вид окна модуля «Текстовое описание» раздела «Проект»

Модуль «Отображение данных» раздела «Проект» служит для указания масштаба представления данных проекта и настройки параметров отображения итоговых таблиц (рис. 40).

Рис. 40. Окно модуля «Отображение данных» на вкладке «Масштаб»

Раздел «Настройка расчета» раздела «Проект» служит для задания параметров показателей эффективности проекта и степени детализации результатов. Здесь следует определить перечень таблиц, которые необходимо сформировать в результате расчета проекта. Выбор подходящих параметров расчета показателей эффективности позволяет получить корректную оценку проекта, учитывающую особенности его реализации.

В диалоговом окне раздела «Защита проекта» устанавливаются пароли для трех категорий пользователей:

1) автора проекта;

2) менеджера проекта;

3) гостя.

Вкладка «Компания» открывает одноименный раздел, который служит для ввода данных, характеризующих финансово-экономическое состояние предприятия на момент начала проекта: стартовый баланс, система учета и др.

В разделе «Инвестиционный план» можно составить календарный график начальных капитальных вложений и подготовительных работ. Здесь можно определить этапы работ, указать ресурсы, необходимые для выполнения этих этапов и их стоимость, установить взаимосвязи между этапами, сформировать активы предприятия, описать способы и сроки амортизации активов.

Модуль «Календарный план» является главным в разделе «Инвестиционный план». Здесь можно создавать и удалять этапы, устанавливать связи между ними, описывать ресурсы проекта и схему их использования; отсюда открывается доступ ко всем остальным диалогам раздела. Пример создаваемого календарного плана проекта (первый этап) представлен на рис. 41.

Рис. 41. Пример создаваемого календарного плана проекта

Раздел «Операционный план» формирует план сбыта продукции, план производства, сведения о материалах и комплектующих, план по персоналу и данные об издержках (рис. 42).

Рис. 42. Окно раздела «Операционный план»

Модуль «План сбыта» раздела «Операционный план» служит для ввода данных об объемах и условиях продажи продуктов, здесь же могут устанавливаться тенденции изменения цен и условия налогообложения (рис. 43).

Рис. 43. Окно Модуля «План сбыта» раздела «Операционный план»

Модуль «План производства» раздела «Операционный план» предназначен для ввода информации о прямых издержках производства и формирования графика производства. К прямым (переменным) издержкам относятся такие издержки, величина которых зависит от объема производства продукции. К ним можно отнести: затраты на сырье, материалы, сдельную зарплату. Величина прямых производственных издержек определяется в расчете на единицу продукции.

Модуль «План персонала» раздела «Операционный план» служит для описания общих (постоянных) издержек на зарплату работников предприятия. Данные о персонале подразделяются на три группы: управление, производство, маркетинг.

Диалог «Общие издержки» раздела «Операционный план» служит для ввода постоянных издержек. Величина издержек этого вида, называемых также накладными расходами, не связана непосредственно с объемом производства или сбыта.

К общим издержкам относятся, например, затраты на коммунальное обслуживание, аренду помещений и оборудования, ремонтные работы, рекламу и т.п.

Раздел «Финансирование» предназначен для подготовки плана финансовой деятельности предприятия. Здесь можно описать условия привлечения финансовых ресурсов, порядок обслуживания задолженности и расчетов с акционерами, а также определить условия размещения свободных денежных средств и использования прибыли предприятия.

Раздел «Результаты» служит для формирования финансовых отчетов, таблиц и графиков, отражающих результаты моделирования деятельности предприятия (рис. 44).

Рис. 44. Окно раздела «Результаты»

Стандартный бухгалтерский «Отчет о прибылях и убытках» раздела «Результаты» позволяет определить из каких составляющих складывается прибыль предприятия.

Таблица «Баланс» отражает структуру активов, обязательств и собственных средств предприятия на каждом этапе реализации проекта. В структуре активов баланса выделены три основных группы: текущие активы, основные средства, инвестиции.

«Отчет об использовании прибыли» раздела «Результаты» показывает структуру распределения прибыли, получаемой компанией в ходе реализации проекта.

Модуль «Детализация результатов» открывает доступ к таблицам, содержащих подробную информацию о различных сторонах финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Диалог «Графики» обеспечивает широкие возможности для графического отображения данных и результатов финансового анализа.

Модуль «Отчет» раздела «Результаты» позволяет сформировать бизнес-план проекта, в который включаются исходные данные, результаты расчетов и текстовая информация.

Последовательный ввод имеющихся данных по проекту завершает подготовку программы к выдаче промежуточных и итоговых отчетов. Перечень требуемых данных в стандартном отчете указывается в диалоговом окне «Стандартный отчет» (рис. 45).

Рис. 45. Установка перечня требуемых данных в «Стандартном отчете»

Модуль «Экспертное заключение» раздела «Результаты» служит для автоматизации создания экспертных заключений по проекту.

Раздел «Анализ проекта» позволяет исследовать финансовую эффективность проекта:

· изучить динамику финансовых коэффициентов;

· рассмотреть показатели эффективности инвестиций;

· исследовать чувствительность проекта и его устойчивость к изменениям случайных факторов;

· оценить эффективность работы каждого подразделения;

· определить доходность проекта для его участников.

Раздел «Актуализация» предназначен для контроля над ходом выполнения проекта. Здесь можно ввести актуальные данные о фактических поступлениях и выплатах, просмотреть актуализированный отчет о движении денежных средств и получить отчет о рассогласовании планируемых и фактических денежных потоков.

Вопросы для самопроверки:

1. Назовите «три кита» любого бизнеса.

2. Каково назначение бизнес-плана?

3. Перечислите составляющие типового бизнес-плана.

4. Какова роль «Резюме» бизнес-плана?

5. Каковы «Цели и задачи» бизнес-плана?

6. Для чего предназначена программа Project Expert?

7. Перечислите основные возможности программа Project Expert.

8. Назовите основные этапы разработки модели инвестиционного проекта в Project Expert?

9. Что такое инвестиционный план в Project Expert?

10. Что такое операционный план в Project Expert?

Литература по теме:

1. Смирнова О.П., Беляева С.В. Бизнес-планирование. – Иваново: Изд-во Иван. гос. хим. тех. ун-та, 2015.

2. Кабанов В.А. Практикум Project Expert: учеб. пособ. – М.: МГИУ, 2015.

3. Гобарева Я.Л., Золотарюк А.В. Профессиональные компьютерные программы: Моделирование хозяйственной деятельности в Project Expert. – М.: ФГОБУ ВПО «Финансовый университет при Правительстве РФ», 2014. – 66 с.

4. Клоков И.В. Бизнес-план на компьютере. Быстро и просто. – СПб.: Питер, 2007.

Практические задания:

1. Укажите назначение программ, заполнив таблицу по образцу.

Программа	Назначение
MS Outlook	Формирование перечня задач с указанием сроков выполнения
Project Expert
Business Plan Expеrt BPE24

2. Укажите программы, заполнив таблицу по образцу.

Функция	Программа
Формирование перечня задач с указанием сроков выполнения	MS Outlook
Расчет финансовых показателей
Разработка бизнес-плана
Онлайн создание бизнес-плана

3. Укажите результаты применения технологий, заполнив таблицу по образцу.

Технология	Результаты
ИТ электронного документооборота	Организация автоматизированного безбумажного обращения документов на предприятии
ИТ бизнес-планирования
ИТ управления

Тема 9. Информационные технологии учета и управления предприятием

Цель и задачи: рассмотреть структуру типовых информационных технологий учета и управления предприятиями, а также их практическую реализацию.

Вопросы темы:

1. Задачи учета и управления предприятием.

2. Обзор системы «1С:Предприятие 8».

3. Основы работы с системой «1С:Предпрятие 8».

Вопрос 1. Задачи учета и управления предприятием.

Первым шагом на пути к эффективному управлению является создание системы сбора, оперативной обработки и получения оперативной, точной и достоверной информации о деятельности предприятия, – системы для реализации управленческого учета.

Управленческий учет представляет собой проблему для значительной части руководителей предприятий в основном из-за отсутствия соответствующей системы обработки и представления данных, на основе которых принимаются решения. Иногда сведения, получаемые руководством для контроля и принятия решений, формируются из системы финансовой отчетности, кадрового учета и т.д. Но проблема заключается в том, что эти сведения служат специфическим целям и не отвечают потребностям руководства для принятия решений. Поэтому на многих предприятиях существуют параллельно две системы учета – бухгалтерский и управленческий (практический), т.е. выполняющие повседневные рабочие задачи сотрудников и руководителей предприятия. Как правило, такой учет ведется по принципу «снизу-вверх». Сотрудники для выполнения своей работы фиксируют необходимые им данные (первичную информацию). Когда руководству нужно получить какие-то сведения о положении дел на предприятии, оно обращается с запросами к менеджерам более низкого уровня, а те, в свою очередь, к исполнителям.

Для того чтобы руководство предприятия могло получать данные, необходимые ему для принятия управленческих решений, необходимо строить систему отчетности «сверху вниз», формулируя потребности верхнего уровня управления и проецируя их на нижние уровни исполнения. Только такой подход обеспечивает получение и фиксирование на самом низшем исполнительском уровне таких первичных данных, которые в обобщенном виде смогут дать руководству предприятия нужную информацию.

Важнейшими требованиями к системе управленческого учета являются: своевременность, единообразие, точность и регулярность получения информации руководством предприятия. Эти требования могут быть реализованы при соблюдении ряда простых принципов построения системы управленческой отчетности.

Принципы построения системы управленческой отчётности:

· система должна быть ориентирована на лиц, принимающих решения, и на сотрудников аналитического отдела;

· система должна строиться «сверху вниз», руководители каждого уровня должны проанализировать состав и периодичность данных, необходимых им для выполнения своей работы;

· исполнители должны иметь возможность фиксирования и передачи «наверх» установленных их руководством данных;

· данные должны фиксироваться там, где порождаются;

· информация разной степени детализации должна быть доступной всем заинтересованным потребителям сразу же после ее фиксирования.

Очевидно, что эти требования наиболее полно могут быть реализованы с помощью автоматизированной информационной системы. Однако опыт упорядочения систем управленческой отчетности на различных предприятиях показывает, что внедрению автоматизированной системы управленческого учета должна предшествовать достаточно большая «бумажная» работа. Ее выполнение позволяет промоделировать различные особенности управленческой отчетности предприятия и тем самым ускорить процесс внедрения системы и избежать многих дорогостоящих ошибок.

Принятие верных управленческих решений является залогом долгого и успешного ведения бизнеса в любом направлении деятельности. Постановка управленческого учета должна решать следующие задачи:

· сбор и получение данных о состоянии компании в натуральных и финансовых показателях;

· анализ финансовых последствий принятия одних либо других решений;

· возможность оценки эффективности отдельных операций;

· контроль работы как всей компании, так и каждого отдельного подразделения;

· управления прибылью и рентабельностью.

Особенности управленческого учета.

Управленческий учет необходим для принятия управленческих решений. Невозможно качественно управлять, не имея полной информации об объекте управления. Огромное число разнообразных показателей и множество производимых действий требуют внедрения автоматизированной системы управления и учета, способной оптимизировать деятельность предприятия, что в свою очередь позволит его руководству получать многомерное представление о состоянии дел для последующего принятия правильных управленческих решений. Управленческий учет, по сравнению с бухгалтерским, применяется только для возможности решения управленческих задач.

Риски «ручного» управленческого учета.[2]

Часто для управленческого учета применяют Excel. Данный инструмент хорош, но для других целей. Самые критические риски постановки управленческого учета:

· производительность;

· разграничение прав доступа;

· аудиторский след;

· мгновенное сравнение результатов различных периодов;

· критичность ошибок;

· сложность выборки данных и их анализа.

Для любого предприятия возможность повышения эффективности производства в первую очередь определяется эффективностью существующей системы управления. Скоординированное взаимодействие между всеми подразделениями, оперативная обработка и анализ получаемых данных, долговременное планирование и прогнозирование состояния рынка – вот далеко не полный перечень задач, которые позволяют решить внедрение современной автоматизированной системы управления. В настоящее время на отечественном рынке преобладают две основные тенденции их разработки и внедрения.

Первая заключается в том, что предприятие пытается постепенно внедрить системы автоматизации лишь на отдельных участках своей деятельности, предполагая в дальнейшем объединить их в общую систему либо довольствуясь «кусочной» (лоскутной) автоматизацией. Несмотря на то, что этот путь на первый взгляд кажется менее затратным, опыт внедрения таких систем показывает, что минимальные затраты в подобных проектах чаще всего оборачиваются и их минимальной отдачей, а то и вовсе не приносят желаемого результата. К тому же сопровождение и развитие таких систем чрезвычайно затруднено и слишком затратно.

Вторая тенденция – комплексное внедрение систем автоматизации, что позволяет охватить все звенья системы менеджмента – от низового уровня производственных подразделений до верхнего управленческого уровня. Такая система включает в себя автоматизацию:

· многих направлений деятельности предприятия (бухгалтерский учет, управление персоналом, сбыт, снабжение и т.д.);

· основных технологических процессов предприятия;

· собственно управленческих процессов, процессов анализа и стратегического планирования.

Интегрированная информационная среда.

Единое информационное пространство предприятия представляет собой совокупность баз и банков данных, технологий их ведения и использования, информационно-телекоммуникационных систем и сетей, которые функционируют на основе единых принципов и по общим правилам, обеспечивающим защищенное информационное взаимодействие всех участников, а также удовлетворение их информационных потребностей в соответствии с иерархией обязанностей и уровнем доступа к данным. Схематически информационное пространство предприятия представлено на рис. 46.

Рис. 46. Схема информационного пространства предприятия

Интегрированная информационная среда как основа единого информационного пространства включает в себя следующие главные компоненты:

1. Телекоммуникационную среду, коммуникационное программное обеспечение (ПО), средства организации коллективной работы сотрудников (Groupware).

2. Информационные ресурсы, информационные системы и механизмы предоставления информации на их основе:

· ERP-система (Enterprise Resource Planning – планирование ресурсов предприятия);

· ПО управления электронным документооборотом;

· ПО информационной поддержки предметных областей;

· ПО оперативного анализа информации и поддержки принятия решений;

· ПО управления проектами;

· встроенные инструментальные средства и другие продукты (например, CAD/CAM/CAE/PDM-системы, ПО управления персоналом и др.).

3. Организационную инфраструктуру, обеспечивающую функционирование и развитие информационной среды.

4. Систему подготовки и переподготовки специалистов и пользователей информационной среды.

ERP и управление возможностями бизнеса.

ERP-системы (от анг. Enterprise Resource Planning – «система планирования ресурсов предприятий»; иногда также встречается термин «планирование ресурсов в масштабах предприятия» – Enterprise-wide Resource Planning) – это корпоративные информационные системы, обеспечивающие автоматизированный учет и планирование деятельности предприятия.

В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища (репозитория) данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию: плановую и финансовую информацию, производственные данные, данные по персоналу и др. Наличие единого корпоративного репозитория устраняет необходимость в передаче данных от одной системы к другой (например, от производственной системы к финансовой или к кадровой), а также обеспечивает одновременную доступность информации для любого числа сотрудников предприятия, обладающих соответствующими полномочиями.

Целью ERP-систем является не только улучшение управления производственной деятельностью предприятия, но и уменьшение затрат и усилий на поддержку его внутренних информационных потоков.

Существует немало определений ERP-систем. Наиболее часто встречается следующее: ERP-система – это набор интегрированных приложений, позволяющих создать интегрированную информационную среду (ИИС) для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций предприятия. Основой ИИС предприятия являются именно ERP-системы.

По первоначальному определению Американского общества по управлению производством и запасами (American Production and Inventory Control Society – APICS): «ERP – метод для эффективного планирования и контроля всех ресурсов, необходимых для того, чтобы принять, выполнить, отгрузить и учесть заказы клиентов в производственной, дистрибуторской или сервисной компании».

В последней редакции APICS: «ERP – это подход для организации, определения и стандартизации бизнес-процессов, необходимых, чтобы предприятие могло использовать внутренние знания для поиска внешнего преимущества».

Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу и в той или иной степени охватывают все ключевые процессы деятельности компании (рис. 47). Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.

Рис. 47. Модульный принцип процессов деятельности компании

Основные функции ERP-систем:

· ведение конструкторских и технологических спецификаций, которые определяют состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для его изготовления;

· формирование планов продаж и производства;

· планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объемов поставок для выполнения плана производства продукции;

· управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учета и оптимизации складских и цеховых запасов;

· планирование производственных мощностей: от стратегии всего предприятия до планов использования отдельных станков и оборудования;

· оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учет;

· управление проектами, включая планирование этапов и ресурсов, необходимых для их реализации.

ERP-системы предназначены для управления всей финансовой и хозяйственной деятельностью предприятия. Они используются для оперативного предоставления руководству предприятия информации, необходимой для принятия управленческих решений, а также для создания инфраструктуры электронного обмена данными предприятия с поставщиками и потребителями. ERP-системы позволяют использовать одну интегрированную программу вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учетом.

Реализуемая в ERP система разграничения доступа к информации предназначена (в комплексе с другими мерами информационной безопасности предприятия) для противодействия как внешним угрозам (например, промышленному шпионажу), так и внутренним (например, хищениям данных). Внедряемые в связке с системами контроля качества и поддержки отношений с клиентами, ERP-системы нацелены на максимальное удовлетворение потребностей компаний в средствах управления бизнесом.

На отечественном рынке ERP-систем присутствует целый ряд компаний-производителей: Baan, Галактика, 1С и др.

Компания Baan (http://www.baan.com, http://www.baan.ru) в настоящее время входит в подразделение Software Systems британской группы Invensys (http://www.invensys.com), основана в 1978 г. как консалтинговая фирма по обслуживанию финансовых и административных проектов. В 1990 г. Baan Company была преобразована в транснациональную корпорацию со штаб-квартирами в Нидерландах и США.

В начале 1980-х гг. компания создавала собственные программные продукты на платформе UNIX. В 1987 г. на рынок вышел комплексный пакет Triton – первая интегрированная система управления предприятием (ERP), разработанная в среде UNIX. В 1996 г. ей на смену пришла корпоративная информационная система Baan IV.

Система Baan предназначена для комплексной поддержки бизнеса. Это настраиваемая система, все подсистемы которой конфигурируются под процедуры и задачи бизнеса заказчика.

На рис. 48 для примера приведен состав ERP-системы BAAN IV, а на рис. 49 показан пример взаимосвязи функциональных блоков ERP-системы.

Рис. 48. Состав ERP-системы BAAN IV

Рис. 49. Пример взаимосвязи функциональных блоков ERP-системы

Аббревиатура ЦФО (Центр финансовой ответственности) – это структурное подразделение предприятия, осуществляющее определенный набор хозяйственных операций и оказывающее непосредственное воздействие на те или иные финансовые показатели этих операций. По этой причине ЦФО ответственны за уровень данных подконтрольных показателей. Аббревиатура НЗП (незавершенное производство) – продукция, находящаяся на различных стадиях производственного процесса.

Корпорация «Галактика» – ведущий разработчик и поставщик информационных бизнес-систем в странах СНГ. Информационная система «Галактика ERP» – современная высокопроизводительная автоматизированная система, позволяющая оперативно решать управленческие и учетные задачи, а также обеспечивать персонал предприятия достоверной информацией для оптимизации работы и максимальной эффективности.

Система «Галактика ERP» состоит из функциональных подсистем:

· управление и планирование производства;

· финансовое планирование, управленческий учет;

· бухгалтерский и налоговый учеты;

· складской учет, управление логистикой;

· управление персоналом и кадровой политикой.

Фирма «1С» основана в 1991 г. и специализируется на разработке, дистрибуции, издании и поддержке компьютерных программ делового и домашнего назначения.

Из собственных разработок фирмы «1С» наиболее известны программы системы «1С:Предприятие», а также продукты для домашних компьютеров и образовательной сферы.

Система программ «1С:Предприятие» предназначена для автоматизации управления и учета на предприятиях различных отраслей, видов деятельности и типов финансирования, и включает в себя решения для комплексной автоматизации производственных, торговых и сервисных предприятий, продукты для управления финансами холдингов и отдельных предприятий, ведения бухгалтерского учета.

Вопрос 2. Обзор системы «1С:Предприятие 8».

Система программ «1С:Предприятие 8» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу (рис.50).

Рис. 50. Структура системы программ «1С:Предприятие 8»

Области применения.

Гибкость платформы позволяет применять «1С:Предприятие 8» в самых разнообразных областях:

· автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т.д.;

· поддержка оперативного управления предприятием;

· автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;

· ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;

· широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;

· решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;

· расчет зарплаты и управление персоналом и др. области применения.

Технологическая платформа.

Основная задача платформы заключается в повышении уровня абстракции при разработке и использовании прикладных решений. Это позволяет перейти от технических и низкоуровневых понятий к более содержательным и высокоуровневым. Приближает эти понятия к языку пользователей и специалистов в предметной области. В конечном итоге это значительно ускоряет и унифицирует разработку прикладного решения и его сопровождение.

Платформа также решает и традиционные задачи, связанные с производительностью, эргономикой, функциональностью и т.д.

В системе «1С:Предприятие» существует четкое разделение на платформу и прикладное решение.

Платформа:

· представляет собой каркас, в котором функционирует прикладное решение;

· служит фундаментом для построения прикладных решений, а также средой их исполнения;

· содержит инструментарий, необходимый для разработки, администрирования и поддержки прикладных решений.

При этом прикладное решение является самостоятельной сущностью и может выступать в качестве отдельного программного продукта. Но полностью опирается на технологии платформы.

Прикладные решения.

Фирма «1С» выпускает тиражные прикладные решения, предназначенные для автоматизации типовых задач учета и управления в коммерческих предприятиях реального сектора и бюджетных организациях. В каждом программном продукте сочетается использование стандартных решений (общих для всех или нескольких программ) и максимальный учет специфики задачи конкретной отрасли или рода деятельности предприятия.

Отраслевые и региональные прикладные решения создаются силами партнеров-разработчиков и предназначены для автоматизации отдельных направлений или областей деятельности предприятий.

Внедрение программных продуктов «1С:Предприятие» традиционно осуществляется в следующих отраслях:

· государственное и муниципальное управление, силовые структуры, другие бюджетные учреждения;

· территориальные государственные финансовые органы;

· торговля, склад, логистика, транспорт;

· финансовый сектор, включая банки, инвестиционные компании, фонды, лизинг, пенсионные фонды, страховые компании и др.

В системе «1С:Предприятие 8» имеется целый набор средств, с помощью которых можно:

· создавать, обрабатывать и обмениваться данными различных форматов;

· осуществлять доступ ко всем объектам системы «1С:Предприятие 8», реализующим ее функциональные возможности;

· поддерживать различные протоколы обмена;

· поддерживать стандарты взаимодействия с другими подсистемами;

· создавать собственные Интернет-решения.

Опыт внедрения прикладных решений на платформе «1С:Предприятие 8» показывает, что система помогает решать задачи различной степени сложности – от автоматизации одного рабочего места до создания информационных систем масштаба предприятия.

В то же время, внедрение большой информационной системы предъявляет повышенные требования по сравнению с небольшим или средним внедрением. Информационная система масштаба предприятия должна обеспечивать приемлемую производительность в условиях одновременной и интенсивной работы большого количества пользователей, которые используют одни и те же информационные и аппаратные ресурсы в конкурентном режиме.

Прикладные решения на платформе «1С:Предприятие 8» можно использовать не только на своем компьютере или в локальной сети предприятия, но и через Интернет («в облаке»). При этом прикладные решения развертываются в виде единой системы у поставщика сервиса и на его оборудовании, а пользователи работают с этими прикладными решениями через Интернет с помощью веб-обозревателя или тонкого клиента «1С:Предприятия 8».

Использование прикладных решений «в облаке» имеет множество преимуществ – простоту и удобство для пользователей, экономию аппаратных ресурсов и снижение затрат на обслуживание, и т. д.

Для создания облачных сервисов, обеспечивающих пользователям доступ через Интернет к прикладным решениям на платформе «1С:Предприятие 8», фирма 1C разработала специальную технологию, названную – облачный сервис 1cfresh.

Рассмотрим кратко основные прикладные решения системы «1С:Предприятие».

«1С:Бухгалтерия 8» — это профессиональный инструмент бухгалтера, с помощью которого можно вести учет, готовить и сдавать обязательную отчетность. Программа для бухгалтерии может использоваться в любой коммерческой структуре, вне зависимости от рода деятельности и масштаба. «1С:Бухгалтерия 8» позволяет вести учет в компаниях, занимающихся оптовой, розничной, комиссионной и Интернет-торговлей, выполнением подрядных работ, оказанием профессиональных и бытовых услуг, производством, строительством.

«1С:Управление торговлей» автоматизирует в комплексе задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.

Предметная область, автоматизируемая с помощью «1С:Управление торговлей 8», может быть представлена в виде следующей схемы (рис.51).

Описание: http://v8.1c.ru/trade/images/trade-main~.png

Рис. 51. Предметная область, автоматизируемая с помощью программы «1С:Управление торговлей 8»

«1С:Управление торговлей 8» автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:

· управление отношениями с клиентами;

· управление процессами продаж;

· управление запасами;

· управление закупками;

· управление складом;

· управление финансами;

· контроль и анализ целевых показателей деятельности предприятия.

В программе могут регистрироваться как уже совершенные, так и еще только планируемые хозяйственные операции. «1С:Управление торговлей 8» автоматизирует оформление практически всех первичных документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств.

«1С:Управление торговлей 8» рассчитана на любые виды торговых операций. Реализованы функции учета – от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов.

Функционал решения может быть гибко адаптирован путем включения/отключения различных функциональных опций. Например, таким образом программу можно значительно упростить для небольшой организации, отключив множество возможностей необходимых только крупным компаниям (отключенный функционал скрывается из интерфейса и не мешает работе пользователей).

«1С:Управление торговлей 8» обеспечивает автоматический подбор данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и передачу этих данных в «1С:Бухгалтерию 8».

Использование программы «Управление торговлей» совместно с другими программами позволяет комплексно автоматизировать оптово-розничные предприятия. Программа «Управление торговлей» может применяться в качестве управляющей системы для решения «1С:Розница 8».

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» – программа массового назначения, позволяющая в комплексе автоматизировать задачи, связанные с расчетом заработной платы персонала и реализацией кадровой политики, с учетом требований законодательства и реальной практики работы предприятий. Она может успешно применяться в службах управления персоналом и бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях, заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников, для управления человеческими ресурсами коммерческих предприятий различного масштаба.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» поддерживаются процессы:

· управления персоналом;

· кадрового учета;

· расчета зарплаты;

· исчисления налогов;

· формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды;

· планирования расходов на оплату труда.

В программе учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению персоналом.

Решения программы соответствуют требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О защите персональных данных». Реализована возможность регистрации событий, связанных с работой с персональными данными (в частности, доступа и отказа в доступе к персональным данным), включая информацию о том пользователе, с которым данное событие было связано.

«1C:Управление производственным предприятием 8» является комплексным прикладным решением, охватывающим основы управления и учета на производственном предприятии. Решение позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Прикладное решение создает единое информационное пространство для отображения финансово-хозяйственной деятельности предприятия, охватывая основные бизнес-процессы. В то же время четко разграничивается доступ к хранимым сведениям, а также возможности тех или иных действий в зависимости от статуса работников.

«1С:Корпорация» – одно из наиболее совершенных программных продуктов. Это комплекс интегрируемых типовых решений, разработанных на единой технологической платформе «1С:Предприятие 8» и широко используемых совместно для автоматизации крупных предприятий, групп компаний и холдингов:

· «1С:Управление холдингом 8» (включает также «1С:Бухгалтерию 8 КОРП»);

· «1С:ERP Управление предприятием 2»;

· «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП»;

· «1С:Документооборот 8 КОРП».

Выпуск комплекса продуктов фирмы 1С обусловлен постоянным ростом числа организаций, использующих одновременно несколько решений на единой технологической платформе «1С:Предприятие 8.3». При этом наиболее популярными у корпоративных клиентов стали такие современные решения, как «1С:ERP Управление предприятием 2», «1С:Управление холдингом 8», «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» и «1С:Документооборот 8 КОРП».

Эффект синергии от использования перечисленных типовых решений достигается за счет возможности реализации сквозных бизнес-процессов при выполнении проектов автоматизации предприятий. Продукт «1С:Корпорация» включает также функциональные модели, описывающие возможности входящих в поставку решений и рекомендуемые сценарии их совместного использования.

«1С:Управление холдингом 8» – комплексное решение класса CPM (Corporate Performance Management – управление эффективностью холдинга), предназначенное для автоматизации широкого спектра задач, связанных с учетом, планированием и контролем эффективности холдингов различного масштаба (подробнее см.: http://v8.1c.ru/cpm/).

«1С:ERP Управление предприятием 2» – инновационное решение для построения комплексных информационных систем управления деятельностью многопрофильных предприятий, в том числе с технически сложным производством, с учетом лучших мировых и отечественных практик автоматизации крупного и среднего бизнеса (подробнее: http://v8.1c.ru/erp/).

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» обеспечивает автоматизацию задач по всем направлениям работы с персоналом: кадровый учет, расчет заработной платы и управление персоналом на предприятиях различного масштаба в соответствии с законодательством Российской Федерации. Программа в первую очередь ориентирована на крупные компании, корпорации и холдинги, активно внедряющие HR-технологии (подробнее: http://v8.1c.ru/hrm/corp_versiya.htm).

«1С:Документооборот 8 КОРП» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины на коммерческих предприятиях со сложной организационной структурой или сложным документооборотом (Подробнее: http://v8.1c.ru/doc8/).

Вопрос 3. Основы работы с системой «1С:Предпрятие 8».

Программная часть, Информационная база и Конфигурация.

В документации по работе с системой «1С:Предприятие» используются такие понятия как: «Программная часть системы», «Информационная база» и «Конфигурация». Разъясним взаимосвязь между ними.

Сразу после установки системы в каталоге (C:\Program Files\1cv8\bin) находится исполняемый файл 1cv8.exe, запуская который мы сможем работать с какой-либо информационной базой. Без каталога, содержащего этот файл, а, следовательно, и программной части системы «1С:Предприятие» функционировать не может. Поэтому наличие доступа к программной части системы на компьютере конкретного пользователя является обязательным.

Запуская систему, пользователь обязательно должен работать с какой-либо информационной базой (ИБ). ИБ содержит «Конфигурацию», «Базу Данных» (БД), список пользователей и некоторые другие параметры.

Конфигурация состоит из отдельных объектов. Среди всех объектов, которые есть в конфигурации, имеются объекты, относящиеся к Прикладным объектам системы. Как правило, каждому из прикладных объектов в конфигурации соответствует конкретная таблица в БД.

Набор таких таблиц представляет собой единую логически целостную конструкцию, которая определяется конкретной моделью предметной области. Такая модель должна содержать описание объектов предметной области, структур информационных массивов (таблиц базы данных, далее – БД) и алгоритмов их обработки.

Согласно терминологии документации «1С:Предприятия», конфигурация представляет собой совокупность описания структуры данных, алгоритмов обработки, печатных и экранных форм, а также другой информации, необходимой для автоматизации той или иной прикладной задачи.

Как же выглядит ИБ «1С:Предприятия 8»?

Для удобства пользователей ИБ сохраняется в одном файле – «1cv8.1CD» и включает в себя «Конфигурацию». Такой подход исключает разрушение связей внутри ИБ в процессе ее копирования пользователем.

Для того чтобы увидеть «Конфигурацию», нам необходимо будет запустить «1С:Предприятие».

Режимы запуска системы «1С:Предприятие».

Система «1С:Предприятие» имеет два основных режима запуска – «Конфигуратор» и «1С:Предприятие».

Первый из этих режимов предназначен для создания ИБ, внесения изменений в ее «Конфигурацию», а также для выполнения административных функций.

В режиме «1С:Предприятие» пользователь запускает «Конфигурацию» на выполнение, как бы «проигрывая» файл ИБ. При этом программная часть системы использует структуры, созданные на этапе конфигурирования, предоставляя пользователю возможность заполнить их конкретными значениями.

Если на этапе конфигурирования с помощью встроенного языка определены соответствующие алгоритмы обработки, то в режиме «1С:Предприятие» пользователь будет вызывать их работу, давая системе соответствующие команды.

Создание новой информационной базы.

Строить свою учебную конфигурацию начнем с «с нуля». Считаем, что установлена только программная часть системы и нет ни одной ИБ.

Запускаем систему в режиме «Конфигуратор». Для этого воспользуемся классическим способом запуска программ в MS Windows – через кнопку «Пуск»: «Пуск» → «Программы» → «1C Предприятие 8.0» → «Конфигуратор».

После чего на экран будет выведен диалог «Запуск 1С:Предприятия» (рис. 52).

Рис. 52. Диалоговое окно «Запуск 1С:Предприятия»

В этом диалоге список «Информационные базы» содержит список зарегистрированных на данном компьютере «Информационных Баз». По правилам работы системы каждая ИБ должна быть зарегистрирована. И не важно существует ли реально ИБ или нет.

Каждая ИБ для файлового режима хранения данных характеризуется названием и каталогом, в котором она расположена. На первом этапе создадим новую информационную базу, не будем регистрировать уже существующую. Если же использовать существующую ИБ, то достаточно только указать, где она находится (рис. 53).

Рис. 53. Диалоговое окно «Добавление информационной базы»

Новую ИБ можно создать также и из готовых шаблонов. Для этого в открывшемся диалоговом окне (рис. 54) следует отметить маркер «Создать информационную базу из шаблона».

Рис. 54. Выбор маркеров для создания информационной базы

При выборе маркера «Создать пустую информационную базу» откроется следующее окно с тем же названием, в котором следует указать название ИБ (рис. 55).

Рис. 55. Указание названия информационной базы

После этого откроется диалоговое окно «Редактирование информационной базы» (рис. 56) для указания каталога, в котором размещается создаваемая информационная база.

Рис. 56. Диалоговое окно «Редактирование информационной базы»

Нажатие кнопки «Готово» в диалоговом окне редактирования завершает процесс регистрации ИБ.

Конфигурация системы.

Далее следует переходить к конфигурации системы, для чего нужно воспользоваться кнопкой (см. рис.52). Откроется окно «Конфигурация» (рис. 57).

Рис. 57. Окно «Конфигурация»

Окно программы «Конфигуратор» похоже на многие другие программы MS Windows. Здесь есть меню, панели инструментов, рабочая область и строка состояния.

Основным окном, с которым приходится работать на протяжении всего сеанса работы с «Конфигуратором» – это окно «Конфигурация» (рис. 58). Его можно открыть, используя пункт меню «Конфигурация» → «Открыть конфигурацию», или нажав кнопку панели инструментов, которая выполняет те же функции, что и пункт меню.

Рис. 58. Окно «Конфигурация»

Это окно содержит объекты, составляющие конфигурацию, которые отображаются в виде дерева. Каждая ветвь этого дерева предназначена для работы с объектами одного типа.

При разработке конфигурации «с нуля», в соответствующие ветви дерева будем добавлять новые объекты. Обычно используют следующие типы прикладных объектов: «Константы», «Справочники», «Документы», «Отчеты», «Регистры сведений и некоторые другие».

Свойства объекта «Конфигурации».

Каждый из объектов в этом дереве имеет свой набор свойств. Для того чтобы его увидеть, необходимо сначала выделить какой-либо из объектов в дереве, а затем нажать правую кнопку мыши. В открывшемся контекстном меню следует выбрать пункт «Свойства». Сразу после этого будет открыто окно «Свойства».

Основные приемы работы с окнами подробно описаны в документации по системе «1С:Предприятие». Рассмотрим работу с этим окном на примере изменения свойств самой «Конфигурации» как объекта дерева.

Для того чтобы открыть свойства «Конфигурации», необходимо на самой «Конфигурации» как на объекте сделать двойной щелчок мышью. После чего в «Конфигураторе» откроется окно «Свойства» (рис. 59).

Все свойства сгруппированы. Для данного объекта таких групп четыре: «Основные», «Представление», «Разработка» и «Справочная информация».

Заметим, что состав групп и свойств для каждого из объектов «Конфигурации» был заранее определен еще на этапе разработки программной части системы «1С:Предприятие 8.0». Этот состав не может быть изменен пользователем (или настройщиком системы), но в «Конфигураторе» можно указать конкретные значения для каждого из свойств, определяя тем самым его поведение в режиме «1С:Предприятие».

Рис. 59. Диалоговое окно «Свойства»

Основные свойства:

Для большинства объектов конфигурации в окне «Свойства» присутствует группа «Основные». Как правило, в группе «Основные» присутствуют три свойства – это «Имя», «Синоним» и «Комментарий».

«Имя» – это краткое название объекта, которое записано по правилам записи идентификаторов в языках программирования. Оно должно начинаться с буквы (русской или латинской) или знака подчеркивания, может содержать буквы, цифры и знаки подчеркивания и не может содержать пробелов и спецсимволов. «Имя» является обязательным для заполнения свойством объекта, оно должно быть всегда. Это «Имя» будет использоваться при обращении к объекту из встроенного языка системы.

«Синоним» – это другое название объекта, записанное, как правило, на языке конфигурации, который является основным. Если кроме основного языка в конфигурации определены еще и другие языки, то синоним может быть записан индивидуально для каждого языка в отдельности. Он может содержать пробелы и спецзнаки. Синоним записывают для того, чтобы в окнах «1С:Предприятия» вместо идентификатора пользователь мог видеть название объекта в читаемом для него виде.

«Комментарий» содержит дополнительную информацию об объекте. Вводится, если необходимо, разработчиком конфигурации.

В окне «Свойства» для данного объекта есть еще и другие свойства, которые расположены ниже «Имени», «Синонима» и «Комментария» – это свойства, специфичные для объекта данного типа. У других объектов конфигурации таких свойств нет.

Группа свойств «Представление».

Эта группа свойств есть у многих объектов в дереве конфигурации, но набор ее свойств очень сильно зависит от типа объекта, выделенного в дереве окна «Конфигурация». Далее рассмотрим некоторые специфические свойства объекта «Конфигурация» из этой группы свойств.

Свойство «Краткая информация» отображается системой при ее запуске в стартовом окне и может содержать любую информацию. Обычно здесь записывают строку текста, которая кратко характеризует назначение конфигурации.

В «Подробной информации» обычно записывается полное название конфигурации, дается информация об ее авторе. В это поле также можно поместить информацию о том, когда эта конфигурация была сделана.

«Логотип» и «Заставка» представляют собой рисунки, размещаемые внутри конфигурации для отображения соответственно логотипа конфигурации в диалоге «О программе» и заставки в стартовом окне режима «1С:Предприятие».

Группа свойств «Разработка» позволяет идентифицировать разработчика конфигурации, а также номер версии конфигурации.

Пункт меню «Конфигурация».

Конфигуратор предоставляет некоторый набор команд, которые выполняют различные операции над конфигурацией. С полным списком команд можно ознакомиться в книге «1С:Предприятие 8.0». Конфигурирование и администрирование». В этом разделе рассмотрим только минимально необходимый набор команд.

Сохранение «Конфигурации».

Когда в первый раз открываете в Конфигураторе окно «Конфигурация», система копирует содержимое «Конфигурации» БД в «Редактируемую Конфигурацию». Такой подход позволяет безопасно редактировать конфигурацию, не опасаясь случайным образом разрушить уже существующую настройку в ИБ. Более того, все исправления производятся в оперативной памяти.

Поэтому система имеет команду «Конфигурация» → «Сохранить конфигурацию», которая позволяет периодически сохранять редактируемую конфигурацию, не производя реструктуризацию информации в ИБ.

Обновление «Конфигурации».

Сохранение конфигурации не вызовет немедленных изменений в таблицах ИБ. Чтобы такие изменения произошли, необходимо выполнить пункт меню «Конфигурация» → «Обновить конфигурацию базы данных» или нажать на кнопку панели инструментов. Редактируемая конфигурация будет помещена в ИБ.

После этого «Конфигуратор» произведет обновление «Конфигурации». Поскольку никаких новых таблиц в ИБ в результате наших действий не возникло, то и никаких дополнительных сообщений «Конфигуратор» не выдаст.

Сохранение «Конфигурации» в файл.

Так как конфигурация расположена внутри ИБ, то «Конфигуратор» позволяет извлечь ее из ИБ в файл, который может располагаться где угодно.

Администрирование.

Из возможностей администрирования системы мы рассмотрим только возможность создания резервной копии ИБ. В процессе работы с ИБ, как в процессе разработки конфигурации, так и при эксплуатации пользователем уже готового решения, рекомендуется делать резервную копию всей ИБ.

За создание архива отвечает команда «Администрирование» → «Выгрузить информационную базу», которая позволяет создать файл с расширением «*.dt».

В меню каждого задания обязательно есть резервная копия ИБ (пиктограмма ) с уже выполненным заданием. Этой копией можно воспользоваться, например, в случае, если пользователь не смог самостоятельно выполнить задание. О том, как установить на своем компьютере резервную базу данных, можно прочесть в справке (пиктограмма в меню упражнения).

Запуск в режиме «1С:Предприятие».

После обновления Конфигурации ее работу необходимо проверить в режиме «1С:Предприятие». Сделать это можно разными способами. Но при разработке конфигурации наиболее эффективным способом, с точки зрения поиска ошибок, следует считать запуск режима «1С:Предприятие» под встроенным в Конфигуратор «Отладчиком». Для этого достаточно выбрать пункт меню «Отладка → Начать отладку» или нажать на горячую клавишу F5.

После того как программная часть системы загрузилась и открыла ИБ, то на экране появится окно системы в режиме «1С:Предприятие» (рис. 60).

Рис. 60. Стартовое окно системы в режиме «1С:Предприятие»

Дальнейшая работа в системе «1С:Предприятие» определяется конкретным решением, обзор которых был приведен выше.

Вопросы для самопроверки:

1. Что такое управленческий учет на предприятии?

2. В чем различие между управленческим учетом и бухгалтерским?

3. В чем состоят риски «ручного» управленческого учета?

4. Что такое «единое информационное пространство» предприятия, с помощью каких технологий и систем оно формируется?

5. Что такое ERP-система?

6. Назовите известные фирмы-производители ERP-систем.

7. Назовите функциональные подсистемы ИС «Галактика ERP».

8. Каково назначение системы программ «1С:Предприятие»?

9. Назовите прикладные решения системы «1С:Предприятие».

10. Что представляет собой «Конфигурация» (в терминах документации «1С:Предприятия»).

Литература по теме:

1. Вокина С., Герасимова В. Информационные технологии в менеджменте (управлении) / под ред. Ю.Д. Романовой: учеб. и практикум. – М.: Изд-во РЭУ им. Плеханова, 2015.

2. Титоренко Г.А. Информационные системы и технологии управления. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012.

3. Ивасенко А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: учеб. пособие для вузов /А.Г. Ивасенко, А.Ю. Гридасов, В.А. Павленко. – М.: КноРус, 2011.

4. Аксенова Э.Л. Конфигурирование на платформе 1С:Предприятие 8.2. – М.: Изд-во 1С, 2014.

5. Официальный сайт Компании 1С. – Режим доступа: http://v8.1c.ru

6. Лекция 11: Информационные системы планирования ресурсов и управления предприятием: ERP-сиcтемы. НОУ ИНТУИТ. – Режим доступа: https://www.intuit.ru/studies/professional_retraining/964/courses/271/lecture/6886?page=2

Практические задания:

1. Укажите результат выполнения в зависимости от вида ИТ, заполнив таблицу по образцу.

Технология	Результаты
ИТ электронного документооборота	Организация автоматизированного безбумажного обращения документов на предприятии
ИТ учета на предприятии
ИТ управления предприятием

2. Укажите назначение компьютерной программы, заполнив таблицу по образцу.

Программы	Назначение
«1С: Документооборот»	Организация автоматизированного документооборота на предприятии
BAAN IV
Галактика

3. Укажите компьютерные программы для решения задач, заполнив таблицу по образцу.

Задачи	Программы
Организация автоматизированного документооборота на предприятии	«1С:Документооборот»
Управленческий учет на предприятии
Бухгалтерский учет на предприятии

Тема 10. Информационные технологии управления проектами

Цель и задачи: рассмотреть возможности применения информационных технологий в управлении проектами. Освоить основные приемы работы с программой MS Office Project.

Вопросы темы:

1. Проекты и управление ими.

2. Основы планирования.

3. Планирование проекта в MS Office Project.

4. Этапы планирования проекта в MS Office Project.

Вопрос 1. Проекты и управление ими.

Проект.

Понятие «проект» широко используется в повседневной жизни. Общепринятые методики управления проектами, стандарты и ключевые термины содержатся в руководстве по управлению проектами «Project Management Body of Knowledge» (PMBOK), которое, представляет собой американский стандарт и по существу, является сводом профессиональных знаний по управлению проектами. В теории управления проектами этот термин является ключевым, и в руководстве PMBOK приведено следующее определение: «Проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов». В теории управления проектами этот термин является ключевым.

При этом, термин «временное» означает, что у любого проекта есть четкое начало и четкое завершение.

Проект завершается, когда:

· достигнуты цели проекта;

· стало понятно, что цели проекта не будут или не могут быть достигнуты;

· исчезла необходимость в проекте, и он прекращается.

Проекты могут различаться своими целями, масштабом, протяженностью во времени, сферой деятельности и т.д. Но у всех проектов обязательно определена конкретная цель, которая является уникальной; выделены ресурсы и существуют временные рамки для достижения цели.

Отличие проекта от повседневной операционной деятельности заключается в наличии у проекта уникальной цели и временных ограничений. Повседневные операции выполняются постоянно, имеют повторяющийся характер, в то время как проекты являются временными и уникальными.

Конечные цели проекта и операционной деятельности отличаются коренным образом. Задача проекта – достижение поставленной цели, после чего проект завершается. Операционная деятельность, напротив, обычно служит для обеспечения нормального течения бизнеса. Проект отличается тем, что он завершается после выполнения поставленных конкретных задач, в то время как операции получают новые цели и продолжают выполняться.

Проекты являются средством организации операций, которые не могут быть проведены в рамках обычной деятельности организации. Таким образом, проекты часто используются в качестве средства выполнения стратегического плана организации.

Управление проектами.

Под управлением проектом понимается деятельность, направленная на эффективное достижение целей проекта в установленные сроки, в рамках утвержденного бюджета, с заданным качеством.

Управление проектами – это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к операциям проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту. Управление проектами выполняется с помощью применения и интеграции процессов управления проектами: инициации, планирования, исполнения, мониторинга и управления, завершения.

В управление проектом входит:

· определение требований;

· установка четких и достижимых целей;

· уравновешивание противоречащих требований по качеству, содержанию, времени и стоимости;

· коррекция характеристик, планов и подхода в соответствии с мнением и ожиданиями различных участников проекта.

Итак, управление проектом заключается в планировании, организации и управлении задачами и ресурсами для достижения цели проекта и контроле стратегии его реализации.

Вопрос 2. Основы планирования.

Составляющие проектного плана.

План проекта представляет собой модель, описывающую реальный проект в терминах задач, ресурсов, пути, сроков, затрат.

Задача (task) – деятельность, осуществляемая в рамках проекта, для достижения определенного результата. Задачи являются основными блоками, из которых строится любой проект. Они представляют собой работу, которую нужно выполнить для достижения поставленной цели. Во всем проекте набор задач характеризуется их логической последовательностью, а каждая задача – длительностью и требованиями к ресурсам.

Ресурсы – исполнители, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задачи.

Назначения – связь конкретной задачи с ресурсами, выделенными для ее выполнения.

Проект, как правило, содержит большое количество задач, поэтому весь набор задач необходимо представить в виде укрупненных групп, логически связанных между собой. Так формируются суммарные задачи (фазы).

Суммарная задача (фаза, summary task) – состоит из нескольких задач. Результат фазы обобщает (суммирует) результаты задач, входящих в нее. Суммарная задача может содержать в себе как задачи, так и другие суммарные задачи.

Веха (milestone) – задача, достижение результата которой особенно важно для проекта. Вехой может быть и завершающая задача фазы. Как правило, веха используется для обозначения окончания основных этапов проекта.

Трудозатраты (work) – для задач: объем работ (в единицах рабочего времени) необходимый ресурсу (исполнителю) для выполнения задачи.

Длительность задачи (duration) – время, которое запланировано для работы над задачей.

Трудозатраты отличаются от длительности задачи. Ресурсу может потребоваться 24 часа на выполнение задачи, а длительность задачи – 8 часов. Это означает, что на выполнение данной задачи необходимо назначить не менее трех исполнителей. После установления списка задач проекта, длительностей задач, необходимо указать, как задачи взаимосвязаны друг с другом, их логическую зависимость.

Зависимости и связи – определяют логику связи одной задачи с другой, показывая, как одна задача влияет на другую. Например, задача № 2 начинается только тогда, когда закончится задача № 1, или задача № 1 и задача № 2 начинаются обязательно в одно время.

Создание назначений, т.е. назначение ресурсов на задачи, помогает решить ряд проблем планирования:

· определить конкретных сотрудников, ответственных за выполнение задачи, этапа и т.д.;

· контролировать объем работы, произведенной сотрудниками или оборудованием, назначенными на задачу, или контролировать объем материалов, использованных для выполнения задачи;

· составлять более гибкое расписание задач;

· перераспределять ресурсы для оптимизации загрузки персонала (сотрудников) и оборудования;

· произвести расчет времени, необходимого для выполнения задач, стоимость использования ресурсов для выполнения задач, для выполнения всего проекта.

Критический путь – это последовательность задач (или одна задача), которая определяет расчетную дату окончания проекта. Определяя и отслеживая критический путь проекта, а также ресурсы, назначенные критическим задачам, можно предположить, какие задачи влияют на дату окончания проекта и удастся ли завершить его в срок.

Проектный треугольник.

Проект существует для достижения определенного конкретного результата в рамках временных и бюджетных ограничений. На планирование проекта влияют разные ограничения.

Временные ограничения могут затрагивать дату начала проекта или дату его окончания, могут существовать временные ограничения на выполнение отдельных задач, или привязка задач к конкретным датам; ограничения влияют на выделяемые для проекта ресурсы, на затраты; ограничением являются требования к уровню качества.

Такие важные параметры проекта как объем работ, время и стоимость связаны между собой. Изменение значения одного из этих параметров влияет на значения двух других. Например, при увеличении объема работ увеличивается стоимость и (или) длительность. Тройку «объем работ, время, стоимость» называют «тройным ограничением» или «проектным треугольником». Это одна из простых моделей, показывающая взаимозависимость характеристик проекта (рис. 61).

Рис. 61. Проектный треугольник

«Тройное ограничение» приходится учитывать при согласовании разнообразных требований проекта. Качество исполнения проекта зависит от уравновешивания этих трех факторов. Проекты с высоким качеством организации дают требуемый продукт, услугу или результат, соответствующие содержанию проекта, вовремя и в пределах установленного бюджета. Взаимоотношения между этими факторами таково, что, если один из этих факторов изменится, то с большой долей вероятности будет затронут как минимум еще один фактор.

Качество является центром проектного треугольника (см. рис. 61). Оно влияет на все его стороны, изменения любой стороны треугольника могут повлиять на качество. Качество не является фактором треугольника. Это результат взаимодействий времени, средств и объёмам работ по проекту.

Например, если оказалось, что в календарном плане есть дополнительное время, можно увеличить объем работ, добавив задачи. Следовательно, можно добиться более высокого качества проекта и его конечных результатов.

Если необходимо сократить расходы, чтобы уложиться в бюджет, возможно, потребуется удалить задачи или уменьшить их длительность. Таким образом, причиной снижения уровня качества может быть потребность в сокращении расходов.

Понимание проектного треугольника поможет в принятии оптимальных решений, когда необходим поиск компромисса.

В большинстве проектов, по меньшей мере, одна сторона треугольника фиксирована, то есть ее нельзя изменить. В одних проектах – это бюджет: независимо ни от чего на данный проект не будет выделено дополнительных средств. В других проектах нельзя менять календарный план либо конечные результаты.

Необходимо найти неизменные стороны проектного треугольника. Зная, какую сторону треугольника нельзя изменить, легко определить, что можно скорректировать в случае возникновения проблем.

Сначала следует решить, какой из трех элементов фиксирован. Как правило, это элемент, который наиболее важен для успеха проекта (своевременное окончание, бюджет или согласованный объем работ). Затем нужно определить, какую сторону затрагивает текущая проблема. После этого станет ясно, на какие элементы необходимо обратить внимание, чтобы скорректировать проект.

Важно понимать, что изменение только одной стороны (времени, средств или объема работ) может влиять на две остальные стороны. Такое влияние может быть или положительным, или отрицательным, в зависимости от проекта. Поэтому, скорректировав план проекта, следует проверить снова два других элемента, чтобы убедиться, что все работает. Например, если план скорректирован для сокращения расходов, нужно проверить, осталась ли приемлемой дата окончания проекта.

Программное обеспечение управления проектами.

Для решения задачи управления проектами создано множество различных компьютерных программ, отличающихся своими возможностями. Отечественные разработки представлены следующими продуктами:

· «GORIZONT.Professional» на платформе 1С (разработчик ООО «ГОРИЗОНТ»).

· «Адванта» – программа для управления бизнесом онлайн (разработчик ООО «Адванта Софт»).

· «Битрикс24» – простая бесплатная (для компаний до 12 человек) программа (https://www.bitrix24.ru/).

· «ПМ Форсайт. Эффективное управление проектами». Разработчик – Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА».

· «Мегаплан». Есть бесплатная версия. Онлайновая. Полностью русифицированная. Помогает контролировать исполнение задач и поручений и управлять проектами при отсутствии затрат на внедрение и содержание (https://megaplan.ru/).

· «Простой бизнес». Есть бесплатная версия. В составе компоненты: «Управление организацией», «Управление проектами». Программа «облачная», но есть клиент, который работает автономно, синхронизируясь при подключении к Интернету (https://www.prostoy.ru/).

· «Projects-manager.com» – предназначена для управления проектами. Она включает в себя постановщик задач, множество отчетов и является полнофункциональной системой управления проектами. Простая регистрация в системе Projects Manager занимает не больше минуты, полностью бесплатная работа в системе без каких-либо сроков.

Существует множество критериев, по которым управленческие программы можно разделить по группам. Однако, в первую очередь, пользователи при выборе обращают внимание на следующее:

· платная или бесплатная программа (вариант: абонентская оплата за использование сервиса);

· онлайн или оффлайн система;

· однопользовательская или многопользовательская версия.

Все представленные на рынке управления проектами программы можно разделить на платные, бесплатные и предоставляемые пользователям за определённую (как правило, ежемесячную) абонентскую плату.

Ряд программных пакетов по управлению проектами (например, Project on Demand, Projects Manager, Papirus и др.) реализуются в виде онлайн-систем, для использования которых не нужно устанавливать программу на компьютер.

Подключение к сервису происходит через браузер. Поставщик программного обеспечения управляет им самостоятельно, предоставляя клиентами право за абонентскую плату (или бесплатно) получать доступ с клиентских устройств к функциям сервиса. Это экономит деньги организаторов проекта, иначе им нужно было бы потратиться на покупку программы и аппаратных средств. Кроме этого, аренда услуги позволяет произвольно отказываться от неё и снова подключаться только при возникновении необходимости.

Существует также целый ряд зарубежных программ управления проектами: Primavera, GanttProject, Teamwork, Pivotal Tracker, Spider Project и др. Наиболее популярным является программа MS Office Project, входящая в пакет MS Office.

Microsoft Office Project (или MSP) – программа управления проектами, разработанная и продаваемая корпорацией Microsoft, создана, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ.

Под маркой Microsoft Project доступны сразу несколько продуктов и решений:

· Microsoft Project Standard – однопользовательская версия для небольших проектов.

· Microsoft Project Professional – корпоративная версия продукта, поддерживающая совместное управление проектами и ресурсами, а также управление портфелями проектов с помощью Microsoft Project Server.

· Microsoft Project Web Access – Web-интерфейс для отчетности о выполнении задач, а также просмотра портфелей проектов.

· Microsoft Project Portfolio Server – продукт для отбора проектов для запуска на основе сбалансированных показателей, вошел в состав Microsoft Project Server в версии MS Project 2010.

Начиная с 2013 г. Microsoft поставляет облачную версию Microsoft Project Online.

Вопрос 3. Планирование проекта в MS Project.

Система управления проектами – это интегрированный набор процессов, методов и средств, которые применяются для планирования и отслеживания проектов.

Microsoft Project является одним из таких средств в составе более крупной системы управления проектами. Проекты, которые также называются планами проектов, в MS Project сохраняются как отдельные файлы, их можно группировать в рамках более крупных операций, например, таких как портфели проектов. Портфель проектов – это список проектов в рамках организации, которые могут иметь общее управление, область охвата, бюджет или ресурсы.

Процесс планирования в среде MS Project имеет свою специфику. После того как определены цели проекта, сформулированы основные этапы, определено содержание основных этапов, создается план проекта; далее необходимо ввести и структурировать список задач проекта, для каждой задачи ввести длительность, установить зависимости между задачами; затем, создать список ресурсов: сотрудников, оборудования и материалов, назначить ресурсы на задачи. На основе введенной информации MS Project создает расписание задач, которые составляются с учётом используемых ресурсов. Цепочка задач визуализируется в диаграмме Ганта. Созданное таким образом расписание можно настраивать и оптимизировать. Напомним, что диаграмма Ганта – это представление, в котором работы отображаются в виде отрезков прямых линий на горизонтально размещенной шкале времени.

Моделирование проектов в Microsoft Project позволяет:

1. Составить план производства работ, включающий:

· сроки исполнения работ;

· потребность в ресурсах (людях, механизмах, материалах);

· необходимые затраты денежных средств.

2. Рассчитать бюджет проекта и распределение запланированных затрат во времени.

3. Рассчитать распределение во времени потребностей проекта в основных материалах и оборудовании.

4. Определить оптимальный состав ресурсов (людей и механизмов) проекта и распределение во времени их плановой загрузки и количественного состава.

5. Разработать оптимальную схему финансирования работ, поставок материалов и оборудования.

6. Проанализировать риски и определить необходимые резервы для надежной реализации проекта.

7. Обеспечить информационную и аналитическую поддержку для эффективного взаимодействия подразделений организации и других участников проекта.

8. Эффективно контролировать исполнение составленного плана.

9. Получать необходимую отчетность по проекту.

10. Анализировать отклонения фактического хода выполнения работ от запланированного, своевременно и обоснованно корректировать плановые показатели.

11. Моделировать любые решения, например, о замене одних механизмов на другие, изменение схемы финансирования, изменение схемы поставок ключевого оборудования и др., а также анализировать их последствия для проекта на модели и принимать обоснованные управленческие решения.

12. Вести архивы проектов и анализировать опыт их реализации, который может быть использован в других проектах.

Интерфейс программы MS Project 16.

При запуске программы мы попадаем на начальный экран (рис. 62), с него можно открыть план, с которым недавно работали или любой другой, а также создать новый на основе шаблона.

Рис. 62. Начальный экран программы MS Project 16

При щелчке на кнопке «Новый проект» открывается новое пустое окно программы (рис. 63).

Рис. 63. Новое пустое окно программы MS Project 16

Основные элементы интерфейса программы.

1. Группа элементов общего интерфейса Microsoft Office:

· «Панель быстрого доступа» – настраиваемая область, в которую можно добавить избранные или часто используемые команды.

· «Вкладки ленты» группируют элементы управления программы по основным направлениям; лента содержит элементы управления, которые используются для выполнения каких-либо действий.

· «Ползунок Масштаб» служит для изменения масштаба активного представления.

· «Строка состояния» отображает некоторые важные детали, например, режим планирования новых задач (ручной или автоматический), и фильтры, применяемые к активному представлению.

· «Контекстные меню и мини-панели» инструментов становятся доступными после выполнения щелчка правой кнопкой мыши по большинству элементов представления.

2. Группы элементов управления представляют собой наборы связанных команды. Каждая вкладка разделена на несколько таких групп.

3. Команды – это конкретные функции, которые используются для совершения действий в программе MS Project. Каждая вкладка содержит несколько команд. Некоторые из них, такие как «Вырезать», выполняют действие немедленно. Другие команды, такие как «Изменить рабочее время» на вкладке «Проект», открывают диалоговые окна или запросы на выполнение последующих действий. Устанавливая указатель мыши над кнопками, можно увидеть описание большинства соответствующих команд.

4. Активное представление появляется в основном окне MS Project. Программа может отображать одно представление или несколько на раздельных панелях.

5. Метка представления расположена вдоль левой стороны экрана и используется для отображения названия активного представления. Программа имеет сотни представления, так что метку можно использовать, чтобы узнать, какое из представлений вы используете в данный момент.

6. Ярлыки режимов просмотра позволяют быстро переключаться между некоторыми наиболее часто употребляемыми представлениями.

Представления MS Project.

Представления служат для ввода, отображения и анализа данных о проекте.

Существует три типа представлений:

1) графические представления – диаграммы и графики;

2) табличные представления («Лист задач», «Лист ресурсов» и т.д.);

3) представления форм.

Все доступные представления можно условно разделить на три группы:

1) представления задач («Диаграмма Ганта», «Лист задач», «Форма задач» и др.);

2) представления ресурсов («График ресурсов», «Лист ресурсов», «Форма ресурсов» и др.);

3) представления назначений («Использование ресурсов», «Использование задач»).

В MS Project «Диаграмма Ганта» является комплексным представлением, состоящим непосредственно из области диаграммы и области таблицы.

Представления бывают обычными (одиночными) и комбинированными. Комбинированное (или подробное) представление – это разделение экрана по горизонтали и возможность отображения дополнительных сведений о задаче или ресурсе в нижней его части (фактически это отображение одновременно двух представлений). Чтобы перейти в комбинированный режим на вкладке «Вид» в группе «Комбинированный режим» надо установит флажок «Детали».

Все представления можно открывать командами на вкладке «Вид» (см. Рис. 64).

Рис. 64. Выбор представления на вкладке «Вид» «Ленты»

Критический путь проекта.

Microsoft Project определяет критический путь, как совокупность задач, влияющих на длительность проекта. Слово «критический» в этом контексте не имеет ничего общего с тем, насколько важны эти задачи для всего проекта. Оно относится только к тому, как их расписание будет влиять на дату окончания проекта.

Ключ к пониманию критического пути – это понятие «резерв времени». Существует два типа резерва времени: свободный и общий. Свободный резерв времени – это время, на которое может быть отложена задача, до того, как она сдвинет другую задачу. Общий резерв времени – это время, на которое может быть отложена задача до того, как она сдвинет завершение проекта в целом.

Некритические задачи имеют резерв времени. Это означает, что они могут начинаться или оканчиваться раньше или позже в рамках своего резерва, не влияя на дату завершения всего проекта. Все задачи, лежащие на критическом пути, не имеют резерва времени, поэтому любое изменение в их датах начала, окончания, а также длительности отразится на длительности всего проекта. Точнее, задача является критической (находится на критическом пути), если ее общий резерв времени меньше заданного значения. По умолчанию – это ноль дней. Но если проект очень важен, а риск срыва его сроков велик, можно изменить это значение. Например, считать критическими те задачи, резерв времени которых равен двум дням. Для этого нужно нажать «Файл» → «Параметры» и в диалоговом окне «Параметры Project» на вкладке «Дополнительно» в разделе «Параметры расчета» для этого проекта: в поле «Считать критическими задачи, имеющие резерв не более» ввести число «2».

В течение жизни проекта критический путь время от времени меняется, поскольку задачи могут завершаться раньше или позже планируемого срока. Изменения связей между задачами или длительностей задач также могут изменять критический путь.

После того как задача на критическом пути будет завершена, она больше не является критической, поскольку не оказывает влияния на дату окончания проекта.

Отображение критических задач: представлении «Диаграммы Ганта» на вкладке «Формат» в группе «Стили отрезков» следует установить флажок «Критические задачи».

Отображение резерва времени на плане. Резерв времени представлен на плане проекта черной линией в конце отрезка задачи. Он показывает, на какое время можно отложить выполнение отдельной задачи, не задерживая выполнение плана в целом. В представлении «Диаграммы Ганта» на вкладке «Формат» в группе «Стили отрезков» следует установить флажок «Временной резерв».

Вопрос 4. Управление проектом в четыре шага.

Установка режима планирования задач.

Microsoft Project обладает двумя режимами планирования:

1) ручное планирование;

2) автоматическое планирование.

Выбор режима производится одноименными кнопками «Ленты» на вкладке «Формат» (рис. 65).

Рис. 65. Выбор режима планирования проекта

При ручном планировании даты задач рассчитываются вручную и вводятся в таблицу Microsoft Project. При этом, в случае изменений в календарном плане даты задач не пересчитываются автоматически.

При автоматическом планировании даты задач рассчитывает Microsoft Project. В случае изменений в календарном плане даты будут пересчитаны автоматически.

Режим планирования можно установить для каждой задачи, а в ходе дальнейшей работы над планом проекта изменить. Для установки режима «Планирования по умолчанию» для новых проектов необходимо в «Строке состояния» указать ручное или автоматическое планирование будет применяться для вновь создаваемых задач (рис. 66).

Рис. 66. Установка режима «Планирования по умолчанию» для новых проектов

Каждый проект имеет ограничения. Как правило, основное из них – ограничение по срокам (дате начала и дате окончания проекта). Для ввода этой информации необходимо выбрать кнопку «Сведения о проекте» на вкладке «Проект». При этом открывается диалоговое окно «Сведения о проекте», в котором и вводятся необходимые данные (рис. 67).

Рис. 67. Ввод первоначальной информации о проекте

Если нет опыта управления проектами, MS Project поможет быстро приступить к работе с помощью встроенного консультанта. Чтобы начать, следует открыть вкладку «Файл» и выбрать пункты «Создать» → «Приступая к работе».

За четыре шага можно планировать задачи, создавать временные шкалы, отчитываться о ходе выполнения проекта и совместно работать с другими участниками группы с помощью SharePoint и Lync – и все это, не выходя из Project.

Из таблицы 3 видно, где найти некоторые наиболее часто используемые инструменты и команды в MS Project.

Таблица 3.

Часто используемые инструменты и команды в MS Project

Действия	Вкладка	Группы
Открытие, сохранение, экспорт, печать проектов и их публикация в SharePoint, OneDrive или в облаке с помощью Project Online	Файл	«Представление Backstage» (выберите команду в этом представлении в области слева)
Связывание задач, разрыв их связей, создание структуры задач, обновление трудозатрат по проекту и создание вех	Задача	«Планирование»
Добавление участников, уменьшение рабочей нагрузки, создание пула ресурсов	Ресурс	«Вставить», «Назначения» и «Выравнивание»
Создание визуального отчета, экспорт отчета в Excel или Visio, сравнение проектов	Отчет	«Представления задач», «Комбинированный режим» и «Представления ресурсов»
Задание базового плана для проекта, создание главного проекта	Проект	«Вставить», «Свойства» и «Планирование»
Просмотр данных проекта на диаграмме Ганта, на временной шкале или в календаре	Вид	«Представления задач», «Комбинированный режим» и «Представления ресурсов»

Представление данных проекта.

С помощью Project можно создавать лаконичные, яркие и профессиональные отчеты без экспорта данных в другую программу. Для этого следует просто добавить рисунки, диаграммы, анимацию, ссылки и другие элементы, которые помогут понятно и доступно донести заинтересованным лицам и команде данные о состоянии проекта.

Для создания отчетов следует открыть вкладку «Отчет» и выбрать нужный отчет. Многие инструменты создания отчетов одинаковы в Excel, Word, PowerPoint и Project (рис. 68).

Рис. 68. Окно отчета о ходе выполнения задачи

Пользователь может выделить цепочку связей для любой задачи (так называемый путь к задаче), чтобы сделать ее более наглядной. Для этого в представлении «Диаграммы Ганта» следует открыть вкладку «Формат» и выбрать пункт «Путь к задаче» (рис. 69).

Рис. 69. Представление «Диаграммы Ганта» проекта

При выборе задачи все ее предшественники будут выделены одним цветом, а последователи — другим.

Ресурсное планирование.

Ресурсы – это исполнители, оборудование, материалы, т.е. все, что необходимо и используется для выполнения задач в проекте. Планирование ресурсов означает определение того, какие ресурсы и в каком количестве будут использованы на работах проекта.

MS Project помогает обеспечить полный учёт и прозрачность проекта в части использования и загрузки всех ресурсов. При этом программа поддерживает три типа ресурсов:

1. Трудовые ресурсы – это возобновляемые ресурсы компании (люди, машины и оборудование), которые могут быть повторно использованы на задачах проекта.

2. Материальные ресурсы – это невозобновляемые материалы (сырьё, энергоносители и финансовые средства), которые на задачах проекта расходуются и вновь использованы быть не могут.

3. Финансовые ресурсы необходимы для моделирования затрат, связанных с той или иной задачей.

Ресурсы можно вводить в проект, например, в представлении «Лист ресурсов» (рис. 70).

Рис. 70. Ввод данных в представлении «Лист ресурсов»

После ввода ресурсов производится назначение ресурсов на задачи – это распределение ресурсов между задачами проекта.

Назначение ресурсов на задачи можно осуществлять разными способами (рис.69), например, в стандартном представлении «Диаграмма Ганта» в поле «Названия ресурсов» можно выбрать из выпадающего списка ресурсы, требуемые для выполнения задачи.

Рис. 71. Назначение ресурсов в табличной части Диаграммы Ганта

В процессе планирования проекта Microsoft Project автоматически рассчитывает критический путь. В представлении «Диаграмма Ганта» с отслеживанием (Tracking Gantt) критические задачи отмечены на «Диаграмме Ганта» красным цветом (рис. 72).

Рис. 72. Критический путь на «Диаграмме Ганта»

Дата окончания многих проектов имеет огромную важность. Если требуется сократить длительность проекта, нужно сокращать критический путь.

По умолчанию Microsoft Project присваивает каждой задаче длительность, равную 1 рабочему дню, которую затем можно изменить до необходимой величины. Длительность задачи можно определять с точностью до минуты. Максимальная единица длительности, в которой можно задавать продолжительность работ, – месяц.

Есть несколько способов ввода длительности задач. Первый способ состоит в указании нужного значения в представлении «Диаграмма Ганта». А второй – в указании нужного значения в поле «Длительность» диалогового окна «Сведения о задаче».

В процессе планирования анализируются расписания и стоимость проекта, а также загрузка и использование ресурсов.

Цель анализа расписания проекта – определить длительность и стоимость проекта с учетом имеющихся ресурсов, их загрузки, количества и стоимости, и на основании полученных данных провести, при необходимости, оптимизацию плана и стоимости проекта.

Стоимость проекта можно анализировать в табличных представлениях «Затраты» (для задач и ресурсов) или в отчетах. Например, при выборе в представлении «Диаграмма Ганта» таблицы «Затраты» пользователю будут доступны различные показатели для анализа затрат – общие, фактические, фиксированные и др.

Сокращение расходов на проект можно выполнить, если скорректировать:

· параметры распределения ресурсов, например, изменить используемую схему оплаты ресурса путем применения другой таблицы норм затрат;

· область охвата для снижения общих затрат, например, изменить (сократить) длительности задач или удалить их из проекта, что может привести к снижению качества.

Анализ загруженности того или иного ресурса лучше всего проводить в представлении «Использование ресурсов» (рис.73).

Для анализа необходимы следующие поля:

· «Трудозатраты» показывает сколько часов в единицу времени занят ресурс.

· «Превышение доступности» демонстрирует на сколько часов в единицу времени перегружен ресурс.

· «Оставшаяся доступность» отражает информацию о недогруженности ресурса на единицу времени.

Рис. 73. Анализ загруженности ресурса в представлении «Использование ресурсов»

Microsoft Project позволяет оптимизировать созданный проект на основе выравнивания загрузки ресурсов и переноса сроков исполнения задачи.

Для того чтобы иметь возможность отслеживать отклонение фактических работ от запланированных, необходимо после утверждения проекта сохранить его базовый план. Базовый план представляет собой мгновенный снимок расписания проекта в момент сохранения и включает информацию о задачах, ресурсах и назначениях. Он используется для отслеживания хода выполнения проекта – выявления отклонений фактических работ от запланированных.

Microsoft Project позволяет сохранять до 11 базовых планов. Обычно базовый план является утвержденной версией плана, а текущий план должен по ряду критериев совпадать с утвержденным. Если в процессе выполнения необходимо внести коррективы в базовый план, Microsoft Project сохраняет новую версию базового плана и в дальнейшем сравнивавает с ней ход работ.

Помимо базового плана Microsoft Project позволяет сохранять и работать с промежуточными планами. В промежуточном плане можно сохранять только даты начала и окончания задач. Промежуточный план можно сохранять и использовать для отслеживания, как дополнение к базовому плану.

Завершение проекта заключается в сохранение проекта как шаблона. Шаблон – это специальный формат файлов Project – *.mpt, который можно использовать в качестве основы для создания новых проектов. Он содержит данные о параметрах настройки представлений, таблиц, полей данных, календарей, отчетов, фильтры и др. В шаблоне могут также храниться сведения о задачах, ресурсах и назначениях.

Можно использовать файл проекта для создания шаблона проекта компании, если проекты схожи по структуре, требованиям к календарю или ресурсам, и сохранить его соответствующим образом (рис. 74).

Шаблон будет содержать всю информацию из файла проекта, а также все представления, таблицы, календари, группы, настраиваемые поля и фильтры. На основе сохраненного (созданного) шаблона можно быстро создавать новые проекты, требующие минимальных доработок и настроек.

Рис. 74. Сохранение проекта в виде шаблона

Вопросы для самопроверки:

1. Что такое проект в определении «Project Management Body of Knowledge» (PMBOK)?

2. Чем проект отличается от повседневных операций?

3. Как называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата?

4. Что такое фаза или суммарная задача?

5. Как называется задача, в результате выполнения которой достигаются промежуточные цели?

6. Что такое ресурсы?

7. Чем отличается длительность от трудозатрат?

8. Верно ли, что длительность всегда равна трудозатратам?

9. Что такое назначение?

10. Какие два способа планирования существуют в MS Project?

Литература по теме:

1. Стандарт по управлению проектами «Project Management Body of Knowledge» (PMBOK). Руководство к своду знаний по управлению проектами. – 2016. – Режим доступа: http://www.pmi.com

2. Управление проектами с использованием Microsoft Project. ИНТУИТ. – Режим доступа: https://www.intuit.ru/studies/courses/2199/357/info

3. Зубрицкий А.А. Эффективное управление проектами с использованием Microsoft Project 2016: учеб. пособие. – Режим доступа: https://www.openplanning.ru

4. Богданов В. Управление проектами в Microsoft Project. – СПб.: Питер, 2008.

Практические задания:

1. Укажите назначение программ, заполнив таблицу по образцу.

Программа	Назначение
MS Outlook	Формирование перечня задач с указанием сроков выполнения
MS Project
Битрикс24
Project Expert

2. Укажите программы, заполнив таблицу по образцу.

Функция	Программа
Формирование перечня задач с указанием сроков выполнения	MS Outlook
Управление проектом
Создание бизнес-плана
Хранение данных в табличном виде

3. Укажите результаты применения технологий, заполнив таблицу по образцу.

Технология	Результаты
ИТ электронного документооборота	Организация автоматизированного безбумажного обращения документов на предприятии
ИТ учета на предприятии
ИТ управления проектом
ИТ бизнес-планирования

[1]При написании материала была использована информация с источника: http://www.mangenius.ru/gias-258-1.html

[2] При написании раздела был использован материал с сайта: http://upr.finprosoft.ru/new/pdf/itan.pdf

ID:1543217